Rever e aceitar alterações em notas de encomenda confirmadas

Durante o planeamento de aprovisionamento, todas as alterações que sejam efetuadas para notas de encomenda confirmadas podem ter um impacto significativo nos processos a jusante, tais como produção planeada, trabalho de manutenção ou ordens de venda. A nova área de trabalho Notas de encomenda confirmadas com alterações permite identificar e reconfirmar, de forma rápida e fácil, as alterações que tenham apenas um risco de impacto a jusante baixo. Por isso, os diretores de aprovisionamento podem focar-se em alterações com grande impacto para avaliar os impactos das encomendas a jusante e comunicar diretamente com os fornecedores.

Pré-requisitos

O espaço de trabalho Pedidos de compra confirmados com alterações está ativado por predefinição. No entanto, a sua funcionalidade alimentada por IA e o Copilot têm de ser activados separadamente. Se também quiser tirar partido das funcionalidades do Copilot, consulte Ativar o suporte do Copilot para gerir as alterações aos pedidos de compra confirmados para obter os requisitos do sistema e informações sobre como configurá-los.

Área de trabalho das notas de encomenda confirmadas com alterações

Para abrir a área de trabalho, vá a Aprovisionamento e aquisições > Áreas de trabalho > Notas de encomenda confirmadas com alterações.

O espaço de trabalho lista todos os pedidos de fornecimento previamente confirmados que foram modificados desde a confirmação. Ajuda durante o processo de revisão, identificando potenciais impactos na procura, tais como trabalho de produção, ordens de intervenção e ordens de venda.

As relações entre os pedidos de fornecimento e a procura podem ter origem em diferentes fontes, tais como a marcação do plano mestre, as marcações de inventário e os pedidos de compra criados para a procura em projectos.

Na parte superior da área de trabalho, três blocos resumem grupos de modificações em pedidos confirmados e o respetivo impacto na demanda a jusante:

• Alterações de baixo impacto - Isto mosaico destaca as alterações às ordens de compra que não têm impacto conhecido na procura a jusante. Não é assumido qualquer impacto conhecido se as alterações à quantidade ou às datas de entrega não afectarem essas necessidades da procura. Exemplos destas alterações são o aumento da quantidade ou a antecipação da data. Um resumo das alterações é gerado para o ajudar a rever e a validar as notas de encomenda.
• Alterações de elevado impacto - Isto mosaico destaca as ordens de compra que têm impactos a jusante conhecidos na procura. Estas alterações são resumidas juntamente com os impactos detectados na procura, para o ajudar a investigar melhor e decidir que medidas tomar.
• Encomendas a jusante afectadas - Isto mosaico resume os impactos em diferentes tipos de encomendas a jusante por total e por tipo de encomenda. Esta informação ajuda-o a analisar os potenciais impactos na procura e a identificar cada alteração de origem.

Cada mosaico apresenta uma ligação Show . Ao selecionar esta ligação, a vista abaixo mostra as alterações aos pedidos de fornecimento e a procura afetada de acordo com a classificação e o filtro das peças.

Rever alterações em notas de encomenda confirmadas

Os compradores utilizam a área de trabalho para rever e aceitar alterações em notas de encomenda confirmadas. Normalmente, seguem estes passos.

1. Estude todas as alterações em notas de encomenda confirmadas e o seu impacto a jusante.
2. Foque-se nas alterações que tenham um baixo risco de impacto a jusante.
3. Reveja as alterações que tenham um elevado risco de impacto a jusante.
4. Rever o impacto remanescente nas ordens de encomenda a jusante.

As seguintes subsecções descrevem estes passos de forma mais detalhada.

Passo 1: estude todas as alterações em notas de encomenda confirmadas e o seu impacto a jusante

O comprador primeiro abre a área de trabalho Notas de encomenda confirmadas com alterações e estuda todas as alterações que tenham sido submetidas através do processo de gestão de alterações das notas de encomenda. Os fornecedores podem submeter estas alterações através de vários canais.

Quando uma nota de encomenda que foi confirmada anteriormente sofrer alterações, volta novamente ao estado Aprovado. A área de trabalho mostra todas as notas de encomenda que tenham sido alteradas após a confirmação.

A área de trabalho mostra duas listas: uma para as notas de encomenda e outra para as linhas da nota de encomenda.

A lista de notas de encomenda mostra o número da ordem de encomenda, o vendedor e a data de receção solicitada do cabeçalho da nota de encomenda. Para ver os registos associados, selecione a nota de encomenda ou a ligação do fornecedor na lista.

As linhas da nota de encomenda mostram informações sobre cada linha que contém alterações propostas. Estas informações incluem o número do item, o nome do produto, a quantidade original, a nova quantidade, a data de receção confirmada original e a nova data de receção confirmada. A área de trabalho também fornece uma vista hierárquica de qualquer impacto a jusante. O campo Referência indica o tipo de impacto a jusante, tal como um kanban planeado para uma ordem de produção, uma ordem de vendas ou uma ordem de intervenção de manutenção.

Passo 2: foque-se nas alterações que tenham um baixo risco de impacto a jusante

Para tomar medidas de forma eficaz, deve começar, normalmente, por se focar nas alterações com baixo impacto. Estas alterações não têm impactos a jusante conhecidos de acordo com o plano atual.

O mosaico Alterações de baixo impacto na parte superior da área de trabalho fornece um resumo de linguagem natural e gerado por IA sobre as alterações que têm um impacto de baixo risco. Selecione a ligação Mostrar para abrir a respetiva vista filtrada.

O comprador revê as alterações e pode, em seguida, aceitá-las através da seleção de notas de encomenda individuais ou múltiplas e, depois, selecionar Confirmar notas de encomenda na barra de ferramentas acima da lista. O procedimento para a confirmação das alterações é igual ao procedimento para a confirmação de uma nota de encomenda pela primeira vez, sendo que suporta o processamento em lote. Qualquer extensão que seja registada para confirmação da nota de encomenda será igualmente executada.

Após as notas de encomenda selecionadas voltarem a ser confirmadas, as mesmas voltam ao estado Confirmado.

Passo 3: reveja as alterações que tenham um elevado risco de impacto a jusante

O comprador irá dispensar mais tempo em alterações que tenham um elevado risco de impacto a jusante. Estas alterações possuem encomendas a jusante atribuídas e o impacto a jusante foi identificado.

O mosaico Alterações de alto impacto fornece um resumo de linguagem natural e gerado por IA sobre as alterações que têm um impacto de alto risco. Selecione a ligação Mostrar para abrir uma vista filtrada, onde se pode focar nesses impactos e tomar medidas.

Nota

Apenas são considerados impactos a jusante diretos. Os impactos a jusante indiretos, como trabalho de produção que depende de outro trabalho de produção, não são considerados.

A partir desta vista, pode chegar a um fornecedor através do e-mail ou do Microsoft Teams. Ao utilizar os dados de contacto da pessoa de contacto do fornecedor, o sistema gera uma mensagem de texto sugerida e adiciona-a à nova mensagem de e-mail ou chat do Microsoft Teams. Pode, depois, rever, atualizar e enviar a mensagem.

Após ter comunicado com o fornecedor, pode atualizar a encomenda novamente e, em seguida, voltar a enviá-la ao fornecedor para confirmação. Em alternativa, pode cancelar a encomenda e planear um fornecimento alternativo.

Etapa 4: Analisar o impacto remanescente nas ordens de encomenda a jusante

Após a maioria das alterações na encomenda ter sido tratada, o comprador pode rever o impacto a jusante geral das restantes alterações da encomenda em aberto.

O mosaico Encomendas a jusante afetadas fornece um resumo do impacto a jusante. Selecione a ligação Mostrar para abrir uma vista filtrada, onde se pode focar nesses impactos e tomar medidas.

Nesta vista, pode analisar as alterações na perspetiva do impacto a jusante e identificar as alterações na nota de encomenda que estão a causar o impacto. Pode, depois, tomar medidas sobre essas notas de encomenda.

Uma boa forma de focar-se no impacto a jusante com maior pressão é ordenar e filtrar a lista por data de impacto (a data solicitada na encomenda a jusante). Pode tomar medidas através da comunicação com os intervenientes a jusante. Estes intervenientes podem, por sua vez, contactar os clientes afetados e voltar a planear as encomendas a jusante.

Ver também

• FAQ sobre IA responsável para a área de trabalho das notas de encomenda confirmadas com alterações
• Para administradores: Ativar o suporte do Copilot para gerir alterações a encomendas confirmadas