Trabalhar com atividades

Este artigo aplica-se à versão 9.1 do Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) utilizando o cliente Web legado. Se estiver a utilizar a Interface Unificada, as suas aplicações funcionam da mesma forma que a Interface Unificada para Power Apps condicionado por modelo. Para a versão do Power Apps deste artigo, consulte: Adicionar uma atividade de compromisso, e-mail, chamada telefónica, nota ou tarefa à linha cronológica

No Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), utiliza atividades para monitorizar todas as comunicações do cliente. Por exemplo, pode tomar notas, enviar correio eletrónico, fazer chamadas telefónicas, configurar compromissos e atribuir tarefas enquanto trabalha numa venda ou resolve um incidente de serviço. Estas ações são consideradas tipos de atividades.

Os sistema atribui automaticamente um carimbo de data/hora a cada atividade e mostra quem as criou. Os membros da sua equipa podem deslocar as atividades para ver o histórico quando trabalha com um cliente.

Para tirar o máximo partido de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), é importante para todas as pessoas na organização monitorizem todas as interações com os clientes adicionando uma atividade para cada mensagem, chamada telefónica, tarefa, ou compromisso. Desta forma, o histórico do cliente estará completo. Adicione atividades aos seus relatórios para monitorizar o progresso em curso.

Mantenha-se a par de notas, tarefas, chamadas ou correio eletrónico através de actividades

No Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), utiliza Atividades para monitorizar todas as comunicações do cliente. Por exemplo, pode tomar notas, enviar correio eletrónico, fazer chamadas telefónicas, configurar compromissos e atribuir tarefas enquanto resolve um incidente de serviço e manter-se a par das notícias dos clientes. Estas ações são consideradas tipos de atividades.

• Para adicionar detalhes de chamadas telefónicas, tarefas, notas e mais, consulte: Adicionar uma atividade de chamada telefónica, tarefa, correio eletrónico ou compromisso a um incidente ou registo.

• Para se manter atualizado com os feeds de atividades, consulte: Mantenha-se atualizado com as notícias do cliente com feeds de atividades.

Importante

Para enviar e-mail, o seu e-mail tem de ser configurado corretamente. Mais informações: Por que motivo a mensagem de e-mail que enviei tem o estado "Envio Pendente"?

Localizar as suas atividades

Pode encontrar as suas atividades em O Meu Trabalho. Uma vez aí, selecione o ícone Atividades (Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)) ou no mosaico Atividades (Microsoft Dynamics CRM).

Alterar a vista de atividades

Pode ver todas as atividades atribuídas a si, ou pode ver apenas tipos específicos de atividade (por exemplo, apenas tarefas ou apenas chamadas telefónicas).

• Selecione a seta para baixo existente junto de As minhas atividades, selecione Todas as atividades ou selecione o tipo de atividade que pretende (por exemplo, Correio eletrónico).

  

Filtrar a lista de atividades

Pode filtrar a lista de atividades para ver apenas aquelas em que está interessado. Por exemplo, filtre a lista para ver as atividades fechadas ou para ver as atividades atribuídas a outras pessoas na sua equipa.

1. Selecione a seta para baixo existente junto de As minhas atividades e aponte para Todas as atividades para incluir todos os tipos de atividade, ou aponte para o tipo de atividade que pretende (por exemplo, Correio eletrónico ou Chamada telefónica).

2. Selecione a seta para a direita da lista pendente e selecione a vista pretendida. As vistas que estão disponíveis dependem do tipo de atividade.

   

Adicionar uma nova atividade para um cliente

Mais frequentemente, pretenderá adicionar uma atividade associada a um contacto, oportunidade, conta ou outro tipo de registo para o ajudar a monitorizar todo o histórico das comunicações que tem com um cliente. (Também pode adicionar uma atividade para si.)

Quando a relação da sua organização com um cliente consolidar ao longo do tempo, os membros da sua equipa podem ver através de um feed de atividades quando trabalha com o cliente, e ver o histórico das suas interações. As atividades também podem ser incluídas em relatórios para monitorizar o progresso em curso.

Para adicionar uma atividade a um cliente:

1. Abrir o registo. Pode utilizar a Pesquisa Rápida na barra de navegação para localizar rapidamente um registo.

2. Selecione Atividades para adicionar uma tarefa ou chamada telefónica ao registo. Selecione Mais (...) para adicionar uma mensagem de correio eletrónico ou compromisso. Ou selecione Notas e comece a escrever.

   

Adicionar uma atividade para si

Adicionar uma tarefa ou uma nota para si quando pretende um lembrete pessoal, tal como o agendamento de uma consulta médida ou assistir a um evento desportivo.
Caso contrário, para manter um histórico das suas interações com um cliente, deverá adicionar novas atividades associadas ao registo do cliente, para que essas atividades sejam incluídas no histórico e outras pessoas da sua equipa as possam ver.

Para adicionar uma atividade para si:

1. Na barra de navegação, selecione Criar e, em seguida, selecione o ícone ou o mosaico da atividade.

2. Preencha os campos e, em seguida, selecione Guardar.

Anexar um documento a uma nota ou uma tarefa

Documentos, folhas de cálculo, imagens e, praticamente qualquer tipo de ficheiro podem ser anexados a notas ou tarefas.

Para anexar um documento:

1. Abra a nota ou a tarefa.

2. Selecione Anexar. (Para tarefas, procure na secção Notas. Poderá ter de se deslocar para baixo para ver o botão Anexar.)

3. Procure e selecione o ficheiro que pretende anexar e, em seguida selecione Concluído.

   

Marcar uma atividade como concluída

Depois de telefonar para alguém, concluir uma tarefa, enviar uma mensagem de correio eletrónico, ou regressar ao compromisso, pode marcar a atividade para essa ação como concluída.

1. Abra a atividade.

2. Na barra de comandos, selecione Marcar Como Concluída.

   

Marcar várias atividades concluídas em simultâneo

1. Na lista de atividades, selecione à esquerda de cada atividade para a selecionar.

2. Na barra de comandos, selecione Mais Comandos (...) e selecione Marcar Como Concluída.

Melhores práticas para atividades

Eis algumas sugestões sobre como utilizar as atividades a favor da sua organização:

• Adicione uma atividade para cada interação com clientes. Certifique-se de que o histórico do cliente inclui um registo de todas as comunicações que tem com os clientes.

• Utilizar o tipo de atividade certo para a ação. Poderá ser tentador introduzir uma nova nota que diz "Enviar uma mensagem de correio eletrónico para confirmar a definição de preços" ou "Telefonei para o cliente para falar sobre o incidente de serviço”.

  No entanto, deve adicionar uma atividade de correio electrónico ou chamada telefónica para monitorizar esses tipos de ações, e usar notas para texto mais geral.

• Adicione também atividades para si. Pode controlar as suas próprias atribuições, eventos e notas sem associar estas atividades a um cliente.

  Utilize o comando Criar na barra de navegação. Localize estas atividades na lista ordenando-a pela coluna de Relativo a, que está vazia para o informar que a atividade não está associada a um registo de cliente.

  

• Tenha em atenção que as atividades são "acumuladas" nos registos associados. Imagine que pretende lembrar-se de dar seguimento com Chris Preston, um contacto associado à conta Imported Sports. Terá de adicionar uma atividade de tarefa ao registo de contacto para Chris (e não para a conta, Imported Sports).

  Dessa forma, a tarefa irá "acumular" automaticamente sobre a conta e vocês e os membros da sua equipa verão a tarefa quando estiverem a ver o contacto e quando estiverem a ver a conta da Imported Sports. (E saberão que está em cima do acontecimento.)