Descrição geral de controlo orçamental

Importante

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Isto artigo apresenta uma funcionalidade de controlo orçamental e fornece informações para o ajudar a configurar o controlo orçamental para otimizar a gestão dos recursos financeiros da organização.

O controlo orçamental suporta a gestão dos recursos financeiros de uma organização por meio do plano contabilístico, de fluxos de trabalho, grupos de utilizadores, documentos de origem e diários, do cálculo configurável de fundos disponíveis, ciclos orçamentais e limiares. Quando os controlos estão em vigor, uma organização pode planear, medir, gerir e prever os recursos financeiros ao longo do ano fiscal.

Depois de os orçamentos serem aprovados no sistema, pode utilizar planos orçamentais para gerar entradas de registo de orçamento a fim de registar o orçamento de despesas de uma organização. Como alternativa, pode criar ou importar entradas de registo de orçamento de um programa de terceiros em vez de utilizar a funcionalidade de planeamento de orçamento.

As despesas podem ser registadas utilizando as contas principais e as dimensões financeiras. Pode configurar o controlo de despesas totais para atender às políticas e aos requisitos da organização para agrupar diversas combinações de dimensões financeiras e contas principais.

O gráfico a seguir mostra o local do controlo orçamental em fases de um ciclo orçamental típico.

Pode configurar o controlo orçamental de acordo com diversos fatores:

• Dimensões financeiras – Quais dimensões financeiras precisam de ser utilizadas em orçamentos de relatório e valores reais, e quais dimensões financeiras são necessárias para controlar os orçamentos? Há combinações específicas de dimensões ou contas principais que exijam uma atenção específica? Por exemplo, há um requisito para controlar o orçamento para valores reais por centro de custos e programa? As despesas de viagem exigem uma atenção especial?
• Hora – Que intervalo de tempo (período fiscal, período fiscal até à data, etc.) será utilizado para avaliar os fundos orçamentais disponíveis?
• Documentos de origem – Que documentos de origem devem ser avaliados para controlo orçamental? O documento deve ser avaliado por linha ou por documento?
• Cálculo de fundos disponíveis – Documentos como requisições de compra (ónus prévio) e notas de encomenda (ónus) devem ser considerados no cálculo de fundos disponíveis? Os documentos que têm um estado de rascunho devem ser considerados no cálculo?
• Permissão de substituição – Quem tem permissão para exceder o orçamento disponível?

O controlo orçamental está totalmente integrado na aplicação. Consequentemente, pode avaliar o orçamento disponível para compras planeadas e compras reais. Consultas de orçamento e relatórios estão disponíveis. Portanto, os utilizadores podem avaliar o orçamento por meio do ciclo de orçamento, e podem fazer quaisquer ajustes que são necessários, na forma de revisões orçamentais ou transferências. Um gestor de orçamento também pode exportar o orçamento e os valores reais para o Microsoft Excel para fazer análises e previsões mais precisas, conforme necessário.

Configurar controlo orçamental

Intervalo de tempo do ciclo orçamental

Depois de o orçamento básico ser configurado, pode definir o tempo ou os períodos inicial e final para orçamento e controlo orçamental na página Intervalo de tempo do ciclo orçamental. Os ciclos orçamentais geralmente correspondem aos calendários fiscais, mas podem medir anos fiscais.

Os próximos passos na configuração são concluídos nos separadores abertos na página Configuração do controlo orçamental.

Definir parâmetros

Com base nas dimensões financeiras ativadas para o orçamento, pode utilizar todas ou um subconjunto das dimensões financeiras para controlo orçamental.

Além disso, pode especificar o intervalo de tempo predefinido (por exemplo, Ano fiscal, Ano fiscal até à data, Período fiscal ou Trimestral) que o controlo orçamental será executado durante o período de tempo do orçamento relacionado. Também pode especificar um gestor de orçamento predefinido e o limiar que será utilizado para notificar os utilizadores quando o limiar foi alcançado. Os valores nestes campos serão utilizados como os valores predefinidos em qualquer nova regra de controlo orçamental ou grupo orçamental que é criado. No entanto, os valores predefinidos podem ser alterados para grupos individuais ou regras.

As formas como os orçamentos são criados e registados no registo de orçamento ajudam a determinar o intervalo de tempo selecionado quando os fundos orçamentais disponíveis são avaliados. Se um valor anualizado para uma combinação de valores de dimensão for desenvolvido e utilizado, talvez faça sentido uma abordagem do ano fiscal ou do ano fiscal até à data. Entretanto, se uma organização cria orçamentos por período fiscal, ou aloca em períodos fiscais e deseja um controlo mais detalhado, talvez queira considerar o período fiscal até à data ou intervalos de tempo trimestrais.

Além disso, a cultura de uma organização na sua relação com o orçamento e o controlo orçamental influencia na definição da configuração.

Permissões de orçamento excedido

Em seguida, na guia Permissões de orçamento excedido, você pode especificar grupos de utilizadores. Também pode especificar se os utilizadores que são membros de um grupo têm permissão exceder o orçamento. Pode impedir que os utilizadores excedam o orçamento após o limiar do orçamento definido na página Parâmetros de orçamento, ou pode impedir que excedam o orçamento em qualquer valor, independentemente do limiar. Com base no nível de proatividade com que uma organização gere as suas despesas, estas permissões podem ajudá-la a gerir os seus recursos financeiros.

Fundos do orçamento disponíveis

Em seguida, no separador Fundos do orçamento disponíveis, pode definir a fórmula utilizada para calcular os fundos do orçamento disponíveis . Com base no nível de conservadorismo com que uma organização gere os recursos financeiros, ou considerando as regulamentações ou os requisitos do setor, o cálculo pode incluir documentos de rascunho ou não lançados.

Nota

Se o cálculo for alterado durante um ciclo orçamental, os documentos que porventura tenham passado em verificações de controlo orçamental e sido lançados ou concluídos permanecerão nesse estado. Uma funcionalidade chamada Controlar apenas valores no cálculo de fundos do orçamento disponíveis permite alterar quais dados são controlados nas tabelas BudgetSourceTracking. Quando a funcionalidade está ativada, os valores são armazenados apenas se forem selecionados para serem utilizados no cálculo de fundos do orçamento disponíveis. Para obter mais informações, consulte Fundos do orçamento disponíveis.

Documentos e diários

No separador Documentos e diários , pode selecionar quais documentos de origem e diários estarão sujeitos a verificações de controlo orçamental, e se a verificação ocorrerá na entrada de linha ou para o documento inteiro. Além disso, a nova funcionalidade de melhoramento da filtragem de documentos de controlo orçamental que está disponível a partir da versão 10.0.27 do 365 Finance fornece uma opção de filtro baseada em consultas para cada documento incluído no controlo orçamental Microsoft Dynamics . Portanto, pode especificar quais os documentos de controlo orçamental que são verificados de orçamento. Desta forma, a funcionalidade permite que apenas um subconjunto de um tipo de documento seja verificado no orçamento. Por exemplo, só pode verificar as notas de encomenda em que o campo Conjunto está definido como 01. Uma nova coluna adicionada ao separador Documentos e diários indica se está definida uma consulta para o tipo de documento selecionado. Além disso, dois novos botões que são adicionados à barra de ferramentas acima da grelha do documento permitem-lhe adicionar, editar ou eliminar a filtragem.

Deve corresponder os documentos de origem selecionados com as caixas de verificação para obter os saldos incluídos no cálculo de fundos do orçamento disponíveis. Por exemplo, se selecionou Reservas de orçamento para ónus, selecione a opção Notas de encomenda . Quando uma verificação de orçamento é executada para os valores e as contas numa linha de compra, a categoria do controlo orçamental que é atribuída à reserva é Ónus. Quando uma verificação de orçamento é executada para os valores e as contas numa requisição de compra, a categoria do controlo orçamental que é atribuída à reserva é Ónus prévio.

Se as Reservas de orçamento para ónus e/ou Reservas de orçamento para ónus prévio estiverem incluídas no cálculo de fundos do orçamento disponíveis e tiverem de ser refletidas em lançamentos no razão geral, essas seleções no grupo de contabilidade de compromisso deverão ser marcadas na página Parâmetros do razão geral.

Atribuir modelos orçamentais

Em seguida, no separador Atribuir modelos orçamentais, atribui modelos orçamentais aos intervalos de tempo do ciclo orçamental a incluir no controlo orçamental.

Definir regras de controlo orçamental

Em seguida, no separador Definir regras de controlo orçamental, deve criar regras específicas com base em dimensões financeiras ativadas pelo controlo orçamental. Por exemplo, se houver um foco nas despesas ou no intervalo de despesas para um departamento, pode utilizar as definições neste separador para definir e avaliar essas despesas. Pode definir limiares diferentes para cada regra de controlo orçamental.

Importante

O controlo orçamental será ativado para qualquer conta principal do tipo Lucro e Perda, Despesa , Receita, Balanço, Passivo, Capital próprio ou Ativo . Se o separador Definir regras de controlo orçamental contiver uma regra com critérios vazios, o controlo orçamental será ativado para todas as combinações de dimensões financeiras que incluem as contas principais desses tipos. Portanto, certifique-se de que cria uma regra de controlo orçamental que define as variações das combinações de dimensão financeira onde é importante que o controlo orçamental seja devolvido.

Selecionar contas principais

Se a Conta principal não estiver selecionada como uma dimensão de controlo orçamental na página Definir parâmetros , mas as despesas específicas forem geridas, pode selecionar essas despesas no separador Selecionar contas principais. Se a Conta principal for selecionada como uma dimensão de controlo orçamental, nenhuma entrada é necessária.

Definir grupos orçamentais

Em seguida, no separador Definir grupos orçamentais, pode, opcionalmente, definir combinações exclusivas de dimensões financeiras, em que os recursos orçamentais são agrupados para verificação secundária do orçamento. Pode criar um único registo que inclui a organização inteira, ou definir vários grupos para representar departamentos ou centros de custos individuais.

Definir níveis de mensagem

Se as mensagens de aviso do controlo orçamental forem suprimidas para quaisquer grupos de utilizadores, pode especificar esses grupos na página Definir níveis de mensagem. Os membros do grupo de utilizadores continuarão a receber mensagens de erro quando os fundos do orçamento disponíveis forem excedidos, com base nas permissões de orçamento excedido.

Ativar controlo orçamental

Depois de o controlo orçamental ter sido configurado, poderá geri-lo e ativá-lo no separador Ativar controlo orçamental. A versão de rascunho entrará então em vigor.

Importante

Quando o controlo orçamental está ativado e ativo, e depois de as transações serem lançadas, não deve ser desativado a meio do ano. Quando o controlo orçamental é desativado, as atividades não são registadas para fins de controlo orçamental, e as verificações de orçamento já não são executadas. Consequentemente, os documentos que foram lançados corretamente não podem refletir os saldos ou montantes libertados em consultas e relatórios relacionados com o controlo orçamental. Incluem estatísticas de controlo orçamental para quaisquer documentos e diários a jusante ou de ajuste.

Além disso, observe que as transações, incluindo as entradas de registo de orçamento, que foram lançadas antes da ativação do controlo orçamental não são consideradas para controlo orçamental. Portanto, é recomendável ativar o controlo orçamental apenas no início do novo ciclo orçamental. Certifique-se de que as entradas de registo de orçamento que contenham saldos de orçamento iniciais para controlo orçamental tenham os seus saldos de orçamento atualizados apenas após a ativação do controlo orçamental. Qualquer documento aberto (por exemplo, uma nota de encomenda) será verificado para fundos do orçamento disponíveis e obterá uma reserva de orçamento para controlo orçamental, quando um utilizador acionar manualmente a verificação de controlo orçamental no documento.

Utilizar controlo orçamental

Depois de o controlo orçamental ser ativado, recebe o aviso do controlo orçamental e mensagens de erro em documentos e diários configurados para controlo orçamental. Lembre-se, pode configurar o controlo orçamental de forma a que os utilizadores sejam advertidos quando excedam os fundos do orçamento, mas ainda possam continuar a confirmar ou lançar transações. Pode ver os detalhes de verificações de orçamento ou falhas na página Erros e avisos de controlo orçamental .

Nesta página, os utilizadores podem entrar na página Estatísticas de controlo orçamental por período para ver os detalhes de disponibilidade de orçamento e reservas para uma combinação de dimensão de controlo orçamental selecionada. Os utilizadores podem também entrar na página Estatística de controlo orçamental para ver a disponibilidade de orçamento para todas as combinações de dimensões financeiras que são utilizadas no controlo orçamental.

Se o controlo orçamental for ligado nas notas de encomenda, o gestor do orçamento pode utilizar a área de trabalho Orçamentos e previsões do livro-razão para rever a fila de todas as notas de encomenda não confirmadas que foram verificadas com avisos de orçamento e erros. Se o gestor de orçamento tiver permissões sobre orçamentos configuradas, as notas de encomenda poderão ser confirmadas diretamente na área de trabalho.