Gestão de documentos com a integração do Microsoft Teams

A gestão de documentos com o SharePoint permite gerir tipos de documentos comuns, tais como Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Também pode criar pastas para guardar e gerir esses documentos em aplicações de cativação de clientes (tais como o Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), que estão armazenadas no SharePoint.

Com a integração do Microsoft Teams com o Dynamics 365, pode utilizar a gestão de documentos com o Microsoft Teams. Permite que um utilizador cocrie documentos e sincronize automaticamente documentos para aplicações de cativação de clientes que utilizam o SharePoint. Para cada inquilino, há uma única instância do SharePoint. Os documentos no Dynamics 365 e os ficheiros no Microsoft Teams estão todos no mesmo site do SharePoint. Os subsites podem ser diferentes, mas o site de raiz é o mesmo.

Não existe uma relação automática entre as permissões do SharePoint e as permissões para aplicações de cativação de clientes. Para aceder a documentos entre aplicações do Microsoft Teams e de cativação de clientes, precisa de permissão explícita para utilizar a gestão de documentos para aplicações de cativação de clientes e o SharePoint. Para informações: Permissões necessárias para tarefas de gestão de documentos

Utilize o separador Ficheiros no Microsoft Teams ou o separador Documentos nas suas aplicações de cativação de clientes, para armazenar e gerir documentos no contexto de um registo num Servidor do SharePoint. Os documentos são armazenados num Servidor do SharePoint que permite a um utilizador no Microsoft Teams aceder aos documentos no Servidor do SharePoint – desde que o utilizador tenha permissões apropriadas.

O acesso de um utilizador a ficheiros em aplicações do Microsoft Teams ou de cativação de clientes depende do seu acesso ao site do SharePoint onde o ficheiro é armazenado.

Nota

• Um utilizador convidado no Microsoft Teams receberá uma mensagem de erro quando tentar aceder a um registo de aplicações de cativação de clientes afixado.
• Um utilizador que faça parte do canal ou equipa do Microsoft Teams que tenha acesso a aplicações de cativação de clientes não terá acesso ao registo no Microsoft Teams.

FAQs do

1. Os utilizadores convidados no Microsoft Teams terão acesso aos registos de aplicação Dynamics 365?

Não, verão uma mensagem de erro quando tentarem aceder a um registo afixado.

2. Os participantes de chats e canais do Microsoft Teams poderão ver o registo da aplicação Dynamics 365 afixado se não tiverem uma licença do Dynamics 365?

Não, verão uma mensagem de erro quando tentarem aceder a um registo afixado.

3. Posso adicionar um documento ao meu registo se não estiver afixado a um canal do Microsoft Teams?

Depende se o seu inquilino do Dynamics 365 tem a integração com o SharePoint configurada. Se tiver a integração com o SharePoint ativada, pode adicionar um documento.

Se não tiver a integração com o SharePoint ativada, terá de afixar o registo a um canal do Microsoft Teams, caso contrário, não poderá adicionar um documento ao registo.

4. O que acontece quando adiciono documentos a um canal do Microsoft Teams ligado a um registo de aplicação Dynamics 365 e depois removo um membro do canal?

Depende se o utilizador tiver permissões para aceder ao registo da aplicação Dynamics 365.

Se tiver permissões para aceder ao registo da aplicação, o utilizador pode editar o registo no Dynamics 365, mas não pode aceder aos ficheiros do Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams.

Se não tiver permissão para aceder ao registo da aplicação Dynamics 365, o utilizador receberá um erro e não terá acesso ao ficheiro do Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams

5. Que permissões obtém um utilizador quando o adiciono a um canal do Microsoft Teams que tenha registos afixados e documentos adicionados ao separador de ficheiros?

Depende se o utilizador tiver permissões para aceder ao registo da aplicação Dynamics 365.

Se tiver permissão para aceder ao registo da aplicação Dynamics 365, o utilizador poderá editar o registo no Dynamics 365 e no Microsoft Teams. Também terão permissão para ler, escrever. eliminar ficheiros do Dynamics 365, SharePoint e do Microsoft Teams.

Se não tiver permissão para aceder ao seu registo da aplicação Dynamics 365, receberá um erro, mas terá permissão para ler, escrever e eliminar quando aceder ao ficheiro do Dynamics 365, SharePoint e Microsoft Teams.

6. Qual é a localização do SharePoint do separador de ficheiros do Microsoft Teams por oposição ao separador de documentos do registo do Dynamics 365?

As informações abaixo aplicam-se quando a integração com o SharePoint não foi ativada para uma entidade no Dynamics 365.

Ao adicionar um ficheiro a partir de um registo de aplicação Dynamics 365 que esteja ligado a um canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams e na grelha associada ao documento do registo da aplicação Dynamics 365.

Não é possível adicionar um ficheiro a partir de um registo de aplicação Dynamics 365 que não esteja ligado a um canal do Teams, uma vez que a integração com o SharePoint não está ativada.

Ao adicionar um ficheiro a partir de um canal do Microsoft Teams que esteja ligado a um registo de aplicação Dynamics 365, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível tanto no separador Ficheiros do canal do Microsoft Teams como na Grelha Associada ao Documento do registo do Dynamics.

Ao adicionar um ficheiro a partir de um canal do Teams que não esteja ligado a um registo de aplicação Dynamics 365, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível no separador Ficheiros do canal do Microsoft Teams.

Quando um canal do Microsoft Teams tiver vários registos de aplicação Dynamics 365 associados a ele, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível no canal do Microsoft Teams a partir do separador de ficheiros e na grelha associada ao documento para todos os registos de aplicação Dynamics 365 associados ao canal.

Quando um registo de aplicação Dynamics 365 está ligado a um canal do Microsoft Teams, os ficheiros já adicionados a esse canal do Microsoft Teams aparecem na grelha associada ao documento para esse registo de aplicação Dynamics 365.

Se um registo de aplicação Dynamics 365 foi previamente associado a um canal do Microsoft Teams, e um utilizador o associar a um novo canal do Microsoft Teams, outra localização de documento é adicionada no Dynamics 365 para o novo canal do Microsoft Teams associado ao registo. Os utilizadores podem alternar entre as localizações do documento.

7. Qual é a localização do SharePoint do separador de ficheiros do Microsoft Teams por oposição ao separador de documentos do registo da aplicação Dynamics 365?

As informações abaixo aplicam-se quando a integração com o SharePoint foi ativada para uma entidade do Dynamics 365.

Ao adicionar um ficheiro a um registo de aplicação Dynamics 365 que esteja ligado a um canal do Microsoft Teams a partir da localização do documento para o canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível tanto no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams como na grelha associada ao documento do registo de aplicação Dynamics 365 na localização de documento para o canal do Microsoft Teams.

Ao adicionar um ficheiro a um registo de aplicação Dynamics 365 que esteja ligado a um canal do Microsoft Teams através da localização do documento para o site predefinido, o documento é armazenado no site do SharePoint predefinido que foi configurado com o ambiente Dynamics 365. O documento não aparece no separador de ficheiros do Microsoft Teams do canal associado ao registo.

Ao adicionar um ficheiro a partir de um registo de aplicação Dynamics 365 que não esteja ligado a um canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado no site do SharePoint predefinido que foi configurado com o ambiente Dynamics 365.

Ao adicionar um ficheiro a partir de um canal do Microsoft Teams que esteja ligado a um registo de aplicação Dynamics 365, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível tanto no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams como na grelha associada ao documento do registo de aplicação Dynamics 365 na localização de documento para o canal do Microsoft Teams.

Quando um canal do Microsoft Teams tiver vários registos do Dynamics associados a ele, o documento é armazenado numa pasta do SharePoint com o caminho do ficheiro [Nome da Equipa] > Documentos > [Nome do Canal] > [Nome do Ficheiro]. O ficheiro é visível no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams e na grelha associada ao documento na localização do documentos para o canal do Microsoft Teams para todos os registos de aplicação Dynamics 365 associados ao canal.

Quando um registo do Dynamics está ligado a um canal do Microsoft Teams, os ficheiros já adicionados a esse canal do Microsoft Teams aparecem na grelha associada ao documento para esse registo de aplicação Dynamics 365 na localização do documento para o canal do Microsoft Teams.

Quando um registo do Dynamics está ligado a um canal do Microsoft Teams, os ficheiros já adicionados ao registo da aplicação Dynamics 365 (no site do SharePoint predefinido que foi configurado com o ambiente Dynamics 365), os ficheiros não estão visíveis no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams e permanecem no site do SharePoint predefinido que foi configurado com o ambiente Dynamics 365.

Se um registo de aplicação Dynamics 365 foi previamente associado a um canal do Microsoft Teams, e um utilizador o associar a um novo canal do Microsoft Teams, outra localização de documento é adicionada na aplicação Dynamics 365 para o novo canal do Microsoft Teams associado ao registo. Os utilizadores podem alternar entre as localizações do documento.

8. Quem pode ver que localização?

A permissão para ver a localização depende da permissão do utilizador para a pasta no SharePoint. Se a pasta do SharePoint foi criada num canal do Microsoft Teams, o utilizador terá permissão para ler e escrever.

9. Removi um utilizador do canal do Microsoft Teams, mas ainda têm acesso ao registo associado do Dynamics 365. Como posso restringir a sua capacidade de abrir, editar e eliminar o documento do Dynamics 365?

O acesso aos ficheiros depende das permissões de um utilizador no SharePoint. Para restringir o acesso a estes ficheiros, remova o utilizador do site do SharePoint.

10. O que acontece quando elimino a conta do Microsoft Teams?

Os ficheiros são removidos do Dynamics 365 e do SharePoint.