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Integração do Asana

  • Artigo

Acerca da integração do Asana

Os Objetivos Viva podem ser integrados em projetos asana para atualizar automaticamente os seus objetivos e resultados chave (OKRs) em Objetivos Viva. O progresso da OKR é calculado pelo número de tarefas ou subtarefas que foram concluídas no Asana. Esta integração funciona para ambos os tipos de medição do progresso: percentagem concluída ou progresso do indicador chave de desempenho (KPI).

Vejamos este exemplo: é um comerciante que utiliza a Asana para trabalhar num projeto de aconselhamento de clientes. Define um objetivo para organizar uma lista de executivos de clientes integrados de diferentes regiões. Utilize a integração do Asana para controlar facilmente a lista concluída. Os Objetivos Viva sincronizarão os valores automaticamente e traçarão o seu progresso em direção ao objetivo, poupando tempo mantendo as SUAS OKRs atualizadas.

Como configurar a integração do Asana

Um administrador pode configurar a integração do Asana nos Objetivos Viva:

  1. Aceda à página Integrações de Objetivos Viva através deIntegrações de Administrador>.

    Página Integrações em Objetivos Viva.

  2. Ativar Integração do Asana.

  3. Selecione Nova Ligação. Na caixa de diálogo que é aberta, inicie sessão na sua conta asana. Em seguida, configure as ligações asana que podem ser utilizadas pelos utilizadores de Objetivos Viva para associar os respetivos OKRs e atualizar o progresso.

    Captura de ecrã a mostrar a nova caixa de diálogo de ligação para Asana em Objetivos Viva.

  4. Selecione Seguinte para concluir a configuração.

Os Objetivos Viva permitem-lhe ligar-se a várias contas Asana. Selecione Nova ligação para adicionar outra ligação. Os nomes de ligação são apresentados aos membros quando ligam os respetivos OKRs a projetos asana.

Como utilizar a integração do Asana

Assim que a configuração estiver concluída, os utilizadores na sua organização podem seguir estes passos para ligar os respetivos OKRs a projetos asana:

  1. Ao criar (ou editar) um objetivo ou resultado chave, selecione Adicionar uma integração.

  2. Na lista de integrações, selecione Asana.

    Captura de ecrã da caixa de diálogo onde seleciona Asana na lista de origens de dados em objetivos Viva.

  3. Em seguida, selecione a Ligação. Se existirem várias ligações, selecione o nome do projeto para ligar esse projeto ao objetivo.

    Captura de ecrã da caixa de diálogo onde adiciona uma nova ligação Asana a OKRs em objetivos Viva.

  4. Para filtrar ainda mais a lista de tarefas ou subtarefas, selecione as tarefas atribuídas a um utilizador ou escolha tarefas que tenham um estado específico.

  5. Selecione Avançar para concluir e salvar seu ORC. Deverá agora ver um ícone de Asana junto à OKR. Os Objetivos Viva contarão automaticamente as mensagens de blogue concluídas. A OKR é sincronizada automaticamente a cada hora. Para atualizar manualmente, selecione atualizar.

Decidir entre a utilização da percentagem concluída e os KPIs na integração do Asana

A diferença entre a percentagem concluída e o KPI é que, com a opção KPI, pode definir um destino superior ou inferior à conclusão de todas as tarefas no projeto.

Vamos considerar este exemplo: tem um projeto com 100 tarefas que abrange o ano inteiro. Pode optar por utilizar a opção KPI e definir o destino como 25, uma vez que cada período OKR tem apenas um quarto de comprimento. Gostaria de controlar a conclusão das tarefas, mas apenas com o objetivo de 25, não o total de 100.

Como configurar projetos asana como iniciativas nos Objetivos Viva

As iniciativas ajudam-no a controlar todo o trabalho que a sua organização está a fazer para alcançar os seus objetivos e resultados fundamentais. Tal como os principais resultados, as iniciativas também podem ser criadas com base em objetivos e noutros resultados fundamentais nos Objetivos Viva, consoante o resultado que ajudam a alcançar. Selecione Adicionar iniciativa no objetivo ou resultado chave adequado para criar uma iniciativa.

Com as iniciativas de Objetivos Viva, agora pode ver os seus projetos Asana dentro dos Objetivos Viva. Os Objetivos Viva irão mostrar-lhe as tarefas na iniciativa e calcular o progresso da iniciativa como uma percentagem com base em tarefas concluídas em comparação com o total.

Os Objetivos Viva suportam duas formas de o fazer:

  • Ver todas as tarefas de um projeto asana

  • Utilizar uma tarefa específica do Asana como o projeto, com as respetivas subtarefas como a lista de tarefas

Ver todas as tarefas de um projeto asana

Para configurar a iniciativa em Objetivos Viva, basta ligar ao Asana, escolher o projeto e, opcionalmente, filtrar para um subconjunto de tarefas no projeto que lhe interessa.

Utilize uma tarefa asana específica como iniciativa, com as respetivas subtarefas como lista de tarefas

Alguns clientes gostam de utilizar uma tarefa específica no Asana como iniciativa, com as subtarefas como a lista de tarefas. Também suportamos esta opção e pode definir o nome da sua iniciativa em Objetivos Viva para o nome da sua tarefa asana.

  1. Para começar, adicione uma iniciativa e selecione Adicionar tarefas em Resultado.

    Captura de ecrã a mostrar o botão Adicionar tarefas em Progresso nos objetivos Viva.

  2. No campo Tarefas, selecione Automaticamente a partir de uma origem de dados e selecione Asana como a sua origem de dados.

    Captura de ecrã da caixa de diálogo onde adiciona Asana a partir da lista de origens de dados a iniciativas em objetivos Viva.

  3. Selecione se pretende controlar o progresso em percentagem das tarefas concluídas ou por percentagem das subtarefas concluídas.

  4. Procure e selecione o projeto Asana que pretende controlar.

  5. Defina o campo Tarefa atribuída a como Qualquer ou Não Atribuída e, em seguida, selecione Seguinte e Guardar.

  6. Se optar por controlar o progresso em percentagem das subtarefas concluídas, selecione a caixa de verificação Utilizar este nome de tarefa como o nome da iniciativa nos Objetivos Viva e guarde a sua iniciativa.

    Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo final quando adiciona uma tarefa asana como uma iniciativa em objetivos Viva.

Esta opção irá criar a tarefa ou subtarefas específicas do Asana como iniciativa e solicitar as subtarefas como a lista de tarefas em Objetivos Viva.

Embora os Objetivos Viva suportem uma integração do Asana para OKRs, as iniciativas permitem-lhe ver as tarefas individuais e o respetivo estado de conclusão. Isto ajuda-o a compreender a sua execução a um nível muito mais profundo. As atualizações de uma iniciativa também chamam a atenção para o que mudou desde a última entrada⏤que tarefas foram concluídas e se foram adicionadas ou removidas quaisquer tarefas.

Os Objetivos Viva verificarão periodicamente o progresso do projeto em Asana e atualizarão o estado. O progresso e o estado são calculados para iniciativas exatamente como os principais resultados. À semelhança dos principais resultados, também pode dar entrada de uma iniciativa e pode substituir temporariamente o estado. Esta substituição durará apenas enquanto os Objetivos Viva não detetarem uma alteração no estado de conclusão do projeto no Asana. Quando isso ocorre, uma atualização automatizada substituirá a sua entrada.