Descrição geral dos catálogos de aprovisionamentos
Este artigo descreve, a um nível elevado, como os profissionais de compras podem configurar e manter catálogos de aprovisionamentos. Os catálogos de aprovisionamentos definem os itens e os serviços que os colaboradores da empresa podem encomendar para uso interno.
Os profissionais de compra podem criar e manter os catálogos dos itens e serviços que podem ser adquiridos para uso interno numa organização. Após a configuração dos catálogos, os colaboradores da empresa podem criar requisições de compra para encomendar a partir deles. Os catálogos podem ser utilizados para impor políticas de compra, para que os colaboradores possam encomendar apenas os itens e serviços que são permitidos para a sua entidade legal de compra. Ao criar um catálogo de aprovisionamentos, deve considerar as seguintes tarefas:
- Configure a sua hierarquia de categoria de aprovisionamento antes de criar o catálogo.
- Determine quais os produtos que pretende que os seus colaboradores possam encomendar. Pode mostrar ou ocultar produtos específicos num nó de catálogo ou pode mostrar ou ocultar todos os produtos num nó.
- Determine quantos catálogos de aprovisionamentos precisa. O acesso a um catálogo de aprovisionamentos é determinado pela regra de política de catálogo que configurar para a entidade legal e a unidade operacional a que um funcionário está atribuído.
Vários fatores determinam os produtos que os colaboradores podem encomendar e as categorias de aprovisionamento que podem utilizar quando criam requisições de compra:
- A regra de política de acesso à categoria na política de aprovisionamento determina quais as categorias de aprovisionamento disponíveis na requisição de compra. Se nenhuma regra for definida, todas as categorias de aprovisionamento estão disponíveis.
- Os colaboradores só podem encomendar um produto se estiver no catálogo de aprovisionamentos ativos para a sua organização e se estiver num nó ativado e não estiver oculto. O produto também tem de estar numa categoria a que um determinado trabalhador tem acesso de acordo com a regra de política de acesso à categoria.
- A regra de política de catálogo especifica o catálogo que é utilizado. Se não for definida nenhuma regra de política de catálogo, a regra de acesso à categoria por si só determina os produtos que um empregado pode encomendar na requisição.
Pré-requisitos
A tabela seguinte descreve as tarefas que têm de ser concluídas antes de um profissional de aprovisionamento poder criar um catálogo de aprovisionamentos.
| Tarefa | Função | Descrição |
|---|---|---|
| Configure uma hierarquia de categorias de aprovisionamento. | Gestor de compras | As hierarquias de categorias de aprovisionamentos classificam os itens ou as transações para a criação de relatórios reporte e análise. Ao utilizar uma hierarquia de categorias de aprovisionamento, as empresas podem gerir estrategicamente as categorias, os produtos, fornecedores e outros fatores de aprovisionamento a partir de uma localização central. Uma hierarquia de categorias de aprovisionamento é definida para toda uma organização. O catálogo baseia-se na hierarquia de categorias de aprovisionamento: as categorias na hierarquia tornam-se nós no catálogo. Os fornecedores e os produtos estão incluídos no seu catálogo. |
| Adicione fornecedores e produtos às categorias de aprovisionamento. | Gestor de compras | Quando a hierarquia de categorias de aprovisionamento é criada para a sua organização, cada categoria de aprovisionamento pode ser associada a fornecedores e produtos específicos, etc. Estas associações são copiadas automaticamente para o catálogo. |
Configurar um catálogo
Depois de cumpridos os pré-requisitos, pode configurar os catálogos. Pode criar um catálogo que toda a sua organização utiliza ou vários catálogos que as várias divisões da sua organização utilizam. Se criar um catálogo para toda a organização, o acesso ao catálogo é controlado pelas suas regras de política de compras.
O catálogo define quais os produtos disponíveis quando são criadas as requisições de compra, mas pode usar regras de políticas de acesso de categoria para aplicar restrições adicionais. Como os nós num catálogo são categorias de aprovisionamento, podem ser suprimidos por uma regra de política de acesso à categoria. Neste caso, os produtos nessa categoria não estão disponíveis para os empregados utilizarem nas requisições. Defina as regras de política de acesso na página Políticas de compras. A tabela seguinte descreve as tarefas que têm de ser concluídas para configurar um catálogo.
| Tarefa | Função | Descrição |
|---|---|---|
| Crie um novo catálogo. | Agente de compras | Quando criar um catálogo, especifique um nome e a descrição para o catálogo. Também define se o catálogo é atualizado manualmente ou automaticamente e especifica o proprietário do catálogo. |
| Controle se os produtos estão disponíveis no catálogo. | Agente de compras | Como os produtos são herdados das categorias de aprovisionamento, todos aparecem nos nós de catálogo apropriados. Pode controlar se todos os produtos num nó estão ocultos ou são mostrados quando o catálogo é utilizado numa requisição de compra. Também pode controlar se os produtos individuais num nó estão ocultos ou são mostrados. |
| Publique o catálogo. | Agente de compras | Antes de um catálogo estar disponível para os colaboradores usarem numa requisição, tem de definir uma regra de política de catálogo para o catálogo, definir o estado do catálogo como Ativo e publicar o catálogo. Pode inativar os catálogos que já não pretende que estejam disponíveis para os seus utilizadores. |
As atualizações são publicadas automaticamente ou manualmente, dependendo da opção que seleciona para o catálogo no campo de Tipo de atualização predefinida na página Catálogos. Os seguintes tipos de atualização predefinidos estão disponíveis para catálogos:
- Dinâmico – O catálogo é atualizado automaticamente sempre que é alterado.
- Estático – Os catálogos têm de ser atualizados manualmente.
- Ambos – Se o catálogo incluir categorias de produtos que tenham um tipo de atualização predefinido de Estático, tem de ser atualizado manualmente quando estas categorias forem atualizadas. Se o catálogo incluir categorias de produtos que tenham um tipo de atualização predefinido de Dinâmico, é automaticamente atualizado sempre que é alterado.