Procedimentos de fechamento de fim de ano para a Folha de Pagamento do Microsoft Dynamics GP
Este artigo fornece etapas para executar os procedimentos de fechamento de fim de ano e as informações de solução de problemas relacionadas para a Folha de Pagamento do Microsoft Dynamics GP.
Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número original do KB: 850663
Resumo
Este documento descreve os procedimentos de fechamento de fim de ano recomendados para a Folha de Pagamento do Microsoft Dynamics GP. A seção Mais informações contém o seguinte:
- Uma lista de verificação detalhada das etapas que você deve seguir para concluir os procedimentos de fechamento de final de ano.
- Uma lista de verificação alternativa a ser usada em vez da lista de verificação padrão se você precisar processar novas execuções de pagamento para o novo ano antes de concluir os procedimentos de fechamento de fim de ano para o ano anterior.
Observação
Antes de seguir as instruções neste artigo, certifique-se de ter uma cópia de backup completa do banco de dados que possa ser restaurada se ocorrer um problema.
Introdução
Informações detalhadas sobre cada etapa da rotina de fechamento do exercício da folha de pagamento estão incluídas no Manual da Folha de Pagamento. Antes de seguir as etapas deste artigo, procure as seguintes informações atualizadas de fim de ano.
- Atualização de fim de ano dos EUA para o Microsoft Dynamics GP
- Atualização do imposto sobre a folha de pagamento dos EUA para o Microsoft Dynamics GP
- Documentação de fim de ano da folha de pagamento dos EUA
Mais informações
Lista de verificação de fim de ano da folha de pagamento
Para executar os procedimentos de fechamento de fim de ano, siga estas etapas:
- Verifique se você instalou a atualização mais recente do imposto sobre a folha de pagamento.
- Conclua todas as execuções de pagamento do ano atual.
- Conclua todos os procedimentos de fim de mês, fim de período ou fim de trimestre para o ano atual.
- Faça um backup do arquivo original.
- Instale a atualização de fim de ano.
- Crie o arquivo de fim de ano.
- Faça um backup do novo arquivo.
- Verifique as informações da instrução W-2 e 1099-R.
- Imprima as instruções W-2 e o formulário de transmissão W-3.
- Imprima os formulários 1099-R e o formulário de transmissão 1096 e os formulários ACA.
- (Opcional) Crie um arquivo eletrônico W-2.
- (Opcional) Arquive informações de Recursos Humanos de funcionários inativos.
- Configure períodos fiscais.
- (Opcional) Fechar períodos fiscais para a série do cálculo das folhas de pagamento.
- Instale a atualização do imposto sobre a folha de pagamento.
Lista de verificação alternativa de fim de ano da folha de pagamento
Se você precisar processar a folha de pagamento do novo ano antes de concluir os procedimentos de fechamento de fim de ano do ano anterior, siga as etapas nesta lista de verificação alternativa:
- Verifique se você instalou a atualização mais recente do imposto sobre a folha de pagamento.
- Conclua todas as execuções de pagamento do ano atual.
- (Opcional) Conclua todos os procedimentos de fim de mês, fim de período ou fim de trimestre para o ano atual.
- Faça um backup do arquivo original.
- Instale a atualização de fim de ano.
- Crie o arquivo de fim de ano.
- Faça um backup do novo arquivo.
- Verifique as informações da instrução W-2 e 1099-R.
- (Opcional) Arquive informações de Recursos Humanos de funcionários inativos.
- Configure períodos fiscais.
- (Opcional) Fechar períodos fiscais para a série do cálculo das folhas de pagamento.
- Instale a atualização do imposto sobre a folha de pagamento.
- Processe a folha de pagamento do ano novo.
Detalhes de fim de ano do módulo de folha de pagamento
Etapa 1: verifique se você instalou a atualização mais recente do imposto sobre a folha de pagamento
Baixe a atualização mais recente da tabela de impostos e as instruções de instalação para garantir que seu limite salarial FICA esteja correto. Para acessar as páginas Atualização do Imposto sobre a Folha de Pagamento dos EUA, selecione o link Impostos dos EUA para sua versão na página Diretório de Recursos do Microsoft Dynamics GP ou selecione o seguinte link:
Atualização do imposto sobre a folha de pagamento dos EUA para o Microsoft Dynamics GP
Etapa 2: concluir todas as execuções de pagamento do ano atual
Etapa 3: (Opcional) Conclua todos os procedimentos mensais e trimestrais de fim de mês, fim de período ou fim de trimestre da folha de pagamento para o ano atual
Para obter mais informações sobre os procedimentos de fim de período para folha de pagamento do Microsoft Dynamics GP, use os guias imprimíveis para obter o manual imprimível da Folha de Pagamento dos EUA.
Passo 4: Faça um backup do arquivo original
Crie um backup e coloque-o em um armazenamento seguro e permanente. Ao criar um backup, você garante que tenha um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Você pode restaurar o backup para recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.
Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:
No Microsoft Dynamics GP, selecione Backup de Manutenção>do Microsoft Dynamics GP.>
Observação
A janela Fazer backup da empresa é aberta.
Na lista Nome da empresa, selecione o nome da sua empresa.
Altere o caminho do arquivo de backup, se necessário, e selecione OK.
Observação
Recomendamos que você nomeie esse backup como Atualização de Fim de Ano Pré-Fim para diferenciá-lo de seus outros backups.
Etapa 5: instalar a atualização de fim de ano
Para instalar a atualização de fim de ano da folha de pagamento, você deve seguir as etapas no documento de fim de ano do Microsoft Dynamics GP dos EUA. A instalação deve ser executada em cada computador que tenha o Microsoft Dynamics GP instalado. Quando a atualização for lançada, instale-a e baixe a Atualização de Fim de Ano dos EUA para o Microsoft Dynamics GP.
Observação
Revise os documentos USYE e W-2 DataSource para obter detalhes sobre o que está incluído na atualização de fim de ano, listas de verificação a seguir, perguntas frequentes, procedimentos de fim de ano, W2s eletrônicos e relatórios.
Etapa 6: criar o arquivo de fim de ano
Para criar o arquivo de fim de ano no Microsoft Dynamics GP, selecione Rotinas de Rotinas>de>Folha>de Pagamento da Microsoft Dynamic GP>Fechamento de Fim de Ano.
Etapa 7: faça um backup do novo arquivo
Crie um backup e coloque-o em um armazenamento seguro e permanente. Ao criar um backup, você garante que tenha um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Você pode restaurar o backup para recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.
Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Backup de Manutenção>do Microsoft Dynamics GP.>
- Na lista Nome da empresa, selecione o nome da sua empresa.
- Altere o caminho do arquivo de backup, se necessário, e selecione OK.
Observação
Recomendamos que você nomeie esse arquivo de pós-fim de ano de backup para diferenciá-lo de seus outros backups.
Etapa 8: Verificar as informações da instrução W-2 e 1099-R
Para exibir as informações W-2 no Microsoft Dynamics GP, selecione Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP>Rotinas Edição de>Folha de Pagamento>W-2s.
Para exibir as informações 1099-R no Microsoft Dynamics GP, selecione Rotinas de Rotinas de Ferramentas do Microsoft Dynamics GP>Edição de Folha de>Pagamento>1099-Rs.
Observação
Se você alterar as informações do W-2 ou do 1099-R, recomendamos que você faça outro backup.
Etapa 9: Imprima as instruções W-2 e o formulário de transmissão W-3
Para imprimir as instruções W-2, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP>Rotinas Impressão de Folha de>Pagamento>W-2s.
- Na janela Imprimir formulários W-2, especifique as seguintes configurações:
- Imprimir W-2s para: Fim de ano normal
- Impressão: Formulários W-2
- Selecione Imprimir.
Para imprimir o Formulário de Transmissão W-3, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP>Rotinas Impressão de Folha de>Pagamento>W-2s.
- Na janela Imprimir formulários W-2, especifique as seguintes configurações:
- Imprimir W-2s para: Fim de ano normal
- Impressão: Formulário de Transmissão W-3
- Selecione Imprimir.
Etapa 10: Imprima os formulários 1099-R, o formulário de transmissão 1096 e os formulários ACA
Para imprimir os formulários 1099-R, siga estas etapas:
No Microsoft Dynamics GP, selecione Rotinas de Rotinas>de Ferramentas do Microsoft Dynamics GP>Impressão de Folha de>Pagamento>1099-Rs.
Na janela Imprimir Formulários 1099-R, selecione Formulários 1099-R e, em seguida, selecione Imprimir.
Observação
Você pode imprimir formulários employee1099-R quantas vezes for necessário.
Para imprimir o formulário de transmissão 1096, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Rotinas de Rotinas>de Ferramentas do Microsoft Dynamics GP>Impressão de Folha de>Pagamento>1099-Rs.
- Na janela Imprimir formulários 1099-R, selecione Formulário de transmissão 1096 e, em seguida, selecione Imprimir.
Para imprimir os formulários 1095-C (ACA), siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP>Rotinas Impressão de Folha de>Pagamento>W-2s.
- Na janela Imprimir formulários W-2, selecione 1095-C e, em seguida, selecione Imprimir.
Para imprimir o formulário de transmissão 1094-C, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP>Rotinas Impressão de Folha de>Pagamento>W-2s.
- Na janela Imprimir formulários W-2, selecione Transmissão 1094-C e, em seguida, selecione Imprimir.
Etapa 11: (opcional) criar um arquivo eletrônico W-2
Para criar um arquivo eletrônico W-2, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Arquivo Eletrônico W-2 da Folha de Pagamento> das Rotinas>de Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP.>
- Na janela Arquivo Eletrônico W-2, marque a caixa de seleção ao lado de cada empresa que você deseja incluir em seu Arquivo Eletrônico W-2.
- No campo Número de ID de usuário, insira o número de ID de usuário (anteriormente chamado de PIN).
- Selecione Remetente. A janela Informações do remetente do arquivador eletrônico é aberta. Insira as informações de envio.
- Altere as informações de destino do arquivo no campo Nome do arquivo, se necessário.
- Selecione Criar arquivo ou Salvar para armazenar as informações para criar o arquivo posteriormente.
Etapa 12: (Opcional) Arquivar informações de Recursos Humanos de funcionários inativos
Para arquivar informações de Recursos Humanos de funcionários inativos, selecione Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>Human Resources>Archive Employee.
Etapa 13: configurar períodos fiscais
Para configurar períodos fiscais para o próximo ano no Microsoft Dynamics GP, selecione Períodos Fiscais da Empresa>de Configuração>de Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP>.
Observação
Você pode fechar todos os períodos, exceto o período 1, para impedir que os usuários lancem em períodos futuros. Este é um "fechamento suave" e apenas impede que os usuários lancem transações nessas datas ou períodos.
Etapa 14: (Opcional) Fechar períodos fiscais para a série de folha de pagamento
Você pode usar a janela Configuração de Períodos Fiscais para bloquear todos os períodos fiscais que ainda estão abertos para o ano. Ao fechar ou bloquear qualquer período fiscal, você evita que os usuários lancem transações acidentalmente no período errado ou no ano errado.
Antes de fechar um período fiscal, verifique se você postou todas as transações do período e do ano de todos os módulos. Para lançar posteriormente uma transação em um período fiscal que você fechou, primeiro você deve reabrir o período na janela Configuração de Períodos Fiscais .
Para bloquear o lançamento em um período fiscal, siga estas etapas:
No Microsoft Dynamics GP, selecione Períodos Fiscais da Empresa>de Configuração>de Ferramentas>do Microsoft Dynamics GP.>
Marque a caixa de seleção Folha de pagamento para cada período fechado.
Etapa 15: instalar a atualização do imposto sobre a folha de pagamento
Para instalar a atualização do imposto sobre a folha de pagamento para o novo ano, siga estas etapas:
- No Microsoft Dynamics GP, selecione Manutenção do Microsoft Dynamics GP>Atualizações>>da Folha de Pagamento dos EUA Verifique se há atualizações de impostos.
- Na janela Método de Atualização de Imposto , selecione Automático e, em seguida, selecione Avançar.
- No campo Número de Autorização, digite seu número de autorização e selecione Fazer logon.
- Selecione Concluir.