Criar pagamentos de fornecedor utilizando uma proposta de pagamento

Este artigo fornece uma descrição geral das opções de proposta de pagamento e inclui alguns exemplos que mostram como as propostas de pagamento funcionam. Com frequência, as propostas de pagamento são utilizadas para criar pagamentos de fornecedor, já que a consulta de proposta de pagamento pode ser utilizada para selecionar rapidamente as faturas de fornecedor para pagamento com base em critérios como a data de vencimento e o desconto de caixa.

Com frequência, as organizações utilizam propostas de pagamento para criar pagamentos de fornecedor, já que a consulta de proposta de pagamento pode ser utilizada para selecionar rapidamente as faturas de fornecedor para pagamento com base na data de vencimento, no desconto de caixa e em outros critérios.

A consulta de proposta de pagamento contém diversos separadores, cada um com diferentes opções para a seleção de faturas para pagamento. O separador Parâmetro contém opções que a maior parte da organização utiliza com mais frequência. No Separador Rápido Registos a incluir, pode especificar qual fatura ou fornecedor será incluído definindo intervalos para várias características. Por exemplo, para pagar apenas a um intervalo específico de fornecedores, pode definir um filtro para o intervalo de fornecedores. Esta funcionalidade é frequentemente utilizada para selecionar faturas para um método específico de pagamento. Por exemplo, se definir um filtro onde Método de pagamento = Verificação, apenas as faturas com esse método de pagamento serão selecionadas para pagamento, contanto que também satisfaçam outros critérios especificados na consulta. O separador Parâmetros avançados contém outras opções, algumas das quais podem não ser relevantes para a sua organização. Por exemplo, este separador contém as opções para pagar faturas para pagamentos centralizados.

Parâmetros

• Selecionar faturas por — As faturas no intervalo de datas especificado pelos campos Da data e À data podem ser selecionadas por data de vencimento, data de desconto de caixa ou ambas. Se utilizar a data de desconto de caixa, o sistema procurará primeiro as faturas que têm uma data de desconto de caixa entre da data e à data. O sistema determina se a fatura é elegível para o desconto de caixa utilizando a data da sessão para garantir que a data de desconto de caixa ainda não passou.
• Da data e À data — As faturas com uma data de vencimento ou uma data de desconto de caixa dentro deste intervalo de datas são selecionadas para pagamento.
• Data mínima de pagamento — Introduza a data mínima de pagamento. Por exemplo, os campos Da data e À data especificam um intervalo de 1 de setembro a 10 de setembro, e a data mínima de pagamento é 5 de setembro. Neste caso, todas as faturas com data de vencimento entre 1 de setembro e 5 de setembro têm 5 de setembro como data de pagamento. Contudo, todas as faturas com data de vencimento entre 5 de setembro e 10 de setembro têm uma data de pagamento igual à data de vencimento de cada fatura.
• Limite de valor — Introduza o valor total máximo para todos os pagamentos.
• Criar pagamentos sem a pré-visualização da fatura — Se definir esta opção como Sim, os pagamentos serão criados imediatamente na página Pagamentos de fornecedor. A página Proposta de pagamento será ignorada. Consequentemente, os pagamentos serão criados mais rapidamente. Os pagamentos ainda podem ser modificados na página Pagamentos de fornecedor. Como alternativa, pode voltar para a página Proposta de pagamento utilizando o botão Editar faturas para pagamento selecionado.

Opções avançadas

• Verificar saldo de fornecedor — Se esta opção for definida como Sim, o fornecedor é verificado para ver se não existe um saldo de débito antes de qualquer fatura ser paga. Se um fornecedor tiver um saldo de débito, nenhum pagamento será criado. Por exemplo, o fornecedor pode ter notas de crédito, ou pagamentos que foram lançados mas não liquidados. Nestes casos, o fornecedor não deve ser pago. Em vez disso, as notas de crédito ou os pagamentos devem ser liquidados em relação às faturas pendentes.
• Eliminar pagamentos negativos — Esta opção funciona de forma diferente, dependendo de os pagamentos serem efetuados para as faturas individuais ou para a soma das faturas que atendam aos critérios de pagamento. Este comportamento é definido no método de pagamento.
• Pagamento para cada fatura — Se a opção Eliminar pagamentos negativos for definida como Sim, e se houver uma fatura e um pagamento não liquidados para um fornecedor, apenas a fatura será marcada para pagamento. O pagamento existente não é liquidado com a fatura. Se a opção Eliminar pagamentos negativos for definida como Não, e se uma fatura e um pagamento não estiverem liquidados, a fatura e o pagamento serão selecionados para pagamento. Um pagamento foi criado para o pagamento, e um reembolso (pagamento negativo) foi criado para o pagamento.
• Pagamento para a soma de faturas — Se a opção Eliminar pagamentos negativos for definida como Sim, e se houver uma fatura e um pagamento não liquidados para um fornecedor, a fatura e o pagamento não liquidados serão selecionados para pagamento e os valores serão somados para produzir o montante total do pagamento. A única exceção ocorrerá se a soma resultar num reembolso. Neste caso, nem a fatura nem o pagamento serão selecionados. Se a opção Eliminar pagamentos negativos for definida como Não e se não houver uma fatura e um pagamento liquidados, a fatura e o pagamento serão selecionados para pagamento e os valores serão somados para produzir o montante total do pagamento.
• Imprimir apenas o relatório — Defina esta opção como Sim para ver os resultados da proposta de pagamento num relatório, mas sem criar quaisquer pagamentos.
• Incluir faturas de fornecedor de outras entidades legais — Se a sua organização tiver um processo centralizado para pagamento, e se a proposta de pagamento tiver de incluir faturas de outras entidades legais incluídas nos critérios de pesquisa, defina esta opção como Sim.
• Propor pagamento de fornecedor separado por entidade legal — Se esta opção for definida como Sim, um pagamento separado será criado para cada entidade legal por fornecedor. O fornecedor no pagamento é o fornecedor da fatura de cada entidade legal. Se esta opção for definida como Não, e se o mesmo fornecedor tiver faturas em várias entidades legais, será criado um pagamento para o montante total das faturas selecionadas. O fornecedor no pagamento é o fornecedor na entidade legal atual. Se a conta do fornecedor não existir na entidade legal atual, será utilizada a conta do fornecedor da primeira fatura que deve ser paga.
• Moeda do pagamento — Este campo especifica a moeda em que todos os pagamentos são criados. Se uma moeda não for definida, cada fatura será paga na moeda da fatura.
• Dia da semana do pagamento — Introduza o dia da semana em que o pagamento deve ser efetuado. Este campo só é utilizado se o método de pagamento estiver definido como Semana. O montante de faturas para pagamento é totalizado no dia especificado da semana para pagamento.
• Tipo de conta de contrapartida e Conta de contrapartida — Defina estes campos para definir um tipo de conta específico (como Livro-razão ou Banco) e a conta de contrapartida (como uma conta bancária específica). O método de pagamento da fatura define o tipo de conta de contrapartida predefinido e a conta de contrapartida, mas pode utilizar estes campos para substituir os valores predefinidos.
• Data do pagamento resumido — Isto será utilizado apenas quando o campo Período no método de pagamento estiver definido como Total. Se uma data for definida, todos os pagamentos serão criados nesta data. O campo Data mínima de pagamento será ignorado.
• Filtros adicionais — No Separador Rápido Registos a incluir, pode definir intervalos adicionais de critérios. Por exemplo, se quiser pagar apenas um intervalo de fornecedores, poderá definir um filtro para o intervalo de fornecedores. Esta funcionalidade é frequentemente utilizada para selecionar faturas para um método específico de pagamento. Por exemplo, se definir um filtro onde Método de pagamento = Verificação, apenas as faturas com esse método de pagamento serão selecionadas para pagamento, contanto que também satisfaçam outros critérios especificados na consulta.

Cenários

Fornecedor	Fatura	Data da fatura	Montante da fatura	Data limite	Data de desconto de caixa	Montante de desconto de caixa
3050	1001	15 de junho	500,00	15 de julho	29 de junho	10.00
3050	1002	20 de junho	600,00	20 de julho	4 de julho	12,00
3075	1003	15 de junho	250,00	29 de junho		0,00
3100	1004	17 de junho	100,00	17 de julho	1 de julho	1,00

No dia 1 de julho, a April paga a fornecedores e utiliza uma proposta de pagamento para concluir esta tarefa de modo mais eficiente.

Opção 1: por desconto de caixa

A April seleciona Desconto de caixa como o tipo de proposta e introduz um intervalo de datas de 26 de junho a 10 de julho. As seguintes faturas são incluídas na proposta:

• 1002, porque a data de desconto de 4 de julho está no intervalo de datas de pagamento.
• 1004, porque a data de desconto de 1 de julho está no intervalo de datas de pagamento.

As faturas a seguir não são incluídas na proposta:

• 1001, porque a data de desconto de 29 de junho já expirou e, portanto, esta fatura já não é elegível para o desconto de caixa.
• 1003, porque esta fatura não tem uma data de desconto.

Opção 2: por data de vencimento

A April seleciona Por data de vencimento como o tipo de proposta e introduz um intervalo de datas de 26 de junho a 10 de julho. As seguintes faturas são incluídas na proposta:

• 1003, porque a data de vencimento de 29 de junho está no intervalo de datas de pagamento.

As faturas a seguir não são incluídas na proposta:

• 1001, porque a data de vencimento de 15 de julho está fora do intervalo de datas de pagamento.
• 1002, porque a data de vencimento de 20 de julho está fora do intervalo de datas de pagamento.
• 1004, porque a data de vencimento de 17 de julho está fora do intervalo de datas de pagamento.

Opção 3: por data de vencimento e desconto de caixa

A April seleciona Data de vencimento e desconto de caixa como o tipo de proposta e introduz um intervalo de datas de 26 de junho a 10 de julho. As seguintes faturas são incluídas na proposta:

• 1003, porque a data de vencimento de 29 de junho está no intervalo de datas de pagamento.
• 1002, porque a data de desconto de 4 de julho está no intervalo de datas de pagamento.
• 1004, porque a data de desconto de 1 de julho está no intervalo de datas de pagamento.

As faturas a seguir não são incluídas na proposta:

• 1001, porque a data de desconto de 29 de junho já expirou e, portanto, esta fatura já não é elegível para o desconto de caixa e a data de vencimento de 15 de julho também está fora do intervalo de datas.

Considerações específicas para o País/Região

Noruega

Controlo de dimensão

O controlo de dimensão permite controlar o agrupamento de linhas geradas por proposta de pagamento e definir dimensões predefinidas com base nas dimensões financeiras utilizadas para as faturas aplicadas. No contexto do país/região norueguês, para cada método de pagamento, há um separador de dimensão financeira em que pode ativar o controlo de dimensão e ativar o agrupamento para cada dimensão. As opções possíveis são:

• O campo Controlo de dimensão é desativado. A proposta de pagamento comporta-se como para qualquer outro país/região.
• O campo Controlo de dimensão é ativado sem definir ainda mais as dimensões. A proposta de pagamento será criada sem levar em consideração as dimensões. A transação criada não herda nenhuma dimensão da entrada aplicada.
• O campo Controlo de dimensão é ativado e as dimensões adicionais são ativadas. Agora define como as dimensões serão copiadas para o diário. Por exemplo: • marque a caixa de verificação BusinessUnit para criar uma proposta de pagamento por unidade de negócio para o método de pagamento, • marque a caixa de verificação CostCenter para criar uma proposta de pagamento por centro de custos para o método de pagamento

Nota

Se selecionar mais de uma dimensão na terceira opção, será criada uma proposta de pagamento para a combinação de dimensões.

Seleção de conta bancária

Pode definir uma conta de pagamento de débito padrão por método de pagamento, independentemente do contexto do país/região. Isto será definido nas linhas de pagamento geradas pela proposta. Com a funcionalidade de conta bancária, pode definir várias contas bancárias de débito geridas por dimensão e moeda ou uma combinação delas para utilizar diferentes contas bancárias de débito, dependendo de cada combinação. Configure estas combinações na página Métodos de pagamento utilizando o botão Contas bancárias disponível para cada método de pagamento com Tipo de conta de lançamento = Banco.