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Configurar cobranças

Este artigo explica como configurar a funcionalidade de cobranças. Tem de completar alguns passos de configuração ao utilizar a funcionalidade de cobranças. Existem também algumas capacidades opcionais, incluindo os conjuntos de clientes e as equipas de cobranças.

  • Definições do período de maturidade
  • Instantâneos de maturidade
  • Nomes de diário
  • Código de motivo para transações de remissão
  • Agentes de cobranças
  • Conta de remissão
  • Informações sobre NSF (fundos insuficientes)
  • Configurações do Outlook para aqueles que usam a página Coleções
  • Endereços de e-mail

Esses pontos são discutidos com mais detalhes ao longo do restante deste artigo.

Configurar definições do período de maturidade

Configure uma definição do período de maturidade. Uma definição de período de envelhecimento define as colunas que aparecem nas páginas de listagem Saldos antigos, Atividades de coleções eCasos de cobranças . Também define os períodos que aparecem na página Coleções . Se for configurado um conjunto de clientes, é utilizada a definição do período de maturidade para o conjunto. Se não houver pools configurados, será usada a definição padrão de período de envelhecimento especificada na página Parâmetros de contas a receber. Se nenhuma definição padrão de período de envelhecimento for especificada, a primeira definição de período de envelhecimento na página Definições de período de envelhecimento será usada.

Criar um instantâneo de maturidade

Crie registos de instantâneos de maturidade para todos os clientes ou para os clientes de um conjunto de clientes. As informações de instantâneo de envelhecimento aparecem na página de listagem Saldos envelhecidos e na página Cobranças . Tem de criar um instantâneo de maturidade antes de poder utilizar a página de listagem. A página de listagem apresenta informações apenas aos clientes para quem foi criado um instantâneo de maturidade.

Opcional: Configurar conjuntos de clientes

Pode configurar conjuntos de clientes para representar grupos de clientes. Você pode usar grupos de clientes como filtros para as informações de clientes que aparecem nas páginas da lista Coleções , na página Coleções ou ao criar instantâneos de envelhecimento.

Opcional: Criar uma equipa de cobranças

Se várias pessoas na sua organização realizarem trabalhos de cobrança, pode configurar uma equipa de cobranças. Você pode selecionar a equipa na página Parâmetros de contas a receber. Se você não criar uma equipa de cobranças, uma equipa será criada automaticamente quando você configurar agentes de cobranças na página Agente de cobranças.

Configurar uma categoria de caso de cobranças

Para usar casos para organizar seu trabalho de coleções, configure uma categoria de caso que tenha o tipo de categoria Coleções . Isso é necessário somente se você quiser usar a funcionalidade de maiúsculas e minúsculas na página Coleções .

Configurar nomes de diários (liquidação, remissão e NSF)

Configure os nomes de diário que são utilizados quando as transações são processadas na página Coleções . Este processamento inclui a liquidação de uma transação, a remissão de uma transação e o processamento de um pagamento com fundos insuficientes (NSF).

Descrição Tipo de diário
Liquidação Pagamento de clientes
Remissão Diário
NSF Pagamento de clientes

Configurar um código de motivo para transações de remissão

Configure o código de motivo padrão utilizado quando as transações são canceladas na página Cobranças . Pode alterar o código durante o processo de remissão.

Configurar uma pasta para anexos de e-mail e criar modelos de e-mail

Se você enviar mensagens de e-mail da página Coleções com Microsoft Excel anexos, poderá criar modelos de e-mail opcionais para essas mensagens.

Configurar parâmetros de contas a receber para cobranças

Configure os parâmetros de Contas a receber que aparecem na guia Cobranças .

Opcional: Configurar agentes de cobranças

Se várias pessoas na sua organização realizarem trabalhos de cobrança, pode configurar agentes de cobranças. Um agente de cobranças é um trabalhador configurado como utente na página Relações de utente . Pode atribuir conjuntos de clientes (consultas de clientes) a agentes de cobranças para ajudar os agentes a organizar o seu trabalho. Os agentes de cobrança são adicionados à equipa selecionada na página Parâmetros de contas a receber. Se uma equipa não for selecionada nessa página, uma nova equipa chamada Coleções será criada automaticamente e os agentes de coleções serão adicionados a essa equipa.

Configurar uma conta de remissão

Configure a conta de remissão utilizada para a entrada de remissão do livro-razão geral quando uma transação é remitida. Esta conta é armazenada no perfil de publicação do cliente.

Configurar informações sobre NSF para contas bancárias

Atualize as contas bancárias para que tenham o diário correto quando os pagamentos NSF forem identificados na página Cobranças . Na guia Gerenciamento de moeda, no campo Diário de pagamentos NSF , selecione um diário de pagamentos.

Configurar definições do Outlook para utilizadores da página Cobranças

Antes que os trabalhadores possam criar atividades ou enviar mensagens de email usando a página Coleções , você deve verificar se a chave de configuração de sincronização Microsoft Outlook está selecionada e se a sincronização do Outlook está configurada para esses trabalhadores.

Configurar e-mail e endereços

Você pode usar o email para se comunicar com clientes e vendedores sobre problemas de cobranças para enviar mensagens de e-mail da página Cobranças .

Configurar definições de e-mail e endereços para contactos de clientes de cobranças

Configure os endereços de e-mail dos contactos dos clientes para enviar mensagens de correio eletrónico a esses contactos a partir da página Cobranças . O contato de coleções é utilizado como o contato padrão na página Coleções . Pode configurar um endereço de instrução para um cliente caso as instruções devam utilizar um endereço diferente do endereço principal.

Na Guia Rápida Crédito e Cobranças de um cliente, no campo Contato de cobranças , selecione a pessoa na organização do cliente que trabalha com seu agente de cobranças. Essa pessoa é usada como o contato padrão na página Coleções e mensagens de email são enviadas para ela.

Nota

Se não for especificado um contacto de cobranças para um cliente, é utilizado o contacto principal para o cliente. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de email serão enviadas para o primeiro endereço listado na página Contatos .

Configurar definições de e-mail para vendedores

Configure endereços de e-mail para que os vendedores enviem mensagens de e-mail aos vendedores a partir da página Cobranças . Configure um endereço de e-mail para cada representante de vendas em cada grupo de vendas de comissões. O representante de vendas que tem a opção Contato selecionada é o vendedor padrão para o qual as mensagens de email são enviadas.

Se não for especificado um representante de vendas, é utilizado o vendedor principal para a organização do cliente. Se não for especificado um vendedor principal, as mensagens de e-mail são enviadas para o primeiro vendedor indicado na página.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos: