Sobre caixas de correio partilhadas

As caixas de correio partilhadas são utilizadas quando múltiplas pessoas precisam de aceder à mesma caixa de correio, como é o caso de um endereço de e-mail de suporte ou de informações de uma empresa, uma receção ou outra função que possa ser partilhada por múltiplas pessoas.

Um utilizador com permissões para a caixa de correio de grupo pode enviar como ou enviar em nome do endereço de e-mail da caixa de correio, se o administrador tiver concedido permissão a esse utilizador para o fazer. Isto é especialmente útil para caixas de correio de ajuda e suporte, porque os utilizadores podem enviar e-mails do "Suporte da Contoso" ou da "Receção do Edifício A".

Antes de criar uma caixa de correio partilhada, eis algumas coisas que deve saber:

• Licenças: A sua caixa de correio partilhada pode armazenar até 50 GB de dados sem atribuir uma licença à mesma. Após esse limite, terá de atribuir uma licença à caixa de correio para poder armazenar mais dados. Para obter mais detalhes sobre o licenciamento de caixas de correio partilhadas, consulte Limites de Exchange Online. Quando uma caixa de correio partilhada atinge o limite de armazenamento, poderá receber mensagens de e-mail durante algum tempo, mas não conseguirá enviar novas mensagens de e-mail. Depois disso, deixará de receber mensagens de e-mail. Os remetentes receberão um recibo de entrega sem êxito.

Nota

Os cenários seguintes requerem uma licença Exchange Online Plano 2:

• A caixa de correio partilhada tem mais de 50 GB de armazenamento em utilização.
• A caixa de correio partilhada utiliza o arquivo no local.
• A caixa de correio partilhada é colocada em suspensão de litígios.

Para obter instruções passo a passo sobre como atribuir licenças, veja Atribuir licenças a utilizadores.

• Permissões de utilizador: Tem de conceder permissões aos utilizadores (associação) para utilizarem a caixa de correio partilhada. Apenas as pessoas que pertencem à sua organização podem utilizar uma caixa de correio partilhada.

• Utilizadores externos: Não pode conceder acesso à sua caixa de correio partilhada a pessoas fora da sua empresa (como pessoas com uma conta do Gmail). Se o quiser fazer, pondere criar um grupo para o Outlook como alternativa. Para saber mais, consulte Criar um grupo do Microsoft 365 no centro de administração.

• Utilizar com o Outlook para Android e a Aplicação iOS: Além de utilizar Outlook na Web do seu browser para aceder a caixas de correio partilhadas, também pode utilizar a aplicação Outlook para iOS ou a aplicação Outlook para Android. Para saber mais, consulte Adicionar uma caixa de correio partilhada ao Outlook Mobile. Outra opção é criar um grupo para a sua caixa de correio partilhada. Para saber mais, veja Comparar Grupos.

• Encriptação: Não pode encriptar e-mails enviados a partir de uma caixa de correio partilhada. Isto acontece porque uma caixa de correio partilhada não tem o seu próprio contexto de segurança (nome de utilizador/palavra-passe), pelo que não pode ser atribuída uma chave. Se mais do que uma pessoa for membro e enviar/receber e-mails encriptados com as suas próprias chaves, os outros membros poderão conseguir ler o e-mail e outros poderão não, consoante a chave pública com a qual o e-mail foi encriptado.

• Conversão da caixa de correio: Pode converter caixas de correio de utilizador em caixas de correio partilhadas. Consulte Converter uma caixa de correio de utilizador numa caixa de correio partilhada.

• Administração funções: os utilizadores com funções de administrador global ou administrador do Exchange podem criar caixas de correio partilhadas.

• Requisitos da subscrição: Para criar uma caixa de correio partilhada, tem de subscrever um plano do Microsoft 365 para empresas que inclua e-mail (o serviço Exchange Online). A subscrição Microsoft 365 Apps para Pequenas e Médias Empresas não inclui e-mail. Microsoft 365 Empresas inclui e-mail.

• A iniciar sessão: Uma caixa de correio partilhada não se destina ao início de sessão direto pela respetiva conta de utilizador associada. Deve sempre bloquear o início de sessão da conta de caixa de correio partilhada e mantê-la bloqueada.

• Demasiados utilizadores: Quando existem demasiados utilizadores designados a aceder simultaneamente a uma caixa de correio partilhada (o máximo suportado é 25), podem falhar intermitentemente ao ligar a esta caixa de correio ou ter inconsistências como mensagens que estão a ser duplicadas na caixa de saída. Neste caso, reduza o número de utilizadores ou utilize uma carga de trabalho diferente, como um grupo do Microsoft 365.

• Eliminação de mensagens: Infelizmente, não pode impedir que as pessoas eliminem mensagens numa caixa de correio partilhada. A única forma de contornar esta situação é criar um grupo do Microsoft 365 em vez de uma caixa de correio partilhada. Um grupo no Outlook é como uma caixa de correio partilhada. Para obter uma comparação entre os dois, veja Comparar grupos. Para saber mais sobre grupos, consulte Saiba mais sobre os grupos do Microsoft 365.

• Multi-Geo Num ambiente multigeográfico, as caixas de correio partilhadas têm de ser licenciadas da mesma forma que uma caixa de correio de utilizador é licenciada. Tenha em atenção que a auditoria de caixas de correio entre áreas geográficas não é suportada. Por exemplo, se um utilizador tiver permissões para aceder a uma caixa de correio partilhada numa localização geográfica diferente, as ações da caixa de correio efetuadas por esse utilizador não têm sessão iniciada no registo de auditoria da caixa de correio partilhada.

Nota

Para aceder a uma caixa de correio partilhada, um utilizador tem de ter uma licença Exchange Online, mas a caixa de correio partilhada não requer uma licença separada. Cada caixa de correio partilhada tem uma conta de utilizador correspondente. Reparou como não lhe foi pedido para fornecer uma palavra-passe quando criou a caixa de correio partilhada? A conta tem uma palavra-passe, mas é gerada pelo sistema (desconhecida). Não deve utilizar a conta para iniciar sessão na caixa de correio partilhada. Sem uma licença, as caixas de correio partilhadas estão limitadas a 50 GB. Para aumentar o limite de tamanho para 100 GB, tem de ser atribuída uma licença Exchange Online Plano 2 à caixa de correio partilhada. A licença Exchange Online Plano 1 com uma licença de suplemento Arquivo de Exchange Online só aumentará o tamanho da caixa de correio de arquivo. Isto também lhe permitirá ativar o arquivo de expansão automática para uma capacidade de armazenamento de arquivo adicional. Da mesma forma, se pretender colocar uma caixa de correio partilhada em suspensão de litígios, a caixa de correio partilhada tem de ter uma licença Exchange Online Plano 2 ou uma licença Exchange Online Plano 1 com uma licença de suplemento Arquivo de Exchange Online.

Se quiser aplicar funcionalidades avançadas, como Microsoft Defender para Office 365, Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) ou políticas de retenção, poderão ser necessárias licenças. Para obter mais informações, veja Documentação de orientação de licenciamento do Microsoft 365 para segurança & conformidade.

Nota

Antes de julho de 2018, todas as caixas de correio partilhadas não licenciadas eram aprovisionadas com um tamanho de 100 GB. Para obter mais informações, consulte Corrigir o aprovisionamento e o dimensionamento da Caixa de Correio Partilhada.

Resolver problemas de caixas de correio partilhadas

Erro ao criar caixas de correio partilhadas

Se vir a mensagem de erro, o endereço proxy "smtp:<shared mailbox name>" já está a ser utilizado pelos endereços proxy ou LegacyExchangeDN de "<name>". Escolha outro endereço proxy, significa que está a tentar dar à caixa de correio partilhada um nome que já esteja a ser utilizado. Por exemplo, digamos que pretende caixas de correio partilhadas denominadas info@domain1 e info@domain2. Existem duas formas de o fazer:

• Utilize Exchange Online PowerShell. Consulte esta mensagem de blogue para obter instruções: Criar Caixas de Correio Partilhadas com o Mesmo Alias em Domínios Diferentes

• Atribua um nome diferente à segunda caixa de correio partilhada desde o início para contornar o erro. Em seguida, no centro de administração, mude o nome da caixa de correio partilhada para o que pretende que seja.

Erro ao não ter permissões de envio ao utilizar uma caixa de correio partilhada

Se tiver criado uma caixa de correio partilhada e, em seguida, tentar enviar uma mensagem a partir da mesma, poderá obter o seguinte:

Não foi possível enviar esta mensagem. Não tem permissão para enviar a mensagem em nome do utilizador especificado.

Esta mensagem é apresentada quando o Microsoft 365 está a ter um problema de latência de replicação. Deverá desaparecer dentro de uma hora ou mais, quando as informações sobre a sua nova caixa de correio partilhada (ou utilizador adicionado) forem replicadas em todos os nossos datacenters. Aguarde uma hora e, em seguida, tente novamente enviar uma mensagem.

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