Criar uma nota de encomenda

Este artigo mostra como criar uma nota de encomenda manualmente. É mais comum para as notas de encomenda serem criadas automaticamente como resultado de um planeamento principal, entrega direta e outros processos. As notas de encomenda geralmente são criadas com um agente de compras. O exemplo mostrado aqui pode ser utilizado na empresa de dados de demonstração USMF utilizando os valores que são sugeridos nas notas para vários passos.

Criar o cabeçalho da nota de encomenda

1. Vá para Aprovisionamento e aquisição > Notas de encomenda > Todas as notas de encomenda.

2. Selecione Nova.

3. Selecione a conta do fornecedor US-101. Quando seleciona um fornecedor, os detalhes do registo de fornecedor, como o endereço, a conta da fatura, os termos de entrega e o modo de entrega, serão copiados como os valores predefinidos para o cabeçalho da encomenda. É possível alterar estes valores a qualquer momento.

4. Expanda a secção Geral.

   • O campo Local com o campo Armazém especifica quais bens ou serviços adquiridos devem ser entregues. O endereço de entrega predefinido é o local. Ambos os campos podem ser preenchidos com valores configurados para o fornecedor selecionado, ou pode especificá-los manualmente.
   • O campo Data de receção é utilizado para especificar quando os bens e os serviços adquiridos precisam de ser entregues. Pode especificar uma única data de receção da encomenda, ou as linhas da encomenda individuais podem ter datas de receção exclusivas. Se a data de receção especificada aqui não puder ser atendida para produtos ou serviços específicos porque têm tempos de fabrico mais longos, essas linhas serão criadas com uma data de receção posterior para acomodar isso.

5. Expanda a secção Administração. O campo Ordenador pode ser utilizado para especificar quem está a efetuar a encomenda. Isto pode ser conveniente para partilhar com o fornecedor caso ele precise de entrar em contacto com essa pessoa. O campo pode ser atribuído a um valor automaticamente se a conta de utilizar atual estiver associada a um nome na página Utilizadores.

6. Selecione OK. O cabeçalho da encomenda foi criado. Ao trabalhar com linhas da nota de encomenda, apenas um resumo das informações de cabeçalho será apresentado. Se precisar de ver o resto das informações, selecione Cabeçalho.

Adicionar uma linha da nota de encomenda

1. Selecione uma Linha da nota de encomenda.

2. Selecione Dimensões. Os produtos podem estar em variantes que são diferenciadas por dimensões, como tamanho, cor ou estilo. O produto também pode ser configurado para utilizar dimensões de armazenamento, como o local e o armazém. Também existem dimensões de acompanhamento opcionais, como os números de lote e de série. Para aumentar a eficiência de entrada de encomenda, pode adicionar os campos de dimensão que geralmente utiliza diretamente na grelha da encomenda.

3. Marque a caixa de verificação Cor. Opcional: se selecionar o campo Guardar configuração, as dimensões escolhidas também serão mostradas na grelha da linha da encomenda da próxima vez que abrir a página da nota de encomenda.

4. Selecione OK.

5. No campo Número do item, selecione T0004.

   • As linhas da encomenda são criadas para produtos e serviços especificando um número do item ou como despesas, especificando uma categoria de aprovisionamento.
   • O campo da categoria Aprovisionamento é utilizado para adicionar as linhas em que os itens adquiridos são contabilizados diretamente, em vez de entrarem no inventário. Isto significa que, se precisar de contabilizar uma compra como despesa, poderá fazer isso criando uma linha da nota de encomenda que especifique uma categoria de aprovisionamento, em vez de criar uma linha com um número do item. Os itens também podem ser associados a uma categoria de aprovisionamento e, nesse caso, a categoria de aprovisionamento é mostrada apenas como informativa.

6. No campo Cor, introduza ou selecione um valor. Os campos Local e Armazém normalmente são preenchidos com valores do cabeçalho da encomenda, mas é possível substituir os campos se algumas linhas precisarem de ser entregues em localizações diferentes.

7. No campo Quantidade, introduza um número.

   • Selecione a quantidade que pretende comprar. O campo Quantidade é preenchido automaticamente com a quantidade mínima de encomendas para os produtos, se este for configurado, ou com o valor de 1.
   • O campo Unidade indica a unidade de medida para a quantidade encomendada. Normalmente, a unidade é fornecida automaticamente da unidade de compra nos dados globais do produto, mas pode alterá-la.
   • O campo Preço unitário normalmente contém um valor de um acordo de compras ou de um acordo comercial. É possível alterar o preço unitário das linhas da encomenda individuais por exemplo, se um preço for exclusivamente negociado com o fornecedor.
   • O campo Desconto representa um valor de desconto por unidade. Este desconto reduz consequentemente o preço unitário por desconto. O desconto é fornecido geralmente automaticamente a partir dos Acordos de compras ou de acordos comerciais, mas é possível substituir as linhas individuais se os descontos forem negociados de forma exclusiva ao fornecedor.
   • Uma percentagem de desconto pode ser introduzida para reduzir o valor líquido da linha em conformidade. A percentagem de desconto é fornecida geralmente automaticamente a partir dos Acordos de compras ou de acordos comerciais, mas é possível substituir as linhas individuais se as percentagens dos descontos forem negociadas de forma exclusiva ao fornecedor.
   • O valor no campo Valor Líquido é calculado a partir dos outros campos da linha que inclui a quantidade, o preço unitário, o desconto e a percentagem de desconto. É possível alterar o Valor líquido, mas então os campos Preço Unitário, Desconto e Percentagem de desconto ficarão vazios e quando publicar na linha, o montante publicado será proporcional ao montante líquido. Geralmente, o campo Valor Líquido é apenas utilizado para apresentar o valor líquido da linha.

8. Expanda a secção Detalhes da linha.

9. Selecione o separador Entrega. Uma data de receção exclusiva pode ser atribuída a cada linha da encomenda. A data é herdada do campo no cabeçalho da nota de encomenda, mas pode alterá-la.

Rever totais da encomenda

1. Selecione Totais.

   • Caso não veja a ação Totais, selecione o separador Nota de Encomenda no Painel de Ações.
   • Esta caixa de diálogo mostra os totais da encomenda inteira.
   • O campo Seleção permite que altere a base de como os totais são calculados. Por exemplo, pode escolher a Quantidade de recibos de produtos para mostrar os totais relacionados com a quantidade de produtos que foram recebidos, ou a Quantidade encomendada para mostrar o valor dos produtos que foram encomendados.

2. Selecione OK.