Gestão de incentivos comerciais

A gestão de incentivos comerciais ajuda as empresas a gerir programas de promoção de vendas que oferecem recompensas monetárias "pagamento por desempenho" a clientes que atinjam objetivos de volume e de comportamento. As capacidades da funcionalidade destinam-se a empresas que se focam em processos abrangentes de promoção para obter lucros, desde a orçamentação e alocação de fundos de promoção, à celebração de contratos de incentivos, à criação e processamento de pedidos, ao processamento de pagamentos, à análise da eficácia da promoção.

Este artigo fornecerá uma visão geral da funcionalidade de gestão de incentivos comerciais e irá familiarizá-lo com o conjunto típico de tarefas que estão envolvidas na gestão de um programa de promoção de vendas. Espera-se que vários tipos de utilizadores que tenham responsabilidades operacionais e de tomada de decisão utilizem esta funcionalidade para atingir os respetivos objetivos:

• Atribuição de fundos discricionários às contas selecionadas e celebração de acordos de incentivos comerciais para promoções, com base no reembolso de despesas e pagamentos fixos pontuais (para um serviço acordado)
• Execução dos contratos de promoção negociados através de vendas em curso e geração de pedidos de reembolso de despesas
• Calcular, aprovar e processar os pedidos gerados e passá-los para Contas a receber (AR) como deduções para liquidação de pagamentos
• Conciliar o pagamento parcial do cliente com a dedução que é devida
• Acompanhamento da utilização do fundo promocional e avaliação da rentabilidade e eficácia do programa

Público e propósito

As informações neste documento destinam-se a decisores empresariais em empresas, em cargos como gestor de compras, diretor financeiro (CFO) e gestor de contabilidade, que têm as seguintes responsabilidades:

• Alocação de fundos e orçamentos de alto nível
• Planeamento e análise de promoções de vendas
• Gerir pessoal que processa pedidos de reembolso de despesas, executa pagamentos com base em eventos de merchandising, e liquida pagamentos parciais e deduções

As pessoas nestas funções procuram formas de atingir estes objetivos:

• Melhor uso de fundos promocionais de marketing.
• Acomodar de forma flexível diferentes tipos de programas de promoção e incentivos.
• Reduzir os encargos administrativos e os erros associados à monitorização do desempenho da promoção e dos pedidos de processamento.
• Melhorar as previsões de fluxos de caixa acumulando para responsabilidade futura.
• Ter uma base quantificada para negociações em curso e futuras com os clientes sobre promoções.

Acordo de incentivos comerciais e fundo promocional

Um acordo de incentivos comerciais é um programa de incentivos onde são oferecidas recompensas monetárias do tipo pagamento pelo desempenho aos clientes que atinjam metas específicas de volume e/ou objetivos comportamentais. Os fundos promocionais são despesas orçadas. Desta forma, as campanhas promocionais podem ser capturadas.

Fundo promocional

Os fundos atribuídos a acordos de incentivos comerciais são registados na página Fundos . Para abrir a página Fundos, selecione Vendas e marketing Incentivos>comerciais Fundos de Fundos>>.

Na página Fundos , pode ver os detalhes dos fundos promocionais.

O Separador Rápido Geral mostra o período para o qual o fundo é válido e o seu montante orçamentado. Para que o fundo seja alocado ao contrato de promoção, o campo Estado deve ter um valor de Aprovado.

O Separador Rápido Clientes mostra a hierarquia dos clientes. Para selecionar os clientes que o fundo visa, arraste-os para que fiquem sob Clientes do fundo. Este Separador Rápido também mostra como o montante total do fundo é distribuído.

O Separador Rápido Itens mostra os itens incluídos na promoção.

Acordo de incentivos comerciais

Após a definição do fundo estar em vigor, o próximo passo no planeamento da promoção é registar contratos de promoção (que são conhecidos como acordos de incentivos comerciais), alocar fundos e definir objetivos de desempenho para cada evento de merchandising.

Os acordos de incentivos comerciais são registados na página Acordos de incentivos comerciais. Para abrir a página Acordos de incentivos comerciais, selecione Vendas e marketing Incentivos comerciais Acordos>> de incentivos comerciais.

Cabeçalho

Selecione Cabeçalho para mudar para a vista de cabeçalho.

No Separador Rápido Geral , os campos Encomendar para e Encomendar de definem o período em que o contrato é válido. Um estado de aprovação de Interno aprovado para o acordo indica que o acordo ainda não é válido e não pode ser aplicado durante o processamento da ordem de venda.

A secção Análise do Separador Rápido Geral contém campos importantes que definem as quantidades e custos utilizados para a avaliação da promoção:

• O campo Unidades de base especifica a quantidade de produtos que devem ser vendidos aos clientes selecionados antes da promoção ser aplicada.
• O valor da Quantidade de envio calculada é calculado com base no valor Percentagem de aumento, que é um aumento alvo planeado para esta promoção.
• O campo Custo do incentivo comercial é calculado com base nas quantidades dos diversos eventos do acordo de incentivos comerciais.

No Separador Rápido Clientes , na lista à esquerda, pode selecionar e visualizar grupos de clientes, que são configurados como hierarquias predefinidas. Em seguida, pode selecionar toda a hierarquia ou contas específicas como alvos do acordo de incentivos.

No Separador Rápido Itens, tal como no Separador Rápido Itens da página Fundos , os produtos são adicionados ao contrato para associar as suas vendas ao incentivo acordado.

No Separador Rápido Fundos , pode ver os fundos de promoção que estão associados a isto contrato. Também pode ver a atribuição de custos do evento do contrato. Uma alocação de custos de evento de 100 por cento significa que esta promoção será financiada exclusivamente a partir de um fundo. Em alternativa, um acordo de promoção pode basear-se em vários fundos e pode utilizar uma alocação percentual igual ou diferencial.

Linhas

Em seguida, selecione Linhas para alternar para o modo de exibição Linhas.

O separador Eventos de merchandising mostra os tipos de eventos abrangidos por um contrato. Existem três tipos: reembolso de despesas, montante fixo e desconto em fatura.

Quando seleciona o evento de merchandising e, em seguida, seleciona o separador Valores , os detalhes do evento são encontrados.

Na secção Linhas do incentivo comercial, especifica o intervalo de quantidades ou montantes que o cliente deve alcançar para definições para obter as recompensas.

No caso de um evento de merchandising do tipo Reembolso de despesas , a secção superior do separador Montantes define as regras segundo as quais o reembolso de despesas será aplicado, gerado e pago. Por exemplo, as regras podem especificar as seguintes condições para o pedido de reembolso de despesas:

• Baseia-se na data de criação da ordem de venda (o valor do tipo de data de cálculo é Criado).
• É calculado com base no valor da linha de ordem de venda antes dos descontos, não no valor líquido, que inclui descontos (o valor Retirado de é Bruto).
• Baseia-se no volume dos produtos vendidos, não na quantidade (o valor do tipo de quebra de linha de reembolso é Quantidade).
• É calculado por período de um mês (Acumular vendas por valor é Mês).
• É liquidado como uma dedução, não usando AP (o valor do Tipo de pagamento é Deduções docliente).

No caso de um evento de merchandising do tipo Montante fixo , o separador Montantes mostra a quantidade que será paga ao cliente sob a forma de uma dedução quando o cliente obtiver um desempenho específico. Um estado de aprovação de Aberto indica que o montante fixo ainda não foi pago.

Para aplicar o acordo às ordens de venda que satisfaçam as condições do acordo, o estatuto do acordo tem de ser confirmado.

Realizar vendas no âmbito do evento de merchandising planeado e gerar pedidos de reembolso de despesas

Quando criar uma ordem de venda que tenha linhas que cumpram os requisitos do acordo, pode ver as informações relacionadas na página Ordem de venda selecionando Linha da ordem>de venda Ver>detalhes de preço.

Na página Detalhes de preço, no Separador Rápido Reembolsos , o responsável por vendas pode ver um reembolso de faturas do acordo de incentivos comerciais válido (o ID do programa de reembolsos é mostrado) e o valor total que é aplicado à linha. Isto montante também é mostrado no campo Montante do reembolso na secção Estimativa da margem da página Detalhes do preço.

Quando a fatura de venda é lançada, é gerada um pedido de reembolso de despesas correspondente para cada linha de fatura.

Nota

Para ver a página Detalhes de preço, na página Parâmetros de contas a receber, no separador Preços , selecione a caixa de verificação Ativar detalhes de preço. I

Processar pedidos e passá-los como deduções para as AR

Os próximos passos no processo de tratamento de reembolsos de despesas são rever, calcular e aprovar pedidos e, em seguida, convertê-los em deduções.

A área de trabalho de reembolso de despesas é onde o proprietário do contrato de promoção revê e processa periodicamente os pedidos que são gerados. É também onde o administrador de AR converte os pedidos aprovados em deduções ou pagamentos regulares, dependendo do método de pagamento para o pedido.

Na página Área de trabalho de reembolso de despesas, pode rever as linhas do pedido. Se os pedidos estiverem no estado Para ser recalculado, têm de ser recalculados para qualquer efeito cumulativo.

Recalcular pedidos

Para recalcular os pedidos, no Painel de Ação, selecione Acumular. Em seguida, na caixa de diálogo Acumular abatimentos , selecione o cliente.

Como resultado do recálculo, o programa gera novos pedidos para os montantes para ajustar os pedidos originais ao valor de qualificação por unidade. Um pedido de ajuste é gerado para cada combinação única de um cliente, um item, uma moeda, uma unidade de medida, dimensões de inventário, dimensões financeiras e um grupo de impostos sobre vendas. Estes pedidos de ajuste têm a mesma referência para a ordem de venda e número de fatura que os pedidos que estão a ser ajustados (ou seja, os pedidos que foram originalmente criados a partir do documento de venda). Ao contrário do pedido original, o pedido de ajuste não tem valores nos campos que descrevem os valores e quantidade da linha de ordem de venda original.

Após a conclusão do novo cálculo, o estado dos pedidos é alterado para Calculado. Para aprovar os pedidos, no Painel de Ação, selecione Aprovar.

Processar pedidos e passá-los para as AR

Os pedidos estão agora prontos para o processamento de AR. Para processá-las, no Painel de Ações, selecione Processar.

Após o processamento dos pedidos, o estado mudou para Marcar e indica que uma publicação de diário (o diário que é publicado é o diário de acréscimos de reembolso, conforme especificado nos parâmetros das AR) fez com que os seguintes eventos ocorressem:

• Os pedidos foram transferidos para o saldo temporário do cliente sob a forma de deduções.
• A conta de acréscimo de reembolso foi creditada para representar a responsabilidade futura para o cliente.
• A conta de despesas de reembolso foi debitada para reconhecer o custo incorrido no âmbito das vendas.

Para concluir o processo, o funcionário da A/R tem agora de tratar das deduções de acréscimo, transferindo-as para o saldo dos clientes como nota de crédito (responsabilidade).

Para iniciar a tarefa, na página Painel de Ação do Cliente , selecione Cobrar>Liquidar transações. Em seguida, na página Liquidar transações , selecione Funções>Programa de reembolso de fatura. Esta página de reembolsos mostra todos os pedidos de reembolso de despesas que foram processados anteriormente.

Se pretender criar uma nota de crédito, selecione a caixa de verificação Marcar para todas as linhas e, em seguida, selecione Funções>Criar nota de crédito.

Após a criação de notas de crédito, é publicado um diário. (O diário que é publicado é o diário de consumo de contas a receber, conforme especificado nos parâmetros de AR.) Como resultado, o valor real de responsabilidade (crédito) foi transferido para o saldo do cliente. Financeiramente, esta situação implica que ocorreram os seguintes eventos:

• A conta a receber do cliente foi creditada.
• A conta de acréscimo de reembolso foi debitada.

Para aprovar um evento de merchandising do tipo Montante fixo, selecione o evento na página Contratos de incentivos comerciais e, em seguida, no separador Montante, selecione Aprovar .

Liquide a dedução que é devida e o pagamento parcial do cliente utilizando a área de trabalho de dedução

Muitas vezes, em antecipação aos reembolsos de despesas, os clientes optam por pagar parcialmente faturas selecionadas. Para evitar problemas de reconciliação de pagamentos no futuro, o responsável pelas A/R regista esses pagamentos parciais como deduções quando regista os pagamentos reais dos clientes. Em seguida, na área de trabalho de dedução, essas deduções de cliente podem facilmente ser liquidadas com base nos valores do pedido que são devidos pela empresa.

Para registar o pagamento parcial de um cliente no diário Pagamento, selecione Diário de pagamentos>de contas a receber>e crie um novo diário de pagamentos. Em seguida, no Painel de Ações, selecione Deduções. Na página Dedução , pode criar e acompanhar o valor que foi pago parcialmente.

O gestor de cobrança é agora responsável pela liquidação da transação de notas de crédito aberta e pela transação de pagamento parcial entre si na área de trabalho de dedução.

Para gerir deduções, selecione Vendas e marketing>Bonificações>comerciais Deduções Deduções>Workbench. A parte superior da página contém linhas que representam os pagamentos parciais do cliente. A parte inferior da página contém as transações de crédito abertas dos clientes.

Para liquidar a dedução em relação à transação aberta, marque a linha de dedução e, em seguida, no separador Transações abertas, marque a linha. No Painel de Ações, clique em Manter > Corresponder.

O estado dos pedidos de origem está agora definido como Concluído.

Analisar a eficácia da promoção e do consumo de fundos

Para obter uma visão geral das principais estatísticas do programa e uso do fundo, pode usar vários relatórios e pontos de vista analíticos que estão disponíveis na gestão de incentivos comerciais.

Na página Atividade de incentivos comerciais, o separador Descrição geral mostra os principais detalhes do acordo de incentivos comerciais. Os outros separadores mostram detalhes mais específicos sobre os documentos, pagamentos e outros eventos associados que estão relacionados com o programa.

O separador Resumo mostra a quantidade total de produtos que foram vendidos ao abrigo da promoção, o valor de venda que foi faturado, e os reembolsos de despesas e montantes fixos que foram pagos.

O separador Créditos de reembolsos de despesas contém os detalhes de reembolsos de despesas individuais que foram creditados ao cliente.

Para obter uma visão mais analítica das várias medidas de desempenho para a promoção, pode utilizar a vista Análise. Para ir à vista Análise, clique em Vendas e marketing>Incentivos>comerciais Acordos de incentivos comerciais. No Painel de Ações, clique em Análise.

Para obter uma visão mais analítica das várias medidas de desempenho para a promoção, pode utilizar a vista Análise. Para ir à vista Análise, clique em Vendas e marketing>Incentivos>comerciais Acordos de incentivos comerciais. No Painel de Ações, clique em Análise.