Etiquetas financeiras

Após o lançamento das transacções, é comum as organizações necessitarem de visibilidade dos dados do livro auxiliar, para que os lançamentos contabilísticos gerados a partir dessas transacções possam ser analisados. Atualmente, as organizações utilizam campos como o número do documento, a descrição ou as dimensões financeiras para controlar os dados do livro auxiliar no livro geral, porque é difícil navegar no modelo de dados para os dados do livro auxiliar. Os tipos de dados do livro auxiliar que são com frequência controlados incluem números de ordens de venda ou de compra, nomes de fornecedores ou clientes, referências de pagamento, números de facturas ou números de referência de transacções externas que são importadas para Microsoft Dynamics 365 Finance. Para além de serem utilizados para análise, os dados do sub-registo são utilizados para processos como a liquidação do registo.

A funcionalidade Financial tags (etiquetas) elimina a necessidade de utilizar números de documentos, descrições ou dimensões financeiras, permitindo que uma organização crie e introduza até 20 campos definidos pelo utilizador nas transacções. Esses campos são então armazenados nos lançamentos contabilísticos criados para as transacções. Os valores das etiquetas não são armazenados em nenhuma tabela do livro auxiliar, na tabela de transacções do cliente ou na tabela de transacções do fornecedor.

As etiquetas foram introduzidas na versão 10.0.32 do Dynamics 365 Finance. Em cada nova versão, as etiquetas serão implementadas em mais diários, documentos e processos. Na versão 10.0.37, os seguintes periódicos e transacções adicionaram suporte para etiquetas:

• Diário geral

• Jornal geral global

• Diário de alocação

• Diário de ativo fixo

• Todos os diários de locação financeira de activos

• Diário periódico

• Diário de ajuste da moeda de relatório

• Diário de pagamento de clientes

• Diário de pagamento de fornecedores

• Diário de facturas (fornecedor)

• Diário de faturas global (fornecedor)

• Registo de faturas

• Documentos de ordem de venda (ordem de venda, guia de remessa e fatura do cliente)

  Nota

  Para tornar o suporte de etiquetas disponível nos documentos de encomendas de vendas, active a funcionalidade Ativar etiquetas financeiras para faturação de encomendas de vendas na Gestão de funcionalidades.

Configurar

Para utilizar a funcionalidade, tem de ativar a funcionalidade Etiquetas financeiras no espaço de trabalho Gestão de funcionalidades . A função pode ser desactivada em qualquer altura. Se a funcionalidade for activada mas posteriormente desactivada, quaisquer valores introduzidos para etiquetas financeiras nas transacções serão mantidos na base de dados. No entanto, deixarão de ser visíveis em quaisquer transacções ou em inquéritos no Dynamics 365 Finance.

A experiência de introduzir etiquetas nas transacções assemelha-se à experiência de introduzir uma conta contabilística utilizando dimensões financeiras. As etiquetas não utilizam o mesmo controlo que uma conta de ledger, mas continuam a exigir um delimitador entre os valores das etiquetas. Deve definir o delimitador de etiquetas antes de definir quaisquer etiquetas financeiras. Na página General ledger parameters , seleccione Financial tags e especifique o delimitador. O delimitador especificado não deve ser utilizado em quaisquer valores de etiqueta que sejam introduzidos nas transacções. Por exemplo, se definir um hífen (-) como delimitador, o nome do cliente que é introduzido como valor da etiqueta não pode conter um hífen. O delimitador não pode ser alterado depois de ter sido definido.

Depois de activada a funcionalidade, cada entidade jurídica pode definir até 20 etiquetas financeiras. As etiquetas são específicas da entidade jurídica. Pode utilizar a configuração da etiqueta Financial e Financial tags custom list value entities para importar as etiquetas para cada entidade jurídica. Por conseguinte, é possível definir rápida e facilmente a mesma configuração inicial em várias entidades jurídicas.

Criar etiquetas financeiras

Antes de criar etiquetas financeiras, tenha em atenção os seguintes pontos:

• Avaliar se os dados devem ser registados como uma dimensão financeira ou uma etiqueta financeira. As etiquetas financeiras são uma alternativa às dimensões financeiras, especialmente quando se está a rastrear valores que têm pouca ou nenhuma reutilização, como números de ordens de venda ou números de pedidos de compra. Para mais informações sobre as diferenças entre as etiquetas financeiras e as dimensões financeiras, consultar . Diferenças entre etiquetas financeiras e dimensões financeiras.
• Após a criação de uma etiqueta financeira, esta pode ser desactivada, mas não eliminada. Esta restrição ajuda a garantir que os valores das etiquetas permaneçam disponíveis para o relatório sobre os lançamentos no Razão. As etiquetas financeiras podem ser facilmente activadas e desactivadas em qualquer altura.
• A etiqueta de cada etiqueta financeira pode ser alterada em qualquer altura, mesmo depois de as transacções serem lançadas.
• Se não tiverem sido lançadas transacções para uma etiqueta financeira específica, uma alteração à etiqueta da etiqueta não terá qualquer impacto. Isto comportamento é útil quando é necessário redirecionar uma etiqueta para que possa seguir outros dados.
• Se as transacções tiverem sido lançadas para uma etiqueta financeira específica, os valores da etiqueta não se alteram. Se a etiqueta da etiqueta era originalmente "Número de ordem de compra", mas mais tarde foi alterada para "Número de ordem de venda", os lançamentos contabilísticos que foram lançados antes da alteração da etiqueta continuarão a conter os números de ordem de compra que foram introduzidos e lançados no registo geral.

Criar uma etiqueta financeira

Siga estes passos para criar uma etiqueta financeira.

1. Aceder a Razão > Plano de contas > Etiquetas financeiras > Etiquetas financeiras.
2. Seleccione New para criar uma etiqueta financeira.
3. Introduzir uma etiqueta para a etiqueta. A etiqueta deve começar com uma letra ou um sublinhado e só pode conter letras, números e sublinhados. Não são permitidos caracteres especiais, incluindo espaços.
4. No campo Value type , seleccione Text, List, ou Custom list.
5. Se seleccionou List no campo Value type , seleccione a fonte de valores no campo Use values from . O campo contém uma lista de entidades das quais os valores de etiqueta podem ser seleccionados durante a entrada da transação.
6. Se tiver selecionado Lista personalizada no campo Tipo de valor , seleccione Valores de etiqueta para criar a lista personalizada de valores de etiqueta que estarão disponíveis para seleção durante a entrada da transação.
7. Seleccione Ativar para ativar a etiqueta.

Introduzir valores de etiqueta financeira nas transacções

Depois de uma etiqueta financeira ser activada, as etiquetas estarão disponíveis para entrada em cada transação que suporte a funcionalidade.

Revistas e linhas

Ao introduzir diários, é possível definir valores de etiqueta no cabeçalho do lote do diário. Esses valores serão então utilizados como valores por defeito para as linhas do diário. Quanto a outros valores predefinidos no diário, serão automaticamente introduzidos em novas linhas que sejam adicionadas ao diário. No entanto, não serão introduzidos em linhas que já existam quando se definem os valores no cabeçalho.

Valores por defeito para os diários

Os valores de etiqueta introduzidos num diário são introduzidos como valores por defeito da seguinte forma:

• Vale de uma linha:

  • Os valores de etiqueta que você adiciona ao cabeçalho do lote do diário são inseridos como valores padrão na conta.
  • Os valores de etiqueta que adiciona à conta são introduzidos como valores predefinidos na conta de contrapartida.
  • Se a conta de contrapartida já existir quando se adiciona valores de etiqueta à conta, esses valores de etiqueta não são introduzidos como valores predefinidos na conta de contrapartida.
  • Se os valores de etiqueta existirem tanto na conta como na conta de contrapartida, as alterações aos valores de etiqueta num local não fazem com que os valores no outro local sejam actualizados. Por exemplo, se alterar os valores das etiquetas na conta, os valores das etiquetas na conta de contrapartida não são actualizados. Isto comportamento ajuda a evitar a perda de dados se um utilizador substituir manualmente os valores predefinidos.
  • Quando se acrescenta uma nova linha, se se atribuir um novo número de comprovante (que representa uma nova transação), o comportamento por defeito recomeça. Os valores das etiquetas das linhas de um comprovante nunca são introduzidos como valores por defeito nas linhas de um comprovante diferente.

• Vale de várias linhas:

  • Os valores de etiqueta adicionados ao cabeçalho do lote do diário são introduzidos como valores padrão na conta de cada linha adicionada ao comprovante.
  • Os valores das etiquetas que adiciona à conta na primeira linha não são introduzidos como valores por defeito na conta da linha seguinte do comprovante, e assim por diante.

Os valores de etiqueta predefinidos não existem nos dados mestre e não estão disponíveis como valores predefinidos. Por exemplo, não existe a possibilidade de definir valores de etiqueta predefinidos para clientes ou fornecedores. Além disso, as propriedades de uma transação não são automaticamente introduzidas como valores por defeito. Por exemplo, foi criada uma etiqueta para registar o nome do cliente. Se uma transação contiver um cliente, o nome do cliente não é utilizado como valor da etiqueta de cliente por predefinição. O valor deve ser introduzido manualmente ou importado.

Valores por defeito para documentos

Para os documentos, tal como para os diários, os valores de etiqueta não são introduzidos como valores por defeito a partir dos dados mestre, porque os dados mestre não contêm valores de etiqueta por defeito. A maior parte dos documentos, como as ordens de venda, seguem esta ordem geral por defeito:

1. Os valores das etiquetas podem ser definidos no cabeçalho do documento.
2. Os valores das etiquetas do cabeçalho são utilizados como valores por defeito nas linhas do documento.
3. Os valores das etiquetas das linhas do documento são utilizados como valores por defeito nas distribuições contabilísticas (se o documento for um documento de origem e suportar distribuições contabilísticas).

Para os lançamentos contabilísticos criados, os valores das etiquetas são introduzidos como valores propostos da seguinte forma:

• Documentos não originais:

  • Os valores tag para a conta de totais, como Contas a pagar ou Contas a receber, são introduzidos por defeito a partir do cabeçalho.
  • Todas as outras contas, tais como despesas, receitas, impostos e descontos, utilizam os valores de etiqueta das linhas por defeito.

• Documentos de origem:

  • Os valores tag para a conta de totais, tais como Contas a pagar ou Contas a receber, são introduzidos por defeito a partir do cabeçalho ou das distribuições contabilísticas, dependendo dos parâmetros do Razão que são utilizados para as contas de totais. (Ir para Razão>Configuração do Razão>Parâmetros do Razão.) Os valores das etiquetas são introduzidos por defeito de acordo com a mesma lógica utilizada para os valores da dimensão financeira da conta de totais.
  • Todas as outras contas, tais como despesas, receitas, impostos e descontos, utilizam por defeito os valores de etiqueta das distribuições contabilísticas.

Se um documento tiver documentos a jusante, as etiquetas do documento principal são utilizadas para os documentos secundários. Por exemplo, os valores de etiqueta do cabeçalho e das linhas da ordem do cliente são utilizados para a contabilidade criada para a guia de remessa e a fatura do cliente, de acordo com a lógica descrita anteriormente.

Validação

Quando os valores de tag são entrados nas transações, não ocorre nenhuma validação durante a entrada ou o lançamento da transação. Mesmo que seja definida uma etiqueta do tipo de valor Lista ou Lista personalizada , os valores da etiqueta não são validados para garantir que existem na lista. Por exemplo, é criada uma etiqueta do tipo de valor List e o número do pedido de compra é selecionado como a fonte da lista. Embora seja apresentada uma lista de números de ordens de compra, o utilizador pode introduzir um número de ordem de compra que não exista na lista.

Transacções de lançamento que têm valores de tag

Após o lançamento de uma transação, as etiquetas financeiras estão disponíveis nas linhas do lançamento da conta do Razão. São apresentadas nas páginas Transacções de vouchers e Transacções da conta principal . As etiquetas financeiras são apresentadas em colunas separadas, para que seja mais fácil ordená-las e filtrá-las.

Para os relatórios, as etiquetas não fazem parte dos conjuntos de dimensões. Por conseguinte, não é possível obter um saldo resumido de transacções para um valor de etiqueta específico. Por exemplo, quando se está a ver o balancete, não é possível obter saldos por valor de etiqueta. No entanto, quando se analisa os saldos do balancete, os valores das etiquetas serão apresentados nas transacções detalhadas. As transacções detalhadas, incluindo os valores das etiquetas em colunas separadas, podem ser exportadas para o Excel, onde podem ser resumidas se forem necessários saldos.

Se uma etiqueta for desactivada, os valores da etiqueta permanecem nas transacções lançadas. Por predefinição, as etiquetas desactivadas não são mostradas nas páginas de inquérito. No entanto, é possível adicionar as colunas seleccionando Mostrar etiquetas financeiras inactivas.

Correção dos valores das etiquetas após o lançamento

Apesar de as etiquetas financeiras estarem disponíveis para relatórios, não fazem parte da conta do livro-razão e não têm impacto nas demonstrações financeiras. Uma vez que as etiquetas são utilizadas apenas para análise interna, as edições dos valores das etiquetas são permitidas após o lançamento das transacções.

1. No espaço de trabalho Gestão de funcionalidades , active a funcionalidade Permitir edições de dados internos em vales de contabilidade geral. Esta funcionalidade permite a algumas funções modificar o campo Description dos lançamentos contabilísticos lançados. Se a funcionalidade Etiquetas financeiras também estiver activada, esta funcionalidade é melhorada para permitir a edição dos valores das etiquetas.
2. Depois de activada a funcionalidade, vá a Transacções de cupões.
3. Utilize a consulta para encontrar as transacções que pretende processar.
4. Selecionar as linhas em Transacções de comprovantes e, em seguida, selecionar Editar dados internos de comprovantes. Só é possível editar as linhas que estão seleccionadas.

A página mostra as linhas selecionadas em Transações de comprovante, incluindo as etiquetas financeiras atuais e as novas etiquetas financeiras. Os valores actuais das etiquetas são introduzidos como valores por defeito para as novas etiquetas. Assim, não tem de introduzir manualmente tudo de novo, mas pode alterar apenas o que está incorreto. Pode utilizar o botão Atualização em massa dos registos seleccionados para efetuar actualizações em massa. As actualizações em massa são úteis se pretender atribuir valores de etiqueta a grandes grupos de transacções lançadas que estavam incorrectas ou para as quais não foram definidos valores de etiqueta (por exemplo, porque foram lançadas antes de a funcionalidade ter sido activada).