Avaliar a preparação da sua organização
Depois de ter protegido a sua equipe de projeto, a próxima etapa na jornada da atualização é garantir que a sua organização e os usuários estejam prontos para usar o Teams — uma atividade que você completa em paralelo à sua garantia de prontidão técnica. Para obter valor do Teams, os usuários devem usá-lo. Simplesmente habilitar o Teams não garante que você atinja a meta. Os usuários têm diferentes casos de uso e estilos de aprendizagem variados e se adaptam à nova tecnologia em diferentes velocidades.
Ao avaliar a prontidão da sua organização, você pode determinar quão receptivos (ou não) seus usuários podem estar em relação a mudarem a forma como trabalham e em adotarem novas tecnologias. Compreender como os usuários reagem à mudança empodera sua organização para resolver problemas de forma proativa, ajustar o plano de distribuição para obter adesão ideal e identificar os usuários que podem ajudar você a facilitar a mudança junto a seus colegas.
Atividade
Use os seguintes iniciadores de conversa para conduzir uma avaliação de prontidão organizacional e documentar a cultura da sua organização quando se trata de mudança. Essas informações podem ajudar a informá-lo quanto treinamento e conscientização você pode precisar implementar para o seu projeto. Não se preocupe com os números exatos. Este exercício representa uma compreensão geral da sua cultura organizacional. Se você não tiver certeza sobre por onde começar, avalie uma distribuição passada; Isso pode ajudar você a prever como os usuários podem reagir à mudanças e ajudá-lo a tratar proativamente as reações esperadas.
Qual é a porcentagem de usuários em cada bucket?
Pioneiros Usuários informados Laggards Esses usuários solicitam a solução antes que ela esteja disponível. Esses usuários aceitam a solução assim que o valor é demonstrado. Esses usuários rejeitam a solução, mesmo quando levados à mudança. Qual é a porcentagem de usuários em cada competência?
Auto-motivado Jogadores em equipe Ávidos por ajuda Esses aprendizes procuram recursos, aprendem ao fazer. Esses usuários gostam de treinamento em grupo e interativo. Eles aderem junto com os colegas de trabalho. Esses usuários esperam "assistência especial" ou uma assistência de um para um. Além dessa implantação do serviço, quantas alterações estão ocorrendo?
Mínimas Medianas Transformacionais Nenhuma 1 a 3 Mais de 3.
Organize essas informações por unidade de negócios e líder para categorizar os segmentos de sua empresa que estão mais abertos à mudança. É aí que você encontrará candidatos a pioneiros e os processos aos quais as pessoas estão dispostas a se arriscarem para melhorar.
| Exemplo de atividade para Contoso |
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| Configure reuniões com os principais líderes de unidade de negócios, proprietários de processos e comunidades em sua organização. Lembre-se de incluir funções como assistentes executivos, gerentes de escritório de locais remotos e líderes de campo regional. Use o questionário das partes interessadas para determinar quanta pressão comercial e competitiva esses líderes estão sofrendo. O que eles estão tentando realizar dentro das suas áreas de responsabilidade? Aumente a sua perspicácia de negócios ao saber mais sobre as suas necessidades e estabelecer o fundamento para outras atividades. Imediatamente após sua reunião, complete os níveis por indivíduo ou público na ferramenta de classificação de engajamento de stakeholders. Isso permitirá que você quantifique as áreas dos negócios que estão prontos e dispostos a embarcar na jornada de mudança com você. Essas classificações são subjetivas, em alguma medida, com base na sua avaliação do grupo ou indivíduo, portanto, certifique-se de que essa ferramenta não seja amplamente publicada. Em vez disso, use-a para informar suas estratégias de adoção, priorização de cenários de negócios e métodos de envolvimento com esses indivíduos. |
Prontidão e gerenciamento de stakeholders
A comunicação e o gerenciamento de expectativas são elementos importantes em um projeto de mudança bem-sucedido. É importante comunicar regularmente a sua visão geral e o seu progresso em relação a essa meta a seus participantes e a outras pessoas em sua organização. Os stakeholders são pessoas que têm interesse e influencia em seu projeto, independentemente da classificação. Eles podem não ter responsabilidade direta pelo conteúdo em que você está trabalhando, mas eles são influentes na organização, especialmente quando decidem oferecer uma resistência marcante à mudança.
É recomendável reunir-se diretamente com seus stakeholders regularmente. Sua meta neste ponto é ouvir e aprender informações adicionais sobre os negócios. Se você tem uma grande equipe de adoção, considere atribuir indivíduos à sua equipe de projeto para gerenciar as relações com os stakeholders principais. Use as seguintes perguntas para direcionar a conversa com o seu stakeholder:
- Quais são alguns dos desafios da organização ou os pontos problemáticos relacionados à comunicação e à colaboração?
- Quais são as áreas nas quais a sua organização deseja melhorar?
- Quais são as iniciativas estratégicas da organização ou projetos atuais de transformação nos quais o Teams pode ajudar?
- Quais métodos de comunicação e colaboração costumam ser melhor recebidos por sua organização do que outros?
- Qual é o processo de rascunho, distribuição e compartilhamento de informações?
Esta entrevista inicial fornece uma linha de base para uma interação adicional. Ouça os pontos problemáticos e as percepções, para que você possa criar comunicações bem-sucedidas e gerenciar suas expectativas sobre o quê as alterações podem oferecer e o impacto que a mudança terá em suas operações diárias.
| Atividade |
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| Decida seu ritmo e o método de comunicação com seus stakeholders em alinhamento com a cultura da empresa. Direcione suas comunicações para os vários níveis de compromisso e de interesse em toda a sua organização. Opção: para criar uma base de dados de conhecimento contínua sobre o seu projeto, considere usar páginas de notícias no seu site de comunicação do SharePoint. A biblioteca de páginas de notícias (páginas do site no site do SharePoint associada à sua equipe de planejamento) pode ser publicada para que elas possam ser compartilhadas com todas as partes interessadas. |
Certifique-se de não só enviar relatórios de status regular por e-mail tradicional e potencialmente usando as páginas de Notícias do SharePoint, mas use outros métodos de comunicação, como:
- Reuniões 1:1 periódicas e dedicadas
- Reuniões de lideranças
- Reuniões com a equipe ou com todos
- Transmissões virtuais
- Mantenha o horário de expediente para os stakeholders separado daquele que reserva para perguntas de funcionários
- Inclusão nas notícias ou boletins informativos da empresa
- Artigos em sua intranet interna
Todos esses métodos podem ser usados para manter seus stakeholders informados e alinhados e ofereça-lhes um fórum para obter comentários diretos sobre seu sucesso e seus métodos. Certifique-se de que você está investigando áreas de descontentamento, especialmente em reuniões 1:1, para evitar que elas sejam manifestadas pela primeira vez em fóruns públicos. Dito isso, estimule comentários abertos e honestos de todas as pessoas.
| Atividade da Contoso |
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| Trabalhar com sua equipe de projeto para criar uma apresentação para seus stakeholders. Garanta a participação do departamento de TI em suas mensagens principais. Use os recursos da Microsoft para garantir que você esteja compartilhando informações sobre os serviços que tem e os que pretende implantar como o Microsoft Teams. A mensagem principal desta apresentação, que você pode fazer pessoalmente (de preferência) com um componente virtual para seus líderes remotos, por meio de uma Reunião no Teams ou de um Evento ao Vivo, é mostrar como a sua tecnologia proposta e a distribuição de alterações resolverão os pontos problemáticos os quais você tomou conhecimento quando se reuniu com stakeholders e usuários finais. Use esta reunião como uma oportunidade de obter comentários e voluntários iniciais para projetos pilotos de Prova de Conceito e participantes para o seu programa de Adoção Pioneira. Defina expectativas quanto a linhas do tempo (30-60 dias) e compromissos de tempo (1-2 horas por semana) para garantir que você receba o retorno correto no programa de adoção do usuário final. |