Инструменты отслеживания хода проекта в Project Server 2013

Статья Алексея Явкина (Компания Бастион-Интегратор), первоначально опубликованная здесь.

В обзоре рассмотрены инструменты, предназначенные для отслеживания изменений проектов в Project Server 2013:

1. Базовые планы
2. Функция «Сравнить проекты» в Project Professional
3. Разработка кастомизированного решения
4. Решение «Монитор изменений» компании Бастион-Интегратор

Зачем анализировать изменения

Для принятия управленческих решений необходима актуальная и достоверная информация о ходе проекта.

• Руководитель проекта должен отслеживать, насколько текущие параметры проекта отклонились от ранее запланированных.
• Заинтересованным лицам может быть интересна динамика показателей проекта (тренд). Как менялась оценка проекта от изначальной, насколько изначальная оценка оказалась точна.
• Проектному офису по завершении проекта нужно понимать, как изменялся проект во времени, и чем эти изменения были вызваны. Результаты такого анализа называются «извлеченные уроки» или «база знаний». Такие знания являются ценным активом. Их использование позволяет организации, выполняя новые проекты, не «наступать на старые грабли».

Эти примеры говорят о том, что для понимания динамики проекта необходима не только текущая информация, но его предыстория.

Если организация для ведения проектов использует информационную систему Microsoft Project Server, то целесообразно использовать эту же систему для накопления и анализа исторической информации по проектной деятельности.

Следует понимать, что Project Server 2013 не накапливает историю изменения проектных данных, а хранит лишь данные, актуальные на текущий момент времени. Тем не менее, инструменты, позволяющие анализировать изменения проектных данных в Project Server существуют.

Инструменты отслеживания изменений проектов в Microsoft Project Server 2013

В этой статье рассмотрены инструменты, предназначенные для отслеживания изменений проектов в Project Server 2013. Их применимость, преимущества и ограничения.

1. Базовые планы
2. Функция «Сравнить проекты» в Project Professional
3. Разработка кастомизированного решения
4. Решение «Монитор изменений» компании Бастион-Интегратор

1. Базовые планы

Базовый план – это сохраненный снимок ключевых параметров проекта. Базовые планы удобно использовать для отслеживания изменений отдельного проекта между некоторыми ключевыми событиями. Например, как изменились показатели проекта относительно утвержденного плана.

Можно сохранить базовый план по всему проекту, либо только по отдельным работам. Project позволяет вручную изменять отдельные данные (поля) в базовом плане. Например, можно вручную изменить «базовое окончание» конкретной работы.

При использовании Project Server или Project Online можно настроить разграничение прав на сохранение базовых планов. Например, руководителю проекта доступен свой набор базовых планов, а проектному офису — свой. Информация из базовых планов используются для построения отчетов о ходе проекта, а также при расчете показателей освоенного объема.

Преимущества базовых планов

Базовые планы сохраняются непосредственно в проекте.  Вы можете выгрузить проект из Project Server, сохранить его в виде MPP-файла и забрать с собой. При этом проект будет содержать все ранее сохраненные базовые планы.

Можно отображать базовые планы в представлениях проекта и на диаграмме Ганта . Функционал базовых планов интегрирован в Project. Благодаря этому можно выводить базовые планы непосредственно в представления данных проекта и на диаграмму Ганта. Например, в Project есть стандартное представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием», которое графически показывает отклонение текущих сроков от базовых. Можно отображать одновременно несколько наборов базовых планов в одном представлении проекта. Это эффективно для визуализации хода проекта и презентации заинтересованным лицам.

Ограничения базовых планов

Количество возможных базовых планов ограничено . Одновременно можно хранить не более 11 базовых планов. Это исключает возможность использования базовых планов для отслеживания всех (или частых) изменений проекта. Из-за этого базовые планы применяться для отслеживания проекта только по ключевым событиям.

В базовом плане не сохраняется полная информация по проекту . В базовый план сохраняются снимки только ключевых (по мнению разработчиков Project) параметров проекта. В частности, в базовый план не сохраняются значения настраиваемых пользовательских полей. Из-за этого вы не сможете отслеживать изменения значений в настраиваемых полях. Например, не увидите, как изменялось поле «Здоровье проекта» или кто был куратором проекта на момент утверждения плана.

Базовые данные не защищены от удаления . Данные в базовом плане сохраняются в привязке к задачам проекта. Если удалить задачу из плана, то базовый план по этой задаче удалится вместе с ней. Это может приводить к путанице и исключает использование базовых планов для ведения «аудиторского следа».

Формирование базовых планов не автоматизировано и выполняется в ручном режиме . В Project доступно только ручное сохранение базового плана. Это делает данные в системе зависимыми от «человеческого фактора». Например, из-за забывчивости может отсутствовать предусмотренный регламентом базовый план, что приведет к некорректным отчетам. Штатными средствами невозможно обеспечить синхронное создание базовых планов сразу по нескольким проектам для последующего анализа динамики портфеля. Автоматизация сохранения базовых планов возможна, но требует применения внешних решений или собственной разработки.

2. Функция «Сравнить проекты» в Project Professional

В настольное приложение Project Professional встроена функция «Сравнить проекты», которая позволяет сравнить выбранный проект с его ранее сохраненной версией и отобразить различия в виде отчета.

Преимущества функции «Сравнить проекты»

Подробная информация о сравнении двух планов . При сравнении двух проектных планов с помощью функции «Сравнить проекты» Project формирует детальный отчет о сравнении, позволяющий выявлять изменения в проектных данных. Позволяет выявлять изменения значений пользовательских полей и изменения в структуре работ проекта.

Ограничения функции «Сравнить проекты»

Версии проекта нужно предварительно сохранять вручную . Чтобы иметь возможно сравнить проект со его предыдущей версией, необходимо предварительно вручную сохранить проект как версию (сохранить проект под отдельным именем как версию). Это трудоемко и подвержено ошибкам.

Функция «Сравнить проекты» доступна только в настольном приложении Project Professional. Функция сравнения проектов доступна только в настольном приложении («толстом клиенте») Project и не доступна в веб-клиенте Project Web App. Чтобы сравнивать версии проектов необходимо наличие на ПК установленного Project.

3. Разработка кастомизированного решения

Project Server представляет собой платформу, которая допускает расширение функционала путем разработки кастомизированных решений.

Один из путей реализации хранилища исторической информации по проектам – разработка специальной исторической базы данных, в которой аккумулируется история изменений проектных данных, необходимых для построения аналитических отчётов. Потребуется разработать специальный сервис, который по расписанию будет копировать требуемые данные из стандартной БД Project Server Reporting в историческую базу данных, дополняя их информацией о времени и номере версии. Потребуется разработка отчетов, отображающих изменения данных по проектам, из исторической базы данных. В качестве средства построения отчетов может использоваться SQL Server Reporting Services (SSRS), Excel Services либо другая технология.

Преимущества разработки кастомизированного решения

Гибкость . При наличии специалистов требуемой квалификации (либо при привлечении компетентного подрядчика) возможна разработка кастомизированного решения для фиксации и анализа исторических данных по проектам, наиболее полно соответствующего требованиям организации.

Ограничения разработки кастомизированного решения

Затраты на разработку и риски . Для реализации надежного механизма накопления и анализа изменений потребуются высококвалифицированные специалисты, что приведет к затратам на проектирование и разработку решения.

Затраты на сопровождение . Изменения настраиваемых полей проекта в Project Server приведет к изменению схемы данных в базе данных Project Server Reporting, что потребует привлечения специалистов для обновления кастомизированного решения. Необходимы постоянные затраты на поддержку и обслуживание кастомизированного решения. Альтернатива – разработка универсального решения, что потребует существенно больших трудозатрат и несет в себе дополнительные риски.

4. Решение «Монитор изменений» компании Бастион-Интегратор

Решение «Монитор изменений» компании Бастион-Интегратор интегрируется в Microsoft Project Server 2013 и добавляет полноценную поддержку версий проектных планов (версионность). Монитор изменений автоматически отслеживает и сохраняет любые изменения в проектных данных и накапливает эту информацию для последующего анализа. Можно отслеживать изменения, вносимые в план на протяжении жизненного цикла проекта, в том числе и в ходе согласования плана заинтересованными лицами.

Версии проекта сохраняются автоматически, быстро и незаметно для пользователя. Историческая информация сохраняется в базе данных и надежна защищена от несанкционированного доступа и изменения.

Решение поставляется с готовыми средствами анализа изменений и извлечения знаний. Монитор изменений позволяет анализировать динамику ключевых параметров проекта и строить по ним тренды. Например, оценить, как изменялась оценка бюджета на протяжении жизненного цикла проекта. Заинтересованные лица смогут ознакомиться с предшествующими планами управления и их результативностью. Это поможет в планировании действий как по текущим, так и по новым проектам организации.

Преимущества решения «Монитор изменений»

Количество сохраненных версий проекта не ограничено . В отличие от базовых планов, Монитор изменений сохраняет полные снимки проектных данных. Количество таких снимков (версий проекта) не ограничено. Можно просматривать данные в сохраненных версиях проектов, создавать новые версии и удалять существующие.

В версию проекта сохранятся полная информация по проекту . В отличие от сохранения базового плана, Монитор изменений сохраняет не только ключевые данные, но и план проекта целиком, включая пользовательские поля, повременные данные и даже данные, удаленные из проекта. Можно посмотреть изменения между любыми версиями проекта и выявить, кто, что и когда поменял. Имеется возможность ведения «аудиторского следа».

Изменения проектов сохраняются автоматически . При каждом изменении проекта автоматически создается его новая версия, доступная для последующего просмотра и анализа. Монитор изменений позволяет настроить Project Server на автоматическое создание новой версии проекта каждый раз при наступлении заданных событий. Например, при каждом сохранении проекта будет создаваться версия с промежуточным номером, а при каждой публикации — версия с основным номером. Монитор изменений может фиксировать состояние проекта в точках принятия решений, а также при переходе проекта на очередную стадию жизненного цикла или прохождение ворот в процессе Stage-Gate.

Можно восстановить проект из любой версии . Так как версия проекта представляет собой полный снимок проектных данных, Монитор изменений позволяет восстановить план проекта к любой ранее сохраненной версии. При этом план проекта будет полностью восстановлен на момент сохранения выбранной версии.

Вывод

Несмотря на имеющиеся ограничения MS Project Server, есть инструменты, которые позволяют использовать эту систему для накопления и анализа исторической информации по проектам – как базу знаний по проектной деятельности организации.

Чтобы отслеживать данные по ключевым событиям для отдельных проектов можно воспользоваться встроенными в Project функциями.

Для построения полноценной системы накопления и анализа исторической информации по проектам можно прибегнуть к разработке кастомизированного решения, либо воспользоваться готовым решением «Монитор изменений» компании Бастион-Интегратор.