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As organizações frequentemente utilizam ordens de compra para acompanhar os gastos na cloud para orçamentação, compras e relatórios financeiros. À medida que os investimentos na Microsoft Cloud crescem em Azure, produtos Microsoft e soluções de terceiros do Microsoft Marketplace, as organizações poderão precisar de maior flexibilidade na forma como esses investimentos são alocados nas ordens de compra.
O que são ordens de compra no portal Azure?
As ordens de compra no portal Azure ajudam-no a alinhar os investimentos na cloud adquiridos através do Microsoft Marketplace com as ordens internas da sua organização, simplificando o acompanhamento de custos e a gestão orçamental. Os administradores de faturação do Azure podem criar e gerir ordens de compra, mapear e rever despesas alocadas, e gerar documentos suplementares que se alinham com a forma como a sua organização acompanha e concilia custos. Também pode modificar as alocações à medida que as necessidades do negócio evoluem.
Note
A Microsoft está gradualmente a implementar capacidades para suportar os processos de alocação de custos e conciliação de faturas no Azure. A disponibilidade geral está prevista em breve.
Quando usar as ordens de compra
Pode usar as ordens de compra de diferentes formas, dependendo de como a sua organização gere os gastos na cloud.
- Ordem única de compra para todas as compras na cloud: Use uma única ordem de compra para acompanhar todos os gastos no Azure e Microsoft Marketplace num único registo de aquisições.
- Ordens de compra separadas para compras no Azure e no Marketplace: Aloque as taxas do Azure a uma ordem de compra e as do Microsoft Marketplace a outra para alinhar com orçamentos, processos de aquisição ou requisitos de relatórios financeiros separados.
- Ordens de compra por empresa de software: Aloque as taxas de uma empresa de software específica que vende através do Microsoft Marketplace para uma ordem de compra dedicada.
- Ordens de compra por produto ou solução: Acompanhe os gastos com serviços individuais do Azure ou soluções do Microsoft Marketplace usando ordens de compra separadas.
Quem pode alocar os custos cloud com as ordens de compra?
A permissão para criar novas ordens de compra e registos de alocação no portal do Azure varia consoante o tipo de contrato de cliente da Microsoft.
- Contrato de Cliente Microsoft (MCA-E): Administrador de faturação
- Acordo Empresarial (EA): Administrador empresarial
Antes de utilizar ordens de compra
- Assegure que as permissões de faturação adequadas são atribuídas.
- Determine como a sua organização pretende estruturar as ordens de compra para os gastos no Azure e no Microsoft Marketplace.
- Estabelecer propriedade interna para gerir ordens de compra e rever as alocações no portal Azure.
O que pode fazer
| Capacidade | Resultado para o cliente |
|---|---|
| Criar novas ordens de compra | Mantenha registos de ordens de compra e orçamentos no portal Azure. |
| Investimentos em cloud de mapas | O Associate Marketplace cobra por um produto, uma empresa de software ou uma categoria de compra mais ampla a uma ordem de compra. |
| Taxas de revisão | Compare os orçamentos atribuídos com os encargos faturados e não faturados. |
| Modificar alocações | Reatribuir encargos elegíveis após a faturação quando uma alocação precisar de ser alterada. |
| Configurar documentos suplementares | Escolha como a informação de apoio à compra é gerada e agrupada. |
Importante
Os registos de encomendas de compra e documentos suplementares apoiam os processos internos de contabilidade e conciliação da sua organização. Eles não substituem a fatura da Microsoft, não alteram o valor devido nem prolongam a data de vencimento do pagamento da fatura.
Crie uma ordem de compra no portal do Azure
Crie uma ordem de compra para alocar investimentos na cloud com base num orçamento aprovado. Ao criar a ordem de compra, defina as suas datas ativas, orçamento alocado e estado. Também pode adicionar mapeamento para especificar quais as compras no Azure e no Microsoft Marketplace que são atribuídas à ordem de compra.
- Aceda a Cost Management + Faturação no Portal do Azure.
- Selecione um âmbito de faturação. Se for um Administrador global, selecione a caixa para visualizar todos os escopos no diretório.
- Na navegação à esquerda, em faturação, selecione Perfis de faturação.
- Selecione o perfil de faturação que pretende.
- Na navegação à esquerda, encontre a secção de gestão de faturas e selecione Ordens de Compra.
- Vês dois separadores. Todos os POs e Todos os mapeamentos fornecem vistas rápidas de listas.
- Selecione o botão de Nova ordem de compra no topo da página.
- Insira um nome único para a encomenda.
- Selecione uma data de entrada em vigor no UTC.
- Selecione uma data de validade no UTC.
- Opcionalmente, introduza notas ou uma descrição.
- Opcionalmente, introduza um orçamento alocado (na moeda da sua conta de faturação).
Referência do campo da ordem de compra
| Campo | Como usar este campo |
|---|---|
| Nome da ordem de compra | Introduza um identificador reconhecível para o ajudar a alinhar com o registo do seu sistema interno de aquisições. Caracteres alfanuméricos e traços são aceitáveis. |
| Data de entrada em vigor (UTC) | Selecione a data em que quer que a ordem de compra seja elegível para alocação. |
| Data de validade (UTC) | Selecione a data final onde quer que os encargos sejam atribuídos a esta ordem de compra. |
| Descrição | Adicione qualquer contexto para explicar para que serve esta ordem de compra. Esta informação é referenciada apenas nos detalhes da ordem de compra e não aparece em faturas ou documentos suplementares. |
| Orçamento atribuído | Insira um valor aprovado na moeda do seu perfil de faturação do cliente. |
| Situação | Defina o estado para Ativo para disponibilizar a ordem de compra para alocações. Define-o como Inativo para manter a ordem de compra, mas torne-a indisponível para alocações. |
Adicionar mapeamento durante a configuração da ordem de compra
Pode alocar investimentos na cloud para ordens de compra através do mapeamento. Pode mapear as alocações durante a configuração da ordem de compra ou depois. Para estabelecer um mapeamento no processo de criação de uma nova ordem de compra, selecione a caixa Adicionar um mapeamento a esta ordem de pagamento .
- Seleciona uma opção no menu Mapa para o menu suspenso.
- Selecione uma data de entrada em vigor no UTC para esta alocação. O padrão é a data de entrada em vigor da ordem de compra, mas pode selecionar qualquer data após a data de entrada em vigor da ordem de compra.
- Selecione uma data de validade em UTC para esta alocação. A data não pode ser posterior à data de expiração da ordem de compra.
- Defina o estado para Ativo para permitir esta alocação na data de entrada em vigor. Escolher Inativo simplesmente guarda este mapeamento para a ordem de compra para uso futuro.
- Para mapear para uma empresa de software, também conhecida como editora, introduza o ID do editor.
- Para mapear para um produto do Marketplace, introduza tanto o ID do editor como o ID da oferta.
- Opcionalmente, selecione Adicionar mapeamento adicional se quiser mapear mais do que uma alocação para esta ordem de compra. Pode fazer isto para atribuir dois produtos de diferentes fornecedores à mesma encomenda.
- Selecione Criar.
Quando adiciona mais do que um mapeamento, aparece uma pré-visualização do mapeamento que mostra as alocações previamente introduzidas. Selecione Editar pré-visualização se quiser remover um mapeamento antes de criar a ordem de compra. Não podes alterar os valores de mapeamento a partir desta pré-visualização. Para fazer uma alteração, remove o mapeamento existente e depois adiciona um novo.
Gorjeta
Pode encontrar o ID do editor e o ID da oferta separados por "." no URL de um produto do Marketplace. Exemplo: //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID.offerID
Ver detalhes das ordens de compra
- Abra a página de Ordens de Compra para ver visualizações de tabela de todas as ordens de compra e mapeamentos.
- Vês dois separadores: Todos os POs e Todos os mapeamentos.
- Selecione Todos os POs para rever os detalhes das encomendas de compra rapidamente.
- Compare o orçamento utilizado com o orçamento alocado para cada encomenda de compra.
- Ordene a vista por colunas de campo e aplique filtros para encontrar rapidamente ordens de compra específicas.
- Selecione o nome da ordem de compra para ver a descrição completa e ver uma lista de encargos faturados e pendentes.
- Selecione Editar para modificar os valores dos campos elegíveis para esta ordem de compra.
- Selecione Ver mapeamento de PO para ver todos os mapeamentos filtrados para essa ordem de compra.
- Selecione Regressar para voltar à visualização de mesa.
Editar ordens de compra
Pode editar ordens de compra individuais uma de cada vez na página de detalhes da ordem de compra ou editar várias ordens de compra ao mesmo tempo a partir da visualização de todas as ordens de compra .
- Na vista de detalhes da ordem de compra , selecione Editar no canto superior esquerdo.
- Na vista de Todas as Ordens de Venda , clique em Editar Ordem de Compra no canto superior direito
Campos editáveis mostram um ícone de lápis. A partir desta vista de mesa, pode editar os seguintes campos para qualquer ordem de compra:
- Descrição
- Data de expiração
- Situação
- Orçamento atribuído
Os valores atualizados dos campos mudam para texto a negrito e acrescentam um botão azul Desfazer .
- Clique em Desfazer para reverter alterações
- Clique em Rever no canto superior direito da tabela para simplificar a visualização e mostrar apenas ordens de compra com edições
- Clique em Continuar edições para expandir a visualização para todas as encomendas novamente
- Clique em Enviar para guardar todas as alterações. Deverá ver um visto verde e uma barra a confirmar "Pedido de edição de encomenda concluído."
Note
As datas de entrada em vigor do passado e os nomes das ordens de compra não podem ser alterados.
Ativar documentos suplementares
Depois de criar ordens de compra e mapear investimentos na cloud para elas, ative documentos suplementares para gerar visualizações específicas das suas despesas faturadas. Estes documentos ajudam as equipas de finanças, compras e contas a pagar a conciliar as cobranças do Microsoft Marketplace e do Azure com as suas ordens internas de compra. Os documentos suplementares agrupam as cobranças de acordo com as suas alocações definidas pelos mapeamentos das ordens de compra e fornecem detalhes de apoio que alinham os dados de faturação da Microsoft com os processos contabilísticos e de conciliação da sua organização. Eles não substituem a sua fatura da Microsoft nem alteram os termos de faturação, mas podem simplificar as atividades de revisão e auditoria de final de mês.
Para permitir documentos suplementares
- Abra o seu perfil de faturação e navegue até à gestão >de faturas Preferências de faturas.
- Ativar Ativar documentos suplementares.
- Para clientes MCA, escolha se quer dividir os suplementos porordem de compra ou por secção de fatura. Esta seleção não se aplica a clientes EA.
- Selecione Guardar alterações.
Note
As preferências de faturação são configuradas ao nível do perfil de faturação e aplicam-se a todos os documentos suplementares gerados para esse perfil de faturação.