Descrição geral de orçamento

Quase todas as empresas que usam a funcionalidade Finanças no Microsoft Dynamics 365 Finance terão que ser capazes de criar relatórios de orçamento vs. reais. Isto artigo explica a configuração mínima necessária para criar orçamentos em finanças e operações ou carregá-los a partir de um programa de terceiros.

Descrição Geral

O orçamento aprovado para uma entidade legal é mantido num documento conhecido como entrada de registo orçamental. As rubricas de um documento de entrada de registo orçamental são conhecidas como entradas de conta orçamental e contêm dimensão financeira informações, datas e montantes do orçamento aprovado. O documento de entrada do registo de orçamento é integrado nas páginas de relatórios financeiros básicos e de consulta onde os valores reais do livro-razão são comparados com os valores de orçamento.

Há vários métodos para criar entradas de registo de orçamento:

• Introduza manualmente as informações do documento na página Entradas do registo orçamental.
• Use o Microsoft Excel modelo que você pode abrir clicando no botão Abrir no Excel na página Entradas de registro de orçamento.
• Use a entidade de dados Entradas de Conta de Orçamento em Gestão de dados para importar entradas de registro de orçamento. Você deve considerar usar esse método e ativar o parâmetro de processamento baseado em Definir quando precisar importar muitas entradas de conta de orçamento.
• Se a empresa usar a funcionalidade de planeamento de orçamento para preparar dados de orçamento, você poderá usar o processo periódico Gerar entrada de registro de orçamento.

A entrada de registo de orçamento é considerada concluída quando os saldos do orçamento são atualizados. Na página Entradas do registo de orçamento, clique em Atualizar saldos orçamentais para uma entrada de registo orçamental selecionada ou para várias entradas. Depois de atualizar os saldos orçamentais, o estado da entrada do registo orçamental muda para Concluído. A entrada de registo de orçamento concluído não pode ser reaberta para edições. Então, se os dados de orçamento devem ser ajustados, precisa de criar uma nova entrada de registo de orçamento em vez de corrigir os dados na entrada de registo de orçamento concluído.

Configuração

Ao configurar o orçamento, comece na página Parâmetros de orçamento. Nesta página, defina o diário orçamental, a sequência de números de entradas de registo de orçamento e o comportamento predefinido nas áreas de trabalho.

Na página Parâmetros de orçamentação, estão disponíveis os seguintes campos:

• Chave de alocação– Isto campo determina como o valor de uma entrada de conta de orçamento é alocado em uma previsão de fluxo de caixa.
• Usar regras para transferências de orçamento– Selecione esta opção para habilitar transferências de orçamento.
• Exibir consulta de análise de orçamento herdado– Selecione esta opção para mostrar a consulta de análise de orçamento herdado.
• Estrutura de conta padrão– Marque essa caixa de seleção para preencher automaticamente a estrutura de conta no registro de orçamento, com base na conta principal. Esta caixa de verificação estará disponível se a funcionalidade Predefinir a estrutura da conta na entrada do registo orçamental estiver ativada na Gestão de funcionalidades.
• Diário de orçamento– Selecione um nome de diário para as dotações orçamentárias. Isto campo estará disponível se o campo Ativar dotação orçamental estiver selecionado na página razão geral parâmetros .

Em seguida, se houver políticas que regem a aprovação de entradas de registro de orçamento, com base no tipo de orçamento (por exemplo, transferências ou revisões), você deverá criar fluxos de trabalho de entrada de registro de orçamento na página Fluxos de trabalho de orçamento. Se há cenários em que as transferências devem ser permitidas sem a aprovação do fluxo de trabalho, pode definir regras de transferência de orçamento para suportar esses cenários.

Na página Dimensões do orçamento, tem de selecionar as dimensões financeiras que são utilizadas para orçamentação, com base nas dimensões utilizadas no plano contabilístico. Pode selecionar todas as dimensões financeiras ou um subconjunto delas para orçamento.

Defina um modelo de orçamento que corresponda a todos ou alguns dos orçamentos. Pode utilizar um único modelo orçamental para todas as entradas de registo de orçamento. Como alternativa, pode criar módulos separados que se baseiam no tipo de orçamento, na localização geográfica ou em alguma outra forma de classificação de um orçamento.

Nota

Se o controlo orçamental for utilizado, poderá associar apenas um modelo orçamental com um intervalo de tempo do ciclo orçamental.

Crie códigos de orçamento que identifiquem o tipo de transações de orçamento a serem registradas e qualquer fluxo de trabalho relacionado. Os códigos de orçamento podem suportar os seguintes tipos de orçamento:

• Orçamento original
• Transferência
• Revisão
• Ónus
• Ónus prévio
• Orçamento transportado

Os códigos de orçamento permitem ter um registo de auditoria de alterações de orçamento aprovadas no decorrer do ciclo orçamental. Se um fluxo de trabalho estiver associado a um código de orçamento, o fluxo de trabalho será habilitado para todas as entradas de registro de orçamento que usam esse código de orçamento, e as etapas do fluxo de trabalho deverão ser concluídas antes que a entrada de registro de orçamento possa chegar ao estágio Concluído .

Também pode, opcionalmente, configurar regras de transferência orçamental. Para usar regras de transferência de orçamento, selecione Usar regras para transferências de orçamento na página Parâmetros de orçamento . Quando as regras de transferência de orçamento são usadas, se um utente criar um documento usando um código de orçamento do tipo Transferência , os saldos de orçamento não serão atualizados se as regras de transferência de orçamento forem violadas. Por exemplo, pode permitir documentos de transferência de orçamento, onde o orçamento de despesas é transferido entre as contas principais para o departamento de vendas e marketing, mas pode proibir que o orçamento seja transferido de ou para esse departamento, a menos que a aprovação do fluxo de trabalho seja concedida para esse tipo de entrada de conta de orçamento.

A funcionalidade que foi introduzida no Microsoft Dynamics 365 Finance versão 10.0.7 (janeiro de 2020) adicionou capacidade e flexibilidade para entradas de registro de orçamento. Para habilitar esses aprimoramentos, vá para o espaço de trabalho Gerenciamento de recursos e selecione Entradas do registro de orçamento apenas para quantidade e/ou Entradas de registro de orçamento padrão do tipo de valor.

A funcionalidade Entradas do registo orçamental apenas para quantidade permite-lhe publicar uma entrada de registo orçamental com montantes apenas de quantidade. Por exemplo, pode lançar uma entrada de orçamento com uma quantidade 32 e preço zero, o que resultará num valor igual a zero. Pode utilizar esta quantidade no contexto de um relatório financeiro para determinar um preço por quantidade. Observe que nenhum relatório ou consulta foi atualizado como parte desta funcionalidade; a funcionalidade só permite que lance um valor igual a zero.

O recurso Entradas de registro de orçamento padrão do tipo de valor permite que o tipo de valor padrão dentro de uma entrada de registro de orçamento seja um tipo de valor diferente de despesa. A linha de entrada do registo de orçamento agora terá como predefinição a despesa quando o tipo de conta principal for despesa; terá como predefinição a receita quando o tipo de conta principal for receita e terá despesa como predefinição para todos os outros tipos de conta.

Utilizar áreas de trabalho e páginas de consulta para controlar o orçamento versus valores reais

O gestor de orçamento pode rever o estado atual de um orçamento na área de trabalho Orçamentos e previsões do livro-razão. Os separadores Despesa sobre orçamento e Receita sob orçamento fornecem uma vista rápida das combinações de dimensão financeira em que as metas orçamentais não estão a ser cumpridas ou estão a aproximar-se do limite. Você pode personalizar a porcentagem de limite de orçamento e os conjuntos de dimensão financeira utilizados nessas guias clicando em Configurar meu espaço de trabalho. Você pode clicar em Gerentes de unidade para ver os trabalhadores responsáveis por combinações de dimensão financeira específicas selecionadas nessas guias. Por exemplo, se vir que o orçamento das despesas do departamento de operações está a ultrapassar o limiar do orçamento, procure localizar e contactar o gestor do departamento de operações para abordar o problema.

Nota

O campo Gerente de departamento na página Unidades organizacionais determina quais gerentes suportam combinações dimensão financeira específicas. Clique em Ver mais na parte inferior da guia para abrir a página Orçamento vs consulta real para obter mais detalhes sobre valores de orçamento versus valores reais.

A página Consulta real vs orçamento permite detalhar os detalhes do orçamento versus os valores reais. Selecione uma linha na página de consulta e, em seguida, clique em Saldos do período para ver o orçamento e os montantes reais distribuídos pelos períodos fiscais. A página Entradas da conta de orçamento fornece um detalhamento dos detalhes do valor do orçamento nas entradas do registro de orçamento. A página Entradas de diário geral abre as transações do livro-razão incluídas no valor real calculado .

Uma empresa que esteja a utilizar a funcionalidade de Planeamento orçamental pode criar e utilizar previsões orçamentais na área de trabalho Orçamentos e previsões do livro-razão.