Criar caixas de correio de sala e equipamento do Microsoft 365
Se tem uma sala de conferências, um automóvel da empresa ou equipamento que todas as pessoas precisam de utilizar, tem de encontrar uma forma de tornar os recursos reserváveis para todos. A melhor forma de o fazer é criar uma caixa de correio de sala ou de equipamento no Microsoft 365 para cada recurso. Pode criar uma para a sua sala de conferências do primeiro andar, o equipamento multimédia ou para um camião de mudanças.
Assim que criar uma caixa de correio de sala ou de equipamento, todas as pessoas na empresa podem reservar a mesma para reuniões ou eventos através do Outlook. Saiba como utilizá-la e como configurá-la nos dois separadores seguintes. Eis algumas perguntas comuns sobre as caixas de correio de sala e de equipamento.
Utilizar caixas de correio de sala e de equipamento
Para utilizar as caixas de correio de sala ou de equipamento, abra o Outlook a partir do seu computador ou inicie sessão no Outlook na Web. Agende uma nova reunião e adicione a sala ou o equipamento à reunião, tal como faria se convidasse outros funcionários ou clientes. Assim, efetuou a reserva.
Abra o Outlook no computador.
No separador Base , selecione Novos itens e, em seguida, selecione Reunião na lista pendente.
Em alternativa, a partir do seu Calendário, basta selecionar Nova Reunião.
No campo Obrigatório , escreva o nome da sala de conferências ou do equipamento que pretende reservar, para além dos participantes que pretende convidar.
Em alternativa, selecione Obrigatório e, em seguida, faça duplo clique na sala de conferências ou no equipamento da lista. Em seguida, selecione OK.
Na linha Título , escreva o objetivo da reserva ou reunião.
Altere o valor da Localização ou deixe-o como está.
Altere a Hora de início e a Hora de fim. Em alternativa, selecione Todo o dia. Para repetir a reunião ou evento, selecione Periodicidade na parte superior.
Escreva uma mensagem a descrever o objetivo e anexe ficheiros, caso seja necessário.
Para permitir que outras pessoas participem online ou liguem para a reunião, selecione Reunião do Teams na parte superior.
Para se certificar de que a sala, o equipamento e as pessoas que convidou estão disponíveis, selecione Assistente de Agendamento na barra de menus. Em seguida, selecione uma hora disponível no calendário.
Sugestão
No calendário de agendamento, a cor azul significa que a sala ou o equipamento está reservado ou ocupado. Selecione a área branca (disponível) no calendário.
Quando terminar, selecione Enviar.
Configurar caixas de correio de sala e de equipamento
Para configurar uma caixa de correio de sala ou equipamento, aceda ao centro de administração do Microsoft 365. (Tem de ter uma permissão de administrador para fazê-lo.) Crie uma caixa de correio e permita que todas as pessoas saibam que podem começar a reservar a mesma para reuniões e eventos.
No centro de administração, aceda à página Salas de Recursos>& equipamento .
Selecione + Adicionar recurso.
Preencha os campos da sala ou equipamento:
Sala ou Equipamento: o tipo de caixa de correio que pretende criar.
Nome: um nome amigável ou até uma breve descrição.
E-mail: alias do e-mail da sala ou do equipamento. Isto é necessário para enviar um pedido de reunião para a sala ou equipamento.
Capacidade: o número de pessoas que podem ocupar a sala ou utilizar o equipamento em simultâneo.
Localização: o número da sala ou a localização da mesma num edifício ou região.
Número de telefone: o número da sala. Isto é diferente do número de telefone da reunião gerado ao utilizar o Microsoft Teams.
Seleccione Guardar.
Nota
Para manter as suas caixas de correio de sala ou de equipamento em segurança, bloqueie o início de sessão para estas caixas de correio. Para obter mais informações, veja Bloquear o início de sessão para a conta de caixa de correio partilhada.
Perguntas comuns sobre as caixas de correio de sala e de equipamento
Como se pode saber se a sala ou o equipamento está disponível?
Abra o Outlook e crie uma nova reunião. Adicione a sala ou equipamento à reunião como se fosse uma pessoa e selecione Assistente de Agendamento para ver um calendário da disponibilidade atual da sala ou equipamento. Se o intervalo de hora estiver vazio, está disponível; se estiver azul, está reservado.
Como posso cancelar um pedido de sala ou de equipamento?
Abra a reunião que agendou no Outlook e, em seguida, remova a sala ou o equipamento da reunião como faria com um participante. Esta ação irá libertar a sala para que outras pessoas a possam reservar.
Alguém tem de aceitar ou recusar cada pedido de sala ou equipamento?
Não, não precisa de ter uma pessoa a aceitar ou recusar pedidos. Pode decidir se pretende que a sala ou o equipamento seja automaticamente reservado ou que seja gerido por alguém na sua empresa.
Uma caixa de correio de sala ou de equipamento precisa de uma licença de produto?
Não. Embora a maioria das pessoas na sua organização precise de uma licença para utilizar o Microsoft 365, não precisa de atribuir uma licença a uma caixa de correio de sala ou a uma caixa de correio de equipamento, caso a caixa de correio de recursos não precise de ter um tamanho superior a 50 GB ou, caso algumas funcionalidades não sejam necessárias (Políticas de retenção de Segurança e Conformidade ou, Guarde a partir do Exchange Online ou, caso a caixa de correio de recursos não precise de um Arquivo Online anexado ao mesmo.
Preciso de ter um proprietário responsável pela reserva de salas e de equipamento?
Não, não precisa de ter uma pessoa responsável pela caixa de correio de sala ou de equipamento.