Gerir contratos com uma solução do Microsoft 365

Este artigo descreve como criar uma solução de gestão de contratos para a sua organização com Microsoft Syntex e componentes do Microsoft 365. Fornece-lhe uma arquitetura para o ajudar a planear e criar uma solução que se adeque às suas necessidades empresariais únicas. Embora esta solução fale sobre a gestão de contratos, pode adaptá-la para criar outras soluções de gestão de documentos, como extratos de trabalho ou faturas.

Identificar o problema empresarial

O primeiro passo para planear o seu sistema de gestão de contratos é compreender o problema que está a tentar resolver. Para esta solução, têm de ser resolvidos quatro problemas principais:

• Identificar contratos. A sua organização trabalha com muitos documentos, como faturas, contratos, extratos de trabalho, etc. Alguns são recursos digitais enviados por e-mail e outros são ativos em papel enviados através do correio tradicional. Precisa de uma forma de identificar todos os contratos de clientes de todos os outros documentos e, em seguida, classificá-los como tal.

• Controlar o histórico de aprovações de contratos. A sua organização precisa de uma forma fiável de determinar se os contratos foram aprovados ou rejeitados e se o pagamento foi processado.

• Site para gerir aprovações de contratos. A sua organização tem de configurar um site de colaboração no qual todos os intervenientes necessários podem rever contratos facilmente. Os intervenientes devem poder rever todo o contrato, se necessário, mas preocupam-se principalmente em ver vários campos-chave de cada contrato (por exemplo, o nome do cliente, o número da nota de encomenda e o custo total). Os intervenientes devem conseguir aprovar ou rejeitar facilmente contratos recebidos.

• Encaminhar contratos revistos. Os contratos aprovados e rejeitados têm de ser encaminhados através de um fluxo de trabalho específico. Os contratos aprovados têm de ser encaminhados para um pedido de parceiro para processamento de pagamentos. Os contratos rejeitados têm de ser encaminhados para revisão adicional.

Descrição geral da solução

Esta documentação de orientação da solução de gestão de contratos inclui quatro componentes do Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: crie modelos para identificar e classificar os seus ficheiros de contrato e, em seguida, extrair os dados adequados dos mesmos.

• Listas do Microsoft SharePoint: utilize a formatação disponível nas listas modernas do SharePoint para apresentar contratos num formato amigável para empresas.

• Microsoft Teams: utilize a funcionalidade de um canal do Teams e separadores associados para permitir que os intervenientes revejam e giram contratos.

• Power Automate: utilize fluxos para orientar os contratos através do processo de aprovação e, em seguida, para uma aplicação de terceiros para pagamento.

Como tudo funciona

1. Os documentos são carregados para uma biblioteca de documentos do SharePoint. Foi aplicado um modelo de processamento de documentos não estruturado Syntex à biblioteca de documentos. Verifica cada ficheiro para ver se existe algum que corresponda a um tipo de conteúdo "contrato" que tenha preparado para procurar. Se encontrar uma correspondência, classifica o ficheiro como um "contrato" e atualiza o tipo de conteúdo do documento.

2. O modelo também extrai dados específicos de cada ficheiro de contrato que os intervenientes estão interessados em ver, como o valor Cliente, Contratante e Taxa.

   A página seguinte é um exemplo de um contrato que o modelo está preparado para identificar.

   

3. No Microsoft Teams, todos os intervenientes são membros de um canal seguro do Teams no qual todos os contratos na biblioteca de documentos são visíveis para aprovação ou rejeição. Ao utilizar a funcionalidade do Teams, todos os intervenientes são notificados quando novos contratos têm de ser revistos.

4. Ao utilizar o Power Automate, os contratos são movidos através do processo de aprovação no canal do Teams. Quando um membro aprova um contrato, o estado do contrato é alterado para aprovado, todos os membros são notificados através de uma mensagem do Teams e é criado um item de linha para mostrar que o contrato está pronto para pagamento. Este processo pode ser alargado para escrever diretamente num pedido financeiro de terceiros para pagamento.

5. Quando um membro rejeita um contrato, o estado é alterado para rejeitado e todos os membros são notificados através de uma mensagem do Teams.

6. O resultado final desta solução é um processo de negócio automatizado para a sua organização. Os funcionários podem utilizar facilmente a vista de mosaico personalizado no Teams para iniciar e monitorizar o fluxo de trabalho de aprovação dos seus documentos.

   

Requisitos de licenciamento

Esta solução baseia-se nas seguintes funcionalidades, todas disponíveis como parte de uma licença de Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) ou Empresas (Básico, Standard ou Premium):

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Saiba como utilizar o Syntex

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O percurso de aprendizagem Introdução ao Microsoft Syntex ensina como pode utilizar modelos de processamento de documentos não estruturados, de forma livre e não estruturados para classificar documentos, extrair texto e etiquetar os seus documentos para uma gestão de conhecimentos rápida e fácil.

Criar a solução

As secções seguintes entrarão em detalhes sobre como configurar a solução de gestão de contratos. Está dividido em três passos:

• Passo 1. Utilizar Microsoft Syntex para identificar ficheiros contratuais e extrair dados
• Passo 2. Utilizar o Microsoft Teams para criar o seu canal de gestão de contratos
• Passo 3. Utilizar o Power Automate para criar o fluxo para processar os seus contratos