Descrever os recursos do Power Automate
Você se pega baixando regularmente anexos de email e carregando o arquivo para o banco de dados? Todas as empresas de todos os setores têm tarefas repetitivas que afetam sua organização. O processo de aprovação de uma nova ordem de compra pode envolver o recebimento de um formulário em sua mesa para aprová-lo. Um funcionário pode precisar fazer logon em um site todas as manhãs para encontrar números diários e salvá-los em outro sistema. Processos repetitivos como esses podem ser demorados e também propensos a erros. Se alguém inserir algo incorretamente, isso poderá resultar em um prazo não cumprido ou uma perda financeira.
O Microsoft Power Automate possibilita que os computadores gerenciem tarefas repetitivas. Permite que qualquer pessoa com conhecimento do processo empresarial crie um fluxo repetido que, ao ser disparado, age imediatamente e executa o processo.
Cenários e recursos comuns do Power Automate:
Automatização de tarefas repetitivas, como mover dados de um sistema para outro.
Orientação de um usuário para que ele possa concluir os diversos estágios de um processo. Por exemplo, uma organização de vendas pode querer orientar os vendedores durante o processo de venda de produtos aos clientes.
Automatização de processos de sites e baseados na área de trabalho com recursos de RPA (Automação Robótica de Processos). Por exemplo, um usuário que trabalha em um banco precisa atualizar as taxas de câmbio diariamente. O usuário usaria a RPA para fazer logon no site e recuperar as taxas de câmbio. Ele então salvaria essas taxas em sua área de trabalho e as atualizaria em uma planilha da empresa.
O Power Automate funciona criando fluxos. Os fluxos são então usados para realizar tarefas como interagir com diferentes sistemas, guiar os usuários em um processo ou tornar os usuários mais produtivos automatizando tarefas diárias.
Tipos de fluxos
Há três tipos principais de fluxos do Power Automate:
Fluxos do processo empresarial: esses fluxos são usados em aplicativos baseados em modelo para ajudar as pessoas a realizar o trabalho. Eles fornecem uma experiência de usuário simplificada que conduz as pessoas pelos processos que sua organização define para interações que precisam ser avançadas de forma determinada até sua conclusão.
Fluxos da nuvem: esses são os fluxos mais comumente usados. Os fluxos da nuvem começam com um gatilho, como o recebimento de um email de uma pessoa específica ou uma menção a sua empresa nas mídias sociais. Uma vez disparados, eles também geralmente incluem uma ou mais ações, como criar um registro em um sistema diferente ou enviar uma solicitação de aprovação a alguém.
Fluxos da área de trabalho: esses fluxos de RPA (automação robótica de processos) permitem que você registre a execução de ações na área de trabalho ou em um navegador da Web. Você pode então disparar um fluxo para executar esse processo para você. Você também pode passar dados para o processo ou obter dados dele, o que permite automatizar até mesmo processos empresariais "manuais".
Fluxos do processo empresarial
Os fluxos do processo empresarial são usados principalmente em aplicativos baseados em modelo para ajudar os usuários a realizar o trabalho. Normalmente, representam um processo que um usuário segue até a conclusão. Fornecem uma experiência do usuário simplificada para proporcionar a melhor maneira de avançar até algum tipo de conclusão.
Alguns cenários comuns em que as organizações podem usar fluxos do processo empresarial são:
Processo de vendas: as organizações podem criar fluxos do processo empresarial concentrados em vendas que orientam os vendedores em todo o processo de vendas, garantindo que sigam os procedimentos de vendas comprovados da organização para maximizar as chances de fechar o negócio.
solução de ocorrência: os centros de suporte podem criar fluxos do processo empresarial centrados em serviços que orientam os agentes no processo de criação de um caso, na solução de problemas do caso e, finalmente, na resolução do caso.
Planejamento de Eventos: uma empresa de planejamento de eventos pode usar fluxos do processo empresarial para garantir que não perca nenhuma etapa ao planejar um evento. Podem existir estágios no processo para reservar o local, planejar a refeição, definir detalhes de entretenimento e muito mais.
Vender uma casa: uma empresa imobiliária pode usar um fluxo do processo empresarial para ajudar seus agentes a preparar uma casa para visitas. Isso pode incluir etapas para capturar detalhes da inspeção, organizar a propriedade e coordenar a equipe para garantir que alguém esteja disponível no momento.
Na imagem, vemos um exemplo de fluxo do processo empresarial usado para ajudar a orientar um agente durante o processo de apresentação de uma oferta de um comprador potencial.
Durante cada estágio, há informações que precisam ser registradas. Com base nas informações capturadas, os estágios do fluxo do processo empresarial podem mudar. Por exemplo, como o campo Contraproposta está definido como sim, a etapa de contra-oferta é exibida. Se o campo Contraproposta fosse definido como não, a etapa não seria mostrada.
Fluxos da nuvem
Conforme mencionado, os fluxos da nuvem são os fluxos mais comuns do Power Automate. Os fluxos da nuvem usam conectores para interagir com diferentes serviços. No momento, há mais de 1,000 conectores predefinidos disponíveis. Esses conectores permitem que você interaja com dados de outros produtos da Microsoft e dados de fornecedores não Microsoft, como Google, Salesforce, Oracle e muito mais.
Há três tipos principais de fluxos da nuvem que você pode criar:
Fluxos automatizados: esses fluxos são disparados automaticamente por um evento. Pode ser a chegada de um email de uma pessoa específica ou uma menção a sua empresa nas redes sociais. Esses são os fluxos da nuvem mais usados.
Fluxos instantâneos: esses fluxos são iniciados automaticamente e são concluídos com o clique de um botão. Você pode automatizar tarefas repetitivas de seu desktop ou de dispositivos móveis. Por exemplo, você pode usar um fluxo instantâneo para enviar instantaneamente um lembrete à equipe pressionando um botão em seu dispositivo móvel.
Agendado: esses fluxos são executados em uma agenda definida. Podem ser usados para disparar uploads de dados diários para o SharePoint ou um banco de dados.
Agora que exploramos os tipos de fluxos da nuvem que você pode criar, vamos explorar alguns cenários comuns em que as organizações podem usar fluxos da nuvem.
Aprovações: podem ser usadas para automatizar processos de aprovação, como aprovação de faturas, solicitações de folga, aprovação de projetos e muito mais.
Integração de aplicativos: podem ser usados para permitir que um aplicativo interaja com outro. Por exemplo, um técnico em campo pode usar um aplicativo dedicado para solicitar uma peça. Um fluxo do Power Automate pode solicitar automaticamente a peça no sistema de estoque da empresa.
Melhorar a produtividade: os usuários finais podem criar fluxos pessoais do Power Automate para realizar ações automaticamente, como salvar anexos recebidos por email em locais específicos, como o SharePoint ou o OneDrive.
Exemplos mais avançados de organizações que usam fluxos do Power Automate podem incluir:
Interface com uma API (Interface de Programação de Aplicativo) personalizada criada por uma empresa de serviços financeiros para recuperar automaticamente as taxas de empréstimo mais recentes e calcular a taxa de uma pessoa com base em sua pontuação de crédito.
Criar um sistema de arquivamento de dados inteligente enquanto os documentos são recebidos e o conteúdo deles é digitalizado. Com base no tipo de documento, ele é arquivado automaticamente em um local específico e pode até ser sinalizado conforme necessário.
Como há centenas de modelos disponíveis para dar suporte a diferentes cenários, os fluxos da nuvem são facilmente criados por qualquer pessoa.
Fluxos da área de trabalho
Os fluxos da área de trabalho são usados para simular a interação do usuário com um aplicativo ou um site. Os fluxos da área de trabalho geralmente são chamados de RPA. Pense neles como um computador que reproduz tarefas e etapas que, de outra forma, seriam executadas por uma pessoa. No Power Automate, esses tipos de fluxos são criados usando o Power Automate para desktop. Os fluxos da área de trabalho são diferentes dos fluxos da nuvem. Um fluxo da nuvem executa uma ação com base em chamadas à API, enquanto um fluxo da área de trabalho é como uma macro, pois reproduz etapas gravadas anteriormente em ordem.
Alguns dos cenários comuns em que uma organização pode usar fluxos da área de trabalho são:
Melhorar a produtividade dos funcionários: um fluxo da área de trabalho pode ser criado para replicar as ações de um usuário final que executa tarefas repetitivas. Um exemplo seria interagir com um site específico, como um site de taxas de juros, e inserir essas informações em outro aplicativo, como uma planilha do Excel.
Interagir com um sistema herdado: muitas organizações ainda usam aplicativos herdados criados internamente, que não têm APIs modernas disponíveis que possam ser usadas por um fluxo da nuvem. Nesses casos, você ainda pode automatizar a interação com o aplicativo herdado sem precisar recriar o aplicativo desde o início.
Automatizar a interação do site: muitos usuários precisam interagir com sites específicos diariamente para inserir detalhes ou capturar informações. Por motivos de segurança, muitas empresas não fornecem acesso a suas APIs para permitir que você faça automação direta com sua plataforma. Um fluxo da área de trabalho é uma ótima maneira de reproduzir a interação do usuário e fornecer uma solução automatizada.
Automatizar o trabalho com software de emulação de terminal: muitas organizações usam software de emulação de terminal, como o Citrix, para reduzir o custo de hardware. Logon dos usuários em áreas de trabalho simuladas. Muitos desses usuários realizam tarefas repetitivas. Os fluxos da área de trabalho podem ser usados para reproduzir os pressionamentos de tecla do usuário e automatizar a atividade.
São apenas alguns dos muitos exemplos diferentes em que uma organização pode usar fluxos da área de trabalho. Vamos ver outro exemplo. Nesse exemplo, uma empresa imobiliária usa um site para ver se as novas propriedades têm algum item ambiental associado à propriedade. Se algum for encontrado, ela criará uma captura de tela do relatório e a registrará no Excel. Neste vídeo, mostramos como um fluxo da área de trabalho pode automatizar esse processo depois que uma nova propriedade é inserida no aplicativo baseado em modelo de gerenciamento de propriedade.
Cenário de negócios
Frequentemente, um fluxo da área de trabalho faz parte de uma solução geral de automação maior. Por exemplo, uma empresa de gerenciamento de eventos fornece diferentes níveis de pacotes para os clientes para auxiliar na economia de custos em seus eventos. Isso significa que os clientes não precisam pagar separadamente por cada serviço. A empresa de gerenciamento de eventos paga os fornecedores em nome do cliente. Por exemplo, quando planejam um casamento, reservam o local, contratam o bufê, reservam o entretenimento e, às vezes, até contratam uma floricultura. Quando o evento for concluído, cada fornecedor enviará uma fatura pelos serviços prestados.
Esse processo é o seguinte:
As faturas do fornecedor são recebidas como anexos de email em uma caixa de correio dedicada.
Os anexos da fatura são baixados do email e digitalizados para determinar a finalidade da fatura. Detalhes como fornecedor, data e valor da fatura são extraídos do anexo.
As faturas são enviadas a uma pessoa específica para serem avaliadas e aprovadas ou negadas, com base nos serviços prestados.
As pessoas recebem e interagem com essa solicitação no Teams.
A fatura é aprovada, e uma nova fatura é criada no aplicativo de fatura herdado da empresa de gerenciamento de eventos.
O número da fatura é gerado assim que a fatura é inserida. Um email de confirmação de que a fatura foi processada é enviado de volta ao fornecedor. Isso inclui o número da fatura.
A imagem mostra um detalhamento de alto nível da aparência dessa automação em um fluxo do Power Automate.
Todo o processo é realizado com um fluxo da nuvem.
O fluxo da nuvem é disparado automaticamente quando um email é recebido na caixa de correio dedicada no Outlook.
O AI Builder é usado para extrair detalhes do anexo da fatura, como fornecedor, data da fatura e valor.
Uma solicitação de aprovação é enviada à pessoa apropriada no Microsoft Teams. A solicitação inclui os detalhes da fatura extraídos dela.
Após a conclusão da solicitação de aprovação, uma condição avalia se a fatura foi aprovada ou rejeitada.
Com base no status de aprovação:
Aprovada: se aprovada, o fluxo da nuvem executa um fluxo da área de trabalho que foi criado para interagir com o aplicativo herdado. Os detalhes da fatura, como fornecedor, data da fatura e valor, são usados na criação do registro da fatura.
- Depois que a fatura é registrada, o número dela é capturado e um novo email é criado no Outlook. O email inclui o status e o número da fatura.
Rejeitada: se a fatura for rejeitada, o fluxo da nuvem criará um novo email no Outlook, informando ao fornecedor que sua fatura não foi aprovada.