Ações nos processos de aprovação de fluxo de trabalho

Importante

Para os clientes que utilizam os Recursos Humanos, a funcionalidade observada neste artigo está atualmente disponível no Dynamics 365 Human Resources autónomo e na infraestrutura do Finance intercalada. A navegação pode ser diferente do observado enquanto fazemos atualizações. Se necessitar de encontrar uma página específica, pode utilizar a Pesquisa.

Este artigo explica as ações que cada participante num processo de aprovação do fluxo de trabalho pode tomar.

Um fluxo de trabalho pode envolver vários grupos de pessoas: o originador, os atribuidores de tarefas, os decisores e os aprovadores. Por exemplo, no seguinte fluxo de trabalho de relatório de despesas, Sam é o originador, os membros da fila são atribuidores de tarefas, John é um decisor, e Frank, Sue e Ann são aprovadores.

As seguintes secções explicam as ações de fluxo de trabalho que cada grupo pode executar.

Ações que um originador pode realizar

O originador inicia uma instância de fluxo de trabalho enviando um documento para processamento. Por exemplo, o Sam deve clicar no botão Enviar na página Relatório de despesas para enviar o relatório de despesas.

Ações que um atribuidor de tarefas pode executar

Uma tarefa pode ser atribuída a várias pessoas ou a uma fila de itens de trabalho que é monitorizada por várias pessoas. No entanto, apenas uma pessoa pode completar uma tarefa. Por exemplo, o Sam submeteu um relatório de despesas e encaminhou os recibos para o departamento de Relatórios de Despesas da organização para revisão.

Os membros do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks monitorizam a fila. Julie, membro daquele departamento, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. A Julie agora executar uma das seguintes ações: completar, rejeitar, delegar, pedir alteração, reatribuir ou libertar.

Nota

As ações disponíveis variam, dependendo de como o programador do software concebeu a tarefa.

Concluir

Quando um utilizador completa uma tarefa, o documento que foi submetido para processamento é atribuído ao próximo utilizador no fluxo de trabalho, se houver um próximo utilizador. Se não for necessário um processamento adicional, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Depois de a Julie completar a revisão, o documento é atribuído ao John.

Rejeitar

Quando um utilizador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Se a Julie rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Sam pode então reenviar o relatório de despesas. O Sam pode fazer alterações primeiro ou reenviar a versão original. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa na tarefa de revisão manual.

Delegado

Quando um utilizador delega uma tarefa, a tarefa é atribuída a outro utilizador.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. A Julie delega esta tarefa a Tim, que é o assistente de Julie.

Tim então age em nome de Julie. Portanto, quando o Tim concluir a revisão, o relatório de despesas é atribuído ao John, como se a Julie tivesse concluído a tarefa.

Pedir alteração

Quando um utilizador solicita uma alteração a um documento que foi submetido, o documento é devolvido ao originador.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Julie nota alguns erros no relatório de despesas e pede alterações. O relatório de despesas é devolvido ao Sam.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações pedidas primeiro ou reenviar a versão original. Se o Sam voltar a enviar o relatório de despesas, um membro da fila de itens de trabalho deve rever novamente o relatório de despesas e os recibos.

Reatribuir

Os membros de uma fila de itens de trabalho podem reatribuir documentos que estão nessa fila para outra fila.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, está a monitorizar a fila. Para ajudar a equilibrar a carga de trabalho, a Julie pode reatribuir o relatório de despesas, e os recibos que estão incluídos nele, a outra fila.

Libertar

Ocasionalmente, um membro de uma fila de itens de trabalho pode aceitar uma tarefa, mas depois decidir que não pode completar a tarefa. Neste caso, a pessoa que aceitou a tarefa pode voltar a libertar o documento para a fila de itens de trabalho.

Por exemplo, a Julie, membro do departamento de relatórios de despesas do AdventureWorks, aceitou a tarefa de rever o relatório de despesas e recibos do Sam. Se a Julie não conseguir completar a tarefa, então pode libertar o documento. O relatório de despesas é devolvido à fila, para que outros membros do departamento de Relatórios de Despesas do AdventureWorks possam completar a tarefa.

Ações que um decisor pode executar

Normalmente, um documento é atribuído a um decisor, porque há uma pergunta a que o decisor tem de responder. A resposta à pergunta é normalmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. Se o decisor não escolher uma dessas opções, pode delegar a decisão.

[Escolha 1] ou [Escolha 2]

Um decisor deve responder a uma pergunta que esteja relacionada com o documento. A resposta à pergunta é normalmente Sim ou Não, ou Verdadeiro ou Falso. A resposta que o decisor seleciona determina o ramo de fluxo de trabalho que é utilizado para processar o documento.

Por exemplo, o relatório de despesas do Sam é atribuído ao John. John deve decidir se a informação no documento requer uma chamada para o gestor de Sam. Se o John decidir que é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído à Aretha, que deve então ligar para o gestor do Sam. Se o John decidir que não é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído ao Frank para aprovação.

Delegado

Quando um decisor delega uma decisão, o documento é atribuído a outro utilizador que deve tomar a decisão.

Por exemplo, o relatório de despesas do Sam é atribuído ao John. John delega a decisão a Maria, que é a assistente de John.

A Maria então age em nome de John. Se a Maria decidir que é necessária uma chamada para o gestor do Sam, o relatório de despesas é atribuído à Aretha, que deve então ligar para o gestor do Sam. Se a Maria decidir que não é necessária uma chamada, o relatório de despesas é atribuído ao Frank para aprovação.

Ações que um aprovador pode realizar

Quando um documento é atribuído a um aprovador, o aprovador pode executar uma das seguintes ações: aprovar, rejeitar, delegar ou solicitar alteração.

Aprovar

Quando um aprovador aprova um documento, o documento é atribuído ao próximo utilizador no fluxo de trabalho, se houver um próximo utilizador. Se não for necessário um processamento adicional, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 6000 USD, e este documento é atribuído ao Frank. Quando Frank aprovar o documento, este é atribuído à Sue para aprovação. Quando a Sue aprovar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Rejeitar

Quando um aprovador rejeita um documento, o processo de fluxo de trabalho termina.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 12 000 USD, e este documento é atribuído à Sue. Se a Sue rejeitar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho termina.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações primeiro ou reenviar a versão original do relatório de despesas. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, o processo de fluxo de trabalho começa no processo de aprovação.

Delegado

Quando um aprovador delega um documento, o documento é atribuído a outro utilizador para aprovação.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 12,000 USD, e este documento é atribuído ao Frank. Frank delega o relatório de despesas a Ann.

A Ann então age em nome de Frank. Portanto, quando a Ann aprovar o documento, é atribuído à Sue para aprovação, tal como se o Frank o tivesse aprovado. Depois de a Sue aprovar o documento, este é enviado à Ann para aprovação.

Pedir alteração

Quando um aprovador solicita uma alteração a um documento, o documento é devolvido ao originador.

Por exemplo, o Sam enviou um relatório de despesas no valor de 12 000 USD, e este documento é atribuído à Sue. Se a Sue pedir uma alteração, o relatório de despesas é enviado ao Sam.

Sam pode reenviar o relatório de despesas. Sam pode fazer as alterações pedidas primeiro pode reenviar a versão original do relatório de despesas. Se o Sam reenviar o relatório de despesas, é enviado ao Frank para aprovação, porque o Frank é o primeiro aprovador no processo de aprovação.