Faturas de pré-pagamento vs. pré-pagamentos

Este artigo descreve e contrasta os dois métodos que as organizações podem utilizar para pagamentos adiantados (pré-pagamentos). Um método cria uma fatura de pré-pagamento que está associada a uma nota de encomenda. O outro método cria comprovativos de diários de pré-pagamento através da criação de entradas de diário e da respetiva marcação como comprovativos de diários de pré-pagamento.

As organizações podem emitir pré-pagamentos (pagamentos antecipados) aos fornecedores de bens ou serviços antes dos mesmos serem concretizados. Dois métodos podem ser utilizados para emitir pré-pagamentos aos fornecedores. Para minimizar o risco, é possível controlar os pré-pagamentos ao definir o pré-pagamento numa nota de encomenda. Para este método, tem de criar uma fatura de pré-pagamento que está associada a uma nota de encomenda. Este método é referido como faturação de pré-pagamento. As organizações que não querem controlar os pré-pagamentos tão atentamente ou que não recebem uma fatura de pré-pagamento do respetivo fornecedor podem utilizar comprovativos de diários de pré-pagamento em vez do método de faturação de pré-pagamento. Pode criar comprovativos de diários de pré-pagamento através da criação de entradas de diário e da respetiva marcação como comprovativos de diários de pré-pagamento. Para este método, não é possível controlar que pré-pagamentos são efetuados a um fornecedor relativamente a que notas de encomenda. Contudo, é possível marcar um pré-pagamento publicado para liquidação relativamente a uma nota de encomenda.

Quando utilizar faturação de pré-pagamento vs. pré-pagamentos

Faturação de pré-pagamento	Pré-pagamentos
Defina um valor de pré-pagamento na nota de encomenda.	Nenhum valor de pré-pagamento é definido na nota de encomenda.
Têm de ser publicadas uma fatura de pré-pagamento e uma fatura final.	Não tem de ser publicada qualquer fatura de pré-pagamento.
A responsabilidade pelo pré-pagamento é mantida na conta de pré-pagamento e não na conta de Contas a pagar.	A responsabilidade pelo pré-pagamento é mantida na conta de Contas a pagar.
O saldo do fornecedor não reflete o valor do pré-pagamento durante todo o processo.	O saldo do fornecedor reflete o valor do pré-pagamento durante todo o processo.
A faturação de pré-pagamento está disponível apenas em Contas a pagar.	Os pré-pagamentos estão disponíveis em Contas a pagar e Contas a receber.

Descrição geral do processo de pré-pagamento

As práticas contabilísticas em muitos países/regiões requerem que os pré-pagamentos de um cliente ou a um fornecedor não sejam publicados nas contas habituais de resumo para o cliente ou fornecedor. Em alternativa, estes pré-pagamentos são publicados em contas de razão especiais para pré-pagamentos. Quando é criada uma ordem de venda ou nota de encomenda, é emitida uma fatura ao cliente ou do fornecedor. Quando a fatura é paga, o pré-pagamento e o comprovativo de pré-pagamento do imposto sobre vendas nas contas de razão de pré-pagamento são revertidos, e os montantes das faturas são automaticamente publicados nas contas de resumo habituais. Para criar um pré-pagamento, siga estes passos:

1. Configure um perfil de lançamento para pré-pagamentos.
2. Nas páginas Parâmetros de contas a receber e Parâmetros de Contas a pagar, em Livro-razão e imposto sobre vendas, selecione o novo perfil de publicação ao utilizar o parâmetro Perfil de lançamento para diário de pagamento com pré-pagamento.
3. Crie um diário de pagamentos e, em seguida, crie o novo pagamento.
4. Pode sinalizar o pagamento como um pré-pagamento. Se um pagamento for sinalizado como um pré-pagamento, o pagamento é publicado nas contas de razão que são definidas no perfil de publicação que configurou nos passos 1 e 2. Adicionalmente, se o pagamento for sinalizado como um pré-pagamento, são calculados os impostos. Alguns governos requerem que os impostos sejam pagos quando um pré-pagamento é registado, mesmo que não exista uma fatura.
5. Publique o pré-pagamento.
6. Opcional: O pré-pagamento pode ser liquidado realtivamente à nota de encomenda ou ordem de venda antes de criar a fatura. Na página da ordem de venda ou da nota de encomenda, no Painel de ações, utilize a opção Liquidar transações.
7. Depois de o fornecedor entregar os bens ou serviços, registe a fatura. Se liquidou o pré-pagamento relativamente à nota de encomenda ou ordem de venda na passo 6, o pré-pagamento é automaticamente relativamente à fatura que criou. Se não liquidou o pré-pagamento relativamente à nota de encomenda ou ordem de venda, pode liquidá-lo manualmente relativamente à fatura ao utilizar a opção Liquidar transações na página do cliente ou do fornecedor. O montante de pré-pagamento é então estornado da conta de razão provisória de AP/AR. Adicionalmente, se os impostos foram calculados, são estornados, porque a fatura tem os impostos reais.

Descrição geral do processo de faturação de pré-pagamento

As faturas de pré-pagamento são uma prática comercial comum. Um fornecedor emite faturas de pré-pagamento para solicitar um depósito sobre a compra antes da nota de encomenda ser concretizada. Por exemplo, alguns fornecedores requerem um pré-pagamento para bens ou serviços personalizados. Se um fornecedor emitir uma fatura que solicite o pré-pagamento, pode utilizar a funcionalidade de faturação de pré-pagamento. Um valor de pré-pagamento pode ser definido na nota de encomenda, uma fatura de pré-pagamento é registada e paga e, em seguida, a fatura de pré-pagamento é aplicada à fatura final. Siga estes passos para criar um pré-pagamento.

1. O agente de compras cria, confirma e, em seguida, submete uma nota de encomenda para a qual o fornecedor solicitou o pré-pagamento. O valor do pré-pagamento é definido na nota de encomenda como parte do contrato.
2. O fornecedor submete uma fatura de pré-pagamento.
3. O coordenador de Contas a pagar regista a fatura de pré-pagamento relativamente à nota de encomenda e, em seguida, a fatura de pré-pagamento é paga.
4. O fornecedor envia um pedido de pagamento, referido como uma fatura de fornecedor padrão. Depois de o fornecedor entregar os bens ou serviços, e as respetivas faturas de fornecedor padrão terem sido recebidas, o coordenador de Contas a pagar aplica o montante de pré-pagamento que já foi pago relativamente à fatura padrão.
5. O coordenador de Contas a pagar paga e liquida o montante restante da fatura padrão.

Configurar parâmetros para ativar o processo de faturação de pré-pagamento

Tem de ser definida uma conta de pré-pagamento no separador Nota de encomenda da página Publicação de inventário (Gestão de inventário > Configuração > Publicação > Publicação). A conta de pré-pagamento é atualizada, normalmente debitada, quando a fatura de pré-pagamento for publicada. O saldo na conta de pré-pagamento é revertido quando a fatura padrão que é aplicada à fatura de pré-pagamento for publicada. Se não liquidar a fatura de pré-pagamento relativamente a um pagamento antes de aplicar a fatura de pré-pagamento à fatura padrão, as entradas contabilísticas da fatura de pré-pagamento publicada são revertidas quando a fatura padrão for publicada.

A conta de contrapartida de contas a pagar de resumo é definida no perfil de Publicação do fornecedor. Para definir o perfil de publicação padrão, aceda a Contas a pagar >Configuração > Parâmetros de contas a pagar >separador Livro-razão e imposto sobre vendas > Perfil de publicação com fatura de fornecedor de pré-pagamento.

A Política de aplicação do pré-pagamento indica se as faturas de pré-pagamento liquidadas serão automaticamente aplicadas à fatura final que foi criada manualmente. As faturas que são criadas utilizando uma entidade de dados não farão referência à Política de aplicação do pré-pagamento. Terá de aplicar manualmente faturas de pré-pagamento liquidadas às faturas que foram criadas utilizando uma entidade de dados. Para definir a política, aceda a Contas a pagar >Configuração > Parâmetros de contas a pagar > separador Livro-razão e imposto sobre vendas > Política de aplicação do pré-pagamento. Se o campo Política de aplicação do pré-pagamento estiver definido para Automático, a fatura de pré-pagamento será automaticamente marcada para liquidação com a fatura final. Se o campo for definido para Notificação, será apresentada uma indicação visual de que uma fatura de pré-pagamento está disponível para aplicação quando a fatura final for criada.

Criar uma nota de encomenda com informações de faturas de pré-pagamento

Quando um fornecedor diz que necessita de pré-pagamento para bens e serviços contidos numa nota de encomenda, tem de definir o valor do pré-pagamento para a nota de encomenda associada. Aceda a Contas a pagar > Comum > Notas de encomenda > Todas as notas de encomenda e encontre a nota de encomenda do fornecedor. No Painel de ações, selecione o separador Compra e, em seguida, selecione Pré-pagamento. Introduza informações para o pré-pagamento, incluindo uma descrição, o valor do pré-pagamento, se o pré-pagamento é um montante fixo ou uma percentagem, e um ID de categoria de pré-pagamento.

Nota

Não são permitidas múltiplas definições de pré-pagamento numa nota de encomenda. Se for necessário permitir vários pré-pagamentos numa nota de encomenda, publique os pagamentos utilizando o diário de pagamentos em vez de uma fatura de pré-pagamento.

O pré-pagamento pode ser removido da nota de encomenda, a menos que já tenha liquidado um pagamento relativamente à fatura de pré-pagamento publicada ou publicado a fatura padrão. Para remover informações de pré-pagamento da nota de encomenda, aceda a Contas a pagar > Comum > Notas de encomenda > Todas as notas de encomenda e encontre a nota de encomenda do fornecedor. No Painel de ações, selecione o separador Compra e, em seguida, selecione Remover pré-pagamento.

Criar e publicar uma fatura de pré-pagamento

Para registar a fatura de pré-pagamento do fornecedor, aceda à página Fatura de fornecedor. Selecione Fatura de pré-pagamento na página Notas de encomenda (Contas a pagar > Comum > Notas de encomenda > Todas as notas de encomenda > separador Fatura > Fatura de pré-pagamento). Introduza informações para a fatura de pré-pagamento, incluindo o número da fatura. Não pode alterar as quantidades de uma fatura de pré-pagamento. Se o fornecedor tiver faturado um montante parcial do valor de pré-pagamento definido na nota de encomenda, pode atualizar o preço unitário para refletir o valor parcial.

Quando a fatura de pré-pagamento é publicada, o saldo do fornecedor e a conta de pré-pagamento são atualizados. O valor de Aplicação do pré-pagamento na definição de pré-pagamento contida na nota de encomenda é atualizado. As entradas predefinidas de dimensão financeira para o comprovativo de pré-pagamento publicado serão retiradas das informações do cabeçalho da nota de encomenda.

Se a caraterística Bloquear dimensões financeiras em linhas de fatura na fatura de pré-pagamento do fornecedor na página Gestão de caraterísticas estiver ativada, as dimensões no cabeçalho ou nas linhas de pré-pagamento não podem ser atualizadas.

Publicar e liquidar pagamentos para a fatura de pré-pagamento

Em seguida, a fatura de pré-pagamento será paga a partir da página Diário de pagamentos. Para aceder aos diários de pagamento, clique em Contas a pagar > Diários > Pagamentos > Diário de pagamentos. Após a publicação da liquidação do pagamento na fatura de pré-pagamento, será atualizado o valor Restante de aplicação do pré-pagamento da nota de encomenda.

Antes de publicar a fatura padrão para a fatura de pré-pagamento, é possível reverter a liquidação do pagamento a partir da fatura de pré-pagamento. Contudo, após a aplicação de uma fatura padrão à fatura de pré-pagamento, a liquidação do pagamento não pode ser revertida a partir da fatura de pré-pagamento.

Publicar a fatura de fornecedor padrão para a nota de encomenda e aplicar a fatura de pré-pagamento à fatura padrão

Registe a fatura padrão recebida do fornecedor. Como parte deste processo, pode aplicar a fatura de pré-pagamento liquidada à fatura de fornecedor, para que o valor da fatura seja reduzido pelo montante já pago. A aplicação da fatura de pré-pagamento à fatura de fornecedor assegurará que as entradas contabilísticas da fatura de pré-pagamento serão revertidas.

Aplicação da fatura de pré-pagamento após a publicação da fatura padrão

Caso se esqueça de aplicar o pré-pagamento à fatura de fornecedor padrão no momento da publicação da fatura de fornecedor, o pré-pagamento liquidado estará disponível para ser aplicado a outras faturas deste fornecedor a partir da página Fornecedores (Contas a pagar > Comum > Fornecedores > Todos os fornecedores > separador Fatura > Aplicar).

Reversão do processo de aplicação de pré-pagamento

Se precisar de anular a liquidação ou reverter a aplicação de uma fatura de pré-pagamento a partir de uma fatura padrão, selecione a ação Reverter a partir da página Fornecedores (Contas a pagar > Comum > Fornecedores > Todos os fornecedores > separador Fatura > Reverter). Após a aplicação do pré-pagamento ser revertida, é possível aplicar o pré-pagamento a outra fatura padrão.