O que é a gestão contabilística da cloud?

A nuvem muda a forma como a TI contabiliza os custos, conforme descrito em Criar um modelo financeiro para a transformação da nuvem. Vários modelos de contabilidade de TI são muito mais fáceis de suportar devido à forma como a nuvem aloca custos. Por isso, é importante entender como contabilizar os custos da nuvem antes de começar uma jornada de transformação na nuvem. Este artigo descreve os modelos de contabilidade na nuvem mais comuns para TI.

Contabilidade tradicional de TI (modelo de centro de custo)

Muitas vezes, é preciso considerar a TI um centro de custos. No modelo tradicional de contabilidade de TI, a TI consolida o poder de compra de todos os ativos de TI. Como apontamos no artigo de modelos financeiros, essa consolidação do poder de compra pode incluir licenças de software, cobranças recorrentes para licenciamento de CRM, compra de desktops de funcionários e outros grandes custos.

Quando a TI serve como um centro de custo, o valor percebido da TI é amplamente visto através de uma lente de gerenciamento de compras. Essa perceção torna difícil para a diretoria ou outros executivos entenderem o verdadeiro valor que a TI oferece. Os custos de aquisição tendem a distorcer a visão da TI, superando qualquer outro valor agregado pela organização. Essa visão explica por que a TI é frequentemente colocada nas responsabilidades do diretor financeiro ou do diretor de operações. Essa perceção da TI é limitada e pode ser míope.

Contabilidade central de TI (modelo de centro de lucro)

Para superar a visão de centro de custo da TI, alguns CIOs optaram por um modelo centralizado de contabilidade de TI. Neste tipo de modelo, a TI é tratada como uma unidade de negócios concorrente e um par das unidades de negócios geradoras de receita. Em alguns casos, este modelo pode ser inteiramente lógico. Por exemplo, algumas organizações têm uma divisão profissional de serviços de TI que gera um fluxo de receita. Frequentemente, os modelos de TI centralizados não geram receitas significativas, tornando difícil justificar o modelo.

Independentemente do modelo de receita, os modelos centralizados de contabilidade de TI são exclusivos devido à forma como a unidade de TI contabiliza os custos. Em um modelo de TI tradicional, a equipe de TI registra os custos e paga esses custos a partir de fundos compartilhados, como operações e manutenção (O&M) ou uma conta dedicada de lucros e perdas (P&L).

Em um modelo central de contabilidade de TI, a equipe de TI marca os serviços prestados para contabilizar despesas gerais, gerenciamento e outras despesas estimadas. Em seguida, fatura as unidades de negócio concorrentes para os serviços de majoração. Neste modelo, espera-se que o CIO gerencie o P&L associado à venda desses serviços. Isso pode criar custos de TI inflacionados e contenção entre a TI central e as unidades de negócios, especialmente quando a TI precisa cortar custos ou não está cumprindo os SLAs acordados. Em tempos de mudança tecnológica ou de mercado, qualquer nova tecnologia causaria uma interrupção no P&L da TI central, dificultando a transformação.

Estorno

Um dos primeiros passos comuns para mudar a reputação da TI como um centro de custos é implementar um modelo de estorno de contabilidade. Este modelo é especialmente comum em empresas menores ou organizações de TI altamente eficientes. No modelo de estorno, quaisquer custos de TI associados a uma unidade de negócios específica são tratados como uma despesa operacional no orçamento dessa unidade de negócios. Essa prática reduz os efeitos cumulativos de custos sobre a TI, permitindo que os valores de negócios sejam mostrados com mais clareza.

Em um modelo on-premises legado, o chargeback é difícil de realizar porque alguém ainda tem que arcar com as grandes despesas de capital e depreciação. A conversão em curso de despesas de capital em despesas operacionais associadas à utilização é um exercício contabilístico difícil. Esta dificuldade é uma das principais razões para a criação do modelo tradicional de contabilidade de TI e do modelo de contabilidade de TI central. O modelo de despesas operacionais da contabilidade de custos na nuvem é quase necessário se você quiser entregar um modelo de estorno de forma eficiente.

Mas você não deve implementar esse modelo sem considerar as implicações. Aqui estão algumas consequências que são exclusivas de um modelo de estorno:

• O estorno resulta em uma redução maciça do orçamento geral de TI. Para organizações de TI que são ineficientes ou exigem extensas habilidades técnicas complexas em operações ou manutenção, esse modelo pode expor essas despesas de forma insalubre.
• A perda de controlo é uma consequência comum. Em ambientes altamente políticos, o chargeback pode resultar em perda de controle e realocação de funcionários para o negócio. Isso poderia criar ineficiências significativas e reduzir a capacidade da TI de cumprir consistentemente SLAs ou requisitos de projeto.
• A dificuldade em contabilizar os serviços partilhados é outra consequência comum. Se a organização cresceu através de aquisições e está carregando dívidas técnicas como resultado, é provável que uma alta porcentagem de serviços compartilhados deva ser mantida para manter todos os sistemas funcionando juntos de forma eficaz.

As transformações na nuvem incluem soluções para essas e outras consequências associadas a um modelo de chargeback. Mas cada uma dessas soluções inclui despesas de implementação e operacionais. O CIO e o CFO devem pesar cuidadosamente os prós e contras de um modelo de chargeback antes de considerar um.

Showback ou consciencialização

Para empresas maiores, um modelo de showback ou awareness-back é um primeiro passo mais seguro na transição do centro de custo para o centro de valor. Este modelo não afeta a contabilidade financeira. Na verdade, os P&&L de cada organização não mudam. A maior mudança está na mentalidade e na consciência. Em um modelo de showback ou awareness-back, a TI gerencia o poder de compra centralizado e consolidado como um agente para o negócio. Nos relatórios de volta ao negócio, a TI atribui quaisquer custos diretos à unidade de negócios relevante, o que reduz o orçamento percebido diretamente consumido pela TI. A TI também planeja orçamentos com base nas necessidades das unidades de negócios associadas, o que permite que a TI contabilize com mais precisão os custos associados a iniciativas puramente de TI.

Este modelo fornece um equilíbrio entre um verdadeiro modelo de chargeback e modelos mais tradicionais de contabilidade de TI.

Impacto dos modelos de contabilidade na nuvem

A escolha dos modelos contabilísticos é crucial na conceção do sistema. A escolha do modelo de contabilidade pode afetar as estratégias de assinatura, os padrões de nomenclatura, os padrões de marcação e os designs de políticas e plantas.

Depois de trabalhar com a empresa para tomar decisões sobre um modelo de contabilidade na nuvem e mercados globais, você pode aprender mais sobre como obter mais com seu investimento na nuvem.

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