Теория планирования ресурсов в Microsoft Project
Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная здесь.
В статье рассматривается методология планирования ресурсов в Microsoft Project.
Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение с реальностью
После создания предварительного календарного плана необходимо переходить к ресурсному планированию, чтобы определить:
- Конкретных исполнителей задач;
- Ответственных за достижение результата;
- Длительность задачи с учетом возможной ограниченной доступности ресурсов.
- Потребность в материалах, оборудовании, деньгах в тот или иной период исполнения проекта;
- Календарный график с учетом ограничений (недостаточности) ресурсов.
Под ресурсами в Microsoft Project понимаются люди, машины, механизмы, оборудование, материалы, затраты/доходы и поддерживаются три типа ресурсов:
1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта. Через тип «трудовой» вы должны моделировать те ресурсы, по которым нужно учитывать их загрузку/перегрузку, достаточность или недостаточность, например, загрузку десяти рабочих. Так, если у вас доступно только десять рабочих, а в проекте нужно пятнадцать рабочих, Microsoft Project покажет, когда не хватает того или иного количества рабочих.
Трудовые ресурсы влияют на длительность задач.
2. Материальные ресурсы используются для моделирования материалов, необходимых для создания результата проекта. Также:
a. Через данный тип моделируются подрядчики, если вас в проекте не интересует, сколько людей конкретного подрядчика будет выполнять ту или иную работу.
b. Через материальный тип ресурса моделируются также статьи затрат, если нужно учитывать их списание в единицу времени, например, аренда крана стоит 500 грн. в час.
c. Через материальные ресурсы моделируются статьи в случае, если оплата идет в валюте, отличной от валюты проекта, например, закупка лифта в долларах.
d. Через материальный тип моделируются доходы или поступления в проект, так как у материального типа ресурса можно задавать значение его стоимости равным, например, минус один (-1).
e. Через данный тип ресурса, можно моделировать трудовые ресурсы, если вам не нужно, чтобы длительность задач менялась, и вы хотите вести ежедневный учет ресурсов (Возможно спорный пункт, но он не догма и не аксиома, ведь, например, Microsoft Project умеет считать количество трудовых ресурсов на задаче, но не позволяет вводить требуемое количество на каждый день, а материальный тип это позволяет).
f. Физические объемы (м3, м2, тонны) работ моделируются через данный тип.
3. Затратные ресурсы.
Методология планирования трудовых ресурсов
Люди, машины и оборудование необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:
- Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;
- Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько нужно единиц конкретного ресурса для выполнения работы.
Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник ее отдела кадров, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Последний же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.
Перечень механизмов и их стоимости в час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.
Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:
1. Адресной книге Microsoft Outlook (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…), Рисунок 1;
Рисунок 1. Создание ресурса в Microsoft Project из адресной книги Outlook
2. Active Directory (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory»);
3. Пуле ресурсов (закладка «Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…»).
Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.
4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Project Server 2013 или Project Online.
Соответственно, если вы работает с Project Server 2013 или Project Online, то ресурсы, хранящиеся в базах данных продуктов, называются корпоративными, а те, которые существуют только в вашем файле проекта, называются локальными.
Рисунок 2. Добавление ресурсов из адресной книги или Active Directory
Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название, и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой, или Материальный, или Затраты), Рисунок 3.
Если вам необходимо добавить ресурсы из адресной книги или Active Directory, нужно нажать на кнопку «Добавить ресурсы» и выбрать нужный пункт.
Рисунок 3. Типы ресурсов
Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:
1. Универсальным. Данные ресурсы, Рисунок 3, используются для определения требований к персоналу для проекта, например, к плотникам и разработчикам. Так очень часто, в долгосрочных проектах, заранее неизвестно, какая конкретно личность необходима для выполнения конкретной задачи. Поэтому сначала определяется потребность через универсальные ресурсы, т.е. для исполнения задачи «Написание кода», которая в плане через три месяца, необходима не конкретно всеми любимая Нюра Пахомова, а программист C# с опытом работы более 3 лет.
Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server или Project Online) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server или Project Online, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист «Страуструп Бьерн», у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Project Server или Project Online) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Project Professional 2013 к Project Server 2013 или Project Online).
После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами.
Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Project Server, так как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам.
Планирование через универсальные ресурсы позволит, особенно, если в вашей компании есть достаточное количество персонала, которое может выполнять одинаковую работу (10 юристов или 5 маркетологов), уйти от личностного фактора, когда руководители проектов стремятся набрать «удобных» им сотрудников, что естественно может привести к перегрузке «удобных» и недогрузке «неудобных».
2. Бюджетным. Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на проект бюджета, т.е. позволяют руководителю проекта указать, сколько у него есть доступных средств, чтобы сравнить с той потребностью, которая нужна для реализации проекта.
Например, у вас есть бюджет на материалы в размере 350 тыс. грн. Исходя из потребности в материалах в проекте, Microsoft Project рассчитает, что для реализации проекта, нужно на материалы потратить 323,6 тыс. грн. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую сумму, можно будет увидеть разницу, Рисунок 4.
На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только на суммарную задачу проекта.
Рисунок 4. Сравнение бюджета с реальной потребностью
Кроме того, у каждого типа ресурсов, может быть два варианта резервирования (выделенный или предложенный):
- Выделенный (вариант резервирования по умолчанию) – вариант резервирования ресурсов. Выделенный тип резервирования обозначает, что в случае назначения ресурса на задачу, его загрузка, время и часы, необходимые для выполнения работы, будут учитываться при анализе общей доступности и загрузке ресурса. Данный тип резервирования используется в случае, если вы точно уверены, что именно конкретный ресурс будет выполнять данную работу.
Если вы работаете с Project Server 2013 или Project Online, то при назначении выделенного ресурса на задачу и публикации проекта (п. 10.3), данный выделенный ресурс сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.
- Предложенный – вариант резервирования ресурса, используется на этапе планирования проекта, когда вы еще не уверены в том, будет ли данный ресурс выполнять работы в вашем проекте или нет. Назначение ресурса с вариантом резервирования «предложенный» не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. По предложенным ресурсам не делается выравнивание ресурсов.
При работе с Project Server 2013 или Project Online, при назначении предложенного ресурса на задачу и публикации проекта, данный ресурс не сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.
Так, Рисунок 5, на графике загрузке выделенного ресурса, Вауса Клурмана, его перегрузка выделенная красным цветом, а перегрузка предложенного ресурса, Гоба Белдофа, перегрузка показывается стандартным цветом, настроенным для неперегруженных ресурсов.
Рисунок 5. Выделенные и предложенные ресурсы
Редактирование свойств ресурсов
Чтобы изменить свойства того или иного ресурса (название, стоимость, доступность), можно, или:
- Щелкнуть на нем левой кнопкой мыши, или;
- Щелкнуть на нем правой кнопкой мышки и в меню выбрать «Сведения», или;
- На закладке «Ресурс» нажать на кнопку «Сведения».
На закладке «Общие» вы можете задать:
- Название ресурса;
- Его электронную почту и имя учетной записи (только для трудовых ресурсов);
- Тип резервирования (выделенный или предложенный);
- Краткое название;
- Группу, т.е. к какой группе ресурсов, будет относиться тот или иной ресурс (ИТР, Рабочие и пр.). Данные группы создаются пользователем;
- Код, для стыковки с разными системами;
- Тип (трудовой, материальный или затраты);
- Единицу измерения материалов для материальных ресурсов;
- Вид ресурса (универсальный или нет, бюджетный или нет), Рисунок 6;
- Календарь ресурса (рабочие часы, исключения, отпуск), Рисунок 7;
- Доступность ресурса, Рисунок 8. Например, если есть два крана, то в случае планово-предупредительного ремонта (ППР) одного из них, в области «Доступность ресурса» нужно указать диапазон, когда будет доступен только один кран.
Рисунок 6. Сведения о ресурсе. Закладка «Общие»
Рисунок 7. Настройка отпуска в календаре ресурса
Рисунок 8. Моделирование доступности
В окне «Сведения» на закладке «Затраты» содержится информация, связанная со стоимостью ресурса, Рисунок 9.
Рисунок 9. Сведения о ресурсе. Закладка «Затраты»
Если вам необходимо в проекте предусмотреть изменение стандартной ставки во времени, необходимо выбрать дату действия текущей ставки и указать новую ставку, которая будет действительна с новой даты действия.
Например, если у Вас стандартная ставка «Архитектора» с первого мая вырастет на 10%, нужно ввести дату действия новой ставки «01.05.11» и процент изменения ставки «10%». Если вы не введете дату действия, а только процент изменения, то дата действия новой ставки будет равна текущей датой. Введя «-10%» вы уменьшите стандартную ставку на 10%
В поле «Ставка сверхурочных» вы указываете ту сумму денег, которую собираетесь платить ресурсам за переработки. Важно понимать, что если у вас восьмичасовый рабочий день, а ресурс отработает в день 10 часов, то сверхурочные два часа система автоматически не впишет как переработку. Вам нужно будет, при внесении фактической информации по задаче, самостоятельно в поле «Фактические сверхурочные трудозатраты» указать, сколько сверхурочно отработал тот или иной ресурс.
В поле «Затраты на использование» указывается та сумма, которую нужно заплатить за привлечение ресурса, например, кроме того, что нужно оплачивать стоимость часа работы того крана, нужно оплатить стоимость его подачи.
Как правило, стандартная ставка указывается как стоимость часа работы. Можно также указывать в поле «Стандартная ставка» стоимость недели или месяца работы. Но месяц, с точки зрения Microsoft Project, это, как правило, 20 рабочих дней, и если в месяце у вас будет 22 рабочих дня, то для ресурса, стандартная ставка которого указана как «20 000 грн/мес.», его стоимость будет автоматически пересчитана под количество рабочих дней в месяце, Рисунок 10.
Рисунок 10. Перерасчет стоимости ресурса при указании стандартной ставки в месяц
Также для каждого ресурса можно задать пять различных норм затрат. Таблица норм затрат – набор сведений о нормах и ставках для ресурса, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые затраты на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие. Например «Каменщик» за кладку на высоте до трех метров над землей может получать ставку 45 грн/ч, а за работу на высоте свыше трех метров может получать ставку 50 грн/ч.
Кроме того, в Microsoft Project предусматривает три способа начисления плановых затрат на ресурс и отнесения фактических затрат на проект:
- В начале (затраты начисляются в начале задачи);
- В конце (затраты начисляются в конце задачи);
- Пропорционально (затраты распределяются пропорционально в процессе выполнения задачи), Рисунок 11.
Рисунок 11. Варианты списания/начисления затрат
На закладке «Заметки», Рисунок 12, можно:
- Вписать необходимую информацию о ресурсе;
- Присоединить объект / документ.
Любые причины изменения, например, в размере заработной платы, должны фиксироваться на закладке «Заметки». Хотя если честно, можно тронуться в поисках той или иной информации в заметках у сотни ресурсов
Вместо присоединения документов (OLEG) лучше всего указывать ссылку на тот или иной документ.
Рисунок 12. Сведения о ресурсе. Закладка «Заметки»
На закладке «Настраиваемые поля» отображается список настраиваемых полей, ассоциированных с ресурсом, а в случае подключения к Microsoft Project Server — и корпоративных полей.
Рисунок 13. Сведения о ресурсе. Закладка «Настраиваемые поля»
Кроме всех вышеперечисленных полей в листе ресурсов, наиболее важным полем для трудовых ресурсов является поле «Макс. Единиц», в котором указывается:
- Или списочное количество рабочих, т.е. сколько есть в штате (например, 10 каменщиков);
- Или, если человек один, он может указать, на сколько он готов заниматься проектами. Так если напротив человека будет указано 0,5 или 50% в зависимости от настроек, то это значит, что он сможет уделять вниманию задачам проекта половину своего времени, например, 4 часа в день из восьмичасового календаря, Рисунок 14.
Рисунок 14. Максимальная доступность ресурса
Методология планирования материальных ресурсов
Формирование перечня материальных ресурсов (материалов) даст возможность, назначив материалы на задачи, определить потребность в материалах, распределенную во времени, а также узнать стоимость каждого материала и стоимость всех материалов.
Перечень материальных ресурсов формируется в представлении «Лист ресурсов». Для материальных ресурсов выбирается тип «Материальный».
Источником информации для наполнения перечня материалов может служить сметный, производственно-технический отдел (подразделение, определяющее потребность в материалах для того или иного проекта) или отдел снабжения (подразделение, ответственное за поставки материалов и оборудования в компании). Отдел снабжения обязан также предоставлять ответственному за ведение плана-графика проекта в Microsoft Project информацию для обновления информации о материалах, если изменяются цены или появляются новые материалы.
Для того чтобы быстро материальным ресурсам присвоить тип «Материальный», нужно первому в списке материалу присвоить тип «Материальный», выделить трудовые типы материалов, щёлкнуть правой кнопки мыши на типе первого материала и в меню выбрать «Заполнить вниз», Рисунок 15.
Рисунок 15. Задание типа через функцию «Заполнить вниз»
Отличиями свойств материального ресурса от свойств трудового ресурса являются:
- Возможность указания единицы измерения материалов (тыс. шт., мп, тонн и пр.);
- В колонке «Стандартная ставка» указывается стоимость единицы материала, Рисунок 16.
Рисунок 16. Редактирование свойств ресурса типа «Материалы»
Стандартная ставка как для материального, так и трудового ресурса может быть указана с отрицательным значением. Эта возможность используется для моделирования поступления денег в проект, взаиморасчетов, штрафов и пр.
Методология планирования затратных ресурсов
В Microsoft Project под затратным ресурсом понимаются независимые затраты (не зависят от длительности задачи / проекта) которые нужно связать с задачей проекта или проектом (например, стоимость авиабилета).
Но для моделирования затрат, которые зависят от длительности задач или проекта, такой вид ресурса не подходит.
Также затратный ресурс не позволяет моделировать изменение затрат во времени, мультивалютность проекта, поступление денег в проект (прибыль). Для моделирования всего этого я использую материальные ресурсы.
Рисунок 17. Редактирование свойств ресурса типа «Затраты»
Отличиями свойств затратного ресурса от других является то, что нет возможности ни указать его единицу измерения, ни стоимость единицы ресурса, Рисунок 17.
Comments
- Anonymous
January 01, 2003
Всё равно. Интересно. - Anonymous
October 16, 2014
Интересно. - Anonymous
October 17, 2014
статья Алексея Просницкого - Anonymous
April 18, 2016
А можно ли привязать к универсальному ресурсу все связанные с ним реальные ресурсы таким образом чтобы можно было бы просматривать их общую доступность. Например, назначили на универсальный ресурс 80 часов в неделю, а реальный ресурс один с трудоемкостью 40. В графике ресурсов в этом случае должно отображаться перезагрузка на 40 часов, а если было бы 2 реально связанных с универсальным ресурсом ресурса(масло масленное), то перегруза быть не должно - Anonymous
April 14, 2017
Подскажите пожайлуста, как создать ресурс для которого нужно знать не цену, а сколько потратили за время исполнение задачи (например , станок за час рботы портебляет 13кВт електроенергии, задача выполнется на данном станке к примеру 2 час, нужно посчитать не цену електроенергии, а прото скольо кВт мы затратили на выполнение задачи)?