Criar uma ordem de devolução de compra
Este procedimento mostra como criar uma ordem de devolução de compra utilizando a ação Nota de crédito para copiar linhas de um documento da fatura de fornecedor para uma PO nova. Mostra também como confirmar a encomenda e processar o envio dos bens de volta ao vendedor. O exemplo mostrado neste procedimento pode ser utilizado na empresa de dados de demonstração USMF. Normalmente esta tarefa é realizada por um agente de compras.
Criar uma nova ordem de devolução de compra
Vá para Aprovisionamento e aquisição > Notas de encomenda > Todas as notas de encomenda. O primeiro passo é criar uma nota de encomenda nova a utilizar como a ordem do devolução de compra.
Clique em Novo.
No campo Conta do fornecedor, introduza "US-102".
Clique em OK.
No Painel de Ações, clique em Compra.
Clique em Nota de crédito. Esta é a página da qual pode copiar uma fatura de fornecedor existente para a sua ordem de devolução. Esta é a mesma página é utilizada para outras ações da cópia. Mas como a abrimos a partir da ação Nota de crédito, a página está configurada para suportar a criação de uma ordem de devolução que compensa as faturas do fornecedor.
Expanda a secção Parâmetros.
- A opção Inverter sinal é selecionada automaticamente e não pode ser alterada. Isto garante que o sinal seja alterado para as quantidades e que as linhas da encomenda adicionadas compensarão a fatura de fornecedor.
- A opção Copiar encargos é selecionada automaticamente e não pode ser alterada. Isto significa que os encargos da fatura de fornecedor são adicionados à ordem de devolução de compra para compensar o encargo original. É possível alterar mais tarde as alterações no cabeçalho e nas linhas da encomenda.
- A opção Copiar exatamente é selecionada automaticamente e não pode ser alterada. Isso garante que seja feita uma cópia exata dos valores em todos os campos no cabeçalho e nas linhas da fatura de fornecedor. Isto significa que uma ordem de devolução de compra é criada com valores que correspondem a todos os termos utilizados com o documento da fatura de fornecedor.
- A opção Eliminar linhas de compra elimina todas as linhas da nota de encomenda que já existem na nota de encomenda antes de adicionar as novas linhas. Neste exemplo, ainda não adicionámos nenhuma linha à ordem de devolução de compra, portanto, não haveria nenhum efeito. Utilize esta opção com cuidado, uma vez que elimina todas as linhas existentes sem aviso prévio.
- A opção Copiar cabeçalho da encomenda é selecionada automaticamente e não pode ser alterada. Isso garante que as informações sejam copiadas da fatura de fornecedor e aplicadas ao cabeçalho da ordem de devolução de compra. Isto é útil porque ajuda a assegurar que a ordem do devolução de compra compense a fatura utilizando termos semelhantes.
Feche a secção Parâmetros.
Expanda a secção Faturas. A página foi aberta a partir da ação Nota de crédito, portanto, a única opção disponível é copiar as informações das faturas do fornecedor. Este separador mostra todas as faturas disponíveis para a conta do fornecedor especificada na ordem de devolução de compra que criou anteriormente. As faturas são identificadas pelo voucher de fatura ou pelos IDs da nota de encomenda.
Localize a fatura de fornecedor identificada pelo número da fatura AP-0006 e destaque essa linha clicando em qualquer campo dessa linha.
Selecione a linha clicando na caixa de verificação da linha. Observe que as linhas disponíveis na fatura de fornecedor são selecionadas automaticamente juntamente com a encomenda. Esta fatura de fornecedor específica tem 2 linhas de encomenda. Para este exemplo, devolveremos parte da quantidade da segunda linha.
Destaque a segunda linha (aquela com o item M0006) clicando em qualquer campo dessa linha.
No campo Quantidade, altere a quantidade para 10. Esta é a quantidade que devolveremos ao fornecedor.
Destaque a primeira linha (aquela com o item M0005) clicando em qualquer campo dessa linha.
Desmarque a caixa de verificação da linha. Apenas as linhas que selecionou serão copiadas para a sua encomenda.
Feche a secção Faturas.
Expanda a secção Linhas ou cabeçalho selecionados para cópia. Esta vista mostra um sumário de todos os documentos e as linhas que selecionou para serem copiadas para a sua encomenda.
Feche a secção Linhas ou cabeçalho selecionados para cópia.
Clique em OK. A linha que selecionou foi copiada para a sua ordem de devolução de compra. O campo Quantidade mostra -10.
Na secção Linha da nota de encomenda, clique em Inventário.
Clique em Marcação. A linha da encomenda que foi criada é marcada em relação à transação de inventário da fatura de fornecedor. Isto garante que o inventário devolvido ao fornecedor seja o mesmo que foi recebido dele anteriormente. Existem algumas situações em que a marcação não ocorre, por exemplo, se o inventário já estiver marcado como Consumido, ou se o produto for aquele que não utiliza marcação.
Clique em OK.
Confirmar e registar o envio de bens
- Clique em Ações > Confirmar.
- No Painel de Ações, clique em Receber.
- Clique em Recibo de produto.
- Esta página é utilizada para registar o recibo de produto para notas de encomenda e também para processar a devolução de bens ao fornecedor. As linhas da encomenda com quantidade negativa significam que os bens devem ser devolvidos ao fornecedor e o documento que pode ser gerado a partir desta página pode ser utilizado como guia de remessa para esta utilização.
- No campo Quantidade, selecione a Quantidade encomendada para este exemplo. Isto garante que o envio seja processado para a quantidade total encomendada com a qual as linhas da encomenda foram criadas.
- No campo Receção do produto, digite um valor. Este campo é utilizado para introduzir uma referência que será utilizada como um voucher para o diário de recibos de produto.
- Clique em OK. Os bens foram registados agora como enviados na ordem de devolução de compra e foi criado um diário de recibos de produto. Pode utilizar a ação Recibo de produto para rever os diários criados com a nota de encomenda e ver o que foi recebido ou devolvido e quando.