Atualizar o planeamento orçamental

Há diferenças significativas no planeamento orçamental entre o Microsoft Dynamics AX 2012 e o Dynamics 365 Finance. Algumas funcionalidades não foram atualizadas e, portanto, requerem reconfiguração. Este artigo explica o que deve ser reconfigurado e também descreve novas funcionalidades que devem ser consideradas após a conclusão da atualização.

O planeamento orçamental nas Finanças tem muitas melhorias que não estavam disponíveis na Dynamics AX 2012. Este artigo explica as mudanças que os clientes que fazem a atualização devem fazer. Também salienta as novas funcionalidades que devem ser consideradas no processo de atualização. Devido à extensão das alterações, quaisquer planos orçamentais existentes não poderão ser abertos até que sejam feitas as alterações que estão delineadas neste artigo. No entanto, os relatórios devem continuar a funcionar e não exigir alterações adicionais.

Visão geral das alterações

Foram introduzidas muitas alterações significativas na Orçamentação das finanças e operações. Estas alterações destinam-se a facilitar a configuração do planeamento orçamental e a torná-lo mais reutilizável, a fim de reduzir a manutenção e a configuração ano após ano. As seguintes áreas em AX 2012 já não existem nas Finanças:

• Modelos de plano orçamental (configuração do planeamento orçamental)
• Pastas de plano orçamental (configuração do planeamento orçamental)
• Restrições de cenários (configuração do planeamento orçamental)
• Modelos para modelos e regras das fases do planeamento orçamental (processo de planeamento orçamental)
• Campos de matriz para modelos de folha de cálculo
• Assistente de modelo do Microsoft Excel para o plano de orçamento

Alguns novos conceitos não podem ser atualizados diretamente a partir da funcionalidade anterior. Portanto, deve efetuar alguma reconfiguração para abordar estes novos conceitos. As secções seguintes descrevem os conceitos que substituíram os itens na lista anterior.

Colunas

As colunas são um novo conceito que substitui partes do modelo Excel e também campos de matriz. As colunas podem representar um período, mês, trimestre, ano ou todo o tempo. A referência de tempo é dinâmica. Aponta para um período relativo ou ano em referência ao processo orçamental. Por exemplo, a coluna Janeiro do ano anterior refere-se ao período fiscal 1 para o ano -1. Uma coluna é específica de um cenário de plano orçamental, como valores reais ou pedido de orçamento.

Esquemas

Os esquemas são um novo conceito que substitui o modelo Excel. Os esquemas contêm as colunas que definem que dados e períodos do orçamento ou dados reais devem ser mostrados. Os esquemas também são partilhados entre o cliente e o suplemento do Excel. Portanto, a experiência do utilizador quando introduz ou vê os dados no cliente de finanças e operações é melhor do que a experiência do utilizador em AX 2012. Para introduzir dados no cliente Finanças, já não se limita a visualizar e introduzir um único cenário numa vista de transação. Em vez disso, uma vista de comparação permite-lhe visualizar e introduzir facilmente valores para vários períodos e contas ao mesmo tempo. Os esquemas também podem ser definidos para que possa introduzir e visualizar moeda, comentários e outros dados opcionais. Os esquemas também permitem definir quais as dimensões do livro-razão e descrições de dimensão devem ser mostradas. Os esquemas também incorporam restrições de cenário para definir quais colunas num modelo podem ser editadas e quais colunas devem estar disponíveis no Excel. Depois de definir um esquema, um modelo é gerado para ele. Este modelo, por sua vez, cria o modelo Excel correspondente. Em seguida, pode editar o modelo Excel para incorporar mais fórmulas e formatação e, em seguida, carregá-lo novamente. Os esquemas são então atribuídos a cada regra de fase na página Processo de planeamento orçamental. Portanto, os esquemas substituem os modelos, que foram atribuídos e utilizados de forma semelhante.

Processos de planeamento orçamental

Os processos de planeamento orçamental são, na sua maioria, os mesmos de AX 2012. A mudança mais significativa é a substituição de modelos por esquemas. Se quaisquer processos foram previamente concluídos em AX 2012, os processos são atualizados para um estado Em curso para que possam ser feitas alterações. Tem de atribuir esquemas para cada regra de fase para determinar quais cenários e períodos de tempo aparecem quando o plano é aberto no cliente. Os esquemas também determinam qual o modelo Excel que é aberto fora do Dynamics 365 Finance para que possa ver o orçamento. A Estrutura de conta predefinida é um novo campo necessário para o processo de planeamento orçamental. Para cada processo de planeamento orçamental, atribua a estrutura de conta primária que deve ser utilizada para orçamentação.

Anexos

Em AX 2012, os documentos de justificação eram guardados para uma pasta de anexo. Não são atualizados documentos de justificação anteriores. Os documentos de justificação são agora guardados na base de dados. Se estas informações forem guardadas na versão atualizada, pode carregar os documentos de justificação finais para cada plano como anexo utilizando o botão justificação no Painel de Ação. Em AX 2012, as folhas de cálculo do Excel para cada plano orçamental eram criadas com base no modelo. Nas Finanças, todos os planos abrem uma cópia do esquema. No entanto, não são guardadas alterações no ficheiro Excel. Quaisquer fórmulas ou informações de apoio que foram utilizadas numa base por plano devem ser adicionadas através de comentários, documento de justificação ou qualquer outro processo suplementar.

Configurar um ambiente melhorado a partir de AX 2012

Para ajudá-lo a determinar como configurar o sistema atualizado, o exemplo seguinte utiliza um processo de orçamento atualizado a partir de dados de demonstração de AX 2012. Foram criados dados de configuração predefinidos para colunas para ajudar no processo de atualização. Pode atualizar ou eliminar estes dados predefinidos se não cumprirem os seus requisitos de configuração. Nota: Existem novos campos necessários que não serão definidos no sistema. Se ficar preso numa página, como a página Configuração do planeamento orçamental, e não puder navegar, pode fechar o seu browser e reabri-lo numa página diferente para introduzir detalhes na ordem correta. Há campos necessários que ainda não estão definidos. Portanto, podem ocorrer problemas até que tudo esteja configurado e todos os campos necessários tenham sido definidos. Este artigo explica como definir estes campos conforme necessário. Aqui estão alguns destes campos obrigatórios:

• Página Processo de planeamento orçamental: campo Estrutura de conta predefinida
• Página Processo de planeamento orçamental: campo Esquema no Separador Rápido Regras e esquemas das fases e planeamento orçamental

Definir colunas e esquemas

1. Na página Configuração do planeamento orçamental, clique no separador Colunas. Como parte da atualização, novas colunas são criadas automaticamente com base nas linhas do seu plano orçamental. As colunas utilizam agora datas dinâmicas, em que a época e o ano são compensados a partir do ano fiscal que é definido no processo de planeamento orçamental. Nota: Por razões de desempenho durante a atualização, é assumido que todos os ciclos orçamentais representam anos civis, não anos fiscais. Se utilizar os anos fiscais, tem de fazer edições para mapear corretamente as colunas para o seu ano fiscal. Por exemplo, os seguintes elementos existiam em AX 2012:

   • Cenários de plano orçamental: Valores reais, Linha de base, Pedido de Orçamento, Orçamento Aprovado
   • Linhas de plano orçamental para todos os cenários em 2017, e Valores reais para 2017 e 2016

   Serão criadas as seguintes colunas em finanças e operações:

   Nome da coluna	Cenário de plano orçamental	Período de tempo da coluna	Compensação do ano
   Janeiro Cenário 1	Valores reais	1	0
   Janeiro Cenário 2	Linha de Base	1	0
   Janeiro Cenário 3	Pedido de Orçamento	1	0
   Janeiro Cenário 4	Orçamento Aprovado	1	0
   Janeiro Cenário 5	Valores reais	1	-1
   Fevereiro Cenário 1	Valores reais	1	0
   ...	...	...	...

   Neste exemplo, é criada uma coluna chamada Janeiro Cenário 1 para os dados mais recentes de transações do plano orçamental que são encontrados quando existem transações em janeiro. Uma coluna semelhante é criada para cada cenário que tenha dados. Após a existência de colunas para todos os períodos desse ano, as colunas são criadas para anos anteriores.

2. Altere os nomes e descrições das colunas, e quaisquer outros detalhes, quer manualmente no cliente, quer através da realização de atualizações em massa através do suplemento do Excel que aponta para a entidade de dados das colunas do plano orçamental. Quaisquer filtros previamente definidos para campos de matriz estão agora definidos dentro das colunas.

3. Criar um novo esquema de plano orçamental. Um esquema aponta para várias colunas para definir a vista que aparece no Excel e no cliente. O esquema em primeiro lugar requer que especifique um conjunto de dimensões do livro-razão para determinar quais as dimensões financeiras que podem ser introduzidas. Depois de especificar o conjunto de dimensões, clique em Descrições para selecionar descrições de dimensão a incluir no esquema.

4. No Separador Rápido Elementos do esquema, clique em Adicionar para adicionar metadados para cada linha, como uma classe de moeda, comentário ou orçamento que determina linhas de receitas versus despesa. Em seguida, adicione colunas para o período de tempo, e cenários que se aplicam a este ciclo e fase orçamental. Pode efetuar estas alterações manualmente no cliente ou através do suplemento do Excel que aponta para a entidade de dados de elementos do esquema do plano orçamental.

5. Para cada elemento de esquema, selecione se a coluna deve ser editável e se a coluna também deve aparecer no livro do Excel para este esquema. Nota: Para os nossos planos históricos, talvez queira considerar um esquema que mostre 12 colunas mensais para quaisquer cenários de plano orçamental para esse processo.

Atualizar os processos de planeamento orçamental para utilizar o esquema adequado para cada fase orçamental

1. Na página Processo de planeamento orçamental, selecione o processo para configurar.
2. No painel Ações, clique em Editar.
3. Especifique a estrutura de conta predefinida para este processo de orçamento. Estrutura de conta predefinida é um novo campo obrigatório que deve ser definido.
4. No Separador Rápido Regras e esquemas das fases de planeamento orçamental, no campo Esquema, selecione um esquema que foi previamente configurado, e que é apropriado para esta fase.
5. Continue a selecionar os mesmos ou diferentes esquemas para as várias fases de planeamento orçamental e, em seguida, guarde as suas alterações.

Funcionalidades adicionais a ter em conta no seu processo de orçamentação

Área de trabalho de planeamento orçamental

Esta área de trabalho é projetada tanto para o proprietário do orçamento como para os colaboradores individuais do orçamento. Tem ligações para quaisquer documentos orçamentais que exijam a sua atenção. Dispõe ainda de relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPI) para o processo orçamental. O administrador do orçamento pode definir o atual processo de planeamento orçamental para todos os utilizadores na página Parâmetros orçamentais. No separador Definições da área de trabalho, o Separador Rápido Planeamento orçamental inclui um campo onde pode selecionar o processo de planeamento orçamental.

Esquemas alternativos

Esquemas alternativos são uma nova funcionalidade que permite ver planos em diferentes esquemas. Um ou mais esquemas podem ser fornecidos como opções. Em seguida, pode ver um plano orçamental num esquema mensal ou num esquema trimestral. Define os esquemas alternativos no Separador Rápido Regras e esquemas das fases do planeamento orçamental na página Processo de planeamento orçamental.

Marcos orçamentais

Como parte do processo orçamental, é vital que compreenda datas e prazos-chave. Agora pode configurar datas para que tenham descrições. Os utilizadores orçamentais verão estas descrições quando abrirem orçamentos para editar ou ver qualquer coisa que lhes seja atribuída.

Cópia da atribuição do Plano Orçamental

Um novo método de atribuição permite-lhe distribuir de um plano principal para um plano subordinado sem ter que passar por um nível intermédio na hierarquia. Este método é especialmente útil para clientes que anteriormente criaram dimensão financeira apenas para distribuição e aprovação de orçamento.

Geração de planos orçamentais a partir de novas origens orçamentais

As seguintes opções foram adicionadas como processos periódicos. Estas opções permitem-lhe gerar um plano orçamental utilizando os dados existentes a partir de outro módulo como ponto de partida:

• Gerar Plano Orçamental a partir da Previsão da Procura
• Gerar Plano Orçamental a partir da previsão de fornecimento
• Gerar Plano Orçamental a partir do Projeto
• Gerar Plano Orçamental a partir do Registo Orçamental

Rastreio mais completo dos montantes

Em AX 2012, o planeamento orçamental tinha um único montante de plano que era armazenado por cada valor. Nas Finanças, o modelo de dados foi alargado. Existem agora montantes de moeda contabilística, moeda de transação e moeda de relatório para cada valor. Durante a atualização, estas novas colunas são automaticamente preenchidas para os dados existentes.

Não converter moeda em agregação

Normalmente, quando um plano subordinado é agregado a um nível principal, os valores são automaticamente convertidos da moeda de transação para a moeda contabilística para a organização. Quando define a opção Não converter moeda em agregação para Não, os valores agregados permanecem na moeda original. Portanto, esta opção permite ajustes mais precisos que são afetados por flutuações da taxa de câmbio.

Olhando de um plano orçamental para outros módulos que contribuíram para o orçamento

Os planos orçamentais podem ser gerados a partir de previsões da procura ou fornecimento, projetos e outras áreas. O inquérito Planos orçamentais por conjunto de dimensões inclui várias opções que lhe permitem executar consultas para identificar os dados que foram a origem do plano orçamental.

Substituir ou anexar ao plano para agendamentos de atribuição

Se existirem múltiplas origens para valores que devem ser distribuídos, pode especificar que os montantes devem ser aditivos. Neste caso, os montantes não substituem quaisquer montantes existentes. Em vez disso, são anexados aos montantes existentes.

Conjunto de dimensões financeiras predefinidas para configuração de planeamento orçamental

A página Configuração do planeamento orçamental inclui agora um campo onde pode especificar o conjunto de dimensões financeiras predefinidas. Embora este campo seja um campo opcional, pode ser necessário para certos inquéritos. Também pode ser necessário se pretender agrupar ou filtrar grupos de relatórios por conjunto de dimensões.

Entidades de dados

Várias entidades de dados foram adicionadas para permitir a rápida implementação do planeamento orçamental. As entidades também lhe permitem fazer muitas alterações através do Excel. Portanto, não é preciso criar itens um de cada vez através do cliente. Aqui está uma lista das novas entidades de dados:

• Nome da entidade
• Parâmetros do orçamento
• Parâmetro do plano orçamental
• Cenários de plano orçamental
• Fases do plano orçamental
• Fase de fluxo de trabalho do plano orçamental
• Agendamentos de atribuição do Plano Orçamental
• Atribuições de fases do plano orçamental
• Prioridades do plano orçamental
• Colunas do plano orçamental
• Elementos de esquema do plano orçamental