Descrever as políticas e os rótulos de retenção
As políticas e os rótulos de retenção ajudam as organizações a gerenciar e administrar as informações ao garantir que o conteúdo seja mantido apenas por um tempo necessário e, em seguida, excluído permanentemente. A aplicação de rótulos de retenção e a atribuição de políticas de retenção ajudam as organizações a:
- Cumprir de forma proativa as normas do setor e as políticas internas que exigem que o conteúdo seja mantido por um tempo mínimo.
- Reduzir o risco quando houver litígio ou uma violação de segurança ao excluir permanentemente o conteúdo antigo que a organização não precisa mais manter.
- Garantir que os usuários trabalhem somente com o conteúdo que é atual e relevante para eles. O conteúdo que não for mais relevante deve ser excluído.
Gerenciar o conteúdo geralmente exige duas ações: reter o conteúdo e excluir o conteúdo. A retenção de conteúdo evita a exclusão permanente e garante que o conteúdo permaneça disponível para Descoberta Eletrônica. Excluir o conteúdo excluirá permanentemente o conteúdo da sua organização.
Com essas duas ações de retenção, você deve configurar as configurações de retenção para os seguintes resultados:
- Somente retenção: retem o conteúdo para sempre ou por um período de tempo especificado.
- Excluir somente: exclui permanentemente o conteúdo após um período especificado.
- Reter e depois Excluir: retenho o conteúdo por um período de tempo especificado e, em seguida, exclua-o permanentemente.
Quando o conteúdo tem configurações de retenção atribuídas, esse conteúdo permanece em seu local original. As pessoas podem continuar a trabalhar com seus documentos ou emails como se nada tivesse sido alterado. Mas se eles editarem ou excluírem o conteúdo incluído na política de retenção, uma cópia do conteúdo será mantida automaticamente em um local seguro. Os locais seguros e o conteúdo não ficam visíveis para a maioria das pessoas. Na maioria dos casos, as pessoas não precisam nem saber que seu conteúdo está sujeito a configurações de retenção.
As configurações de retenção funcionam com as seguintes cargas de trabalho:
- SharePoint and OneDrive
- Equipes da Microsoft
- Viva Engage
- Exchange
Para atribuir suas configurações de retenção ao conteúdo, utilize políticas de retenção e rótulos de retenção com políticas de rótulo. Você pode utilizar apenas um desses métodos ou combiná-los.
Ao usar políticas e rótulos de retenção para atribuir configurações de retenção ao conteúdo, há alguns pontos que devem ser compreendidos sobre cada um. A seguir, estão listadas apenas alguns dos principais pontos. Para obter uma lista mais completa, visite Comparar recursos para políticas e rótulos de retenção.
Políticas de retenção
- As políticas de retenção são usadas para atribuir as mesmas configurações de retenção ao conteúdo em nível de site ou caixa de correio.
- Uma única política pode ser aplicada a vários locais ou a locais ou usuários específicos.
- Os itens herdam as configurações de retenção do contêiner especificado na política de retenção. Se uma política estiver configurada para manter o conteúdo e um item for movido para fora desse contêiner, uma cópia do item será mantida no local seguro da carga de trabalho. No entanto, as configurações de retenção não acompanham o conteúdo em seu novo local.
Rótulos de retenção
- Os rótulos de retenção são usados para atribuir configurações de retenção no nível de item, como uma pasta, um documento ou um email.
- Um email ou documento só podem ter um único rótulo de retenção atribuído a eles por vez.
- As configurações de retenção dos rótulos de retenção acompanham o conteúdo se ele for movido para um local diferente dentro de seu locatário do Microsoft 365.
- Os administradores podem permitir que os usuários na organização apliquem manualmente um rótulo de retenção.
- Um rótulo de retenção pode ser aplicado automaticamente caso corresponda às condições definidas.
- Um rótulo padrão pode ser aplicado a documentos do SharePoint.
- Os rótulos de retenção dão suporte à revisão de disposição para analisar o conteúdo antes que ele seja excluído permanentemente.
Considere os seguintes cenários. Se todos os documentos em um site do SharePoint devem ser mantidos por cinco anos, é mais eficiente fazer isso com uma política de retenção ao invés de aplicar o mesmo rótulo de retenção a todos os documentos nesse site.
No entanto, se alguns documentos nesse site devessem ser mantidos por cinco anos e outros por 10 anos, você precisaria aplicar uma política ao site do SharePoint com um período de retenção de cinco anos. Em seguida, você aplicaria um rótulo de retenção ao item individual com uma configuração de retenção de dez anos.
Rótulos de retenção e políticas que os aplicam
Quando você publica rótulos de retenção, eles são incluídos em uma política de rótulos de retenção que os torna disponíveis para que os administradores e usuários os apliquem ao conteúdo. Como mostra o diagrama a seguir:
Um único rótulo de retenção pode ser incluído em várias políticas de rótulo de retenção.
As políticas de rótulos de retenção especificam os locais para publicação dos rótulos de retenção. O mesmo local pode ser incluído em várias políticas do rótulo de retenção.
