Práticas recomendadas para evitar sobrecarga de email
Importante
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Os funcionários precisam de tempo para se desconectar do trabalho. Estudos mostram que todos precisamos de tempo de recuperação mental para reduzir o estresse, aumentar a criatividade e evitar burnout. Quando os funcionários se sentem sobrecarregados com o email, eles podem ficar estressados, perder o foco e perder tarefas importantes.
Por que isso importa
"O profissional médio gasta 28% do dia de trabalho lendo e respondendo email, de acordo com uma análise da McKinsey. Isso equivale a impressionantes 2,6 horas gastas e 120 mensagens recebidas por dia.".
"Em média, os profissionais marcar seu email 15 vezes por dia ou a cada 37 minutos. Mas apenas 11% dos clientes/clientes e 8% dos colegas de trabalho esperam uma resposta em menos de uma hora. A solução é simples: desative as notificações e agende o tempo (cerca de cinco a oito minutos) a cada hora para marcar email".
"Lidar com emails após o expediente produz ansiedade que é prejudicial não só para o trabalhador, mas para sua família."
"Não é apenas o tempo gasto lendo e respondendo emails após o trabalho que está estressando os funcionários (e seus parceiros)."
"Na verdade, o que está criando mais ansiedade é apenas a expectativa de que um funcionário esteja disponível para trabalhar fora do escritório."
Práticas recomendadas
- Compartilhe expectativas de email e defina limites.
- Designe um canal de comunicação destinado a mensagens urgentes a qualquer momento.
- Permitir que os funcionários se desconectem do email após o trabalho. Se algo urgente aparecer, eles poderão ser alcançados pelos canais alternativos.
- Defina expectativas claras e exorte o gerenciamento para definir o exemplo certo para o restante da organização.
Estratégias de alteração
Definir uma prática de email e cadência
Delineie parâmetros e expectativas claros sobre quando você marcar e responderá a emails. Formas de fazer isso:
Escolha com que frequência você marcar seu email todos os dias: 3 vezes por dia
Use momentos específicos ao longo do dia como lembretes: antes do almoço
Compartilhe suas intenções e incentive seus membros da equipe a fazer o mesmo. Por exemplo:
"Às vezes, todos nós podemos ficar sobrecarregados por email e alternar entre email e outros trabalhos pode afetar nossa produtividade pessoal. Por esse motivo, pretendo marcar meu email três vezes por dia. Se você precisar de uma resposta imediata, pode me contatar com um chat ou um telefonema do Teams. Eu encorajo todos a experimentarem isso e verem se isso também ajuda você".
Demonstrar boas práticas do Teams
Mostre à sua equipe o poder dos produtos baseados em chat, como o Microsoft Teams, usando-os você mesmo e incentivando sua equipe a colaborar com eles.
Reduzir o número do destinatário de email
Ao responder por email, reduza o uso da resposta a todos e remova os participantes que não precisam participar da conversa.