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Gerir retenções na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium)

  • Artigo

Pode utilizar um caso de Deteção de Dados Eletrónicos do Microsoft Purview (Premium) para criar suspensões para preservar conteúdos que possam ser relevantes para o seu caso. Ao utilizar as capacidades de retenção da Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), pode colocar suspensões nos depositários e nas respetivas origens de dados. Além disso, pode colocar uma suspensão não inicial em caixas de correio e sites do OneDrive. Também pode colocar uma suspensão na caixa de correio do grupo, no site do SharePoint e no site do OneDrive para um grupo do Microsoft 365. Da mesma forma, pode colocar uma suspensão na caixa de correio e no site associados ao Microsoft Teams. Quando coloca as localizações de conteúdo em suspensão, o conteúdo é mantido até libertar o depositário, remover uma localização de dados específica ou eliminar totalmente a política de retenção. Depois de criar uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos, pode demorar até 24 horas para que a suspensão seja aplicada.

Importante

Para retenção de dados de longo prazo não relacionada com investigações de Deteção de Dados Eletrónicos, é vivamente aconselhável utilizar políticas de retenção e etiquetas de retenção. Para obter mais informações, consulte saiba mais sobre políticas e rótulos de retenção.

Dica

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Ver suspensões baseadas em depositários

Em alguns casos, pode ter um conjunto de depositários que identificou e decidiu preservar os respetivos dados durante o caso. Na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), quando estes depositários são colocados em espera, o utilizador e as respetivas origens de dados selecionadas são automaticamente adicionados a uma política de retenção de depositário.

Pontos a lembrar sobre políticas de suspensão:

  • O melhor estado da política é obtido quando uma localização é visualizada numa origem de dados
  • Se a política aplicada existente for eliminada ou libertada, o sistema substitui o estado e o nome da política de suspensão pela política aplicada ou ativa seguinte.
  • Apenas é comunicada uma política por localização. No entanto, pode haver mais de 1 política a afetar a localização no caso. Veja o relatório de suspensão para determinar todas as políticas aplicáveis.
  • O estado de uma localização é obtido apenas a partir das políticas aplicáveis ao caso. Uma política de outro caso não será referida para realçar o estado de Suspensão da localização.
  • O estado de suspensão de uma localização é apresentado na coluna Estado da suspensão no relatório de suspensão.

Para ver a política de suspensão do depositário:

  1. No portal de conformidade do Microsoft Purview, selecione Deteção > de Dados Eletrónicos Premium para apresentar a lista de casos na sua organização.
  2. Aceda ao separador Origens para adicionar depositários no seu caso. Para saber como pode adicionar e colocar depositários em espera num caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), veja Adicionar Depositários a um caso. Se já adicionou depositários e os colocou em espera, vá para o passo 3.
  3. Aceda ao separador Suspensões e selecione CustodianHold(HoldId) e certifique-se de que a suspensão é colocada com êxito.

O estado de suspensão apresentado para um depositário no separador de origem de dados é o estado mais restritivo para todas as retenções nas localizações subjacentes na origem de dados custodiana ou não inicial. Por exemplo, se um depositário for adicionado e incluir a respetiva caixa de correio, o OneDrive e vários canais do Teams, todas estas origens de dados serão colocadas em espera. No entanto, se a suspensão do OneDrive devolver um erro, mas a suspensão de todas as outras origens de dados for bem-sucedida, o estado de suspensão do depositário será Não Suspenso porque o estado mais restritivo também se aplica a todas as suspensões subjacentes.

Para uma localização individual numa origem de dados, o estado de retenção dessa localização é determinado através de todas as políticas de retenção aplicadas nessa localização e do estado de distribuição. O estado de suspensão de qualquer suspensão aplicada com êxito é aplicado. Por exemplo, uma localização faz parte de três políticas de suspensão e duas políticas têm um estado de suspensão Com falha/erro . Se a terceira política tiver uma suspensão aplicada com êxito, o estado de suspensão da localização será Em Suspensão com base no êxito da suspensão na terceira política.

Ver suspensões não-automáticas

Em alguns casos, pode ter um conjunto de dados que não está associado a um depositário específico, mas tem de identificar os dados como relevantes para o caso e preservá-lo. Quando estas origens não específicas são colocadas em suspensão na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), as origens de dados selecionadas são automaticamente adicionadas a uma política de suspensão não inicial.

Para ver uma suspensão não inicial para um caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium):

  1. No portal de conformidade, selecione Deteção > de Dados Eletrónicos Premium para apresentar a lista de casos na sua organização.
  2. Selecione o separador Origens para adicionar localizações não diferenciais no seu caso. Para saber como pode adicionar e colocar dados não comuns em suspensão num caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), veja Adicionar origens de dados não comuns a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos (Premium). Se já adicionou uma localização não inicial e as colocou em espera, avance para o passo 3.
  3. Selecione o separador Suspensões e selecione NCDSHold(HoldId) e certifique-se de que a suspensão é colocada com êxito.

A política de origem para a localização não inicial é apresentada abaixo do estado de suspensão. O estado de suspensão dessa localização é determinado através de todas as políticas de retenção aplicadas à localização e ao estado de distribuição. É aplicado o estado de suspensão menos restritivo de todos os estados.

Colocar localizações de custódia e não automáticas em espera

Colocar em suspensão as localizações de custódia e não inicial preserva todo o conteúdo nas localizações. Para obter os passos para colocar a suspensão baseada em consultas na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), veja Create eDiscovery holds in an eDiscovery case (Criar retenções de Deteção de Dados Eletrónicos num caso de Deteção de Dados Eletrónicos).

Observação

Quando você cria uma retenção baseada em consulta, todo o conteúdo dos locais selecionados é inicialmente colocado em espera. Após a execução da tarefa de temporizador no Exchange ou no SharePoint, todos os conteúdos que não correspondam à consulta especificada são limpos da suspensão. Depois de a contagem de carateres em todas as consultas numa única localização exceder os 10 000 carateres, toda a localização é colocada em espera.

Observação

Se o endereço SMTP do utilizador for alterado depois de colocar a caixa de correio do utilizador em espera, a caixa de correio permanece em espera. Para utilizar o novo endereço SMTP para colocar a suspensão, crie uma nova suspensão.

Colocar uma suspensão nos grupos do Microsoft Teams e do Microsoft 365

O Microsoft Teams baseia-se em grupos do Microsoft 365. Por conseguinte, colocá-los em espera na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) é semelhante. Tenha em atenção os seguintes aspetos ao colocar os grupos do Microsoft 365 e o Microsoft Teams em espera:

  • Para colocar conteúdos localizados em grupos do Microsoft 365 e no Microsoft Teams em suspensão, tem de especificar a caixa de correio e o site do SharePoint associados a um grupo ou equipa.

  • Execute o cmdlet Get-UnifiedGroup no Exchange Online para ver as propriedades de um grupo do Microsoft 365 ou do Microsoft Team. Este método é uma boa forma de obter o URL do site associado a um grupo do Microsoft 365 ou a um Microsoft Team. Por exemplo, o seguinte comando apresenta as propriedades selecionadas para um grupo do Microsoft 365 com o nome Equipa de Liderança Sénior:

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    Observação

    Para executar o cmdlet Get-UnifiedGroup, é preciso ter atribuído a função de Destinatários Somente Leitura no Exchange Online ou ser membro de um grupo de funções atribuído à função de Destinatários Somente Leitura.

  • Quando a caixa de correio de um utilizador é pesquisada, qualquer grupo do Microsoft 365 ou Equipa Microsoft do qual o utilizador seja membro não é pesquisado. Da mesma forma, quando coloca um grupo do Microsoft 365 ou uma suspensão do Microsoft Team, apenas a caixa de correio do grupo e o site de grupo são colocados em espera; as caixas de correio e os sites do OneDrive de membros do grupo não são colocados em suspensão, a menos que os adicione explicitamente como depositários ou coloque as respetivas origens de dados em espera. Por conseguinte, se precisar de colocar um grupo do Microsoft 365 ou o Microsoft Team em espera para um depositário específico, considere mapear o site de grupo e a caixa de correio do grupo para o depositário (consulte Gerir Depositários na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium)). Se o grupo do Microsoft 365 ou o Microsoft Team não for atribuível a um único depositário, considere adicionar a origem a uma suspensão não inicial.

  • Para obter uma lista dos membros de um grupo do Microsoft 365 ou do Microsoft Team, pode ver as propriedades na página Home>Groups no centro de administração do Microsoft 365. Como alternativa, execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online:

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    Observação

    Para executar o cmdlet Get-UnifiedGroupLinks, é preciso ter atribuído a função de Destinatários Somente Leitura no Exchange Online ou ser um membro de um grupo de funções atribuído à função Destinatários Somente Leitura.

  • As conversações de canal que fazem parte de um canal do Microsoft Teams são armazenadas na caixa de correio associada à Equipa. Da mesma forma, os arquivos que os membros da equipe compartilham em um canal são armazenados no site do SharePoint da equipe. Por conseguinte, tem de colocar a caixa de correio do Microsoft Team e o site sharePoint em espera para manter conversações e ficheiros num canal.

  • Em alternativa, as conversações que fazem parte da lista de Conversas no Microsoft Teams são armazenadas na caixa de correio dos utilizadores que participam na conversa. Os ficheiros que um utilizador partilha em Conversações de chat são armazenados no site do OneDrive do utilizador que partilha o ficheiro. Por conseguinte, tem de colocar as caixas de correio de utilizador individuais e os sites do OneDrive em espera para manter conversações e ficheiros na lista de Chat.

  • Todos os canais da equipa ou equipa da Microsoft contêm um Wiki para tomar notas e colaborar. O conteúdo wiki é guardado automaticamente como um ficheiro .mht. Esse arquivo é armazenado na biblioteca de documentos de Dados do Wiki do Teams no site do SharePoint da equipe. Você pode colocar o conteúdo no Wiki em espera, colocando o site do Microsoft Office SharePoint Online da equipe em espera.

    Observação

    A capacidade de reter conteúdos wiki para um canal da Equipa microsoft ou de equipa (quando coloca o site do SharePoint da equipa em espera) foi lançada a 22 de junho de 2017. Se um site de equipa estiver suspenso, o conteúdo wiki será mantido a partir dessa data. No entanto, se um site de equipa estiver suspenso e o conteúdo wiki tiver sido eliminado antes de 22 de junho de 2017, o conteúdo wiki não foi retido.

Estado da suspensão

A tabela seguinte lista o estado das suspensões dos itens:

Estado da Suspensão Definição
Aplicada É aplicada uma suspensão na localização. O conteúdo é preservado com base nas condições da política de suspensão.
Falha ao Aplicar A política de suspensão que está a tentar aplicar a suspensão na localização falhou. Verifique os erros de distribuição na política de retenção.
A aplicar Está a ser aplicada uma suspensão na localização. A tarefa de retenção está em curso.
Não Em Espera Não é aplicada uma suspensão na localização. A preservação de conteúdos não é forçada.
Lançamento É libertada uma suspensão na localização. A preservação de conteúdos está desativada.
Falha na versão A política de suspensão que liberta uma suspensão na localização falhou. Verifique os erros de distribuição na política de retenção.
A lançar Está em curso uma versão de suspensão para a localização.
Desconhecido O estado da suspensão é desconhecido para a localização. Verifique as políticas de suspensão, o estado de distribuição e o relatório de suspensão. Este estado pode aparecer nos casos em que o sistema não é capaz de mapear uma política de retenção para a localização, indicando que não existe uma suspensão presente ou aplicada na localização.

Gerir erros de estado de suspensão

Pode deparar-se com erros ao colocar uma suspensão nas origens de dados de custódia ou não inicial. A tabela seguinte lista os erros que pode encontrar e a resolução recomendada.

Tipos de erro de suspensão Descrição Resolução
Implementação de políticas interrompida Foi encontrado um erro de sistema que indica que foi encontrado um problema ao aplicar a suspensão. Selecione Repetir ação de suspensão na barra de comandos da página de opções da origem de dados de custódia/não custodial para repetir a aplicação de suspensão.
Site inacessível Indica que a localização do SharePoint associada ao pedido de suspensão pedido não está acessível e pode ser só de leitura. Contacte o administrador do site do SharePoint para configurar o site como gravável e repita a suspensão com a ação Repetir suspensão na barra de comandos da página de opções da origem de dados custodial/não custodial.
Site não encontrado. Indica que a localização do SharePoint associada à retenção pedida pode ter sido movida, eliminada ou o URL do site pode não existir. Verifique o URL do site e confirme se o site do SharePoint existe. Uma vez confirmada, edite a origem de dados custodial/não custodial do site e repita a ação de suspensão.
Caixa de correio não encontrada Indica que a caixa de correio associada à retenção pedida não é uma caixa de correio válida. Verifique o endereço de e-mail e verifique se é uma caixa de correio válida do Exchange Online. Uma vez confirmada, edite a origem de dados custodial/não custodial da caixa de correio e, em seguida, repita a ação de suspensão.
O grupo de distribuição tem demasiados membros Indica que o grupo de distribuição associado à retenção pedida tem mais de 1000 endereços de e-mail. Atualmente, um grupo de distribuição com mais de 1000 endereços de e-mail não pode ser expandido para ser colocado em espera. Adicione os endereços de e-mail individuais como origens de dados de custódia ou não inicial ou divida o grupo de distribuição em grupos com menos de 1000 endereços de e-mail e repita a ação de suspensão.
Endereço de e-mail ou URL inválido Indica que a localização associada à retenção pedida tem um endereço de e-mail ou URL de site inválido. Especifique um endereço de e-mail ou URL válido que exista na sua organização.

Recursos adicionais