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Criar uma caixa de correio partilhada

  • Artigo

Nota

Se a sua organização utilizar um ambiente híbrido do Exchange, deve utilizar o centro de administração do Exchange no local para criar e gerir caixas de correio partilhadas. Consulte Criar caixas de correio partilhadas no Centro de administração do Exchange

Se não tiver a certeza se deve criar uma caixa de correio partilhada ou um grupo do Microsoft 365 para o Outlook, consulte Comparar grupos para obter algumas orientações. Não é possível migrar uma caixa de correio partilhada para um grupo do Microsoft 365.

Crie caixas de correio partilhadas para que um grupo de pessoas possa monitorizar e enviar e-mails a partir de endereços de e-mail comuns, como info@contoso.com. Quando um membro do grupo responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio partilhada, o e-mail parecerá ser proveniente da caixa de correio partilhada e não do utilizador individual.

As caixas de correio partilhadas incluem um calendário partilhado. A sua equipa pode utilizar o calendário partilhado como um local para todos introduzirem os respetivos compromissos. Por exemplo, se tiver 3 pessoas que fazem visitas ao cliente, todas podem utilizar o calendário partilhado para introduzir as informações de visita do cliente.

Antes de criar uma caixa de correio partilhada, certifique-se de que lê Sobre caixas de correio partilhadas para obter mais informações.

Sugestão

Se precisar de ajuda com os passos deste tópico, considere trabalhar com um especialista em pequenas empresas da Microsoft. Com a Assistência Para Empresas, você e os seus funcionários têm acesso 24 horas por dia a especialistas em pequenas empresas à medida que faz crescer o seu negócio, desde a inclusão à utilização diária.

Criar uma caixa de correio partilhada e adicionar membros

  1. Inicie sessão com um utilizador com a função de administrador do Exchange. Se receber a mensagem "Não tem permissão para aceder a esta página ou efetuar esta ação", significa que não é um administrador.
  1. No centro de administração, aceda à página Teams & Grupos>Boxes de correio partilhadas. Selecione Mostrar tudo no painel de navegação esquerdo se não vir o Teams & Grupos.
  1. No centro de administração, aceda à página Teams & Grupos>Caixas de correio partilhadas.

  1. Na página Caixas de correio partilhadas , selecione + Adicionar uma caixa de correio partilhada. Introduza um nome para a caixa de correio partilhada. Esta ação escolhe o endereço de e-mail, mas pode editá-lo, se necessário.

  2. Selecione Guardar alterações. Poderá demorar alguns minutos até poder adicionar membros.

  3. Em Passos seguintes, selecione Adicionar membros a esta caixa de correio. Os membros são pessoas que podem ver os e-mails recebidos nesta caixa de correio partilhada e as respostas enviadas.

  4. Selecione o botão Adicionar membros . Selecione as pessoas que pretende utilizar esta caixa de correio partilhada e, em seguida, selecione Adicionar. e, em seguida, feche.

Tem uma caixa de correio partilhada e inclui um calendário partilhado. Avance para o passo seguinte: Bloquear o início de sessão para a conta de caixa de correio partilhada.

Que permissões devo utilizar?

Pode utilizar as seguintes permissões com uma caixa de correio partilhada:

  • Acesso Total: a permissão acesso total permite que um utilizador abra a caixa de correio partilhada e atue como o proprietário dessa caixa de correio. Depois de aceder à caixa de correio partilhada, um utilizador pode criar itens de calendário, ler, ver, eliminar e alterar mensagens de e-mail e criar tarefas e contactos de calendário. No entanto, um utilizador com a permissão Acesso Total não consegue enviar e-mails a partir da caixa de correio partilhada, a não ser que também tenha a permissão Enviar Como ou Enviar Em Nome De.

  • Enviar Como: a permissão Enviar Como permite que um utilizador represente a caixa de correio partilhada ao enviar correio. Por exemplo, se a Katerina iniciar sessão no Departamento de Marketing da caixa de correio partilhada e enviar um e-mail, parecerá que o Departamento de Marketing enviou o e-mail.

  • Enviar em Nome: a permissão Enviar em Nome permite que um utilizador envie um e-mail em nome da caixa de correio partilhada. Por exemplo, se o João iniciar sessão na caixa de correio partilhada Edifício 32 e enviar um e-mail, parecerá que o e-mail foi enviado por "João em nome do Edifício de Receção 32". Não pode utilizar o EAC para conceder permissões de Enviar em Nome, tem de utilizar o cmdlet Set-Mailbox com o parâmetro GrantSendonBehalf .

Nota

As permissões Enviar Como e Enviar em Nome não funcionam no cliente de ambiente de trabalho do Outlook com o parâmetro HiddenFromAddressListsEnabled na caixa de correio definida como Verdadeiro, uma vez que exigem que a caixa de correio esteja visível no Outlook através da Lista de Endereços Global.

Utilizar o EAC para editar a delegação de caixa de correio partilhada

  1. No Centro de administração do Exchange, aceda a Caixas deCorreiode Destinatários>. Selecione a caixa de correio partilhada e, em seguida, selecione Editarícone Editar..

  2. Em Permissões da caixa de correio, selecione Gerir delegação de caixa de correio.

  3. Para conceder ou remover as permissões Acesso Total e Enviar Como, selecione AdicionarÍcone. ou Removerícone Remover e, em seguida, selecione os utilizadores aos quais pretende conceder permissões.

    Nota

    A permissão Acesso Total permite que um utilizador abra uma caixa de correio e possa criar e modificar itens nela contidos. A permissão Enviar Como permite que qualquer pessoa além do proprietário da caixa de correio possa enviar e-mails a partir da caixa de correio partilhada. Para efetuar uma operação de caixa de correio partilhada com êxito são necessárias ambas as permissões.

  4. Selecione Guardar para guardar as alterações.

Bloquear o início de sessão para a conta de caixa de correio partilhada

Cada caixa de correio partilhada tem uma conta de utilizador correspondente. Reparou como não lhe foi pedido para fornecer uma palavra-passe quando criou a caixa de correio partilhada? A conta tem uma palavra-passe, mas é gerada pelo sistema (desconhecida). Não é suposto utilizar a conta para iniciar sessão na caixa de correio partilhada.

Mas e se um administrador simplesmente repor a palavra-passe da conta de utilizador da caixa de correio partilhada? E se um atacante obtiver acesso às credenciais da conta de caixa de correio partilhada? Isto permitiria que a conta de utilizador iniciasse sessão na caixa de correio partilhada e enviasse e-mails. Para evitar esta situação, tem de bloquear o início de sessão para a conta associada à caixa de correio partilhada.

  1. No centro de administração, aceda à página Utilizadores>Utilizadores ativos.
  1. No centro de administração, aceda à página Utilizadores>Utilizadores ativos.

  1. Na lista de contas de utilizador, localize a conta da caixa de correio partilhada (por exemplo, altere o filtro para Utilizadores não licenciados).

  2. Selecione o utilizador para abrir o painel de propriedades e, em seguida, selecione Bloquear início de sessão.

    Nota

    Se a conta já estiver bloqueada, a opção Iniciar sessão bloqueada aparecerá na parte superior e o ícone irá ler Desbloquear este utilizador.

  3. Na página Bloquear início de sessão, selecione Bloquear o utilizador de iniciar sessão e, em seguida, selecione Guardar alterações.

Para obter instruções sobre como bloquear o início de sessão para contas com o Microsoft Graph PowerShell (incluindo muitas contas ao mesmo tempo), consulte Bloquear contas de utilizador do Microsoft 365 com o PowerShell.

Adicionar a caixa de correio partilhada ao Outlook

Se tiver o mapeamento automático ativado na sua empresa (por predefinição, a maioria das pessoas tem), a caixa de correio partilhada aparecerá automaticamente na aplicação Outlook do seu utilizador depois de fechar e reiniciar o Outlook.

O mapeamento automático é definido na caixa de correio do utilizador, não na caixa de correio partilhada. Isto significa que, se tentar utilizar um grupo de segurança para gerir quem tem acesso à caixa de correio partilhada, o mapeamento automático não irá funcionar. Por isso, se quiser ativar o mapeamento automático, tem de atribuir permissões de forma explícita. O mapeamento automático está ativado por predefinição. Para saber como desativá-lo, consulte Remover o mapeamento automático de uma caixa de correio partilhada.

Para saber mais sobre caixas de correio partilhadas no Outlook, consulte:

Utilizar uma caixa de correio partilhada num dispositivo móvel (telemóvel ou tablet)

Pode aceder a uma caixa de correio partilhada num dispositivo móvel de duas formas:

Nota

A caixa de correio partilhada só pode ser adicionada à aplicação Outlook para iOS ou à aplicação outlook para dispositivos móveis Android

Utilizar um calendário partilhado

Quando criou a caixa de correio partilhada, criou automaticamente um calendário partilhado. Preferimos um calendário de caixa de correio partilhado em vez de um calendário do SharePoint para controlar os compromissos e a localização das pessoas. Um calendário partilhado está integrado no Outlook e é muito mais fácil de utilizar do que um calendário do SharePoint.

  1. Na aplicação Outlook, aceda à vista de calendário e selecione a caixa de correio partilhada.

  2. Quando entra em reuniões ou compromissos, todas as pessoas que forem membros da caixa de correio partilhada poderão vê-las.

  3. Qualquer membro da caixa de correio partilhada pode criar, ver e gerir compromissos no calendário, tal como faria com os compromissos pessoais. Todas as pessoas que são membros da caixa de correio partilhada podem ver as respetivas alterações ao calendário partilhado.

Remover uma licença de uma caixa de correio partilhada

Normalmente, as caixas de correio partilhadas não necessitam de uma licença. Siga estas instruções para remover uma licença de uma caixa de correio partilhada para que possa atribuí-la a um utilizador ou devolver a licença para que não esteja a pagar uma licença de que não precisa.

Nota

É necessária uma licença Exchange Online Plano 2 nos seguintes cenários:

  • A caixa de correio partilhada tem mais de 50 GB de armazenamento em utilização.
  • A caixa de correio partilhada utiliza o arquivo no local.
  • A caixa de correio partilhada é colocada em suspensão de litígios.

Para obter instruções passo a passo sobre como atribuir licenças, veja Atribuir licenças a utilizadores.

Remover a licença

  1. No centro de administração, aceda à página Utilizadores>Utilizadores ativos.

    Nota

    Tem de remover a licença da página Utilizadores ativos. Não pode remover a licença da página Caixa de Correio Partilhada porque as licenças são definições de utilizador.

  1. No centro de administração, aceda à página Utilizadores>Utilizadores ativos.

    Nota

    Tem de remover a licença da página Utilizadores ativos. Não pode remover a licença da página Caixa de Correio Partilhada porque as licenças são definições de utilizador.

  1. Selecione a caixa de correio partilhada.

  2. No separador Licenças e Aplicações , expanda Licenças e desmarque a caixa da licença que pretende remover.

  3. Selecione Guardar alterações.

  4. Quando regressar à página Utilizadores ativos , o estado da caixa de correio partilhada será Não Licenciado.

  5. Ainda está a pagar a licença. Para deixar de pagar, remova a licença da sua subscrição.

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