Exportar registos de vendas para PDF

Artigo
04/08/2024

Partilhe registos de vendas com os seus clientes num formato PDF profissional e só de leitura criado utilizando os seus modelos Word padrão.

Requisitos de licença e de função

Tipo de requisito	Tem de ter
Licença	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Mais informações: Preços do Dynamics 365 Sales
Direitos de acesso	Qualquer função principal de vendas, como representantes de vendas ou gestor de vendas Mais informações: Funções principais de vendas

Pré-requisitos

O seu administrador tem de,

Ativar a geração de PDF a partir de registos de vendas.
Certifique-se de que os modelos do Word estão disponíveis para as entidades para as quais pretende gerar ficheiros PDF. Estão disponíveis modelos de origem para as entidades Conta, Oportunidade, Encomenda, Proposta e Fatura. Para ativar a geração de PDF para outras entidades, o seu administrador tem de criar novos modelos Word.

Exportar para PDF

Utilize a capacidade de geração de PDF para criar e partilhar ficheiros PDF de aparência profissional para registos do Dynamics 365 com os seus clientes. O ficheiro PDF é gerado utilizando um modelo padrão do Word da sua organização. Pode criar ficheiros PDF de registos a partir das seguintes entidades: Conta, Contacto, Oportunidade Potencial, Oportunidade, Encomenda, Proposta e Fatura em ambas as aplicações móveis e Web.

Importante

A criação de PDF dos registos de entidade personalizada só é suportada na aplicação Web.

Abra o registo que pretende exportar como PDF. Por exemplo, se pretender criar um ficheiro PDF para uma proposta, abra o registo da proposta.
Na barra de comandos, selecione Export para PDF.

Nota

Se não vir a opção Exportar para PDF, contacte o seu administrador para ativar a geração de ficheiros PDF para entidade.

É apresentada a caixa de diálogo Exportar para PDF.

É apresentada uma pré-visualização com base no modelo selecionado e o nome do ficheiro PDF é preenchido. Se quiser utilizar um modelo diferente do selecionado, procure-o e selecione-o na caixa Selecionar um modelo para gerar documento PDF. Depois de selecionar o modelo, a pré-visualização será atualizada.
Importante
- Se existirem vários modelos de Word disponíveis para a entidade, por predefinição, o primeiro modelo da lista é selecionado.
- Se a definição para visualizar ou transferir um ficheiro PDF for automaticamente desativada nas definições do seu browser, a funcionalidade de pré-visualização não funcionará.
No campo Guardar como, altere o nome do ficheiro PDF se quiser.
Efetue um dos seguintes procedimentos:
1. Para transferir o ficheiro PDF para o seu computador, selecione Transferir.
2. Para enviar o ficheiro PDF ao seu cliente por e-mail, selecione E-mail.
  
  O formulário de e-mail abre com os campos importantes preenchidos automaticamente.
  
  Nota
  
  O campo Relativo a é preenchido com o registo a partir do qual o e-mail foi acionado. O sinalizador Enviar e-mail na entidade primária tem de estar ativado na área Personalização para o campo Relativo a a ser preenchido. Para obter mais informações sobre esta bandeira, consulte Opções de entidade que só podem ser ativadas.
3. Selecione Guardar para SharePoint ou Guardar para o Dynamics.
- Utilizar Guardar para SharePoint para guardar o ficheiro PDF num local do SharePoint. Este botão só está disponível quando a integração com o SharePoint está ativada para a sua organização e a caixa de verificação de Gestão de Documentos é selecionada na página da entidade na área de Personalização. Se não vir este botão, contacte o seu administrador do sistema.
- Se a integração com o SharePoint não estiver ativa, verá o botão Guardar para o Dynamics. Este comando guarda o ficheiro PDF como nota para o registo primário. O botão Guardar no Dynamics está disponível se as notas estiverem ativadas para a entidade primária. Se não vir este botão, contacte o seu administrador do sistema.

Exportar para PDF a partir da aplicação móvel Dynamics 365 para telemóveis

Se estiver a utilizar o Dynamics 365 para telemóveis num dispositivo móvel, a capacidade de gerar ficheiros PDF é limitada às seguintes entidades: Conta, Contacto, Oportunidade Potencial, Oportunidade, Proposta, Encomenda e Fatura.

Abra o registo que pretende exportar como PDF. Por exemplo, se pretender criar um ficheiro PDF para uma proposta, abra o registo da proposta.
Na barra de comando, selecione Criar PDF e, em seguida, selecione o modelo que pretende utilizar para criar o PDF.
Na caixa de diálogo que aparece, guarde ou transfira o PDF.
- Se selecionar Guardar, o ficheiro PDF é armazenado no local predefinido do SharePoint, se o SharePoint estiver configurado e ativado para a entidade principal. Se o SharePoint não estiver configurado, o PDF é guardado como um anexo de Notas ao registo da entidade primária no Dynamics 365 Sales.
- Se selecionar Transferir, o PDF é transferido para a sua unidade local. Depois de ser transferido, pode adicionar este ficheiro a uma nota, enviá-lo como anexo num e-mail ou carregá-lo no SharePoint.

Enviar um PDF por e-mail a partir da aplicação móvel Dynamics 365 para telemóveis

Também pode gerar um ficheiro PDF e enviá-lo diretamente por e-mail para um cliente.

Abra o registo que pretende exportar como PDF.
Na barra de comandos, selecione Enviar PDF por e-mail e, em seguida, selecione um modelo de documento.

O formulário de e-mail abre com os campos importantes preenchidos automaticamente.
Verifique ou altere os detalhes no formulário de e-mail conforme necessário e, em seguida, selecione Enviar.

Importante

O tempo que demora para gerar o ficheiro PDF e transferir ou enviar o e-mail depende do tamanho do ficheiro. Verá o desempenho ideal quando o tamanho do ficheiro for inferior a 2 MB. Os ficheiros maiores podem requerer um tempo de resposta consideravelmente maior.

FAQ

Pergunta: O que acontece se mais de uma localização de documento do SharePoint estiver associada a um registo?
Resposta: Independentemente do número de localizações de documentos do SharePoint que existam para um registo, o ficheiro PDF gerado é sempre guardado na localização predefinida: [<record_name>_<record_id>].

Pergunta: Posso especificar um nome diferente para o ficheiro PDF antes de o gerar?
Resposta: Sim. Pode especificar um nome de ficheiro diferente se não estiver a utilizar o Dynamics 365 para telemóveis num dispositivo móvel.

Pergunta: Posso optar por guardar o ficheiro PDF para a aplicação Sales como notas ou para o SharePoint?
Resposta: Não. Se o SharePoint estiver ativado para a entidade para a qual está a gerar um PDF, o ficheiro PDF será guardado na localização do SharePoint por predefinição.

Pergunta: A capacidade de geração PDF está disponível em todas as entidades?
Resposta: Não. A capacidade de geração de PDF está disponível apenas em sete entidades prontas a usar: Conta, Contacto, Oportunidade Potencial, Oportunidade, Proposta, Encomenda e Fatura. Com a vaga 2 da versão de 2020, a capacidade de geração PDF é reforçada para suportar entidades personalizadas.

Pergunta: O ficheiro PDF gerado suporta tipos de letra personalizados?
Resposta: As fontes do ficheiro gerado limitam-se às fontes instaladas no servidor que gera os ficheiros PDF. Eis uma lista de tipos de letra suportados:

Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
Microsoft-Windows-Font-FMS
Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
Microsoft-Windows-Font-StaticCache
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
Microsoft-Windows-Font-Vector
Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Não consegue encontrar as opções na sua aplicação?

Existem três possibilidades:

Não tem a licença ou função necessária.
O seu administrador não ativou a funcionalidade.
A sua organização está a utilizar uma aplicação personalizada. Contacte o seu administrador para saber os passos exatos. Os passos descritos neste artigo são específicos das aplicações Hub de Vendas e Sales Professional de origem.

Consulte também

Ativar ou desativar a geração de PDFs a partir de registos de vendas

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