Termos de alocação

Isto artigo fornece informações sobre como usar termos de alocação em uma conta principal. Os termos de alocação são utilizados para distribuir montantes através de várias combinações de contas de razão. Ajudam a assegurar que as despesas ou receitas são imputadas ao objeto correto na contabilidade.

Cada termo de alocação que cria numa conta principal define a percentagem de um comprovativo a ser alocado a partir de uma conta principal de origem única e uma combinação de dimensões financeiras. Além disso, define as dimensões financeiras e a conta principal de destino onde o montante será alocado.

Ao definir a dimensão financeira de origem para a alocação, pode selecionar se cada dimensão é específica ou não específica. Específica indica que a dimensão financeira para a transação de origem tem de corresponder à dimensão selecionada. Ao selecionar não específica, indica que qualquer valor para a dimensão financeira pode contribuir para uma correspondência.

Ao definir a conta de razão de destino para um termo de alocação, tem de especificar a conta principal à qual está a alocar o montante. Pode utilizar a mesma conta principal onde a transação de origem é publicada ou uma conta principal diferente. Se for utilizada a mesma conta principal, é apresentado um aviso ao gravar o registo. Para além de especificar a conta principal, também tem de especificar as dimensões de destino. Para cada dimensão, pode especificar se pretende manter o valor da dimensão financeira de origem ou alterá-lo. Se selecionar não, então tem de selecionar um novo valor para a dimensão financeira. Se selecionar sim, nenhuma informação adicional é especificada e o sistema manterá as dimensões financeiras originais ao publicar.

Não há limite para o número de termos de alocação que pode adicionar a uma conta principal; no entanto, a soma da percentagem a alocar num termo de alocação não pode exceder 100. Pode criar alocações para menos de 100% se uma parte do montante do comprovativo original permanecer nas dimensões financeiras de origem. Os termos de alocação podem ser adicionados a uma conta principal como uma substituição da entidade legal. Se utilizar um plano contabilístico partilhado, os termos de alocação têm de ser definidos para cada entidade legal. Para aceder o botão Termos de alocação , você deve primeiro marcar a caixa de seleção Alocação na substituição de entidade legal.

Exemplo de termos de alocação

Definiu um centro de custos para a sua organização denominado EMPRESARIAL e numerado 000. Quando são publicadas faturas para despesas de serviços públicos, são codificadas neste centro de custos EMPRESARIAL. A sua empresa definiu uma regra segundo a qual todas as despesas de serviços públicos têm de ser alocadas por uma percentagem a cada um dos centros de custos individuais. As outras dimensões financeiras do departamento e da unidade de negócio permanecerão as mesmas.

Com este exemplo, seria criado um novo termo de alocação para a conta principal de despesas de serviços públicos. Seria criada uma linha para cada centro de custos com a percentagem a ser alocada. Os critérios de seleção para as dimensões financeiras de origem para cada linha seriam específicos para o Centro de custo e o valor seria definido como 000: CORPORATIVO. Para departamento e unidade de negócio, os critérios de seleção seriam inespecíficos.

Na Guia Rápida Destino conta de razão , a conta principal será a mesma conta de despesas do utilitário e as dimensões financeiras Manter origem serão definidas como Sim para unidade de negócios e departamento. As dimensões financeiras Manter origem serão definidas como Não para Centro de custo e o valor selecionado será cada um dos respetivos centros de custo aos quais está a alocar. Se houver três centros de custo aos quais alocar, então serão criados três registos de termos de alocação. A única diferença entre cada termo de alocação é o centro de custo especificado na conta de destino.

Criar um termo de alocação numa conta principal

1. No Painel de navegação, vá para Módulos > razão geral > Plano de contas > Contas > principais.
2. Na lista, localize e selecione o registo pretendido.
3. Na Guia Rápida Entidade legal substitui, selecione Adicionar.
4. Selecione a Empresa e, em seguida, selecione Adicionar.
5. Marque a caixa de seleção Alocação .
6. Selecione Termos de alocação .
7. Selecione Editar para modificar o registro padrão ou selecione Novo para adicionar um registro.
8. No campo Porcentagem , introduza a percentagem de transações de vouchers que pretende alocar.
9. Na Guia Rápida dimensão financeira Origem, nos critérios de seleção para cada dimensão financeira, selecione uma opção.
   • Se você selecionar Específico, selecione o valor dimensão financeira na caixa suspensa à direita.
   • Se você selecionar Inespecífico, nenhuma informação adicional será necessária para o dimensão financeira.
10. No Separador Rápido Conta de razão de destino, no campo Para conta , selecione a conta principal à qual pretende alocar a percentagem da transação do voucher.
11. Em Manter dimensões financeiras de origem para cada dimensão financeira, selecione uma opção.
    • Se selecionar Não, selecione o valor dimensão financeira na caixa pendente à direita onde pretende que a transação do voucher seja atribuída.
    • Se você selecionar Sim, nenhuma informação adicional será necessária. O sistema manterá o valor no comprovativo original ao publicar a alocação.
12. Repita os passos 7-11 para cada alocação adicional. A soma de todas as alocações é indicada no campo Porcentagem total. Este montante não pode exceder 100.
13. Feche todas as páginas.

Nota

Opcionalmente, você pode usar o botão Copiar para duplicar a alocação selecionada.

Quando é criado um termo de alocação para uma conta principal, o sistema publicará automaticamente um novo comprovativo quando for publicado um comprovativo que corresponda às dimensões financeiras de origem nos termos de alocação.