Ruumikalendrite nimekirja grupid

Eelmises artiklite seerias sai vaadatud ressursikalendreid (vt Ressursikalendrid: Osa 1/3, Osa 2/3 ja Osa 3/3) ja kuidas teha koosolekut kaasates sellega mingi ressursi. Tihti on aga küllalt keeruline leida õiget ja vaba ressurssi oma koosoleku läbiviimiseks. Exchange Server 2010-ga on uus võimalus lihtsamini leida vaba ruumi paljude ruumide hulgast.

Näiteks järgmine olukord. On olukord, kus firma on mitmel korrusel (või isegi majas) ja igal korrusel on mitmeid koosoleku ruume. Kuivõrd igal ruumil on ka Exchange serverile tehtud omaette ruumi ressursikalender, siis koosoleku tegemisel peame leidama vaba ruumi või aja, millal koosolek saaks läbi viidud. Meid ei huvita, mis korrusel see on – peaasi, et see oleks vaba. Vanemate versioonidega oli ainuke võimalus see, kui võtsime palju ruume endale külge, ning kasutades Scheduling Assistant vaadet leida mingi ruum vaba ajaga ja ülejäänud ruumid deselekteerida. Exchange Server 2010-ga saame selle tegevuse lihtsamaks läbiviimiseks luua ruumikalendrite nimekirja grupid (Room List Distribution Group).

Alljärgneval pildil on näha olukorda, kus on 2 korrust, esimesel 4 ruumi ja teisel 3 ruumi.

Ruumide nimekirja gruppide tegemiseks tuleb teha järgmised sammud:

1. Loome tavalisel moel EMC abil 2 distributsioonigruppi, paneme neile nimedeks näiteks “1 floor rooms” ja “2 floor rooms”. Võib ka PowerShellis teha, niimoodi saame kohe sammud 1 ja 2 kokku viia.

2. Järgmise sammuna konverteerime tehtud grupid ruumikalendrite nimekirja grupiks, seda saab teha ainult PowerShell keskkonnas. Konverteerida saab ainult neid gruppe, mille liikmeteks ei ole mitte-ruumi ressursikalendrid, kasutajad või grupid:

   Set-DistributionGroup -Identity "1 floor rooms" –RoomList

   Set-DistributionGroup -Identity "2 floor rooms" –RoomList

3. Viimaseks sammuks on lisada õige ruumi ressursikalender õigesse gruppi . Jällegi saame lisada nendesse gruppidesse ainult ruume, mitte varustust ega teisi gruppe või kasutajaid.

Nüüd on meil ruumikalendrite nimekirja grupid valmis. Antud nimekirja oskab kasutada Outlook 2010, kahjuks ei oska seda ka OWA (vähemalt mitte veel). Vaatame, kuidas nüüd koosoleku tegemisel vaba ruumi leidmine välja näeb:

Kõige ülemine punane nool näitab Room Finder selekteerimist, mis hetkel ongi valitud (paremal ääres on Room Finder tegumiriba). Ülevalt teine punane nool näitab kohta, kust saab valida ruumi nimekirju, ehk siis antud juhul “1 floor rooms” ja “2 floor rooms” . Siit valime konkreetse nimekirja peale mida näidatakse ainult selle nimekirja ruume kolmanda noolega näidatud osas. Neljas punane nool näitab seejärel vabasid aegasid arvestades koosoleku pikkust (Start time ja End time vahe). Kui me 3 või 4 osa pealt valime kas ruumi või aja, siis lisatakse see vasakul sinise noolega näidatud Location väljale.

Teeme näiteks nimekirja valikust “1 floor rooms” valiku. Koosoleku pikkuseks on hetkel valitud 30 min, siis pakutakse meile sobivaid aegu. Valime sealt näiteks 4:30 PM – 5:00 PM. Selle peale pakutakse vabade ruumide loetelus 2 ruumi: room 1 ja room 2.

Muutes koosoleku pikkuse 1 tunni pikkuseks, siis muutub ka soovitatud ajad ja vabade ruumide arv. Valime ajavahemikuks 4:00 PM – 5:00 PM. Nüüd on vaba ainult üks ruum:

Sellisel moel muutub vägagi lihtsaks suure arvu ruumide hulgast leida vaba ruumi, eriti kui organisatsioon on suur.

Comments

• Anonymous
  January 01, 2003
  Suur tänu!

• Anonymous
  December 14, 2010
  See on nüüd küll üks väga hea näpunäide. Mäletan, et rääksisme sellest kursusel aga seal oli ka muud tarviliku infot väga palju.:) Tänud ja jõudu!