Automatização do processo de cobranças

Este artigo descreve a configuração de estratégias do processo de cobranças que identificam automaticamente as faturas de cliente que exigem um lembrete por e-mail, uma atividade de cobrança (como uma chamada telefónica) ou uma carta de cobrança a ser enviada ao cliente.

Geralmente as organizações gastam uma quantidade significativa de tempo a pesquisar relatórios de saldo antigos, contas de clientes e faturas em aberto para saber quais clientes devem ser contactados sobre uma fatura em aberto ou um saldo de conta. Esta pesquisa tira tempo do agente de cobrança que seria gasto na comunicação com os clientes para cobrar saldos vencidos ou resolver litígios de faturas. A automatização do processo de cobranças permite configurar uma abordagem baseada em estratégias para o processo de cobrança. Isto ajuda a aplicar as atividades de cobrança consistentemente, fornecendo lembretes por e-mail personalizados ou processo programado para enviar cartas de cobrança.

Configuração do processo de cobranças

Pode utilizar a página Configuração do processo de cobranças (Crédito e cobranças > Configuração > Configuração do processo de cobranças) para criar um processo de cobranças automatizado que vai agendar atividades, enviar mensagens de e-mail e criar e lançar cartas de cobrança de clientes. Os passos do processo são baseados na fatura em aberto principal ou mais antiga. Cada passo utiliza esta fatura para determinar qual comunicação ou atividade deve ocorrer com um cliente específico.

Normalmente, as equipas de cobrança enviam um aviso antecipado relacionado a cada fatura pendente para que um cliente seja notificado quando a fatura está prestes a vencer. A seleção de Pré-cobrança pode ser definida para permitir que um passo de cada hierarquia de processo seja ativado para cada fatura, à medida que o tempo de duração da fatura atinge esse passo.

Hierarquia do processo

Cada conjunto de clientes só pode ser atribuído a uma hierarquia de processos. A classificação hierárquica deste passo identifica qual processo terá precedência se um cliente for incluído em mais de um grupo com uma hierarquia de processos atribuída. O ID do grupo determina quais clientes serão atribuídos ao processo. Cada hierarquia que é configurada apenas pode ser atribuída a uma automatização do processo.

Os dias silenciosos são utilizados para garantir que um cliente não seja contactado com muita frequência pelo processo automatizado. Por exemplo, se os dias silenciosos forem definidos como dois, um cliente não será contactado pelo processo automatizado durante pelo menos dois dias, mesmo se a fatura principal original tiver sido integralmente liquidada.

Para excluir clientes da automatização de processos, se o saldo de maturidade do cliente ou o valor da fatura for menor que um valor definido, selecione Saldo de maturidade do cliente menor que ou Valor da fatura menor que no campo Excluir do processo e introduza o valor.

Marque Utilizar previsão para criar atividades de cobrança utilizando Previsões de pagamento do cliente. As atividades criadas utilizarão o modelo da Atividade das Previsões de pagamento na página Parâmetros de contas a receber, separador Automatização do processo de cobranças.

Selecione Utilizar o passo de acompanhamento para garantir que as faturas passam por todos os passos da automatização. Defina isto como Sim se pretender que as faturas comecem no primeiro passo do processo. Por exemplo, se o campo Estado das cobranças foi definido como Em litígio, mas mais tarde foi definido como Resolvido, a automatização do processo de cobranças começa no primeiro passo no separador Detalhes do processo da configuração do processo de cobranças. Selecione Não, para iniciar as faturas com a atividade que mais se aproxima da data. Esta caixa de verificação está disponível quando a funcionalidade Melhoramento do passo de acompanhamento da automatização do processo de cobranças está ativada na versão Dynamics 365 Finance 10.0.43 e posterior.

Esta caixa de verificação não pode ser desativada. Após a ativação desta funcionalidade, é atribuída a cada fatura em aberto o último passo que foi executado de acordo com o histórico de automatização do processo. Se o histórico de automatização do processo tiver sido removido, qualquer fatura aberta começará com o primeiro passo nos detalhes de configuração da automatização do processo.

Detalhes do processo

Clique em Novo para adicionar um novo detalhe de processo à hierarquia. A Descrição é utilizada para identificar a finalidade ou o nome do passo na hierarquia. Selecione o Tipo de ação para definir o passo que vai criar uma atividade, enviar um e-mail ou criar uma carta de cobrança.

• O Documento empresarial define o modelo utilizado para criar o tipo de ação. Este documento pode ser um modelo de atividade, um modelo de e-mail ou uma carta de cobrança enviado para cada cliente. A automatização de processos de cobrança apenas cria cartas de cobrança por cliente, independentemente de como os outros parâmetros de cobranças são definidos.
• Quando define o passo do processo que ocorrerá antes ou depois da data de vencimento da fatura (mais antiga) e é utilizada juntamente com o número apresentado na coluna Dias em relação à data de vencimento da fatura.
• Marque a opção Pré-cobrança para criar uma ação para cada fatura num passo de uma hierarquia de processos. Normalmente, as ações de pré-cobrança são um aviso antecipado relacionado com as faturas pendentes para que um cliente seja notificado quando a fatura estiver prestes a vencer. A pré-cobrança só pode ser marcada para uma atividade por hierarquia. Apenas um passo de uma hierarquia pode ser designado para ações de pré-cobrança, e esse passo tem de ser uma atividade ou um e-mail. Quando selecionar um tipo de ação de e-mail, o destinatário será utilizado para definir se a mensagem de e-mail é enviada a um contacto de cliente, grupo de vendas ou agente de cobranças.
• Em seguida, o valor no campo Contacto de finalidade comercial determinará qual contacto da conta desse cliente receberá a comunicação.

Detalhes do documento empresarial

Os detalhes do documento empresarial variarão com base no tipo de ação selecionado nos detalhes do processo. Quando o tipo de ação for uma atividade, os detalhes do modelo de atividade serão apresentados. Estes detalhes incluem o nome do modelo de atividade, o tipo de atividade que será criado, a finalidade da atividade, o número de dias agendados para concluir a atividade e os detalhes da atividade. Esta atividade será ligada à fatura principal que informa ao destinatário a ação necessária para concluí-la.

Se o tipo de ação for um e-mail nos detalhes do processo, essa secção conterá dois Separadores Rápidos. O primeiro é utilizado para definir o ID do modelo, a descrição do e-mail, o idioma predefinido, o nome de utilizador que será atribuído às mensagens de e-mail enviadas automaticamente e o endereço de e-mail dos remetentes associados. O segundo permitirá que o corpo do e-mail seja criado após os valores nos campos Idioma e Assunto serem guardados selecionando Editar. Isto abrirá uma janela que permite carregar conteúdo HTML.

Nota

Pode guardar uma mensagem de e-mail do Outlook que contém o corpo do texto da comunicação no formato HTML. Em seguida, poderá carregar o conteúdo da mensagem para implementar o modelo.

Se o tipo de ação da carta de cobrança for selecionado, não haverá uma secção de detalhes do documento empresarial na página de configuração.

Utilize o botão Histórico do processo de cobranças para ver o histórico recente da hierarquia de processos selecionada.

Clique na ação Atribuição de processo de cobranças para ver os clientes atribuídos a um processo de cobranças. Utilize Pré-visualizar atribuição do cliente para ver a hierarquia a que um cliente específico está atribuído. Utilize Pré-visualizar atribuição de processos para pré-visualizar os clientes que serão atribuídos a uma hierarquia quando for executada. Clique em Atribuição manual para ver os clientes que foram atribuídos manualmente a um processo ou selecione os clientes a atribuir a um processo.

Clique na ação Processar simulação para pré-visualizar as ações que serão criadas, se a automatização do processo selecionada for executada neste momento.

A funcionalidade Incluir faturas de Projeto e de Diário geral na Automatização do processo de cobranças foi introduzida a partir do Dynamics 365 Finance versão 10.0.44.

Quando esta funcionalidade está ativada, tem aceder a novos parâmetros na grelha de estratégias. Selecione as caixas de verificação com base no tipo de faturas que pretende que façam parte do processo automatização.

É introduzida uma nova coluna Voucher na página Histórico do processo de cobranças para melhorar a monitorização e a gestão das transações financeiras. Esta coluna permite que os utilizadores visualizem os detalhes do voucher associado a cada entrada, proporcionando maior transparência e facilidade de identificação.