Automatização do processo de cobranças

Isto artigo descreve o processo de configuração de estratégias de processos de cobrança que identificam automaticamente as facturas de clientes que requerem um lembrete por e-mail, uma atividade de cobrança (como uma chamada telefónica) ou uma carta de cobrança a enviar ao cliente.

Geralmente as organizações gastam uma quantidade significativa de tempo a pesquisar relatórios de saldo antigos, contas de clientes e faturas em aberto para saber quais clientes devem ser contactados sobre uma fatura em aberto ou um saldo de conta. Esta pesquisa tira tempo do agente de cobrança que seria gasto na comunicação com os clientes para cobrar saldos vencidos ou resolver litígios de faturas. A automatização do processo de cobranças permite configurar uma abordagem baseada em estratégias para o processo de cobrança. Isto ajuda a aplicar as atividades de cobrança consistentemente, fornecendo lembretes por e-mail personalizados ou processo programado para enviar cartas de cobrança.

Configuração do processo de cobranças

Pode utilizar a página Configuração do processo de cobranças (Crédito e cobranças > Configuração > Configuração do processo de cobranças) para criar um processo de cobranças automatizado que agendará actividades, enviará mensagens de correio eletrónico e criará e publicará cartas de cobrança de clientes. Os passos do processo são baseados na fatura em aberto principal ou mais antiga. Cada passo utiliza esta fatura para determinar qual comunicação ou atividade deve ocorrer com um cliente específico.

Normalmente, as equipas de cobrança enviam um aviso antecipado relacionado a cada fatura pendente para que um cliente seja notificado quando a fatura está prestes a vencer. A seleção Pre-dunning pode ser definida para permitir que uma etapa em cada hierarquia de processos seja activada para cada fatura, à medida que o tempo da fatura atinge essa etapa.

Hierarquia do processo

Cada conjunto de clientes só pode ser atribuído a uma hierarquia de processos. A classificação hierárquica deste passo identifica qual processo terá precedência se um cliente for incluído em mais de um grupo com uma hierarquia de processos atribuída. O ID do grupo determina quais clientes serão atribuídos ao processo. Cada hierarquia que é configurada apenas pode ser atribuída a uma automatização do processo.

Os dias silenciosos são utilizados para garantir que um cliente não seja contactado com muita frequência pelo processo automatizado. Por exemplo, se os dias silenciosos forem definidos como dois, um cliente não será contactado pelo processo automatizado durante pelo menos dois dias, mesmo se a fatura principal original tiver sido integralmente liquidada.

Para excluir os clientes da automatização do processo se o saldo de envelhecimento do cliente ou o valor da fatura for inferior a um valor definido, seleccione Saldo de envelhecimento do cliente inferior a ou Valor da fatura inferior a no campo Excluir do processo e introduza o valor do montante.

Mark Utilize a previsão para criar actividades de cobrança utilizando as previsões de pagamento do cliente. As actividades criadas utilizarão o modelo de atividade de Previsões de pagamento na página Parâmetros das contas a receber , separador Automação do processo de cobrança .

Detalhes do processo

Clique em New para adicionar um novo detalhe de processo à hierarquia. A Description é utilizada para identificar o objetivo ou o nome da etapa na hierarquia. Seleccione o tipo de ação para definir a etapa que irá criar uma atividade, enviar um e-mail ou criar uma carta de cobrança.

• O documento Business define o modelo utilizado para criar o tipo de ação. Este documento pode ser um modelo de atividade, um modelo de e-mail ou uma carta de cobrança enviado para cada cliente. A automatização de processos de cobrança apenas cria cartas de cobrança por cliente, independentemente de como os outros parâmetros de cobranças são definidos.
• Quando define a etapa do processo que ocorrerá antes ou depois da data de vencimento da fatura principal (mais antiga) e é utilizada juntamente com o número apresentado na coluna Dias em relação à data de vencimento da fatura .
• Marque a opção Pre-dunning para criar uma ação para cada fatura numa etapa de uma hierarquia de processos. Normalmente, as ações de pré-cobrança são um aviso antecipado relacionado com as faturas pendentes para que um cliente seja notificado quando a fatura estiver prestes a vencer. A pré-cobrança só pode ser marcada para uma atividade por hierarquia. Quando selecionar um tipo de ação de e-mail, o destinatário será utilizado para definir se a mensagem de e-mail é enviada a um contacto de cliente, grupo de vendas ou agente de cobranças.
• O valor no campo Business purpose contact determinará então qual o contacto da conta desse cliente que receberá a comunicação.

Detalhes do documento empresarial

Os detalhes do documento empresarial variarão com base no tipo de ação selecionado nos detalhes do processo. Quando o tipo de ação for uma atividade, os detalhes do modelo de atividade serão apresentados. Estes detalhes incluem o nome do modelo de atividade, o tipo de atividade que será criado, a finalidade da atividade, o número de dias agendados para concluir a atividade e os detalhes da atividade. Esta atividade será ligada à fatura principal que informa ao destinatário a ação necessária para concluí-la.

Se o tipo de ação for um e-mail nos detalhes do processo, essa secção conterá dois Separadores Rápidos. O primeiro é utilizado para definir o ID do modelo, a descrição do e-mail, o idioma predefinido, o nome de utilizador que será atribuído às mensagens de e-mail enviadas automaticamente e o endereço de e-mail dos remetentes associados. A segunda permitirá que o corpo da mensagem seja criado depois de os valores dos campos Language e Subject serem guardados, seleccionando Edit. Isto abrirá uma janela que permite carregar conteúdo HTML.

Nota

Pode guardar uma mensagem de e-mail do Outlook que contém o corpo do texto da comunicação no formato HTML. Em seguida, poderá carregar o conteúdo da mensagem para implementar o modelo.

Se o tipo de ação da carta de cobrança for selecionado, não haverá uma secção de detalhes do documento empresarial na página de configuração.

Utilize o botão Collections process history para visualizar o histórico recente da hierarquia de processos selecionada.

Clique na ação Atribuição de processos de cobrança para visualizar os clientes atribuídos a um processo de cobrança. Utilizar Pré-visualizar atribuição de clientes para visualizar a hierarquia atribuída a um cliente específico. Utilizar Pré-visualizar atribuição de processos para pré-visualizar os clientes que serão atribuídos a uma hierarquia quando esta for executada. Clique em Atribuição manual para ver os clientes que foram atribuídos manualmente a um processo ou selecionar clientes a quem será atribuído um processo.

Clique na ação Process simulation para pré-visualizar as ações que serão criadas se a automatização do processo selecionado for executada neste momento.