Saiba mais sobre coleções na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium)

Quando as organizações são confrontadas com a recolha de comunicações e conteúdos que podem ser relevantes para uma investigação ou potencial litígio, enfrentam um desafio significativo na melhor das circunstâncias. No local de trabalho moderno de hoje, o volume, a variedade e a velocidade dos conteúdos estão a permitir a inovação e o trabalho remoto, ao mesmo tempo que expandem os requisitos e o processo de gestão de coleções para investigações de Deteção de Dados Eletrónicos.

As coleções na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) ajudam os gestores de Deteção de Dados Eletrónicos a definir rapidamente o âmbito de uma pesquisa de conteúdos por e-mail, documentos, reações do Teams e outros conteúdos no Microsoft 365. As coleções fornecem aos gestores uma estimativa do conteúdo que pode ser relevante para o caso. Esta estimativa permite aos gestores tomar decisões rápidas e informadas sobre o tamanho e o âmbito do conteúdo relevantes para um caso. Os gestores de Deteção de Dados Eletrónicos podem criar uma coleção para procurar origens de dados de custódia (como caixas de correio e sites do SharePoint), origens de dados não guardadas (como sites do SharePoint, Caixas de correio de grupo e Microsoft Teams) e através de critérios de pesquisa específicos (como palavras-chave e intervalos de datas) para definir rapidamente o âmbito da coleção.

Após a definição da coleção, os gestores de Deteção de Dados Eletrónicos têm primeiro de submeter a coleção para criar uma estimativa. A estimativa inclui estimativas para o volume de dados, as localizações de conteúdo que contêm resultados, o número de acessos para a condição de consulta de pesquisa e muito mais. Estas informações podem ajudar a informar se a coleção deve ser revista para restringir ou expandir o âmbito da coleção antes de avançar nas fases de revisão e análise no fluxo de trabalho de Deteção de Dados Eletrónicos.

Quando o gestor está satisfeito com o âmbito da coleção e com a quantidade estimada de conteúdo que provavelmente irá responder, o gestor pode adicionar ou consolidar o conteúdo num conjunto de revisão. Ao consolidar uma coleção num conjunto de revisões, esse gestor também tem as opções para incluir conversações de chat, anexos na nuvem, itens parcialmente indexados e versões de documentos. O conteúdo na coleção também passa por outro nível de processamento durante a ingestão no conjunto de revisão. e a coleção será atualizada com o resumo final da coleção. Depois de o conteúdo ser adicionado ao conjunto de revisão, os gestores de Deteção de Dados Eletrónicos podem continuar a consultar, agrupar e refinar o conteúdo para ajudar na minimização e revisão. Além disso, a coleção é atualizada com informações e estatísticas sobre o conteúdo consolidado no conjunto de revisão. Estas informações fornecem uma referência histórica sobre o conteúdo na coleção.

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Fluxo de trabalho de coleções

Para começar a utilizar coleções na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), eis um fluxo de trabalho básico e descrições de cada passo no processo.

Fluxo de trabalho de coleções na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium).

  1. Criar e executar uma estimativa de coleção. O primeiro passo é criar uma estimativa de coleção e definir as origens de dados de custódia e não custodial a procurar. Também pode procurar outras origens de dados que não tenham sido adicionadas ao caso. Depois de adicionar as origens de dados, configure a consulta de pesquisa para procurar conteúdos relevantes para o caso nas origens de dados. Pode ter palavras-chave, propriedades e condições para criar consultas de pesquisa que devolvam conteúdo provavelmente mais relevante para o caso. Para obter mais informações, veja Criar uma estimativa de coleção.

  2. Reveja a estimativa e as estatísticas. Depois de criar uma estimativa de coleção e executá-la, o passo seguinte é ver as estatísticas da coleção para o ajudar a verificar se o conteúdo relevante está a ser encontrado e as localizações de conteúdo com mais acessos. Também pode rever um exemplo dos resultados da pesquisa para o ajudar a determinar se o conteúdo está dentro do âmbito da sua investigação. Para obter mais informações, veja Estatísticas de pesquisa de estimativas de coleção.

  3. Reveja & a execução de uma estimativa de coleção. Com base nas estimativas e estatísticas devolvidas pela coleção, pode editar a estimativa da coleção ao alterar as origens de dados que são pesquisadas e a consulta de pesquisa para expandir ou restringir a coleção. Pode atualizar e executar novamente a estimativa da coleção até ter a certeza de que a coleção contém os conteúdos mais relevantes para o seu caso.

  4. Consolidar uma estimativa de coleção num conjunto de revisão. Quando estiver satisfeito com o facto de a coleção devolver o tipo de conteúdo relevante para o caso, pode consolidar a coleção no conjunto de revisão. Quando consolida uma coleção, tem a opção de adicionar tópicos de conversação, anexos na nuvem e versões de documentos ao conjunto de revisão, que podem ser relevantes para o caso.

    Quando consolida uma coleção, os itens subordinados, como assinaturas de e-mail e imagens, são extraídos de um item principal (como uma mensagem de e-mail, mensagem de chat ou documento) e, em seguida, processados pelo Reconhecimento Ótico de Carateres (OCR) para extrair texto do item subordinado. O texto extraído de itens subordinados é adicionado ao item principal para que possa vê-lo no conjunto de revisões. Ao não adicionar itens subordinados ao conjunto de revisão como um ficheiro separado, a Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) ajuda a limitar o número de itens potencialmente imateriais adicionados ao conjunto de revisão. Para obter mais informações sobre como os itens subordinados são processados, veja Estatísticas e relatórios de recolha.

    Para obter mais informações, veja Consolidar uma estimativa de coleção num conjunto de revisões.

  5. Reveja a descrição geral da coleção. Depois de consolidar uma coleção num conjunto de revisão, as informações sobre a coleção são mantidas, como estatísticas sobre itens extraídos, indexação profunda, a consulta de pesquisa utilizada para a coleção e as localizações de conteúdo a partir das quais os itens foram recolhidos. Além disso, as coleções consolidadas não podem ser editadas ou executadas novamente. Só pode copiá-los ou eliminá-los. A preservação das coleções fornece um registo histórico dos itens recolhidos que foram adicionados a um conjunto de revisão. Para obter mais informações, veja Estatísticas e relatórios de coleções consolidadas.