Gestão documental com integração com o Microsoft Teams

O gerenciamento de documentos com o SharePoint permite gerenciar tipos de documentos comuns, como Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Você também pode criar pastas para salvar e gerenciar esses documentos em aplicativos de envolvimento do cliente (como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), que são armazenados no SharePoint.

Com a integração do Microsoft Teams com o Dynamics 365, você pode usar o gerenciamento de documentos com o Microsoft Teams. Ele permite que um usuário seja coautor de documentos e sincronize automaticamente documentos com aplicativos de envolvimento do cliente usando o SharePoint. Para cada locatário, há uma única instância do SharePoint. Os documentos no Dynamics 365 e os arquivos no Microsoft Teams estão todos no mesmo site do SharePoint. Os subsites podem ser diferentes, mas o site raiz é o mesmo.

Não há uma relação automática entre as permissões do SharePoint e as permissões para aplicativos de envolvimento do cliente. Para acessar documentos entre o Microsoft Teams e os aplicativos de envolvimento do cliente, você precisa de permissão explícita para usar o gerenciamento de documentos para aplicativos de envolvimento do cliente e SharePoint. Para obter informações: Permissões necessárias para tarefas de gerenciamento de documentos

Use a guia Arquivos no Microsoft Teams ou a guia Documentos em seus aplicativos de envolvimento do cliente para armazenar e gerenciar documentos no contexto de um registro em um SharePoint Server. Os documentos são armazenados em um SharePoint Server que permite que um usuário no Microsoft Teams acesse os documentos no SharePoint Server – desde que o usuário tenha as permissões apropriadas.

O acesso de um usuário a arquivos no Microsoft Teams ou em aplicativos de envolvimento do cliente depende de seu acesso ao site do SharePoint no qual o arquivo está armazenado.

Observação

• Um utilizador convidado no Microsoft Teams receberá uma mensagem de erro quando tentar aceder a um registo de aplicações de cativação de clientes afixado.
• Um utilizador que faça parte do canal ou equipa do Microsoft Teams que tenha acesso a aplicações de cativação de clientes não terá acesso ao registo no Microsoft Teams.

Perguntas frequentes

1. Os utilizadores convidados no Microsoft Teams terão acesso aos registos da aplicação Dynamics 365?

Não, eles verão uma mensagem de erro quando tentarem acessar um registro fixo.

2. Os participantes dos chats e canais do Microsoft Teams poderão ver o registo do aplicativo Dynamics 365 afixado se não tiverem uma licença do Dynamics 365?

Não, eles verão uma mensagem de erro ao tentar acessar um registro fixo.

3. Posso adicionar um documento ao meu registo se não estiver fixado a um canal do Microsoft Teams?

Depende se o locatário do Dynamics 365 tem a integração do SharePoint configurada. Se você tiver a integração do SharePoint habilitada, poderá adicionar um documento.

Se você não tiver a integração do SharePoint habilitada, precisará fixar o registro em um canal do Microsoft Teams, caso contrário, não poderá adicionar um documento ao registro.

4. O que acontece quando adiciono documentos a um canal do Microsoft Teams ligado a um registo da aplicação Dynamics 365 e, em seguida, removo um membro do canal?

Depende se o usuário tem permissões para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365.

Se eles tiverem permissões para acessar o registro do aplicativo, o usuário poderá editar o registro no Dynamics 365, mas não poderá acessar os arquivos do Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams.

Se eles não tiverem permissão para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365, o usuário receberá um erro e não terá acesso ao arquivo do Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams

5. Que permissões obtém um utilizador quando o adiciono a um canal do Microsoft Teams que tem registos e documentos fixados na guia de ficheiros?

Depende se o usuário tem permissões para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365.

Se ele tiver permissão para acessar o registro do aplicativo Dynamics 365, o usuário poderá editar o registro no Dynamics 365 e no Microsoft Teams. Eles também poderão ler e escrever. excluir arquivos do Dynamics 365, SharePoint e Microsoft Teams.

Se eles não tiverem permissão para acessar seu registro de aplicativo do Dynamics 365, receberão um erro, mas terão permissão de leitura, gravação e exclusão quando acessarem o arquivo do Dynamics 365, SharePoint e Microsoft Teams.

6. Qual é a localização no SharePoint da aba de ficheiros do Microsoft Teams em comparação com a aba de documentos associada ao registo do Dynamics 365?

As informações abaixo se aplicam quando a integração do SharePoint não foi habilitada para uma entidade no Dynamics 365.

Ao adicionar um arquivo de um registro de aplicativo do Dynamics 365 vinculado a um canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos > [Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O ficheiro fica visível no separador Ficheiros do canal do Microsoft Teams e na grelha de documentos associada ao registo da aplicação Dynamics 365.

Não é possível adicionar um arquivo de um registro de aplicativo do Dynamics 365 que não esteja vinculado a um canal do Teams, pois a integração do SharePoint não está habilitada.

Ao adicionar um arquivo de um canal do Microsoft Teams vinculado a um registro de aplicativo do Dynamics 365, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos >[Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O arquivo está visível no separador Ficheiros do canal Microsoft Teams e na Grelha Associada a Documentos do registo Dynamics.

Ao adicionar um arquivo de um canal do Teams que não está vinculado a um registro de aplicativo do Dynamics 365, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos > [Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O ficheiro está visível no separador Ficheiros do canal Microsoft Teams.

Quando um canal do Microsoft Teams tem vários registros de aplicativo Dynamics 365 associados a ele, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos >[Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O arquivo fica visível no canal do Microsoft Teams na guia arquivos e na grade associada ao documento para todos os registros do aplicativo Dynamics 365 associados ao canal.

Quando um registro de aplicativo do Dynamics 365 é vinculado a um canal do Microsoft Teams, os arquivos já adicionados a esse canal do Microsoft Teams aparecem na grade associada ao documento para esse registro de aplicativo do Dynamics 365.

Se um registro de aplicativo do Dynamics 365 tiver sido associado anteriormente a um canal do Microsoft Teams e um usuário associá-lo a um novo canal do Microsoft Teams, outro local de documento será adicionado no Dynamics 365 para o novo canal do Microsoft Teams associado ao registro. Os usuários podem alternar entre os locais dos documentos.

7. Qual é a localização do SharePoint da aba de ficheiros do Microsoft Teams em comparação com a aba de documentos do registo da aplicação Dynamics 365 associada?

As informações abaixo se aplicam quando a integração do SharePoint foi habilitada para uma entidade do Dynamics 365.

Ao adicionar um arquivo a um registro de aplicativo do Dynamics 365 vinculado a um canal do Microsoft Teams a partir do local do documento para o canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos > [Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O ficheiro é visível tanto no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams como na grelha associada ao documento do registo de aplicação Dynamics 365 na localização de documento para o canal do Microsoft Teams.

Ao adicionar um arquivo a um registro de aplicativo do Dynamics 365 vinculado a um canal do Microsoft Teams por meio do local do documento do site padrão, o documento é armazenado no site padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365. O documento não aparece na guia Arquivos do Microsoft Teams para o canal associado ao registro.

Ao adicionar um arquivo de um registro de aplicativo do Dynamics 365 que não está vinculado a um canal do Microsoft Teams, o documento é armazenado no site padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365.

Ao adicionar um arquivo de um canal do Microsoft Teams vinculado a um registro de aplicativo do Dynamics 365, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos > [Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O ficheiro é visível tanto no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams como na grelha associada ao documento do registo de aplicação Dynamics 365 na localização de documento para o canal do Microsoft Teams.

Quando um canal do Microsoft Teams tem vários registros do Dynamics associados a ele, o documento é armazenado em uma pasta do SharePoint com o caminho do arquivo [Nome da equipe] > Documentos > [Nome do canal] > [Nome do arquivo]. O ficheiro é visível no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams e na grelha associada ao documento na localização do documentos para o canal do Microsoft Teams para todos os registos de aplicação Dynamics 365 associados ao canal.

Quando um registro do Dynamics é vinculado a um canal do Microsoft Teams, os arquivos já adicionados a esse canal do Microsoft Teams aparecem na grade associada ao documento para esse registro do aplicativo Dynamics 365 no local do documento para o canal do Microsoft Teams.

Quando um registo do Dynamics é ligado a um canal do Microsoft Teams, os ficheiros já adicionados a esse registo da aplicação Dynamics 365 (no site padrão do SharePoint que foi configurado com o ambiente do Dynamics 365) não ficam visíveis no separador de ficheiros do canal do Microsoft Teams e permanecem no site padrão do SharePoint configurado com o ambiente do Dynamics 365.

Se um registro de aplicativo do Dynamics 365 tiver sido associado anteriormente a um canal do Microsoft Teams e um usuário associá-lo a um novo canal do Microsoft Teams, outro local de documento será adicionado no aplicativo Dynamics 365 para o novo canal do Microsoft Teams associado ao registro. Os usuários podem alternar entre os locais dos documentos.

8. Quem pode ver que localização?

A permissão para ver o local depende da permissão do usuário para a pasta no SharePoint. Se a pasta do SharePoint foi criada em um canal do Microsoft Teams, o usuário terá permissão de leitura e gravação.

9. Removi um usuário do canal do Microsoft Teams, mas ele ainda tem acesso ao registro associado do Dynamics 365. Como posso restringir a capacidade deles de abrir, editar e excluir o documento do Dynamics 365?

O acesso aos arquivos depende das permissões de um usuário no SharePoint. Para restringir o acesso de um usuário a esses arquivos, remova-o do site do SharePoint.

10. O que acontece quando excluo a conta do Microsoft Teams?

Os arquivos são removidos do Dynamics 365 e do SharePoint.