Анализ затрат по задачам

Состояние расписания (вовремя ли начинаются и заканчиваются задачи), хотя и считается критическим практически для всех проектов, является только одним из индикаторов общего состояния проекта. Для проектов, которые включают информацию о затратах, другой ключевой индикатор – это отклонение по затратам, показывающее, меньше или больше средств, чем запланировано, уходит на задачи. Затраты по задачам в Project состоят из фиксированных затрат, назначенных задаче, затрат ресурсов, определяемых назначением, или и того и другого. Когда на выполнение задач затрачивается больше или меньше средств, чем запланировано, возникает отклонение по стоимости. Анализ отклонений по затратам позволяет вносить изменения в бюджет для отдельных задач и тем самым избежать превышения общего бюджета проекта.

Хотя задачи и ресурсы (и их затраты) связаны напрямую, анализировать их лучше отдельно друг от друга.

Рассмотрим практический сценарий. Мы выявили общее отклонение по затратам для плана выхода новой книги для детей. Далее мы сосредоточились на отдельных задачах, которые вносят наибольшее отклонение.

Мы проанализируем отклонение по затратам для задач. Начнем с отображения таблицы Затраты .

1. Щелкнем по кнопке Таблицы группы Данные на вкладке Вид и выберем пункт Затраты в раскрывающемся списке.

В представлении Лист задач отобразится таблица Затраты .

В этой таблице указываются базовые затраты, плановые затраты, фактические затраты и отклонение по стоимости для каждой задачи. Отклонение – это разница между базовыми и плановыми затратами. Конечно, затраты не планируются в том же смысле, в котором планируются трудозатраты. Однако затраты на трудовые ресурсы рассчитываются напрямую из плановых трудозатрат.

Задача 0 – это суммарная задача проекта; ее значения затрат – это значения затрат проекта, и они совпадают с теми, что приводятся в диалоговом окне Статистика проекта. Эти значения содержат следующие статьи:

• Текущие затраты – сумма фактических и оставшихся затрат.
• Базовые затраты – плановые затраты проекта на момент сохранения базового плана.
• Фактические затраты – затраты, начисленные к текущему моменту.
• Оставшиеся затраты – разница между текущими и фактическими затратами.

Далее мы сосредоточимся на затратах верхнего уровня.

2. Щелкнем по кнопке Структура группы Данные на вкладке Вид и выберем пункт Уровень 1 в появившемся списке.

Project скроет все подзадачи и вложенные суммарные задачи, оставив видимыми только задачи верхнего уровня.

Посмотрите на столбец Отклонение . Мы видим, что практически все отклонения по стоимости относятся к этапу Верстка (задача 27).

Далее мы воспользуемся фильтрами, чтобы выбрать только задачи с отклонениями по стоимости.

3. Щелкнем по кнопке Структура группы Данные на вкладке Вид и выберем пункт Все подзадачи в раскрывающемся списке.

Project развернет список задач и отобразит все подзадачи.

4. Выберем пункт Другие фильтры в раскрывающемся списке Фильтр группы Данные на вкладке Вид .

5. В диалоговом окне Другие фильтры выберем пункт Затраты сверх бюджета и щелкнем по кнопке Применить .

Программа отфильтрует список задач таким образом, чтобы отобразить только те из них, у которых фактические и запланированные затраты превышают значения базового плана. Просмотрев список задач, мы  увидели, что основную роль в отклонении играют задачи 31 и 32.

Что вызвало отклонение по стоимости задач в проекте по выпуску новой книги? Поскольку затраты проекта практически полностью состоят из стоимости работы ресурсов, мы можем заключить, что для завершения задач к нужному сроку понадобится проделать больший объем работ, чем было запланировано.

Как говорилось ранее, затраты задач и ресурсов тесно связаны; обычно затраты задач в большей своей части или полностью формируются из затрат ресурсов, назначенных задачам.