Configurar contas de fornecedor

Este artigo descreve os tipos de informação que deve especificar quando cria uma nova conta de fornecedor.

Quando cria uma conta de fornecedor, introduz informações sobre o fornecedor. Estas informações são utilizadas para introduzir automaticamente dados em documentos e para monitorizar a atividade que envolve o fornecedor. Por exemplo, pode configurar as seguintes informações para um fornecedor:

• Atribua um grupo de fornecedores. Todos os fornecedores devem ser atribuídos a um grupo de fornecedores. Os fornecedores de um grupo de fornecedores têm parâmetros que partilham. Por exemplo, podem ter as mesmas condições de pagamento.
• Configure o fornecedor para a importação do catálogo. Os fornecedores podem fornecer um ficheiro que contenha o catálogo dos seus itens e serviços. Este ficheiro pode ser carregado para que os seus trabalhadores possam encomendar ao fornecedor.
• Atribua o fornecedor às categorias de compras.
• Permita que um fornecedor existente faça negócios com outra entidade legal na sua organização.
• Coloque um fornecedor em espera para tipos específicos de transações.
• Configure as informações bancárias para o fornecedor, para que possa enviar pagamentos eletronicamente.
• Configure informações fiscais, de entrega, fatura e pagamento para o fornecedor. Por predefinição, estas definições são copiadas para novos documentos que cria para o fornecedor.
• Configure as dimensões financeiras predefinidas que são usadas para lançar automaticamente transações com o fornecedor em contas financeiras.

Para acelerar o processo de criação de contas de fornecedores, pode criar modelos. Para criar um modelo, na página Fornecedor, no Painel de Ações, selecione Opções > Registar informações. Em seguida, selecione Modelo de contas de empresa Os modelos de conta da empresa são partilhados com outros utilizadores.

Também pode criar um modelo de utilizador para o seu próprio uso. Não é possível eliminar um fornecedor que esteja associado a outros registos, tais como contactos ou produtos.

Números de conta de fornecedor

O número de conta é um identificador único para um fornecedor. Pode configurar números de conta de modo a que sejam gerados automaticamente quando cria um fornecedor. Também pode configurar a sequência de números para que os números de conta sejam introduzidos manualmente. Por exemplo, é possível que queira utilizar o número de telefone do fornecedor como identificador.

Organizações de fornecedores e fornecedores individuais

Quando cria uma nova conta de fornecedor, tem de selecionar se o fornecedor é uma organização ou uma pessoa. A sua seleção afeta as informações que deve preencher para o fornecedor. Para uma pessoa, esta informação inclui o nome próprio, apelido e título. Para uma organização, esta informação inclui o número da organização e o número de colaboradores.

Endereços

Para cada fornecedor, pode definir vários endereços, cada um dos quais é utilizado para um propósito diferente. Por exemplo, pode criar um endereço que tenha um propósito de Fatura. Ou, se vai pagar ao fornecedor com cheques, pode configurar uma morada que tenha como propósito Remeter para. Se tiver de especificar um endereço para utilizar para transferências de dinheiro para bancos estrangeiros, o propósito será SWIFT.

Contactos do fornecedor

Pode armazenar contactos para um fornecedor. Estes contactos podem então ser utilizados em documentos como notas de encomenda ou pedidos de cotação (RFQs).

Para adicionar contactos para um fornecedor, na página Todos os fornecedores, no separador Fornecedor, no grupo Configuração, selecione Contactos > Adicionar contactos.

Pode criar contactos de fornecedores a partir do zero. Em alternativa, pode copiar detalhes de outra pessoa que já está registada no Supply Chain Management e editar as informações conforme necessário.

Nota

Adicionar um contacto a um fornecedor não é o mesmo que adicionar informações de contacto para esse fornecedor. Embora possa adicionar informações gerais de contacto para um fornecedor, também pode ter várias pessoas específicas que são contactos nessa empresa, e que todos têm as suas próprias informações de contacto.

Não é possível eliminar um registo de pessoa de contacto se o contacto for referenciado num documento. Em vez disso, pode inativar o contacto.

Pode adicionar contactos do fornecedor aos seus contactos pessoais no Microsoft 365. No entanto, primeiro deve configurar a sincronização entre o Supply Chain Management e o Microsoft 365 na sincronização do Microsoft Exchange Server e no assistente de configuração do Microsoft Outlook.

Fornecedores em diferentes entidades legais

Se um fornecedor estiver registado para apenas uma entidade legal na sua organização e outras entidades legais tiverem de registar o mesmo fornecedor, pode utilizar a página Adicionar fornecedor a outra entidade legal para configurar o fornecedor para fazer negócios com outra entidade legal. Deve selecionar um grupo de fornecedores, a moeda e o estado de bloqueio do fornecedor na entidade legal selecionada.

Se várias entidades legais da sua organização fizerem negócios com o mesmo fornecedor e cada entidade legal mantiver uma conta de fornecedor separada para esse fornecedor, pode unir os IDs de entidade para as contas do fornecedor. Desta forma, podem ser partilhadas informações como o endereço e o número de colaboradores, de modo a que seja necessário atualizá-las num só local.

Para unir IDs de entidade, siga estes passos.

1. Na página Livro de endereços global, selecione os registos de livros de endereços que representam o fornecedor em cada entidade legal que devem ser incluídos no mapeamento.
2. No Painel de Ações, selecione Intercalar registos.

Acordos

Ao configurar uma conta de fornecedor, também poderá querer registar os contratos que tem com o fornecedor. Pode configurar contratos de preço e desconto utilizando as ações no registo do fornecedor. Também pode configurar um contrato de compra na página Contratos de compra.

Colocar um fornecedor em espera

Pode colocar um fornecedor em espera para vários tipos de transações. As opções seguintes estão disponíveis:

• Não – Não foram feitas retenções no fornecedor.
• Fatura – Não podem ser lançadas faturas para o fornecedor.
• Tudo – O fornecedor está em espera para todos os tipos de transação. Estes tipos de transações incluem requisições de compra, faturas e pagamentos.
• Pagamento – Não podem ser gerados pagamentos para o fornecedor.
• Requisição – As requisições de compra não podem ser criadas para o fornecedor e as linhas de requisição já criadas antes de o fornecedor ser colocado em espera não podem ser convertidas numa nota de encomenda. As linhas de requisição para o fornecedor serão canceladas se a sua política estiver definida para criar encomendas de compra automaticamente.
• Nunca – O fornecedor nunca é colocado em espera por inatividade.
• Nota de encomenda – As notas de encomenda não podem ser criadas para o fornecedor, mas ainda pode proceder às faturas ou pagamentos em aberto do fornecedor. Esta opção só está disponível quando a funcionalidade Colocar o fornecedor em espera para notas de encomenda for ativada. A partir da versão 10.0.32 do Supply Chain Management, esta funcionalidade é obrigatória e não pode ser desativada. Para obter mais informações sobre esta funcionalidade, consulte O que há de novo e o que mudou na versão 10.0.29 do Dynamics 365 Supply Chain Management (outubro de 2022).

Quando coloca um fornecedor em espera, também pode especificar uma razão e uma data quando o estado de espera terminará. Se não introduzir uma data de fim, o estado de espera do fornecedor dura indefinidamente.

Pode atualizar em massa o estado de espera para Todos os fornecedores com base nos critérios selecionados na página Inativação do fornecedor e atribua uma razão para o facto de o fornecedor estar em espera.

Os seguintes critérios são utilizados para incluir fornecedores que estiveram inativos num período, incluir ou excluir fornecedores que são empregados, e excluir fornecedores que estejam num período de tolerância antes da próxima retenção.

• Com base no número de dias que introduz no campo Período em atividade na página Inativação do fornecedor, a aplicação calcula a data mais recente em que o fornecedor pode ter uma atividade para ser considerada inativo. Ou seja, a data atual menos o número de dias que introduz. Se existirem uma ou mais faturas para o fornecedor em que a data seja posterior à data mais recente calculada, o fornecedor será excluído da inativação. Isto também é validado se o fornecedor tiver pagamentos após essa data, requisições de compra abertas, notas de encomenda abertas, pedidos de cotações ou respostas.
• O número de dias no campo Período de tolerância antes da próxima retenção é utilizado para calcular a data de tolerância mais recente. Ou seja, a data atual menos os dias que introduz. Isto aplica-se apenas aos fornecedores que tenham sido inativados anteriormente. No caso de uma inativação prévia, a aplicação verifica o histórico de outras ocorrências de inativação para o fornecedor e verifica se a última inativação ocorreu antes da data de tolerância mais recente. Se for esse o caso, o fornecedor será incluído no processo de inativação.
• O parâmetro Incluir empregados refere-se a fornecedores que estão ligados a um empregado. Pode definir se quer incluir esses empregados.

Este processo excluirá sempre os fornecedores onde o valor no campo Retenção do fornecedor é Nunca.

Os fornecedores sujeitos a validações são colocados em espera, o que define o valor de campo Retenção do fornecedor como Todos e a Razão para o que foi selecionado. Um registo na histórico de retenções é criado para o fornecedor.

Conta de fatura de fornecedor

Se mais de um fornecedor tiver o mesmo endereço para faturação, ou se um fornecedor for faturado através de um terceiro, pode especificar uma conta de fatura no registo do fornecedor. A conta de fatura é a conta em que o valor da fatura é creditado quando cria uma fatura de fornecedor a partir de uma nota de encomenda. Se não introduzir uma conta de fatura no registo do fornecedor, a conta de fornecedor é utilizada como conta de fatura.

Contas bancárias do fornecedor

Se tiver de efetuar pagamentos numa conta bancária do fornecedor, pode introduzir as informações sobre o banco do fornecedor e as contas bancárias na página Contas bancárias do fornecedor. Pode ainda introduzir informações sobre validação e pagamentos da conta bancária. Por exemplo, pode adicionar pré-notas às contas bancárias do fornecedor. Estas pré-notas podem ser usadas para verificar a exatidão dos dados da conta, tais como zona interbancária e números de conta. Tem de especificar uma conta predefinida para pagamentos ao fornecedor. No entanto, quando efetuar um pagamento real, pode alterar esta conta para uma das outras contas do fornecedor.

Contas do livro razão

Pode especificar as contas predefinidas que aparecem automaticamente nos diários de fatura de fornecedor para o fornecedor especificado. Esta funcionalidade pode ser útil se normalmente pagar pelos mesmos tipos de itens ou serviços dos mesmos fornecedores ao longo do tempo. Quando especifica uma conta predefinida, pode introduzir entradas de diário de forma rápida e eficiente no diário de fatura. As contas predefinidas que especifica não são utilizadas para notas de encomenda ou faturas de fornecedor que são inseridas na página Fatura de fornecedor.

Selecione contas predefinidas na página Configuração da conta predefinida que pode abrir a partir do separador Fatura no registo do fornecedor. As contas que seleciona aqui aparecem na lista filtrada das contas da conta de fornecedor quando introduz uma entrada no diário. Pode definir uma das contas como uma conta predefinida.