Share via

Descrição geral das políticas de compras

  • Artigo

Este artigo fornece informações sobre as políticas de compra. Uma política de compras é uma coleção de regras que controlam o processo de requisição. As políticas de compra ajudam os administradores de aprovisionamento a implementar a sua estratégia de aprovisionamento, criando uma estrutura de políticas alinhada com os requisitos de aprovisionamento estratégico da organização.

Uma política de compras consiste num conjunto de regras de política. Quando definir uma regra de política, selecione primeiro um tipo de regra. Em seguida, crie uma regra para o tipo de regra ao definir as definições, a data de início e a data de fim para a regra.

Por exemplo, um administrador cria uma política, seleciona o tipo de regra Política de catálogo e, em seguida, adiciona uma regra de política de catálogo à política. Esta regra de política de catálogo especifica que o catálogo Adventure tem de ser utilizado para aprovisionamento interno. Após a política de compras estar associada a uma determinada organização, os colaboradores dessa organização veem o catálogo Adventura quando criam requisições.

Atribuir políticas às organizações

Antes de uma política poder produzir efeito, tem de ser associada a uma organização. As políticas de compras estão associadas à finalidade da hierarquia Controlo interno de aprovisionamento. Por conseguinte, as políticas de compras aplicam-se apenas a organizações em hierarquias que tenham uma finalidade de hierarquia de Controlo interno de aprovisionamento. Também pode selecionar organizações a partir da lista plana de entidades legais na tabela CompanyInfo. Estas entidades legais são designadas no quadro de políticas como "Empresas".

Determinar que regra aplicar

Consoante a forma como configura as suas políticas de compra, várias regras podem afetar os utilizadores numa organização. Os exemplos a seguir ilustram as diferentes formas de configurar políticas de compras e especificar como as políticas são aplicadas quando ocorre uma transação.

Exemplo 1: Configuração de política de compras simples

As organizações pequenas e menos complexas podem configurar políticas de compras por entidade legal e podem usar apenas a hierarquia da organização Empresas.

Para a Fabrikam, uma pequena empresa, os requisitos de compras variam pouco em toda a organização. As regras de compras variam apenas entre as entidades legais da organização. Por exemplo, os funcionários da Fabrikam Canada e funcionários da Fabrikam U.S. compram bens e serviços de diferentes catálogos e fornecedores. Portanto, a Fabrikam configura as suas políticas de compra a nível da entidade legal.

A Fabrikam cria duas políticas de compras. A política A aplica-se à entidade legal U.S., 1111. A política B aplica-se à entidade legal Canadian, 2222. Quando um empregado da entidade legal 1111 cria uma requisição de compra, as regras de política são derivadas da política A. Por exemplo, o catálogo de produtos que o empregado vê está especificado na regra da política do catálogo para a política A.

Quando um empregado da entidade legal 2222 cria uma requisição de compra, as regras da política derivam da política B.

Nota: se um funcionário da entidade legal 1111 comprar um item em nome de um funcionário da entidade legal 2222, são aplicadas as regras de política especificadas para a entidade legal 2222 (ou seja, as regras de política da política B).

Exemplo 2: Configuração de política de compras complexa

No exemplo anterior, todas as regras de compra foram definidas numa única hierarquia da organização, a hierarquia da organização Empresas. No entanto, uma organização complexa pode definir políticas para múltiplas hierarquias de organização.

A Contoso é uma grande empresa que exige regras de compra complexas para controlar o processo de requisição. A Contoso definiu regras para duas hierarquias da organização diferentes: Departamento e Controlo de compras global.

A Política 123 está definida para a Hierarquia da organização do departamento para o departamento Vendas UK – Vendas. Na Política 123, a regra de controlo da requisição de compra especifica que as restrições têm de ser aplicadas para as quantidades mínimas de encomenda. Nesta regra, é selecionada a opção Impor restrições de quantidade de encomenda mínima.

A Política 456 está definida para a hierarquia da organização de controlo de compras global para o departamento Vendas e Marketing. Na Política 456, a regra de controlo da requisição de compra não especifica que as restrições têm de ser aplicadas para as quantidades mínimas de encomenda. Nesta regra, é anulada a seleção da opção Impor restrições de quantidade de encomenda mínima.

Sam trabalha no departamento Vendas UK – Vendas no escritório do Reino Unido da Contoso. As políticas para as hierarquias da organização Departamento e Controlo de compras global são aplicáveis ao departamento do Sam. Quando Sam cria uma requisição de compra, o sistema tem de determinar qual a política a aplicar. O administrador de sistema configurou os parâmetros da política de compras para especificar que as políticas de compras têm de ser aplicadas na seguinte ordem de precedência:

  1. Controlo de compras global
  2. Departamento
  3. Empresas

Assim, a política 456 é aplicada à requisição de compra que Sam cria e não é necessária nenhuma quantidade mínima da encomenda para a requisição de compra.

Regras da política

Regra de política de catálogo

A regra da política do catálogo determina quais os utilizadores de catálogos de aprovisionamentos que veem quando criam requisições de compra. Se um utilizador tiver sido autorizado a encomendar produtos em nome de outro utilizador, a requisição utiliza a regra da política de catálogo que está definida para a entidade legal e unidade operacional do requerente para determinar o catálogo a apresentar. Antes de definir uma regra de política de catálogo, tem de criar e lançar um catálogo de aprovisionamentos.

Regra da política de acesso da categoria

A regra da política de acesso à categoria determina as categorias a que os utilizadores têm acesso quando criam requisições de compra. Se não for especificada nenhuma regra, todas as categorias de aprovisionamentos podem ser adicionadas à requisição de compra.

  1. Selecione a opção Incluir regra principal a aplicar à regra da política de acesso à categoria da organização principal para a categoria.
  2. No painel Categorias disponíveis, selecione as categorias a que a regra se aplica. Quando selecionar uma categoria, todas as categorias que estão mais acima na hierarquia também são adicionadas à lista Categorias selecionadas.
  3. Selecione a opção Incluir subcategorias para aplicar a regra a todas as subcategorias da categoria selecionada.

Regra da política da categoria

A regra da política de categoria define como os utilizadores podem selecionar os fornecedores para cada categoria. Define também requisitos para os processos de receção e faturação.

Regra de reaprovação para notas de encomenda

A regra de reaprovação é uma regra opcional que define os critérios para exigir a reaprovação quando uma nota de encomenda é alterada. Os campos selecionados são avaliados no fluxo de trabalho da nota de encomenda quando a condição "Requer a reaprovação da nota de encomenda" é configurada no fluxo de trabalho.

Nota

A distribuição contabilística será sempre reposta quando uma nota de encomenda aprovada com gestão de alterações ativada é alterada. Por isso, deve estar ciente de que se pretende evitar uma reaprovação de uma nota de encomenda quando determinados campos são alterados, o campo Distribuição contabilística alterado NÃO deve ser incluído como um campo selecionado para reaprovação.

Regra de RFQ de requisição de compra

A regra RFQ da requisição de compra define os critérios para exigir um pedido de cotação (RFQ) para uma linha de requisição de compra. Se uma linha cumprir as condições, o carimbo "RFQ informal" ou "RFQ formal" aparece na linha de requisição.

Regra de controlo de requisição de compra

A regra de controlo da requisição de compra para requisições do tipo consumo é uma regra opcional. Ao criar regras deste tipo, pode definir opções em vários separadores:

  • No separador Submissão do fluxo de trabalho, pode configurar os campos que têm de ser introduzidos na linha de requisição para a requisição ser submetida para aprovação.
  • No separador Quantidades da encomenda, pode configurar os campos que são necessários na requisição de compra sob determinadas condições. Também pode impor quantidades de encomenda.
  • No separador Datas, pode configurar se a data contabilística é igual à data solicitada
  • No separador Endereço, pode definir se o utilizador tem permissão para criar novos endereços no sistema para aplicar à requisição de compra.

Regra de finalidade da requisição

A regra de finalidade da requisição é uma regra opcional que determina o tipo de finalidade da requisição que é permitida para uma determinada entidade legal. A menos que seja indicada outra finalidade nesta regra, as requisições têm automaticamente uma finalidade de Consumo quando são criadas.

Regra da política de acesso à categoria de reaprovisionamento

A regra de política de acesso à categoria de reaprovisionamento é uma regra opcional que determina os produtos disponíveis para cumprir a procura de requisição para uma entidade legal específica quando a finalidade da reposição for Reaprovisionar.

Regra de controlo de reaprovisionamento

A regra de controlo do reaprovisionamento é uma regra opcional que define os campos que têm de ser introduzidos na linha de requisição para a requisição ser submetida para aprovação quando a finalidade da requisição é Reaprovisionamento.

Regra de criação de nota de encomenda e de consolidação da procura

A regra de criação de nota de encomenda e de consolidação da procura define as regras da política a utilizar quando é gerada uma nota de encomenda a partir de uma requisição de compra aprovada. Ao criar regras deste tipo, pode definir opções em vários separadores:

  • No separador Divisão de nota de encomenda, pode definir critérios para dividir as linhas da requisição de compra em notas de encomenda separadas.

  • No separador Transferência de preço/desconto, pode definir quando recalcular o contrato do preço quando uma nota de encomenda é criada:

    • Apenas se não houver acordo comercial – Os preços e descontos só são transferidos a partir da requisição de compra se não existir um preço base ou acordo comercial aplicável. Se existir um acordo comercial ou preço base para o item ou fornecedor, os preços e descontos são recalculados com base no acordo comercial ou no preço base, e são aplicados à nota de encomenda. Salvo especificação em contrário, este é o comportamento predefinido.
    • Sempre – Os preços e os descontos são sempre transferidos a partir da requisição de compra.

    Também pode permitir que o requerente altere o método de transferência de preço e desconto para as linhas da requisição de compra individuais, independentemente da regra de transferência de preço/desconto definida. Selecione a opção Permitir substituição manual por linha de requisição de compra para ativar esta capacidade.

  • No separador Transferência da descrição de itens, pode transferir a descrição do item a partir da requisição quando tiver origem num RFQ.

  • No separador Tolerância de Preços, pode definir regras para encaminhar as requisições de compra aprovadas de volta através do processo de revisão quando o preço de um item do catálogo de compra aumenta. Defina o montante máximo que o valor líquido de um item de linha numa requisição de compra pode aumentar entre o momento em que a requisição de compra é aprovada e o momento em que a nota de encomenda é criada. O valor líquido é calculado com a seguinte fórmula: ([Quantidade × (Preço unitário – Desconto) ÷ Unidade de preço] + Encargos diversos de compra) × (100 – Percentagem de desconto) ÷ 100 Linhas de requisição de compra que excedem a tolerância de preços que definir são retidas para processamento manual. As regras que configura no separador Processamento de erros determinam como as linhas da requisição de compra são processadas.

  • No separador Processamento de erros, pode configurar a regra de processamento que é aplicada a uma requisição de compra se falhar a validação durante a criação da nota de encomenda devido a um erro de fornecedor ou a um erro de tolerância de preços. Selecione uma das seguintes opções:

    • Nenhuma ação – As linhas da requisição de compra permanecem na página Lançar requisições de compra aprovadas. O estado das linhas da requisição de compra mantém-se Aprovado. No entanto, os erros têm de ser resolvidos antes de uma nota de encomenda poder ser gerada para as linhas da requisição de compra.
    • Cancelar a linha da requisição de compra – As linhas da requisição de compra são canceladas. O requerente pode criar uma nova requisição de compra para as linhas canceladas se ainda quiser solicitar os itens de linha.
    • Criar uma nova linha da requisição de compra – As linhas da requisição de compra são canceladas. São então geradas novas requisições de compra que contêm apenas as linhas da requisição de compra que falharam na validação. As novas requisições de compra que são geradas têm o estado Rascunho. Estas requisições de compra podem ser novamente submetidas para revisão após a resolução dos erros de validação. O preparador das linhas da requisição de compra é notificado de que as linhas foram canceladas e que foram geradas novas requisições de compra para as linhas de requisição de compra que falharam.

  • No separador Criação manual de nota de encomenda, pode definir os parâmetros que determinam se uma requisição de compra tem de ser processada manualmente ou se pode ser convertida automaticamente numa nota de encomenda. Os parâmetros podem aplicar-se a itens de catálogo internos, itens de catálogo externos ou itens que não são do catálogo. Selecione uma das seguintes opções:

    • Criar manualmente notas de encomenda – Criar manualmente notas de encomenda para todas as requisições de compra.
    • Criar notas de encomenda automaticamente – Criar automaticamente as notas de encomenda para todas as requisições de compra aprovadas. Não são retidas requisições de compra para a criação manual de notas de encomenda.
    • Criar automaticamente notas de encomenda, exceto nestas condições – Criar manualmente ordens de compra para requisições de compra que correspondam aos critérios que define. Todas as outras requisições de compra que são aprovadas são convertidas automaticamente em notas de encomenda. Se selecionar Criar automaticamente notas de encomenda, exceto nestas condições, pode adicionar categorias de compras e fornecedores para especificar que linhas de requisição de compra aprovadas são retidas para processamento manual. Esta opção pode ser aplicada aos itens de catálogo internos, itens de catálogo externos e itens que não são do catálogo. Quando seleciona uma categoria de aprovisionamento, são também selecionadas quaisquer subcategorias para essa categoria de aprovisionamentos. Selecione a opção Tudo para um tipo específico de linha de requisição de compra para reter todas as linhas desse tipo de linha para processamento manual.

    Se pretende que as notas de encomenda sejam geradas automaticamente a partir de requisições de compra aprovadas quando a tarefa por lotes para geração de notas de encomenda for executado, selecione a opção Executar a criação automática de notas de encomenda como uma tarefa de lote. Esta opção aplica-se apenas a requisições de compra que não requeiram processamento manual. Ao executar a geração automática de notas de encomenda como uma tarefa por lotes, pode agendar esta atividade num momento em que os recursos estão menos restritos. Se a opção Pré-pagamento obrigatório for selecionada nas linhas de requisição de compra, selecione a opção Quando a requisição é configurada para pré-pagamento para reter as requisições de compra aprovadas para processamento manual. As requisições de compra que são retidas para processamento manual podem ser filtradas para poder ver apenas as linhas de requisição de compra que requerem pré-pagamento.

  • No separador Consolidação da procura, pode definir os parâmetros que determinam se as requisições de compra que são processadas manualmente podem ser consideradas para consolidação de requisições de compra. Os parâmetros podem aplicar-se a itens de catálogo internos, itens de catálogo externos ou itens que não são do catálogo. Selecione uma das seguintes opções:

    • Não permitir a consolidação da procura – Não são elegíveis linhas de requisição de compras aprovadas para consolidação da procura. Esta opção é selecionada por predefinição e aplica-se apenas às linhas de requisição de compra que exigem o processamento manual para criação de notas de encomenda.
    • Permitir sempre a consolidação da procura – Todas as linhas de requisição de compras aprovadas são elegíveis para consolidação da procura. Nota: se selecionar Permitir sempre a consolidação da procura no separador Consolidação da procura, mas selecionar a opção Criar notas de encomenda automaticamente no separador Criação manual de notas de encomenda, todas as requisições de compra são retidas para processamento manual.
    • Permitir a consolidação da procura nestas condições – Definir os critérios que determinam se as linhas de requisição de compra aprovadas são elegíveis para consolidação da procura. Para cada tipo de linha de requisição de compra, pode definir os critérios por categoria de aprovisionamento e fornecedor. Se selecionar Permitir a consolidação da procura nestas condições, pode definir os critérios por categoria de aprovisionamento e fornecedor para cada tipo de linha de requisição de compra. Quando seleciona uma categoria de aprovisionamento, são também selecionadas quaisquer subcategorias para essa categoria de aprovisionamentos. Se selecionar a opção Tudo para um tipo de linha específico, todas as linhas de requisição de compra desse tipo de linha são elegíveis para consolidação da procura.