Microsoft Project в проектных организациях. Сценарии и инструменты
Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная здесь.
Данная статья посвящена рабочим процессам планирования и исполнения работ по проектам в проектных институтах и инструментам для автоматизации этих процессов (Microsoft Project Server / Microsoft Project Pro + PlanBridge).
Рабочий процесс планирования работ по проекту в проектной организации выглядит примерно так, как показано на Рисунке 1.
Рисунок 1. Возможный рабочий процесс планирования проекта в проектной организации*
Примечание 1 – При детализации план-графика проекта и назначении ответственных, рекомендуется проводить оценку не только по длительности этапов и задач, но и по трудоемкости, сохраняя естественно каждый раз базовый план (копируя его), чтобы можно было провести анализ оценок.
Примечание 2 - Конечно, в каждой проектной организации схема взаимодействия может быть отличной от приведенной. Например, длительность разработки одного раздела, определяется за 1 раз, если это только не суперсложный проект, которых в общем объеме очень мало.
Как видно из Рисунка 1, планирование проекта может происходить не одним человеком, а несколькими.
Также стоит обратить внимание на то, что работы по детализации этапов могут вестись параллельно начальниками отделов, и потом, до задач, начальниками групп.
На Рисунке 2 изображен возможный рабочий процесс отчетности и отслеживания проекта.
Рисунок 2. Рабочий процесс отслеживания проекта
Сейчас мы рассмотрим, можно ли в Microsoft Project Professional и Microsoft Project Server/Online планировать и отслеживать проекты согласно вышеприведенным бизнес-процессам в проектных организациях.
Microsoft Project Professional
«Голый» Microsoft Project Professional или как его задумал Microsoft
В Microsoft Project Professional, в том виде, в каком он представлен на рынке, нет возможности ни одновременного планирования (детализации) работ (см. Рисунок 1), ни возможности автоматизировать рассылку и сбор отчетности об исполнении от исполнителей ( Рисунок 2). Т.е. работать с план-графиком проекта будет только один человек, и он самостоятельно будет собирать отчетность от исполнителей и заносить ее в проект.
Что делать?
Microsoft Project Professional + PlanBridge
PlanBridge - дополнение (add-in) к Microsoft Project, снимающее многие ограничения Microsoft Project Professional.
C помощью PlanBridge, ГИП или администратор проекта, может выслать фрагмент файла проекта, Рисунок 3, начальникам отделов, ответственным за определенный этап работ по проекту.
Рисунок 3. План-график проекта с директивными сроками разработки
Фрагмент файла проекта импортируется в Microsoft Excel (обменная книга Excel), что удобно, так как Microsoft Excel практически все знают, и не нужно дополнительно учить пользователей новому продукту.
Получив информацию с данными по проекту, начальники отделов могут одновременно, используя Microsoft Excel, детализировать этапы, назначить начальников групп, Рисунок 4, и отправить назад ГИПу или администратору.
Рисунок 4. Заполненная книга Microsoft Excel с детализацией и назначением начальников групп
Распределение общего объема работы по отделам может происходить в следующих вариантах.
А) Если в структуре института только один отдел, занимающийся распределением объемов работ (например, электрикой), то работа автоматически достается им, или, например, субподрядчику. В этом случае также можно воспользоваться чудесным функционалом PlanBrige (см. ниже), который не требует от исполнителя умения работать в Microsoft Project Professional.
Б) В институте может быть несколько условно-конкурирующих подразделений, которые выполняют схожие объемы работ. Например, «Архитектурная мастерская №7», «Архитектурная мастерская №9». И те, и другие могут разработать раздел АР, а кому из них достанется, – скорее всего тоже решает руководство организации и проекта. Если у института своих ресурсов нет, то ГИП может участвовать в выборе подрядчика.
Полученные обменные книги Microsoft Excel загружаются в план-график проекта, Рисунок 5. При желании можно сохранить базовый план с предварительными оценками.
Рисунок 5. Детализированный план-график проекта (фрагмент)
Следующий шаг - это подготовка и рассылка обменной книги для детализации начальниками групп до проектировщиков (исполнителей), и назначение их на задачу, Рисунок 6.
Рисунок 6. Настройка PlanBridge для детализации план-графика работ
Полученные обменные книги начальники групп могут детализировать до проектировщиков/исполнителей, и назначить их на задачи, Рисунок 7.
Рисунок 7. Детализация до узлов и назначение исполнителей
После загрузки полученной информации о задачах и исполнителях, Рисунок 8, можно построить отчет с оценками трудоемкости, проведенными ГИПом, начальниками отделов и начальниками групп, Рисунок 9 (это стандартный функционалJ).
Рисунок 8. План-график работ, детализированный до задач и исполнителей
Рисунок 9. Отчет с разными оценками по трудоемкости работ
Когда закончена детализация, ГИП или администратор проекта может рассылать обменные книги по исполнителям для сбора отчетности о фактически потраченных часах. Исполнители раз в неделю, в пятницу, например, заполняют (в формате расписаний, timesheets), Рисунок 10, и отправляют ГИПу или администратору проекта для загрузки фактических данных в проект, Рисунок 11.
Рисунок 10. Табель исполнителя
Полученные табели загружаются в план-график проекта, Рисунок 11, после чего проводится план-фактный анализ и снова рассылка табелей исполнителям для заполнения.
Рисунок 11. План-график проекта с внесенной фактической информацией
Преимущества интеграции Microsoft Project и PlanBridge:
- Простота настроек.
- Простота администрирования программного комплекса.
- Быстро разворачивается на штат сотрудников до 50 человек.
- Одновременная работа с план-графиком проекта нескольких пользователей через книги Microsoft Excel.
- Малая стоимость решения (одна лицензия PlanBridge стоит чуть меньше 400 USD).
- Нет необходимости проводить обучение работе с Microsoft Project.
Недостатки связки Microsoft Project и PlanBridge:
- Сложность поддержки связки для большого штата проектировщиков (более 50).
- Невозможность одновременной загрузки присланных книг Excel от ответственных или исполнителей.
Microsoft Project Online
«Голый» Microsoft Project Online или как его задумал Microsoft
В Microsoft Project Online есть возможность предоставить доступ на редактирование графика проекта нескольким пользователям, но это естественно может повлечь такую неразбериху при процессе отслеживания изменений в файле, что впору сразу вспомнить отрывок из мультфильма про Простоквашино, когда главные герои писали письмо, и у одного лохматость повысилась, а у второго хвост отпал. Кроме того, пользователи которым предоставили доступ на редактирование, не смогут одновременно работать в файле проекта (см. требования бизнес-процесса на Рисунке 1).
Такой сценарий одновременной работы в стандартном Microsoft Project Server/Online просто не предусмотрен.
Кроме того, в Microsoft Project Online для того, чтобы можно было осуществлять назначение исполнителей, необходимо их всех добавить в команду проекта. Т.е. если в проектной организации работает, например, двести человек, то необходимо всех двухсот добавлять в команду проекта, что по сути неудобно.
Рабочий процесс отслеживания проекта ( Рисунок 2) вполне можно выполнить стандартными средствами Microsoft Project Online, при условии специальной настройки групп и категорий безопасности для двухшагового утверждения расписаний.
Microsoft Project Online + …
Кастомизация Microsoft Project Online особо не предусмотрена, поэтому или меняйте рабочие процессы или продукт.
Microsoft Project Server
«Голый» Microsoft Project Server или как его задумал Microsoft
Microsoft Project Server по сути задуман как конструктор, из которого путем кастомизации можно создавать любые решения под любые сценарии Заказчика.
Во всем остальном, все что касается «голого» Microsoft Project Online, касается и Microsoft Project Server, так что не будем повторяться, а перейдем сразу к следующему пункту.
Microsoft Project Online + Модуль совместной детализации
Модуль совместной детализации разработан, как и PlanBridge, компанией Brise, и предназначен для одновременного доступа и работы начальников отделов и начальников групп к разным частям одних и тех же календарно-сетевых графиков с целью их детализации и назначения ресурсов.
Модуль совместной детализации представляет из себя надстройку над стандартным функционалом Microsoft Project Server 2010/2013 и дополнительно позволяет:
- Отображать в PWA отдельные задачи, на которые назначен пользователь (начальник отдела), или его подчиненные, определяемые по СДРес.
- Удалять, изменять и добавлять задачи нижнего уровня внутри задачи, на которую назначен начальник отдела, благодаря чему можно формировать структурную декомпозицию работ «сверху вниз» группой из нескольких пользователей, Рисунок 12.
Рисунок 12. Детализация план-графика проекта
- Редактировать сроки детализирующих задач с соблюдением директивных сроков детализируемой задачи.
- Изменять полей задач нижнего уровня, различных типов (текст, число, дата, флаг, таблица подстановки).
- "Разносить" в поля детализирующих задач показатели, директивно заданного в поле задачи вышестоящего уровня. Например, это может быть бюджет какой-то группы работ.
Преимущества модуля совместной детализации:
- Поддержка процессов и сценариев работы в проектных организациях.
- Возможность дополнительной кастомизации под потребности Заказчика.
- Возможность использования в больших проектных организациях.
Недостатки модуля совместной детализации:
- Более сложная настройка и поддержка, чем связка Microsoft Project и PlanBridge.
- Более высокая стоимость (от 10 тыс. USD).
Более подробно о модуле детализации можно ознакомиться по ссылке.
Если вас заинтересовали решения для проектных институтов, вы можете обратиться к (https://leoconsulting.com.ua/company/contacts).