Criar um pedido de cotação

Este procedimento mostra como criar um pedido de cotação. Isto seria feito normalmente por um agente de compras. Pode utilizar este procedimento na empresa de dados de demonstração USMF ou nos seus próprios dados. Precisa de ter tipos de solicitação configurados antes de começar. Depois de concluir essa tarefa e se tiver criado e enviado um RFQ, pode digitar as respostas por fornecedor, compará-las e adjudicar o contrato.

Preparar um novo RFQ

1. Aceda a Aprovisionamento e fornecimento > Pedidos de cotação > Todos os pedidos de cotação.
2. Clique em Nova. Os seguintes tipos de compra estão disponíveis: nota de encomenda (esta é a predefinição): um documento que confirma a oferta para comprar produtos, ou a aceitação de uma oferta para vender produtos em troca de pagamento. Requisição de compra: este tipo é selecionado automaticamente ao criar um RFQ diretamente de uma requisição de compra. Se selecionar essa opção manualmente, receberá uma mensagem de erro. Acordo de compras: um contrato para comprar uma quantidade ou um valor específico de produtos ao longo do tempo. Se selecionar esta opção, selecione o intervalo de datas que se aplica ao acordo de compras.
3. No campo Título do documento, digite um valor.
4. No campo Tipo de solicitação, introduza ou selecione um valor.
   • Se um método de classificação estiver associado ao tipo de solicitação, este será o método de classificação predefinido para o RFQ que estiver a criar. Será possível alterar o método de classificação posteriormente.
   • No campo Data de receção, introduza uma data.
   • Selecione a data na qual pretende receber os itens.
   • No campo Data e hora de validade, introduza uma data e hora.
   • Especifique a data e a hora em que os fornecedores deverão responder ao RFQ.
5. No campo Armazém, introduza ou selecione um valor. O endereço de entrega utilizará como predefinição o endereço do armazém.
6. Clique em OK.

Adicionar linhas

Depois de ter especificado as informações básicas sobre o seu RFQ, especificará os bens ou serviços para os quais pretende que os fornecedores licitem. Item é o tipo de linha predefinido.

1. No campo Número do item, introduza ou selecione um valor. Se estiver a utilizar a USMF, é possível selecionar T0020.
2. No campo Quantidade, introduza um número.
3. Clique em Adicionar linha.
4. No campo Tipo de linha, selecione 'Categoria'. Pode utilizar o tipo de linha de categoria para criar RFQs para bens ou serviços não provenientes do inventário. Precisa de selecionar o tipo de bens ou serviços de uma hierarquia de categorias de aprovisionamento.
5. No campo Categoria de aprovisionamento, introduza ou selecione um valor.
6. No campo Nome do produto, digite um valor.
7. No campo Quantidade, introduza um número.
8. No campo Unidade, introduza ou selecione um valor.

Adicionar fornecedores

1. Clique no Cabeçalho para alterar a vista Linhas para a vista Cabeçalho.
2. Expanda a secção Fornecedor.
3. Clique em Adicionar fornecedores automaticamente. Poderá adicionar fornecedores ao RFQ automaticamente, com base na categoria de aprovisionamento dos itens pedidos. Se não houver um fornecedor aprovado para as categorias incluídas nas linhas, pode adicionar fornecedores manualmente.
4. Clique em Adicionar.
5. No campo Conta do fornecedor, introduza ou selecione um valor.
6. Clique em Adicionar.
7. No campo Conta do fornecedor, introduza ou selecione um valor. Depois de selecionar um fornecedor, o estado é Criado. Isto significa que as informações do fornecedor foram guardadas no RFQ, mas não enviou o RFQ ao fornecedor. Pode adicionar um fornecedor a um RFQ independentemente do estado do fornecedor.

Enviar o RFQ aos fornecedores

1. No Painel de Ações, clique em Enviar. Na página Enviar pedido de cotação, verifique se os fornecedores na lista são aqueles que pretende que recebam o RFQ.
2. Clique em Imprimir. Esta caixa de diálogo permite que imprima o RFQ. Se optar por imprimir uma folha de respostas, o conteúdo desta é definido nos parâmetros de Aprovisionamento e Fornecimento. Para escolher como imprimir folhas de respostas, depois de abrir a caixa de diálogo Impressão, clique em Opções avançadas de impressão. Um RFQ será impresso para cada fornecedor, contendo as linhas que têm o estado de Criado ou de Enviado. As linhas canceladas e as linhas com respostas registadas não serão impressas.
3. Clique em Cancelar.
4. Clique em OK.
5. Feche a página.
6. Feche a página.

Ver o diário do RFQ

1. Aceda a Aprovisionamento e fornecimento > Pedidos de cotação > Acompanhamento de pedidos de cotação > Diários de pedidos de cotação.
2. Clique em Pré-visualizar/Imprimir.
3. Clique em Pré-visualização original.
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5. Feche a página.