Colaboração dos fornecedores com os clientes
Este artigo descreve como pode utilizar a colaboração com fornecedores para trabalhar com clientes no Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Os fornecedores podem completar uma série de processos de negócio a partir das seguintes áreas de trabalho:
- Confirmação de notas de encomenda - Monitorizar e responder a notas de encomenda (POs).
- Licitações de fornecedores - Ver pedidos de cotação (RFQs) e responder introduzindo ofertas.
- Informações do fornecedor - Ver e atualizar os dados globais do fornecedor.
- Faturação - Trabalhar com faturas. Este artigo não cobre a área de trabalho Faturação. Para obter mais informações sobre esta área de trabalho, consulte Área de trabalho de faturação da colaboração do fornecedor.
Os fornecedores também podem monitorizar informações sobre o inventário de remessas.
Trabalhar com POs na área de trabalho de confirmação de notas de encomenda
A área de trabalho Confirmação de notas de encomenda permite-lhe responder às ordens de compra (POs) que lhe foram enviadas para revisão. Também permite visualizar informações sobre POs que aguardam ação do cliente e POs que foram confirmadas mas ainda estão em aberto.
Existem três listas na área de trabalho Confirmação de notas de encomenda:
- Notas de encomenda para revisão - Esta lista apresenta as POs que lhe foram enviadas e aguardam uma resposta sua. Depois de responder, a PO desaparece da lista. Se o cliente lhe enviar uma nova versão da PO antes de ter respondido à versão anterior, apenas a versão mais recente é mostrada.
- A aguardar ação do cliente - Esta lista apresenta todas as POs a que respondeu, mas que o cliente ainda não confirmou. Se aceitar uma PO, pode monitorizá-la nesta lista até que o estado seja alterado para Confirmado. Se rejeitar uma PO ou a aceitar com alterações, pode monitorizá-la aqui até que o cliente envie uma nova versão.
- Abrir notas de encomenda confirmadas - Esta lista apresenta todas as POs da sua conta que têm o estado Confirmado. Quando os produtos ou serviços são recebidos na totalidade, tendo em conta a PO, a PO desaparece da lista.
Pode utilizar as seguintes páginas para trabalhar com POs:
- Notas de encomenda para revisão - Esta página contém as mesmas informações que a lista Notas de encomenda para revisão da área de trabalho. Consulte a descrição anterior neste artigo.
- Histórico de confirmação de notas de encomenda do fornecedor - Esta página contém todas as POs e todas as versões de POs que foram enviadas ao fornecedor. Contém também todas as respostas que foram devolvidas do fornecedor.
- Abrir notas de encomenda confirmadas - Esta página contém as mesmas informações que a lista Abrir notas de encomenda confirmadas da área de trabalho. Consulte a descrição anterior neste artigo.
- Todas as notas de encomenda confirmadas - Esta página contém todas as POs que foram confirmadas. As PO que são mostradas nesta página incluem PO com produtos ou serviços que já foram recebidos. Pode utilizar esta lista para monitorizar as PO sobre as quais pode enviar faturas.
Responder a POs
As PO que o cliente lhe envia para rever aparecem na área de trabalho Confirmação de notas de encomenda e na página Ordens de compra para revisão. Depois de abrir uma PO, pode aceitá-la, rejeitá-la ou aceitá-la com alterações. Pode haver ligações no cabeçalho ou linhas individuais de uma PO. Além disso, pode anexar informações à sua resposta no cabeçalho ou linhas individuais da PO. Por exemplo, pode sugerir um item substituto para uma das linhas.
Pode pré-visualizar e imprimir a PO como ficheiro PDF utilizando a opção Pré-visualização/Impressão. Também pode utilizar a ação Dimensões de apresentação para ocultar ou mostrar as seguintes colunas de dimensão: Local, Armazém, Cor, Tamanho, Estilo e Configuração.
Se utilizar a opção Aceitar com alterações, pode aceitar ou rejeitar linhas individuais. Também pode fazer as seguintes alterações às linhas:
- Alterar datas ou quantidades. Para atualizar a data de receção confirmada em todas as linhas, utilize a opção Atualizar data de receção no cabeçalho da PO.
- Dividir linhas para quantidades ou datas de receção diferentes.
- Substituir um item. Na secção Detalhes da linha, introduza uma descrição do item e o número do item no campo Externo.
Não pode alterar informações de preços ou taxas, mas pode utilizar notas para fazer sugestões para estas alterações.
Se o cliente lhe enviar uma nova versão de uma PO, esta terá um sufixo de versão que indica que é uma versão modificada de uma PO que foi anteriormente enviada. A página Histórico de confirmação de notas de encomenda do fornecedor permite-lhe monitorizar o histórico de cada encomenda.
Monitorizar o inventário de remessas
Se estiver a utilizar o inventário de remessas, pode utilizar a interface de colaboração do fornecedor para visualizar informações nas seguintes páginas:
- Notas de encomenda que consomem inventário de consignação - As POs para inventário de consignação são geradas quando o cliente assume a propriedade do inventário. Estas POs de remessa são mostradoas apenas nesta página. Não estão incluídas na página Todas as notas de encomenda confirmadas.
- Produtos recebidos do inventário de consignação - Esta página lista todas as transações em que a propriedade dos produtos foi transferida para a empresa que está a consumir o inventário. Pode utilizar esta informação para faturar o cliente.
- Inventário de consignação disponível - Esta página apresenta o inventário de consignação disponível que é propriedade da sua empresa, mas que está disponível no armazém do cliente.
Trabalhar com RFQs na área de trabalho de licitação do fornecedor
A área de trabalho Licitação do fornecedor permite-lhe visualizar os pedidos de cotação (RFQs) aos quais a sua empresa foi convidada a responder. Também pode responder aos RFQs.
A área de trabalho também mostra todos os RFQs que perdeu ou ganhou. Além disso, se o sistema estiver configurado para o sector público, a área de trabalho mostra os RFQs que estão disponíveis ao público.
Visualização de RFQs
Abra a área trabalho Licitação do fornecedor para aceder às seguintes informações:
- Selecione Convites de novas ofertas para ver os RFQs aos quais a sua empresa foi convidada a responder. A partir daqui, pode visualizar um RFQ e iniciar o processo de licitação. Também pode ver RFQs emendados para os quais uma nova oferta deve ser submetida.
- Selecione Ofertas devolvidas para ver os RFQs que o cliente lhe devolveu para que possa fornecer mais informações ou atualizar a oferta.
- Selecione Ofertas em curso para ver os RFQs nos quais tem estado a trabalhar, ou uma pessoa de contacto que representa a sua empresa, mas que ainda não submeteu.
- Selecione Ofertas adjudicadas para ver quando o cliente adjudicou pelo menos um item de linha na sua oferta.
- Selecione Ofertas perdidas para ver ofertas onde todas as linhas foram rejeitadas.
- Selecione a ligação Pedido de cotação para ver uma lista de todos os convites de RFQ do fornecedor e quaisquer ofertas que tenham sido apresentadas. A página Pedido de cotação lista todos os RFQs em que um fornecedor esteve envolvido. Pode pesquisar por estado.
- Selecione a ligação Ofertas recusadas para ver uma lista de todos os RFQs onde a pessoa de contacto de um fornecedor se recusou a licitar.
Trabalhar com RFQs que estão disponíveis ao público
As pessoas que trabalham no sector público podem ver RFQs abertos e caducados que tenham sido disponibilizados ao público.
Selecione a ligação Pedidos de cotação publicados em aberto para ver uma lista de RFQs abertos que estão disponíveis para o público. Um RFQ aberto é um RFQ que ainda não expirou. Pode encontrar a data e hora de validade no cabeçalho do RFQ.
Se foi convidado a licitar, pode encontrar o mesmo RFQ na página Convites de novas ofertas. Às vezes, pode querer licitar um RFQ aberto, mas não foi convidado a licitar. Neste caso, poderá convidar-se, desde que o cliente tenha permitido o convite automático para o caso de RFQ.
A página Convites de novas ofertas pode fornecer um filtro que permite visualizar os RFQs abertos e identificar aqueles que contêm linhas que correspondem às suas categorias de compras aprovadas. Para disponibilizar este filtro, tem de ativar a funcionalidade Permitir que os fornecedores pesquisem RFQs por categoria de compras no seu sistema. Os administradores podem utilizar a área de trabalho Gestão de funcionalidades para verificar o estado desta funcionalidade e, se for necessário, ativá-la. Ali, a funcionalidade é indicada da seguinte forma:
- Módulo:Contas a pagar
- Nome da funcionalidade:Permitir que os fornecedores pesquisem RFQs por categoria de compras
Pode melhorar a acessibilidade da ligação Pedidos de cotação publicados em aberto ativando a funcionalidade Apresentar a ligação "Pedidos de cotação publicados em aberto" como mosaico. Esta funcionalidade converte a ligação para um azulejo e move-o para um local proeminente para que seja fácil de encontrar. Os administradores podem utilizar a área de trabalho Gestão de funcionalidades para verificar o estado desta funcionalidade e, se for necessário, ativá-la. (A partir da versão 10.0.21 do Supply Chain Management, a funcionalidade está ativada por predefinição.) Aí, a funcionalidade é listada da seguinte forma:
- Módulo:Aprovisionamento e aquisições
- Nome da funcionalidade:Mostrar a ligação "Pedidos de cotação publicados em aberto" como mosaico
Selecione a ligação Pedidos de cotação publicados fechados para ver uma lista de RFQs fechados que estão disponíveis para o público. Um RFQ fechado é um RFQ que expirou. Pode encontrar a data e hora de validade no cabeçalho do RFQ.
Um RFQ fechado mostra todas as ofertas do fornecedor até ao nível da linha. Como as ofertas são adjudicadas ou rejeitadas, esta informação reflete-se no RFQ fechado. Quaisquer anexos incluídos na oferta também estão disponíveis.
Nota
Esta funcionalidade está disponível apenas se for a configuração do setor público for ativada.
Licitação
Selecione Oferta para começar a licitar num RFQ.
Quando a edição estiver ativada para campos de licitação nos cabeçalhos e linhas de um RFQ, pode introduzir a sua oferta diretamente na grelha de linha. Também deve considerar qualquer informação adicional da oferta que deva ser adicionada nos detalhes da linha.
Quando começar a trabalhar numa oferta, esta aparece na secção Ofertas em curso.
Pode guardar uma oferta a qualquer momento antes da data de validade. Em seguida, pode voltar mais tarde para terminar e submeter a oferta. Depois de submeter uma oferta, pode revocá-la e atualizá-la até à data de validade.
Selecione Repor a partir do RFQ para repor os dados que introduziu numa licitação e reverter para o RFQ original. Pode repor o cabeçalho ou a linha.
Selecione Adicionar alternativa ou Remover alternativa na grelha de linha para trabalhar com alternativas.
Alguns RFQs permitem licitações alternativas. Pode especificar ofertas alternativas apenas para linhas do tipo Categoria, porque itens específicos não podem ser adicionados como alternativas.
Selecione Anexo do RFQ ou Anexo das linhas do RFQ para abrir qualquer anexo que o cliente tenha adicionado a um RFQ. Selecione Anexos da oferta ou Anexos da linha de oferta para carregar anexos juntamente com a oferta.
Pode haver questionários que deve responder antes de poder submeter uma oferta.
Selecione Recusar, se não quiser fazer a oferta. Depois de selecionar Recusar, não pode revogar a ação e introduzir uma oferta.
Se um RFQ for emendado, deve introduzir uma nova oferta. Pode encontrar informações sobre a emenda no separador Emendas da página RFQ. Os RFQs emendados aparecem na página de Convites de novas ofertas.
Aceder aos dados globais do fornecedor na área de trabalho Informação do fornecedor
Como fornecedor, pode aceder a parte da informação que o cliente mantém no registo principal do fornecedor. Portanto, pode manter a informação atualizada. Para atualizar as informações, tem de ter uma função de administrador (externa) do fornecedor.
A informação acessível inclui o nome do fornecedor, endereços, informações de contacto, pessoas de contacto e suas informações de contacto, números de identificação, números de registo fiscal, categorias de compras sobre as quais o fornecedor tem aprovação para vender ao cliente e informações sobre certificações.