Criar configurações de planos e tarefas
Os planos permitem que o gestor de loja ou o gestor de distrito da sede agrupem uma ou mais tarefas planeadas e as atribuam a um grupo de destino. Permite a flexibilidade de atribuir o mesmo conjunto de tarefas a um grupo de destino ou atribuir um conjunto de tarefas diferentes do mesmo evento a um grupo de destino.
O Gestor de Operações do Distrito e o gestor de loja podem criar planos e as configurações de tarefas dentro destes planos. Por exemplo, a persona de back-office pode criar um plano com o mesmo conjunto de tarefas para todas as joalharias; ou criar um plano para um evento como Promoções de Natal e atribuir as tarefas deste evento a um grupo de destino.
Inicie sessão no Store operations Admin utilizando as suas credenciais do Gestor de Lojas de Retalho para criar configurações de planos e de tarefas.
Criar um novo plano
Nota
Durante a criação de um plano, a duração (data de início e data de fim) do plano e as tarefas agrupadas sob o plano têm de se sobrepor.
Para criar um novo plano, siga os seguintes passos:
On Store operations Admin, no Centro de Ações do lado esquerdo, selecione Criar Planos. A página Lista de Planos é aberta no lado direito juntamente com uma opção para criar um novo plano.
Selecione +Novo para criar um novo plano. O ecrã Plano é aberto.
Separador Detalhes
Introduza as seguintes informações no separador Detalhes. Selecione Guardar para guardar o novo plano.
- Nome do plano: utilizado para introduzir o nome do plano
- Descrição do plano: opção utilizada para adicionar uma descrição detalhada do plano
- Data de início: utilizado para introduzir a data de início do plano
- Data de fim: utilizado para introduzir a data de fim do plano
- Intervalo de criação de tarefas: o intervalo de criação de tarefas permite introduzir o número de dias para os quais as tarefas serão criadas após a ativação do plano. Por exemplo, se as datas de início e fim de um plano forem 1 de outubro e 30 de outubro e se as instâncias futuras forem definidas como 5, quando o plano for ativado, as tarefas entre 1 de outubro e 6 de outubro serão criadas e atribuídas às lojas nos grupos de destino ou territórios do plano. As tarefas após 6 de outubro (até 30 de outubro) não serão criadas.
Separador Configurações de tarefas
O gestor de distrito da Sede ou o gestor de loja pode definir uma ou mais configurações de tarefas no Store operations Admin utilizando modelos. As tarefas fazem parte de um plano, têm uma periodicidade e estão associadas a grupos de destino ou lojas onde pretende que o colaborador de loja execute essas tarefas. Exemplos de tarefas planeada incluem a configuração de promoções, inquéritos, verificações de produtos, configuração de planogramas, etc.
Para definir uma configuração de tarefa, selecione + Configuração de nova tarefa. A página de configuração de nova tarefa é aberta.
Introduza as seguintes informações no separador Configurações de tarefas.
Nome da Tarefa: o nome da tarefa.
Modelo: uma pesquisa em que tem de selecionar o modelo criado antes de criar o plano. Se selecionar o tipo de modelo de contagem pontual do inventário ou de atualização de preços do produto, então estará disponível um novo separador chamado Produtos Associados. Pode associar uma lista de produtos a estes modelos através de:
Associação manual: pode procurar e adicionar produtos um de cada vez. Após uma seleção bem-sucedida, a lista de produtos seria apresentada na grelha.
Associação dinâmica: pode procurar e adicionar produtos utilizando atributos, tais como marca, categoria, etc. Por exemplo, pode adicionar todas as calças ou todas as t-shirts. Tem de fornecer um nome para guardar esta seleção. Após uma seleção bem-sucedida, um item de linha seria apresentado na grelha.
Gorjeta
Pode até criar um novo modelo neste passo, se não tiver criado um anteriormente. Para criar um novo modelo, selecione + Novo Modelo e siga os passos.
- Atribuir A - A tarefa é atribuída automaticamente à equipa de atribuição (ID do Microsoft Entra) da unidade de negócio. Também pode reatribuir a tarefa a um utilizador ou a uma equipa.
Importante
Se não houver uma equipa responsável configurada, a tarefa será atribuída à equipa predefinida da unidade de negócio.
Prioridade: Utilizada para definir a prioridade para a tarefa, tal como Baixa, Normal ou Alta.
Zona: a secção da loja onde gostaria que o associado da loja executasse esta tarefa, como o corredor posterior ou a secção de cuidados pessoais de um supermercado.
Tipo de periodicidade: a periodicidade da tarefa quando estaria disponível para o colaborador para conclusão. A periodicidade pode ser diária, semanal, mensal ou uma vez. Para cada uma destas opções, existem mais campos que tem de preencher com base nos seus requisitos
Início: a data de início de validade da configuração da tarefa.
Fim: a data de fim de validade da configuração da tarefa.
Hora agendada: a hora em que a configuração da tarefa está agendada para execução.
Duração: a duração da tarefa deverá aparecer na lista de tarefas no Store operations Mobile para o associado da loja. Este campo permite que o associado da loja obtenha informações sobre as tarefas com antecedência e possa planeá-las com eficiência. Pode configurar até um máximo de três dias de duração. A tarefa seria apresentada na lista de tarefas com base na duração e não apresentaria a data para conclusão após a qual a tarefa é cancelada automaticamente.
Tipo de Tarfa: opção utilizada para configurar o tipo de tarefa, por exemplo, visual merchandising, configuração da promoção, verificações diárias, etc.
Revisão Necessária: opção utilizada para as tarefas que o colaborador de loja precisa de submeter para revisão antes da conclusão. Se o Gestor da Loja selecionou "Sim", o assistente da loja pode enviar a tarefa para revisão na página de detalhes da tarefa na aplicação móvel.
Necessário para adicionar imagem (Padrão = Não; as opções são Sim/Não): opção utilizada se o colaborador de loja anexar imagens para a tarefa. Tirar fotografias não é atualmente suportado para as tarefas de verificação de preços de produtos e de inventário de produtos.
O Store operations Admin executa automaticamente a configuração da tarefa num plano quando a data da última avaliação está vazia ou se a data da última avaliação mais o intervalo de criação de tarefas for superior ao dia de hoje.
A configuração da tarefa dos modelos de contagem do inventário do local e atualização de preços de produtos executa a API personalizada Obter Produtos para integração de ERP. Para mais informações, consulte Expandir o Store operations.
Copiar configuração de tarefas num plano
Num plano, tem a capacidade de duplicar as configurações de tarefas. Esta funcionalidade é útil quando pretende aplicar uma configuração de tarefa semelhante, com pequenas modificações, para um grupo de destino diferente. Em vez de criar a configuração de tarefas desde o início, pode replicar a existente e fazer os ajustes necessários antes de publicar o plano.
Durante o processo de duplicação, o Store operations pergunta se também pretende copiar as subtarefas associadas à configuração da tarefa original. Se sim, também é criado um duplicado da subtarefa.
Cancelar uma configuração de tarefa
Num plano já publicado, tem a capacidade de cancelar uma configuração de tarefa, proporcionando maior controlo sobre a gestão contínua de tarefas dentro do plano estabelecido. Esta ação não é reversível. A funcionalidade cancela todas as tarefas ativas associadas a esta configuração de tarefa e também interrompe a geração futura de tarefas para esta configuração de tarefa. É importante observar que esta ação não afeta nenhuma instância de tarefa cancelada ou concluída associada à mesma configuração de tarefa.
Separador Lojas atribuídas
Pode selecionar e associar o grupo de destino no qual o associado da loja executa as tarefas planeadas.
Separador Estado da execução
Depois de um plano ser publicado, é apresentado o separador "Estado da execução" na página Plano para o ajudar a monitorizar o estado de execução do plano. Este separador tem duas grelhas.
A primeira grelha mostra a lista de configurações de tarefas publicadas no plano juntamente com os respetivos estados. Esta grelha apresenta o número de tarefas geradas, concluídas e canceladas para cada configuração de tarefa. Inclui dados como a data de início e para conclusão do plano, o número total de tarefas geradas e executadas até à data, o número de tarefas concluídas e canceladas e o número de tarefas a concluir hoje/no futuro ou em atraso para cada configuração de tarefa. Cada uma destas listas na primeira grelha tem hiperligações.
Quando seleciona qualquer uma das hiperligações, a segunda grelha na página mostra a lista das tarefas correspondentes geradas para essa configuração de tarefa específica.
O separador Estado da execução reúne todas as configurações de tarefas e detalhes relacionados com tarefas numa única vista e permite aos administradores do Store operations verificar o estado das configurações de tarefas de forma rápida e eficiente.
O Store operations executa planos automaticamente a cada 15 minutos e cria as tarefas correspondentes. Depois de criar um plano, a solução pode demorar até uma hora a executar o fluxo de cloud e agendar tarefas automatizadas. O processo de execução de plano automatizado avalia e executa todos os planos ativos para o dia de hoje. Hoje é o intervalo entre a data de início menos o intervalo de criação de tarefas e a data de fim. A solução atualiza automaticamente a data da última avaliação na configuração da tarefa após cada execução de plano com êxito.
Também pode executar um plano manualmente e criar tarefas como e quando necessário selecionando o botão Executar plano no friso superior.
O processo de execução do plano foi melhorado através da colocação de validações adicionais. As verificações adicionais que são chamadas durante a execução de um plano e a criação de tarefas validam que:
- um grupo de destino contém unidades de negócio como membros
- as unidades de negócio têm gestores atribuídos e têm de ter uma função com permissões de leitura e escrita de tarefas
- os gestores têm o direito de acesso e as permissões corretos
- a "equipa atribuída" arquivada na unidade de negócio tem a equipa correta atribuída ou a equipa predefinida tem as permissões necessárias
- a data de início do plano e da configuração de tarefas não pode ser no passado
- a data de início da configuração de tarefas não pode anterior à data de início do plano
- o gestor da unidade de negócio tem de ter uma função com permissões de leitura e escrita de tarefas
- o número máximo de utilizadores numa equipa tem de ser inferior a 100
- o número total de utilizadores para os quais as atividades são criadas tem de ser inferior a 500
Estas validações garantem que as tarefas sejam criadas na execução do plano e atribuídas aos utilizadores com as permissões corretas.
Importante
Se uma execução de plano falhar, não irá gerar tarefas. Todos os utilizadores atribuídos à função de admin do sistema receberão notificações por e-mail detalhando quaisquer erros. Estas notificações permitirão que os destinatários tomem as ações necessárias no Store operations Admin para resolver o problema e voltar a executar o plano.
Separador Erros do plano
O separador Erros do plano é apresentado se houver algum erro na execução do plano. Com esta capacidade, se alguma das validações falhar, a execução do plano para. O separador Erros do plano mostra os detalhes do erro na coluna Descrição do erro e também o aconselha sobre como o erro pode ser corrigido na coluna Solução.
Os administradores do Store operations podem compreender a razão por detrás da falha da execução do plano, seguir a solução proposta e executar novamente a execução do plano para gerar as tarefas.
Copiar um plano
A funcionalidade de copiar um plano cria uma cópia do plano original com todas as informações do plano original para o plano copiado.
Para copiar um plano existente:
Selecione o plano que pretende duplicar na lista e selecione Criar uma cópia no friso superior.
Pode ver uma notificação a informar que o plano foi copiado com o nome anexado com "- Cópia" no final.
Agora pode personalizar o plano copiado, como alterar o modelo nas configurações de tarefas do plano copiado. Esta caraterística torna mais fácil para os gestores distritais e gerentes de loja publicarem uma tarefa diferente baseada em modelo, mas para o mesmo conjunto de grupos-alvo. Pode fazê-lo para todas as configurações de tarefas do plano copiado ou apenas para algumas.
Nota
A alteração do modelo na configuração de tarefa de um plano copiado é permitida só quando o modelo original na configuração de tarefas do plano copiado é um tipo de modelo básico ou de inquérito. A alteração do modelo na configuração de tarefas do plano copiado não é permitida em cenários em que o modelo original é uma contagem pontual de inventário ou uma atualização de preços de produtos.
Funcionalidades de gestão de tarefas
Atribuir as tarefas criadas como parte de um plano
Por predefinição, todas as tarefas são atribuídas automaticamente à equipa de atribuição (ID do Microsoft Entra) da unidade de negócio. Depois de criar as tarefas planeadas, pode aceder às mesmas no menu Tarefas e reatribuí-las.
Atribuir uma tarefa a um utilizador ou a uma equipa
Para atribuir ao gestor da unidade de negócio, se necessário. Também pode filtrar a vista utilizando opções, como *As Minhas Tarefas, Todas as tarefas em aberto ou Tarefas atribuídas por mim. Por exemplo, o Gestor de Distrito da sede pode criar uma tarefa planeada e atribuí-la ao Gestor de Loja. Em seguida, o Gestor de Loja receberia uma notificação da tarefa atribuída, aceder-lhe-ia sob o menu Tarefas e atribuí-la-ia a um colaborador de loja.
Para atribuir uma tarefa planeada a um utilizador ou a uma equipa:
Selecione o Menu Tarefa para abrir a página Listagem de tarefas.
Procure a tarefa que pretende atribuir.
Selecione o nome da tarefa para abrir os detalhes da mesma.
No campo detentor, introduza o nome do utilizador ou equipa à qual gostaria de atribuir a tarefa e selecione Guardar.
Gorjeta
Também pode criar um fluxo de trabalho ou utilizar plug-ins que atribuem automaticamente a tarefa a utilizadores ou a uma equipa com base em critérios pré-definidos. Para mais informações, consulte Descrição Geral do Power Automate e Utilizar plug-ins para expandir os processos de negócio.
Atribuir uma tarefa a uma equipa inteira
Os utilizadores do Store operations Admin, tais como colaboradores da sede ou gestores de distrito, podem agora atribuir tarefas planeadas a equipas inteiras, garantindo que cada membro é responsável por concluir a tarefa. Esta funcionalidade é útil para tarefas globais que requeiram confirmação de todos os associados da loja, tal como a conclusão da formação obrigatória ou a partilha de novas políticas da empresa. Esta caraterística ajuda a assegurar a compreensão abrangente e a aderência a políticas importantes e iniciativas de preparação.
Aceda a Planear > Configuração de Nova Tarefa > Atribuir A.
Selecione a opção Todos os membros no menu pendente.
Com base nos grupos de destino atribuídos ao plano, a tarefa é lançada automaticamente a todos os membros da equipa nas equipas disponíveis do grupo de destino selecionado. Para assegurar uma execução totalmente integrar, o Store operations Admin cria instâncias de tarefas individuais para cada membro da equipa, permitindo uma monitorização precisa da conclusão de tarefas a um nível individual.
Atualmente, existem algumas limitações com esta caraterística:
- Quando cria uma configuração de tarefa num plano, a única opção disponível para o campo "tipo de periodicidade" está atualmente limitada a "uma vez" dentro de uma data de início e de fim especificadas. Por isso, as tarefas não podem ser definidas para voltarem a ocorrer numa agenda regular ou serem repetidas automaticamente.
- O número total de utilizadores atribuídos a equipas entre todos os grupos de destino num único plano não pode exceder 499.
- O número máximo de membros permitido numa única equipa está atualmente limitado a 99.
Impedir atualizações de tarefas simultâneas
O Store Operations Admin processa de forma inteligente situações em que uma tarefa de verificação de produto ou inquérito é atribuída a uma equipa, com o requisito de que apenas um membro da sua equipa a pode concluir e vários utilizadores tentam aceder e trabalhar na mesma tarefa simultaneamente.
Se dois utilizadores acederem à tarefa ao mesmo tempo, o sistema efetua uma verificação em tempo real e deteta este conflito. Se o primeiro utilizador começar a introduzir a resposta, o sistema restringe o segundo utilizador de fazer edições ou fornecer quaisquer respostas. Esta caraterística assegura que o utilizador que iniciou a tarefa tem a oportunidade exclusiva de a concluir sem que outro utilizador duplique inadvertidamente os seus esforços.
Esta caraterística elimina potenciais redundâncias e simplifica a conclusão de tarefas dentro de equipas. Assegura a integridade das respostas ao inquérito e dos dados de verificação de produtos, permitindo a recolha de informações precisas e fiáveis, evitando inconsistências ou sobreposição de dados.
Organizar dependências de tarefas da loja com subtarefas
O Store operations introduz uma abordagem modular à gestão de tarefas, capacitando os gestores de back-office para simplificarem as operações de forma eficiente. Cada tarefa no Store operations age como uma tarefa autónoma com propriedade individual ou de equipa.
Uma capacidade distinta desta funcionalidade é a capacidade de os gestores de back office estabelecerem dependências entre tarefas. Por exemplo, a Tarefa A pode ser designada com dependências da Tarefa B, Tarefa C e Tarefa D. Esta caraterística permite que os gestores de back office criem estruturas de tarefas complexas, promovendo um fluxo de trabalho mais organizado.
O gestor de back office pode dividir cada tarefa em subtarefas ou tarefas dependentes, cada uma com o seu próprio modelo de tarefa exclusivo ou partilhado. As subtarefas herdam sem problemas a agenda definida para a tarefa principal.
É possível especificar dependências, quer obrigatórias ou não obrigatórias, ao nível da subtarefa. As dependências obrigatórias asseguram que a tarefa principal (por exemplo, Tarefa A) só é considerada concluída quando as subtarefas essenciais (por exemplo, Tarefa B e Tarefa C) estão concluídas.
Esta funcionalidade facilita a colaboração entre os associados da loja, uma vez que o sistema assegura que as dependências são cumpridas para uma progressão contínuas das tarefas. Reduz a sobrecarga administrativa dos gestores de loja ao automatizar dependências de tarefas e ao fomentar a colaboração. O Store operations fornece uma arquitetura estruturada para gerir tarefas com dependências ao incorporar esta caraterística de dependências de tarefas. Oferece uma abordagem mais sofisticada e eficiente para operações de lojas.
Simplificar a distribuição de tarefas com tarefas duplicadas criadas manualmente
O Store operations capacita os gestores de loja com a capacidade para duplicar manualmente uma tarefa e distribuir cópias individuais aos membros da equipa para execução.
Nos cenários em que uma tarefa atribuída a um Gestor de Loja a partir da Sede é considerada mais adequada para execução em equipa ou que pode beneficiar toda a equipa, o gestor pode utilizar esta funcionalidade para criar vários duplicados da mesma tarefa. Por exemplo, se houver uma tarefa de formação destinada a um departamento específico com 10 membros da equipa, o gestor pode gerar de forma eficiente 10 cópias de tarefas idênticas, atribuídas individualmente a cada membro da equipa. Esta funcionalidade oferece aos gestores de loja flexibilidade melhorada, permitindo-lhes tomar decisões informadas sobre a distribuição de tarefas ao nível da loja.
Nota
Apenas o proprietário da tarefa tem autoridade para executar esta duplicação.
Verificar o cancelamento automático das tarefas
O Store operations Admin tem um novo fluxo do Power Automate chamado de Cancelamento de tarefas em atraso e cancela automaticamente as tarefas que não foram concluídas na data para conclusão. Um novo motivo de estado, "Incompleto;" e um novo campo chamado "Cancelar após" são adicionados a uma tarefa. A lógica do campo "cancelar após" cancela a instância mais antiga da tarefa (se não estiver concluída), quando a nova instância da mesma tarefa é gerada com base no padrão de periodicidade. O Power Automate deve ser executado a cada 10 minutos, e todas as tarefas, que não estiverem no estado Concluído ou Cancelado, são automaticamente canceladas e o motivo do estado é definido como Incompleto.
Por exemplo, a Tarefa 1 tem um padrão de periodicidade semanal e deve ser entregue todas as segundas feiras às 19:00. A primeira instância desta tarefa é gerada na segunda-feira da semana 1 e, se não for concluída, permanece em estado de atraso até ao domingo da semana 1. Assim que a próxima instância de tarefa for gerada na segunda feira da semana 2, a primeira instância será cancelada automaticamente.
Fornecer revisão de tarefas
O Store operations Admin permite-lhe rever as tarefas concluídas pelos associados da loja. Para tarefas planeadas e ad hoc que requerem uma revisão, pode fornecer e partilhar feedback de revisão com os colaboradores de loja.
Para adicionar feedback para tarefas que precisam de revisão e partilha com o colaborador de loja:
Navegue para a secção Tarefas.
Filtre a lista de tarefas por estado Enviado para revisão. A lista de tarefas é povoada.
Selecione a tarefa para a qual precisa de fornecer feedback.
A página de informações da tarefa é aberta e apresenta os seguintes separadores:
Detalhes
O separador Detalhes fornece uma vista dupla da tarefa selecionada:
Os detalhes da tarefa incluem o nome, o estado atualizado, o proprietário (quem a concluiu), a prioridade atribuída durante a criação da tarefa, a descrição e as orientações dadas durante a criação da tarefa, etc.
As respostas do colaborador de loja às perguntas do inquérito que foram partilhadas como parte da tarefa.
Este separador ajuda-o a rever os detalhes da tarefa original e as respostas dadas pelo colaborador de loja, uma vez que reflete o que este vê na aplicação.
Pode reatribuir a tarefa novamente ao colaborador de loja depois de fornecer feedback de revisão. Selecionar Devolver para Reformulação. A tarefa aparece automaticamente na secção de tarefas no Store operations Mobile.
No entanto, se sentir que não é necessário fornecer feedback de revisão e que a tarefa foi concluída conforme esperado, nesse caso pode selecionar Marcar como concluída para concluir a tarefa. Neste cenário, o estado da tarefa é atualizado para Concluída e este estado atualizado reflete-se no Store operations Mobile.
Nota
Não poderá fornecer qualquer revisão ou feedback durante a visualização dos detalhes de tarefas concluídas que não requerem uma revisão.
Fotografias
O separador Fotografias mostra as fotografias submetidas pelo colaborador de loja como parte da conclusão e submissão da tarefa. Se a opção Revisão necessária estiver ativada para esta tarefa, também poderá anexar fotografias neste separador e partilhá-las com o colaborador de loja como parte do feedback da avaliação. Por exemplo, depois de rever as fotografias partilhadas pelo colaborador de loja para uma tarefa de merchandising visual, pode carregar novas fotografias do esquema da loja pretendido se precisar de o corrigir.
Quando o colaborador de loja abre esta tarefa no dispositivo, pode ver e ajustar o esquema da loja com base nas imagens atualizadas. Se o associado concluir a tarefa, este separador mostrará as fotografias submetidas pelo associado da loja como parte da conclusão e envio da tarefa.
Relatório de atividades
O relatório de atividades apresenta o resultado das tarefas de atualização de preços dos produtos e de contagem do local do inventário. Cada produto representa um e as colunas representam perguntas com respostas. Pode filtrar produtos por variedade para uma loja selecionada com detalhes como preço antigo, novo preço, contagem de inventário, todos os atributos do produto (RAM, CPU, cor), etc.
