Decidir se deseja modelar organizações internas como entidades legais ou unidades operacionais
É necessário ter pelo menos uma entidade legal para representar a sua empresa nos aplicativos de finanças e operações. Uma entidade legal pode firmar contratos legais e é obrigatória para preparar demonstrativos financeiros que registram seu desempenho.
As entidades legais podem ser usadas para negócios transacionais ou para consolidação. Isso significa que uma entidade legal nos aplicativos de finanças e operações não representa necessariamente uma entidade real em seus negócios.
Por exemplo, uma empresa que participa de transações pode ter entidades legais subsidiárias. Neste exemplo, uma entidade legal é necessária para as transações e uma entidade legal virtual é necessária para consolidar os resultados e saldos das entidades legais subsidiárias.
As organizações internas em sua empresa, como escritórios regionais, podem ser representadas como entidades legais adicionais ou como unidades operacionais da entidade legal principal. Uma unidade operacional não precisa ser uma organização definida legalmente. As unidades operacionais são usadas para controlar os recursos econômicos e os processos operacionais do negócio. Por exemplo, departamentos e centros de custo são unidades operacionais. Algumas funcionalidades nos aplicativos de finanças e operações funcionam de maneira diferente, dependendo se a organização é uma entidade legal ou uma unidade operacional.
Unidades operacionais
Uma unidade operacional é uma organização usada para dividir o controle dos recursos econômicos e dos processos operacionais de uma empresa. As pessoas em uma unidade operacional têm o dever de maximizar o uso de recursos escassos, melhorar processos e assumir a responsabilidade pelo próprio desempenho.
As unidades operacionais nos aplicativos de finanças e operações são:
- Centro de custo: uma unidade operacional na qual os gerentes são responsáveis pelas despesas orçadas e reais. Ela é usada para o gerenciamento e o controle operacional de processos empresariais que abrangem entidades legais.
- Unidade de negócios: uma unidade operacional semiautônoma criada para atender a objetivos de negócios estratégicos. Ela é usada para relatórios financeiros baseados em linhas de produtos ou setores atendidos pela organização, independentemente das entidades legais.
- Fluxo de valor: uma unidade operacional que controla um ou mais fluxos de produção. Normalmente usada em lean manufacturing para controlar as atividades e os fluxos necessários para fornecer um produto ou serviço aos consumidores.
- Departamento: uma unidade operacional que representa uma categoria ou parte funcional da organização e que executa uma tarefa específica, como vendas ou contabilidade. Ela é usada para gerar relatórios sobre áreas funcionais. Um departamento pode ter responsabilidade de lucros e perdas e consistir em um grupo de centros de custo.
- Canal de varejo: uma unidade operacional que representa uma loja física, uma loja online ou um marketplace online. Usada para o gerenciamento e o controle operacional de uma ou mais lojas em ou entre entidades legais.
- Filial: uma unidade operacional que representa a localização de uma filial, fora da sede da empresa. Ela faz parte do módulo Gerenciamento de frota de amostra e não é instalada como parte do ambiente de produção.
- Local de locação: uma unidade operacional que representa um local de locação da empresa. Ela faz parte do módulo Gerenciamento de frota de amostra e não é instalada como parte do ambiente de produção.
- Região: uma unidade operacional que representa a área geográfica da empresa. Ela faz parte do módulo Gerenciamento de frota de amostra e não é instalada como parte do ambiente de produção.
- Equipes: uma equipe é uma organização na qual os membros têm responsabilidades, interesses ou objetivos comuns. As equipes não podem ser usadas em hierarquias organizacionais.
Considere cuidadosamente a funcionalidade descrita abaixo à medida que toma a decisão.
Dados mestres
Se a organização for modelada como uma entidade legal: alguns dados mestres, como clientes, condições de pagamento, autoridades fiscais e ordem de estoque específica do local, devem ser configurados para cada entidade legal. Alguns dados mestres, como usuários, produtos e a maioria dos dados de recursos humanos, são compartilhados entre todas as entidades legais.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: os dados mestre são compartilhados entre as unidades operacionais.
Parâmetros do módulo
Se a organização for modelada como uma entidade legal: parâmetros para módulos, como Parâmetros de contas a receber, Parâmetros de contas a pagar e Parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos, deverão ser definidos para cada entidade legal. Como a configuração do módulo para entidades legais é separada, cada subsidiária pode estar em conformidade com requisitos estatutários locais e práticas comerciais.
Por exemplo, uma entidade legal de serviços profissionais e uma entidade legal de fabricação podem ter parâmetros de módulo diferentes, embora reportem para a mesma empresa principal.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: os parâmetros do módulo serão compartilhados entre as unidades operacionais.
Segurança dos dados
Se a organização for modelada como uma entidade legal: a maioria dos dados será automaticamente protegida pela ID da empresa. Uma ID de empresa é um identificador exclusivo para os dados associados a uma entidade legal. Uma empresa pode ser associada a apenas uma entidade legal, e uma entidade legal pode ser associada a apenas uma empresa. Os usuários podem acessar apenas os dados das empresas às quais têm acesso. Não é necessário personalizar os aplicativos de finanças e operações para proteger os dados por ID da empresa.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: os dados poderão ser protegidos para cada unidade operacional criando políticas de segurança de dados personalizadas. As políticas de segurança de dados são usadas para limitar o acesso aos dados. Por exemplo, suponha que um usuário possa criar ordens de compra somente em uma unidade operacional específica. Políticas de segurança de dados podem ser criadas para evitar que o usuário acesse os dados da ordem de compra de qualquer outra unidade operacional. O volume de transações e o número de políticas de segurança podem afetar o desempenho. Ao criar políticas de segurança, mantenha o desempenho em mente.
Razões
Se a organização for modelada como uma entidade legal: cada entidade legal exige um razão que forneça um plano de contas, moeda contábil, moeda de relatório e calendário fiscal. Um balanço patrimonial só pode ser criado para uma entidade legal. As contas principais, dimensões, estruturas de conta, planos de contas e regras de conta podem ser usadas por mais de uma entidade legal.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: uma unidade operacional não pode ter suas próprias informações do razão. Se as organizações internas não precisam de razões exclusivos, você pode modelá-las como unidades operacionais. As informações do razão serão configuradas para a entidade legal principal na hierarquia. Demonstrativos de lucros e perdas podem ser criados para unidades operacionais em uma entidade legal ou para a entidade legal principal.
Calendários fiscais
Se a organização for modelada como uma entidade legal: cada entidade legal tem seu próprio calendário fiscal. Se suas organizações internas usam diferentes anos e calendários fiscais, você deve modelar as organizações como entidades legais.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: as unidades operacionais devem compartilhar um calendário fiscal. Se suas organizações internas podem usar os mesmos anos e calendários fiscais, você pode modelar as organizações como unidades operacionais.
Consolidação
Se a organização for modelada como uma entidade legal: você deverá consolidar os resultados financeiros dos escritórios regionais em uma única empresa consolidada para preparar demonstrativos financeiros.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: a consolidação não será necessária, porque os dados já são compartilhados entre as unidades operacionais.
Pagamentos centralizados
Se a organização for modelada como uma entidade legal: os pagamentos centralizados deverão ser configurados de forma que as faturas de todas as entidades legais secundárias possam ser pagas de ou para uma única entidade legal principal.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional: os pagamentos centralizados não serão necessários porque todas as faturas são registradas em uma única entidade legal.
Exemplo 1: a matriz fornece serviços aos escritórios regionais e deve cobrar os custos desses serviços aos escritórios regionais.
Se você modelar o escritório regional como uma entidade legal, terá as seguintes opções:
- A matriz cria uma entrada de diário para encargos diversos do escritório regional para a despesa. As transações não podem ser antigas.
- Os escritórios regionais enviam uma ordem de compra dos serviços para a matriz. Uma ordem de venda é criada automaticamente na entidade legal para a matriz, com transações de sub-razões intercompanhia.
Exemplo 2: a matriz compra e paga um serviço entregue a um escritório regional.
Se você modelar o escritório regional como uma entidade legal, terá as seguintes opções:
A fatura e o pagamento seguem os requisitos regulatórios da matriz. A matriz pode criar uma entrada de diário para encargos diversos do escritório regional para a despesa. As transações não podem ser antigas.
A fatura e o pagamento seguem os requisitos regulatórios da matriz. A matriz pode criar uma transação de sub-razão intercompanhia.
Se a organização for modelada como uma unidade operacional, as transações intercompanhia entre as unidades operacionais só serão suportadas por comprovantes de diário. Uma unidade operacional não pode emitir ou receber uma ordem de compra, uma ordem de venda ou uma fatura de outra unidade operacional na mesma entidade legal. Não é possível exibir transações intercompanhia no nível sub-razão (Contas a receber ou Contas a pagar).
Transações intercompanhia
Os exemplos a seguir ilustram como as transações intercompanhia são tratadas.
Exemplo 1: a matriz fornece serviços aos escritórios regionais e deve cobrar os custos desses serviços aos escritórios regionais
Se você modela o escritório regional como uma unidade operacional, a matriz insere uma transação de despesa e a codifica para o escritório regional.
Exemplo 2: a matriz compra e paga um serviço entregue a um escritório regional
Se você modela o escritório regional como uma unidade operacional, a fatura e o pagamento seguem os requisitos regulatórios da matriz.
A fatura pode ser codificada para o escritório regional. No demonstrativo de lucros e perdas, use uma dimensão financeira de balanço para relatar custos para o escritório regional.
A próxima unidade contém mais informações sobre a funcionalidade que você precisa considerar antes de tomar decisões.