Reconciliar o transporte na gestão de transportes

Isto artigo descreve o processo de reconciliação de transportes.

A reconciliação de transportes pode ser feita manualmente ou pode ser configurada para ocorrer automaticamente. Para utilizar a reconciliação automática dos transportes, tem de configurar um principal de auditoria onde pode definir critérios que determinam as faturas de transporte que são reconciliadas automaticamente.

O processo de reconciliação de transportes

As tarifas de transporte são calculadas pelo motor de tarifas que está associado à transportadora de envio relevante. Quando uma carga é confirmada, é gerada uma guia de transporte e as tarifas de transporte são transferidas para ela. As tarifas de transporte são repartidas como encargos diversos para o documento de origem relevante (nota de encomenda, ordem de venda e/ou ordem de transferência), dependendo da configuração que é usada para o processo de faturação regular. O processo de reconciliação do transporte pode começar assim que a fatura do transporte chegar da transportadora. A fatura pode ser recebida eletronicamente ou em papel. Se a fatura for recebida em papel, pode gerar uma fatura electrónica utilizando a guia de transporte como modelo.

Reconciliação manual

Se estiver a reconciliar o transporte manualmente, tem de reconciliar cada linha da fatura com uma linha da guia de transporte ou linhas para a carga que está a ser faturada. Faça isto ao reconciliar na página Correspondência de guias de transporte e faturas. Se o montante na linha de fatura não corresponder ao montante da guia de transporte, tem de selecionar uma razão de reconciliação para a diferença. Se existirem várias razões para a reconciliação, pode dividir a quantidade não coincidente entre elas. A razão da reconciliação determina como os montantes da diferença são lançados no razão geral. Quando a reconciliação do montante total da fatura é contabilizada, é submetida para aprovação e, depois, o diário é lançado. A ilustração seguinte mostra como gerar uma fatura de transporte e fazer a reconciliação do transporte.

Reconciliação automática

Para utilizar a reconciliação automática, tem de especificar a agenda para a reconciliação, e as faturas e as transportadoras a utilizar. A conciliação das linhas de fatura e das guias de transporte é feita de acordo com a configuração do principal de auditoria e do tipo de guia de transporte. Depois de executar a reconciliação automática, tem de lidar com quaisquer faturas que o sistema não consiga reconciliar. Em seguida, tem de processar estas faturas manualmente antes de poder lançar todas as faturas para pagamento.

Reconciliar guias de transporte com faturas de transporte através da reconciliação automática ou manual

A correspondência é o processo de encontrar as guias de transporte que correspondem a cada fatura de transporte. Isto pode ser feito ao reconciliar as linhas de fatura uma a uma (reconciliação manual), ou ao reconciliar todas as faturas disponíveis de uma só vez (reconciliação automática).

Reconciliação automática

Ao fazer a reconciliação de múltiplas faturas de transporte com a mesma guia de transporte, o processo de reconciliação automática funciona da seguinte forma:

1. Todas as faturas de transporte não reconciliadas são ordenadas por montante, com o maior montante em primeiro lugar.
2. As faturas de transporte são reconciliadas uma a uma, até a guia de transporte não ter qualquer montante positivo remanescente.
3. Consoante a configuração do principal de auditoria e do montante remanescente nas faturas de transporte, é definido o montante remanescente.

Reconciliação manual

Todas as guias de transporte com montantes positivos estarão disponíveis para reconciliação. Semelhante à reconciliação automática, o utilizador só poderá fazer a reconciliação das faturas de transporte com montantes negativos com faturas de transporte não totalmente reconciliadas.

Exemplo

Suponha que tem uma fatura de transporte (FB) com um montante de 1500 e criou três faturas de transporte para a fatura de transporte com uma linha de fatura para cada fatura com as seguintes definições:

• Fatura de transporte original (FB): montante 1500
• Fatura 1 (Inv1): montante 1000
• Fatura 2 (Inv2): montante 600
• Fatura 3 (Inv3): montante -100

Resultado de reconciliação automática

A reconciliação automática será executada pela seguinte ordem:

1. Ordenar todas as faturas de transporte por ordem decrescente por montante: Inv1 -> Inv2 -> Inv3.
2. Reconciliar Inv1 com FB. A Inv1 tem 1000 reconciliado e FB tem um montante de 500 remanescente, pelo que o estado é definido como Parcialmente correspondido.
3. Reconciliar Inv2 com FB. A Inv2 tem 500 reconciliado e FB tem 0 remanescente, pelo que o estado é definido como Totalmente correspondido.
4. Como FB está agora totalmente reconciliado, a Inv3 não será processada.

Resultado da reconciliação manual

Para a reconciliação manual, os resultados variam consoante a ordem da reconciliação, conforme ilustrado nos seguintes casos de exemplo.

Caso de reconciliação manual 1

Uma forma de fazer a reconciliação manual para este exemplo é proceder da seguinte forma:

1. Reconciliar FB com Inv1. FB tem um montante de 500 remanescente, pelo que o estado é definido como Parcialmente correspondido.
2. Reconciliar Inv2 com FB. A Inv2 tem 500 reconciliado e FB tem 0 remanescente, pelo que o estado é definido como Totalmente correspondido.
3. Ao reconciliar manualmente Inv3, não encontrará quaisquer faturas de transporte não reconciliadas.

Este caso é essencialmente o mesmo que a reconciliação automática

Caso de reconciliação manual 2

Outra forma de fazer a reconciliação manual para este exemplo é proceder da seguinte forma:

1. Reconciliar Inv3 com FB. Agora, FB tem o montante remanescente de 1600, que é o mesmo que subtrair 100 negativos em cima de 1500. Tanto FB como Inv3 têm uma quantidade reconciliada de -100.
2. Reconciliar Inv1 e Inv 2 com FB, consecutivamente. FB está totalmente reconciliada.

Como mostra este exemplo, a reconciliação das faturas de transporte com montantes negativos só deve ser feita manualmente. Isto irá assegurar que é sempre possível reconciliar as faturas de transporte com montantes negativos para uma fatura de transporte não totalmente reconciliada porque isso permite controlar a sequência de reconciliação.