Opções de configuração
Antes de trabalhar com faturamento de fornecedores e OCR, você precisará configurar os parâmetros necessários no Finance. Você também pode usar esse tempo para determinar qual funcionalidade deseja habilitar para uso com o serviço OCR. A funcionalidade que pode ser habilitada inclui:
- Aplicação automática de pagamento antecipado a faturas importadas.
- Envio de faturas que foram importadas para um fluxo de trabalho para corresponder a linhas de fatura de fornecedor pendentes.
Observação
Para usar a funcionalidade de integração de OCR, você precisará ativar a funcionalidade no espaço de trabalho Gerenciamento de recursos. Vá para o espaço de trabalho Gerenciamento de recursos, pesquise o nome do recurso Automação de fatura do fornecedor e habilite-o.
Depois de habilitar Automação de fatura do fornecedor, você pode começar a usar a funcionalidade em sua empresa.
Exemplo
Para obter um exemplo da funcionalidade que está sendo usada, considere o cenário com a Contoso Entertainment, pois eles lidam com suas diferentes faturas e fornecedores.
Os fornecedores da Contoso Electronics enviam suas faturas usando o portal Colaboração do fornecedor no Finance. Quando uma fatura for enviada, um funcionário de contas a pagar da Contoso processará manualmente a fatura e a enviará para o fluxo de trabalho de aprovação de fatura. Para simplificar esse processo, a Contoso pode implementar os recursos de OCR para que, quando uma fatura for enviada, ela vá automaticamente para o serviço de fluxo de trabalho do Dynamics 365. Essa abordagem permitirá que a Contoso tenha um processo de faturamento de fornecedor que pode ser processado sem intervenção manual.
Parâmetros
Para examinar os vários elementos de configuração de OCR, vá para Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar. Se o recurso Automação de fatura de fornecedor estiver habilitado, a guia Automação de fatura de fornecedor será exibida nos parâmetros; caso contrário, a guia não estará visível. Conforme mostrado na captura de tela a seguir, a guia Automação de fatura do fornecedor oferece a opção de diferentes configurações que você pode modificar para habilitar determinado comportamento no processo de faturamento.
Você deve considerar os seguintes parâmetros-chave e suas funções ao trabalhar com OCR no Finance:
Enviar faturas importadas automaticamente para o fluxo de trabalho: acesse esse parâmetro na guia Fluxo de trabalho da fatura de fornecedor. Deixar essa opção definida como Não significa que você precisará enviar as faturas manualmente. Se você definir essa opção como Sim, as faturas de fornecedor importadas serão enviadas ao sistema de fluxo de trabalho automaticamente. Quando a opção estiver definida como Sim, esse processo funcionará apenas se o fluxo de trabalho da fatura do fornecedor estiver configurado corretamente para a entidade legal com a qual você está trabalhando.
Conciliar recebimentos de produtos com as linhas de fatura antes de enviar automaticamente: acesse esse parâmetro na FastTab Conciliar recebimentos de produtos automaticamente. Quando essa opção é definida como Sim, a fatura importada para o sistema usando OCR não pode ser enviada automaticamente para um fluxo de trabalho, a menos que a quantidade de recebimento do produto correspondente seja igual à quantidade da fatura. Esse parâmetro garante que não surjam discrepâncias da conciliação imprópria devido a faturas de fornecedor importadas. Quando a quantidade de recebimento do produto corresponder à quantidade da fatura, a fatura será enviada ao fluxo de trabalho automaticamente.
Aplicar pagamento antecipado automaticamente para faturas importadas: acesse esse parâmetro na FastTab Aplicar pagamentos antecipados automaticamente. Se essa opção estiver definida como Sim, o sistema procurará automaticamente os pagamentos antecipados existentes para uma ordem de compra específica quando essas faturas de fornecedor forem importadas. Se houver pagamentos antecipados, uma linha extra será criada para aplicar o pagamento antecipado às faturas de fornecedores relevantes que foram importadas.
Bloquear o processo de automação de acompanhamento em caso de falha do aplicativo de pagamento antecipado: acesse esse parâmetro na FastTab Aplicar pagamentos antecipados automaticamente. Se essa opção for definida como Sim, as faturas importadas serão bloqueadas se um pagamento antecipado não puder ser aplicado. Se for bloqueado, o processo de automação da fatura não poderá processar o pagamento antecipado até que ele seja aplicado manualmente.
Opção de quantidade: um parâmetro adicional que pode ser habilitado para lidar com linhas de fatura e facilita a tarefa de um funcionário de Contas a pagar, pois as linhas de fatura podem ser criadas automaticamente. Isso ocorre quando, por exemplo, uma ordem de compra é faturada parcialmente e a fatura é importada. Em vez de ter que voltar manualmente e redigitar as linhas, o parâmetro de Opção de quantidade permite que o funcionário de Contas a pagar ignore a etapa de entrada de linhas, pois a fatura importada trata dessa etapa.
Esses são alguns dos parâmetros que você deve conhecer, juntamente com outros recursos na seção Automação de fatura do fornecedor da página Parâmetros. Outra consideração nessa configuração é a possibilidade de incluir uma tarefa de lançamento automatizada no editor de fluxo de trabalho. Essa tarefa permitirá que uma fatura de fornecedor importada seja processada pelo fluxo de trabalho sem intervenção manual e terminará com o lançamento da fatura.
Integrar ao modelo predefinido personalizado em Invoice Capture
Você pode usar um modelo predefinido personalizado para reconhecimento de OCR. Muitas vezes, os clientes recebem faturas com layouts complexos e modelos predefinidos que não podem retornar um resultado de reconhecimento preciso. Isso cria gargalos no processo, pois a equipe de contas a pagar precisa dedicar tempo para corrigir e examinar essas faturas.
Para agilizar esse processo, você pode carregar um exemplo de fatura, marcar os campos desejados e, por fim, treinar e publicar o modelo predefinido personalizado no AI Builder.
Além disso, o modelo predefinido personalizado permite especificar e extrair campos extras além do que o modelo padrão oferece. Esses campos adicionais precisam ser mapeados entre o modelo e a fatura no processo de configuração.
Quando configurados, os novos campos são automaticamente extraídos e transferidos da captura de faturas para o Dynamics 365 Finance, garantindo que o sistema atenda aos requisitos específicos de sua organização.