Visão geral do registo de tempo e presença
Os trabalhadores com registo de tempo podem introduzir diferentes tipos de registos de tempo, por exemplo, dar entrada, dar saída, registar atividades indiretas e registo de ausências. Este artigo descreve os registos, o seu cálculo, aprovação e a utilização do fluxo de trabalho para adicionar estrutura e aprovação automatizada ao processo de aprovação das folhas de horas.
Registos
Nas empresas que utilizam o tempo e presença, os trabalhadores devem registar o tempo que passam no trabalho, para além da sua presença. Algumas empresas podem exigir que os trabalhadores registem apenas as horas de entrada e de saída. Noutras empresas, os trabalhadores podem também ser obrigados a registar o consumo de tempo nas atividades reais que realizam e as pausas que realizam. Os utilizadores pretendidos do tempo e presença são:
- Trabalhadores, que são obrigados a registar o tempo e presença em intervalos regulares, por exemplo, diariamente, semanalmente ou quinzenalmente.
- Supervisores, gestores e responsáveis pelas folhas de pagamento que calculam, aprovam e transferem registos de trabalhadores para posterior processamento.
Nota
Se executar o Tempo e presença juntamente com a execução do Fabrico, todos os registos em projetos, atividades de projeto, atividades indiretas, códigos de ausência, horas extraordinárias e tempo de flexibilidade serão registados e são utilizados para calcular a folha de pagamento em ambos os módulos.
Trabalhadores com registos de tempo
Para poderem registar o tempo e a ausência, os trabalhadores devem ser configurados como trabalhadores com registo de tempo na empresa em que estão empregados.
Após a configuração, os trabalhadores podem introduzir diferentes tipos de registos.
Dar entrada e saída quando chega ou sai do trabalho.
Tempo e consumo de itens em trabalhos de produção.
Tempo utilizado numa máquina na fábrica, se a máquina tiver sido definida como um recurso.
Nota
Um trabalhador pode ser automaticamente atribuído aos registos de tempo que são feitos numa determinada máquina na fábrica, se o trabalhador optar por trabalhar como assistente na máquina quando iniciar a tarefa de produção.
Registos de tempo em projetos e atividades de projeto.
Registar taxas de projeto e consumo de itens através dos respetivos diários de taxas de projeto e diários de itens de projeto.
Ausência planeada.
Ausência quando chegar tarde ao trabalho ou sair mais cedo do que o previsto.
Pausas de trabalho, registadas manualmente ou calculadas automaticamente pelo sistema.
Atividades indiretas, que são atividades não produtivas que um trabalhador pode realizar durante um dia de trabalho. Exemplos destas atividades incluem reuniões ou limpeza da sua área de trabalho.
Horas extraordinárias, que podem ser registadas como horas extraordinárias ou tempo de flexibilidade.
Adicionar registos de horas de saída
Se um trabalhador se esquecer de dar saída no final do seu dia de trabalho, o registo em falta pode ser adicionado através da execução de uma tarefa em lote. O sistema comparará a hora de entrada e a hora de saída de acordo com o perfil associado do trabalhador, e inserirá automaticamente o registo de hora de saída em falta para corresponder à hora de fim do perfil. Tanto os registos de hora de entrada como hora de saída são vitais para o cálculo subsequente e aprovação dos registos de tempo antes de poderem ser transferidos para a folha de pagamento.
Cálculo dos registos
Quando um trabalhador de registo é atribuído a um grupo de cálculo que normalmente se relaciona com uma equipa específica, turno ou grupo de trabalho. O supervisor ou gestor da equipa normalmente valida os registos feitos pelos trabalhadores, pelo que é também o responsável por executar o cálculo dos respetivos grupos de cálculo diariamente. Como parte do processo de cálculo, o supervisor ou gestor da equipa pode:
- Corrigir registos errados. Por exemplo, alterar os códigos de comutação e ajustar o feedback sobre as tarefas de produção.
- Adicionar registos em falta. Por exemplo, criar registos de hora de saída e criar transações de ausências.
- Eliminar registos incorretos.
Uma vez que o tempo registado deve corresponder ao perfil de tempo do trabalhador antes de calcular os registos, deve substituir o perfil de tempo de trabalho de qualquer trabalhador que tenha uma exceção ao seu perfil de tempo de trabalho padrão. Se o perfil do trabalhador é o turno diurno, e o trabalhador concordou em trabalhar um turno noturno sem pagamento de horas extraordinárias, o supervisor ou gestor da equipa deve substituir o perfil de trabalhador predefinido para calcular o tempo de trabalho à taxa normal noturna e não como horas extraordinárias. O cálculo também apresentará um erro se faltar um registo de ausência. Tem de ser adicionado antes de o cálculo poder ser concluído.
Aprovar registos
Assim como atribui um grupo de cálculo a um trabalhador com registo de tempo, deve atribuir um grupo de aprovação também. Normalmente, o grupo será específico de uma equipa, turno ou grupo de trabalho. Tem de aprovar os registos de tempo que foram calculados corretamente – isto significa fazer um cálculo sem erros – antes de serem gerados itens de pagamento que depois podem ser transferidos para um sistema de folha de pagamento. O administrador da folha de pagamentos normalmente faz a aprovação dos registos, e antes da aprovação pode:
- Anular os contratos salariais para os trabalhadores individuais.
- Adicionar prémios manuais.
- Introduzir informações adicionais sobre registos de ausências.
Nota
Se as horas extraordinárias forem calculadas para determinados trabalhadores, as horas extraordinárias podem ser atribuídas a tarefas específicas durante o dia. Isto é relevante se o custo da tarefa for calculado com base na remuneração dos trabalhadores.
Aprovar registos com o fluxo de trabalho
Pode configurar um processo de aprovação do fluxo de trabalho que aprove automaticamente os registos que cumpram as regras do fluxo de trabalho, deixando apenas desvios para serem processados manualmente. Se a aprovação do fluxo de trabalho for ativada, o supervisor ou gestor da equipa submete os registos calculados para aprovação. O processo de fluxo de trabalho vai gerar as aprovações e tarefas adequadas e, em seguida, atribuí-las aos utilizadores e funções certos, conforme identificado no fluxo de trabalho. Há duas aprovações de fluxo de trabalho para o tempo e a presença.
| Fluxo de Trabalho | Finalidade | Tipo de registo |
|---|---|---|
| Total de dias de tempo e presença | O fluxo de trabalho valida os registos em relação a, por exemplo, o número esperado de horas de trabalho para o dia. | |
| Registo no diário de tempo e participação. | O fluxo de trabalho valida cada tipo de registo para a data do registo. | Tempo e presença • Dar entrada • Dar saída • Ausência • Pausa • Código de comutação • Projeto • Atividade do projeto • Atividade indireta Tarefas de produção • Fila antes • Configuração • Processo • Sobreposição • Transporte • Fila após • Iniciar assistência • Parar assistência |
Transferir registos aprovados
Após a aprovação dos registos, pode transferi-los para uma tarefa periódico de folha de pagamento. Um registo transferido é lançado numa atividade ou tarefa a que se refere, por exemplo, uma ordem de produção ou um projeto. As transações de folha de pagamento são geradas para cada trabalhador com base nos registos.
Inverter registos transferidos
A tarefa de inverter (reverter) transações pode ser feita até ao momento em que a transferência de pagamento do período da folha de pagamento é executada. Isto significa que os dados da folha de pagamento foram transferidos para um ficheiro externo. Quando invertidos, todos os registos são retirados e quaisquer transações lançadas em ordens de produção ou projetos são desviadas e neutralizadas.
Nota
O ficheiro externo pode ser importado para um sistema de folha de pagamento.
Registos em cartões de ponto eletrónicos
Os trabalhadores com tarefas de trabalho que não requerem feedback imediato, como é o caso das tarefas de produção, mas que trabalham em atividades de projeto, podem beneficiar da utilização de cartões de ponto eletrónicos. Os cartões de ponto eletrónicos oferecem flexibilidade para introduzir os registos em qualquer altura e da melhor forma para a sua agenda de trabalho (diariamente, semanalmente ou quando um trabalhador está novamente no escritório depois de estar fora). Para utilizar os cartões de ponto eletrónicos ou estes trabalhadores, tem de especificar Utilizar cartão de ponto nos dados do trabalhador. Os cartões de ponto eletrónicos permitem ao trabalhador registar:
- Data
- Tipo de registo
- Referência da tarefa, como projeto, atividade indireta ou ordem de produção
- Identificação da tarefa
- Consumo de tempo
- Taxas do projeto
- Itens do projeto