Propostas orçamentais

As organizações gastam uma grande quantidade de tempo e recursos na preparação dos seus orçamentos. Grande parte desse trabalho é um esforço repetitivo de baixo valor acrescentado, como a recolha de dados que são utilizados no processo orçamental. É necessário um trabalho suplementar para preparar um orçamento por rubrica por departamento.

As propostas orçamentais proporcionam os seguintes benefícios:

• Facilita a recolha de dados históricos a partir de dados reais ou orçamentais para serem utilizados na elaboração de orçamentos no Dynamics 365 Finance.
• Permite-lhe fazer revisões ao orçamento utilizando diferentes períodos de tempo ou combinações de orçamento e de dados reais históricos.
• Gera um novo orçamento que pode ser mais refinado e iterado com a atenção de alto valor para aplicar conhecimentos e percepções que podem não estar presentes nos dados históricos.
• Fornece a saída da proposta de orçamento como um documento de registo orçamental, que é fácil de modificar, importar, exportar e utilizar para relatórios padrão em todo o Dynamics 365 Finance.

Importação de dados suficientes para uma boa previsão

A qualidade das previsões depende da existência de dados limpos suficientes e consistentes durante vários anos. Nalguns casos, três anos de dados consistentes são suficientes, mas, muitas vezes, cinco a dez anos é o melhor. Se não existirem atualmente 10 anos de dados históricos no sistema, considerar a possibilidade de limpar dados históricos anteriores que possam não existir no sistema e carregá-los como um orçamento histórico.

O termo cleansing data refere-se à garantia de que os dados são consistentes em termos de contas e dimensões financeiras quando ocorre uma reorganização, ou à importação de dados antigos gerados antes de uma alteração no plano de contas ou nas dimensões financeiras.

Preparação das propostas orçamentais

Conclua as etapas a seguir para configurar o recurso Propostas de orçamento.

1. Depois de ativar uma funcionalidade, um novo item de menu denominado Proposta de orçamento em Elaboração do orçamento > Configuração > Elaboração do orçamento básico estará acessível aos utilizadores com a função Administrador do Finance Insights. A definição do campo Enable feature deve ser alterada de No para Yes. Não serão geradas previsões até que a funcionalidade seja activada.

Exemplo - Geração de uma proposta de orçamento

As propostas de orçamento devem passar pelas seguintes etapas para preparar o orçamento proposto como um documento de registo orçamental:

• Criar uma proposta de orçamento em Elaboração do orçamento > Periódico > Gerar proposta de orçamento como utilizador com a função Gestor orçamental.
• É fornecido um intervalo de datas para o início e o fim dos dados a utilizar para a previsão.
• É feita uma seleção de dados reais, orçamentais ou reais e orçamentais.
• Podem ser adicionados atributos individuais para refinar os dados que são gerados para limitar a tipos de conta específicos para os reais.
• São adicionados filtros individuais para refinar os modelos e códigos orçamentais específicos que devem ser utilizados para determinar os dados orçamentais a utilizar.
  Note que os filtros de data global seleccionados incluem o seguinte:
  • Critérios de saída para o modelo de orçamento e o código de orçamento que devem ser utilizados para a saída.
  • Os critérios de entrada geram os dados de entrada brutos e são agregados em conjuntos de dados mensais por combinação de dimensões para o conjunto atual de dimensões orçamentais, tal como definido em Elaboração do orçamento > Configuração > Elaboração do orçamento básico > Dimensões para elaboração do orçamento.
  • Os dados de entrada são enviados para AI Builder para aplicar a aprendizagem automática para gerar previsões.
  • AI Builder retorna os dados de previsão para o Dynamics 365 Finance.
  • Em seguida, é possível concluir o processo e gerar as previsões como um rascunho de entrada de registo orçamental.
  • O projeto de orçamento pode ser visualizado e modificado nas entradas do registo orçamental ou numa das opções de relatório disponíveis.

As datas seleccionadas para saída são geradas pelo sistema com base em 12 meses de previsões após a data final da entrada. Considere o seguinte exemplo.

Data de início da introdução	Data final de entrada	Início de saída	Extremidade exterior
1 de janeiro de 2017	31 de dezembro de 2019	1 de janeiro de 2020	31 de dezembro de 2020
1 de julho de 2014	30 de junho de 2018	1 de julho de 2018	30 de junho de 2019

Os modelos de orçamento entrados são verificados em relação às datas para determinar quais as entradas de registo orçamental que devem ser utilizadas e que têm rubricas orçamentais individuais incluídas. Considere os seguintes exemplos.

Data de início da introdução	Data final de entrada	Modelo orçamental	Linhas orçamentais	Incluído
1 de janeiro de 2017	31 de dezembro de 2019	ANO FISCAL DE 2017	Jun 302017	x
1 de janeiro de 2017	31 de dezembro de 2019	ANO FISCAL DE 2018	30 de junho de 2018	x
1 de janeiro de 2017	31 de dezembro de 2019	Anual	30 de junho de 2017	x
1 de janeiro de 2017	31 de dezembro de 2019	Anual	30 de junho de 2016

Provar, aperfeiçoar e confiar nas produções de aprendizagem automática

A funcionalidade Propostas de orçamento utiliza dados históricos, bem como os seus dados, para criar um modelo de aprendizagem automática. Os pontos seguintes oferecem orientações que podem ajudar a otimizar os resultados de um modelo e orientar a sua utilização dos dados.

• Os modelos de aprendizagem automática funcionam melhor quando analisam um conjunto de dados consistente ao longo do tempo. Tal como referido anteriormente, é ótimo ter 10 anos de dados que utilizem o mesmo plano de contas e dimensões. Os modelos que utilizam mais dados são provavelmente mais eficazes do que os modelos que utilizam menos.
• Os modelos utilizam dados históricos e matemática sofisticada para sugerir um resultado razoavelmente provável. As propostas geradas podem ajudá-lo a criar orçamentos mais eficazes com menos trabalho. No entanto, a geração do melhor orçamento possível ocorre quando os seus gestores estão empenhados e participam no aperfeiçoamento das propostas orçamentais que são geradas.
• Algumas actividades são mais fáceis de prever com precisão do que outras. Por exemplo, a atividade de algumas contas de salários e despesas pode ser mais regular e, por isso, mais fácil de prever do que as contas que registam uma atividade mais volátil.
• Os resultados devem ser comparados com os reais, utilizando o relatório padrão real versus orçamento, bem como o relatório de relatório financeiro real versus orçamento, com colunas mensais adicionadas para apresentar montantes de variação detalhados e análise de percentagem de variação.
• É possível gerar previsões para a atividade histórica e começar a avaliar as previsões comparando o que as previsões teriam sido para o ano em curso, com a atividade do ano em curso.

Comprovação com o inquérito real versus orçamento

A consulta de dados reais versus orçamento pode ser utilizada para ter uma visão linha a linha dos dados reais versus a proposta de orçamento. Em Inquiry parameters, defina a data de início e a data de fim e o seu modelo de orçamento de saída. Definir também o estado de entrada do registo orçamental para Esboço.

Uma visão anual que inclui o valor real, o valor do orçamento, o valor do desvio e a percentagem utilizada está disponível nos resultados. Esta página pode então abrir a página Period balance onde pode rever qualquer conta numa base de período a período para uma avaliação mais profunda mostrando o valor da variação.

Provar com relatórios financeiros

Pode utilizar o relatório Atual vs. Orçamento - Default financial para ver um resumo e vistas detalhadas dos valores reais em comparação com a proposta de orçamento. O design padrão do relatório inclui uma única exibição anual para o orçamento original, orçamento revisado, real, valor de variação, porcentagem de variação e porcentagem do orçamento. O relatório pode ser facilmente atualizado para incluir 12 colunas mensais com valores correspondentes, em vez de um único montante com variações. É possível definir o modelo de orçamento da proposta de orçamento seleccionando Opções de relatório e, em seguida, seleccionando o modelo de orçamento no menu pendente Cenários . Isto irá atualizar o relatório para o modelo orçamental correto.

Quando um relatório financeiro de 12 meses é exportado para o Excel, é possível inserir facilmente um gráfico de linhas ou de faíscas para fornecer uma vista gráfica dos dados de entrada ou de saída que ajuda a revelar tendências nos dados.