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Utilizar o assistente do conector Shifts para ligar os Turnos à Gestão da Força de Trabalho Blue Yonder

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Descrição geral

O conector Microsoft Teams Shifts para Blue Yonder permite-lhe integrar a aplicação Shifts no Microsoft Teams com a Blue Yonder Workforce Management (Blue Yonder WFM). Os seus trabalhadores de primeira linha podem ver e gerir facilmente os seus horários no Blue Yonder WFM a partir do Turnos.

Neste artigo, vamos guiá-lo ao longo de como executar o assistente do conector Shifts no centro de administração do Microsoft 365 para ligar o Shifts ao Blue Yonder WFM.

Nota

Se preferir, pode utilizar o PowerShell para integrar Turnos com o WFM Blue Yonder. Para saber mais, veja Utilizar o PowerShell para ligar o Shifts à Gestão da Força de Trabalho Blue Yonder.

O assistente cria uma ligação ao sistema WFM Blue Yonder e a uma instância de ligação. Uma instância de ligação aplica as definições de sincronização e os mapeamentos de equipa que escolher.

  • As definições de sincronização determinam as informações de agendamento e que entidades sincronizam entre o WFM Blue Yonder e os Turnos.
  • Os mapeamentos de equipa definem a relação de sincronização entre as suas equipas e instâncias do WFM Blue Yonder no Teams.

Pode criar uma ou mais instâncias de ligação, cada uma com definições de sincronização diferentes. Por exemplo, se a sua organização tiver várias localizações com requisitos de agendamento diferentes, crie uma instância de ligação com definições de sincronização exclusivas para cada localização. Uma instância do WFM Blue Yonder só deve ser mapeada uma vez para uma equipa no Teams a qualquer momento. No entanto, é possível no assistente ter instâncias de ligação diferentes com os mesmos mapeamentos. Isto significa que pode criar instâncias de ligação com mapeamentos duplicados.

Com o Blue Yonder WFM como o seu sistema de registo, os seus trabalhadores de primeira linha podem gerir eficientemente os seus horários e disponibilidade em Turnos nos respetivos dispositivos. Os gestores de primeira linha podem continuar a utilizar o Blue Yonder WFM para configurar agendas.

Termos utilizados neste artigo

Termo Definição
Ligação Uma ligação permite o acesso a todas as instâncias do WFM criadas no sistema WFM Blue Yonder. Para criar uma ligação, forneça os detalhes do WFM Blue Yonder, que incluem o nome da conta de serviço, a palavra-passe e os URLs de serviço.
Instância de ligação Para criar uma instância de ligação, configure as seguintes definições:
  • Definições de sincronização que determinam como e que informações de agenda são sincronizadas entre o WFM Blue Yonder e os Turnos
  • Mapeamentos de equipa para definir a relação entre as suas instâncias do WFM e as equipas no Teams.
Instância do WFM Este termo refere-se a um site no seu sistema WFM Blue Yonder.

Pré-requisitos

Antes de começar, certifique-se de que cumpre todos os seguintes pré-requisitos.

  • É um Administrador Global do Microsoft 365.

  • Tem a versão 2020.3, 2021.1 ou 2021.2 do Blue Yonder.

    Nota

    Se tiver Blue Yonder WFM 2020.3 ou 2021.1, aplique o patch 2020.3.0.4 ou 2021.1.0.3. Este patch corrige um problema em que os utilizadores recebem uma mensagem de erro persistente em Turnos. Também corrige um problema que impede os utilizadores de atualizarem a sua disponibilidade em Turnos.

  • Sabe qual é o nome da conta de serviço do WFM Blue Yonder, a palavra-passe e os URLs de serviço:

    • URL de autenticação federada
    • URL de autenticação de cookies
    • URL self-service dos colaboradores
    • URL da API Web de revenda
    • URL da API do gestor de sites
    • URL da API de Administração

    Se não tiver todas estas informações, contacte o suporte do Blue Yonder. Uma conta Blue Yonder é criada ao nível da empresa de raiz por um administrador do Blue Yonder Enterprise. Tem de ter Acesso à API, Administrador de Cliente, Gestor de Lojas e Acesso de Trabalho. A conta e a palavra-passe são necessárias para criar uma ligação.

  • A autenticação SSO federada está ativada no seu ambiente WFM Blue Yonder. Contacte o suporte do Blue Yonder para se certificar de que o SSO federado está ativado. Precisarão das seguintes informações:

    • federatedSSOValidationService: https://wfmconnector.teams.microsoft.com/api/v1/fedauth/{tenantId}/6A51B888-FF44-4FEA-82E1-839401E9CD74/authorize onde {tenantId} está o tenantId
    • proxyHeader: X-MS-AuthToken

  • Tem, pelo menos, uma equipa configurada no Teams.

  • Adicionou uma conta geral, a que chamamos conta de sistema do Microsoft 365, como proprietário da equipa a todas as equipas que pretende mapear.

    Crie esta conta no centro de administração do Microsoft 365 e atribua-lhe uma licença do Microsoft 365. Em seguida, adicione a conta como proprietário da equipa a todas as equipas que pretende mapear. O conector Shifts utiliza esta conta ao sincronizar alterações de Turnos do WFM Blue Yonder. Recomendamos que crie uma conta especificamente para esta finalidade e não utilize a sua conta de utilizador pessoal.

  • Certifique-se de que as equipas que pretende mapear não têm horários no Shifts ou no Blue Yonder WFM. Se uma equipa tiver uma agenda existente, siga os passos na secção seguinte para remover entidades de agendamento da equipa antes de mapear uma instância do WFM para a mesma. Caso contrário, verá turnos duplicados.

Remover entidades de agendamento das equipas que pretende mapear

Nota

Conclua este passo se estiver a mapear instâncias do WFM para equipas existentes que tenham entidades de agendamento. Se estiver a mapear para equipas que não têm agendas ou se estiver a criar novas equipas para mapear, pode ignorar este passo.

Utilize o PowerShell para remover entidades de agendamento das equipas.

  1. Primeiro, terá de instalar os módulos do PowerShell e configurar. Siga os passos para configurar o seu ambiente.

  2. Execute o seguinte comando:

    Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord -TeamId <Teams team ID> -DateRangeStartDate <start time> -DateRangeEndDate <end time> -ClearSchedulingGroup:$false -EntityType <the scenario entities that you want to remove, the format is @(scenario1, scenario2, ...)> -DesignatedActorId <Teams team owner ID>

    Para obter uma lista de cenários para o EntityType parâmetro, execute Get-CsTeamsShiftsConnectionConnector. Os dados de agendamento serão removidos para o intervalo de datas e horas que especificar.

Para saber mais, veja Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord.

Executar o assistente do conector Shifts

Criar uma ligação

  1. No painel de navegação esquerdo do centro de administração do Microsoft 365, selecione Configuração e, em seguida, em Coleções em destaque, selecione Trabalhadores da linha da frente.

  2. Selecione Consola de Gestão de Conectores. Captura de ecrã da página de detalhes do assistente do conector Shifts no centro de administração do Microsoft 365.

  3. Para criar uma nova ligação, selecione Adicionar ligação.

  4. No painel Escolher o conector, selecione Blue Yonder Workforce Management e, em seguida, selecione Seguinte para criar uma ligação WFM Blue Yonder.

  5. No painel Definições de ligação, atribua um nome exclusivo à ligação. Não pode ter mais de 100 carateres ou ter carateres especiais.

  6. Introduza o nome da conta do serviço Blue Yonder WFM e os URLs da palavra-passe e do serviço. Se não souber um ou mais dos seus detalhes de ligação, contacte o suporte do Blue Yonder. Captura de ecrã a mostrar a página Detalhes da ligação do assistente, com as definições de ligação.

  7. Quando terminar, selecione Guardar ligação.

Nota

Se precisar de criar outra ligação, aceda à página Consola de Gestão do Conector e, em seguida, selecione Adicionar ligação.

Criar uma instância de ligação

Depois de criar uma ligação, pode configurar uma ou mais instâncias de ligação nessa ligação.

As ligações que criou estão listadas na página Consola de Gestão do Conector. Na ligação onde pretende criar uma nova instância, selecione Criar instância. Captura de ecrã da Consola de Gestão do Conector a mostrar o botão para criar uma nova instância.

Escolher definições

Na página Definições da instância, selecione as informações a sincronizar do Blue Yonder WFM para Shifts, a frequência de sincronização e se os utilizadores de Turnos podem efetuar alterações aos dados. Captura de ecrã da página Definições de sincronização do assistente a mostrar as definições de sincronização.

  1. Introduza um nome para a sua instância de ligação. Não pode ter mais de 100 carateres ou ter carateres especiais.

  2. Introduza a sua conta de sistema do Microsoft 365. Esta é a conta que criou como pré-requisito que é o proprietário de uma equipa de todas as equipas que pretende mapear.

  1. Em Destinatários de notificação por e-mail, escolha quem recebe notificações por e-mail sobre esta instância de ligação. Pode adicionar utilizadores e grupos individuais. As notificações por e-mail contêm informações sobre o estado da configuração e quaisquer problemas ou erros que possam ocorrer após a configuração da instância de ligação.

  2. Selecione as definições de sincronização.
    Para cada uma destas definições, tem as seguintes opções à escolha:

    • Os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor: os dados não serão sincronizados entre o WFM Blue Yonder e os Turnos.
    • Os utilizadores de turnos podem ver os dados do fornecedor: a sincronização de dados é unidirecional do Blue Yonder WFM para o Shifts.
    • Os utilizadores de turnos podem ver e alterar os dados do fornecedor: a sincronização de dados é bidirecional entre o Blue Yonder WFM e o Shifts.

    Importante

    Antes de desativar uma funcionalidade ao selecionar a opção Os utilizadores do Turnos não verão a opção de dados do fornecedor, tenha em atenção que:

    • Se a definição Agendas, grupos, turnos e atividades estiver desativada , todas as outras definições, como Folga e Disponibilidade dos funcionários, entre outras, também estão desativadas.
    • Se a definição Abrir turno estiver desativada, o Pedido de turno aberto também está desativado.
    • Se a definição Folga estiver desativada, o pedido de Folga também será desativado.

  3. Escolha a sua frequência de sincronização.

  4. Quando terminar de escolher as suas definições, selecione Seguinte.

    Importante

    Se escolher qualquer uma das seguintes opções para desativar turnos abertos, pedidos de turno abertos, pedidos de troca ou pedidos de folga, tem de efetuar outro passo para ocultar a capacidade em Turnos.

    • Turnos abertos: os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor
    • Pedidos de troca: os utilizadores de turnos não verão os dados do fornecedor
    • Pedidos de folga: os utilizadores com turnos não verão os dados do fornecedor

    Depois de executar o assistente, certifique-se de que segue os passos na secção Desativar turnos abertos, pedidos de turnos abertos, pedidos de troca e pedidos de folga mais à frente neste artigo.

Mapear instâncias do WFM para equipas

Selecione as instâncias do WFM que pretende ligar aos Turnos e, em seguida, mapeie cada instância para uma equipa no Teams. Pode mapear até 400 instâncias.

Para concluir este passo, pode:

Mapear manualmente instâncias do WFM para equipas

Captura de ecrã do assistente a mostrar a lista de instâncias do WFM Blue Yonder.

  1. Na página Mapeamento, comece por escolher as instâncias do WFM que pretende mapear para as equipas no Teams.

  2. Selecione a caixa de verificação para cada instância do WFM que pretende mapear. Uma instância só é mapeada se a caixa de verificação estiver selecionada.

  3. Em seguida, procure e escolha a equipa correta no Teams. Tenha em atenção que as equipas que já estão mapeadas para uma instância do WFM nesta instância de ligação não estão disponíveis para mapear novamente.

  4. Selecione o fuso horário. A cidade mais próxima é preenchida automaticamente, mas pode alterá-la.

  5. Quando terminar de mapear todas as suas equipas, selecione Seguinte.

Utilizar um ficheiro CSV para mapear instâncias do WFM para equipas

  1. Na página Mapeamento, selecione Ferramenta de carregamento CSV.

  2. Selecione Transferir modelo para obter o ficheiro de mapeamento CSV. O modelo inclui uma lista de todas as instâncias do WFM e os respetivos IDs. As linhas superiores do seu modelo terão o seguinte aspeto:

    Blue Yonder WFM Instance ID Nome da Instância do WFM Blue Yonder ID da Equipa Nome da Equipa Fuso Horário
    Pré-preenchido automaticamente Pré-preenchido automaticamente Em branco Em branco Predefinição*

    E as linhas inferiores do seu modelo terão o seguinte aspeto:

    Blue Yonder WFM Instance ID Nome da Instância do WFM Blue Yonder ID da Equipa Nome da Equipa Fuso Horário
    Em branco Em branco Pré-preenchido automaticamente Pré-preenchido automaticamente Predefinição*

  3. Escolha uma equipa que pretenda mapear para uma instância do WFM. Corte e cole o ID da Equipa e o Nome da Equipa a partir da metade inferior do modelo para estar em linha com a instância do WFM que pretende. Uma linha completa do modelo deve ter o seguinte aspeto:

    Blue Yonder WFM Instance ID Nome da Instância do WFM Blue Yonder ID inferior da equipa Nome da Equipa Fuso Horário
    Pré-preenchido automaticamente Pré-preenchido automaticamente ID da Equipa que moveu Nome da Equipa que moveu Predefinição*

    Repita este passo para todos os mapeamentos.

  4. Introduza a localização correta na coluna Fuso Horário, se necessário.

    Nota

    O assistente suporta aproximadamente 460 localizações. O fuso horário tem de estar no formato tz. Se a localização específica que escolheu não for suportada, verá um erro no assistente. Experimente utilizar a cidade ou a cidade principal mais próxima dentro do mesmo fuso horário.

  5. Na página Mapeamento, selecione Procurar para localizar e carregar o ficheiro CSV concluído.

  6. Selecione Concluído se o seu ficheiro tiver sido carregado corretamente. Caso contrário, reveja o relatório de erros e carregue um ficheiro corrigido.

  7. Os novos mapeamentos estão listados na página Mapeamentos.

  8. Selecione Seguinte.

Rever e concluir

Antes de concluir, reveja o resumo do processo de criação da instância de ligação. Se precisar de fazer alterações durante o processo de criação da instância de ligação, selecione Anterior. Quando estiver pronto, selecione Concluir.

Captura de ecrã a mostrar a página Rever do assistente, com mapeamentos.

O assistente inicia o processo para configurar a instância de ligação, o que pode demorar algum tempo a concluir. Se tentar editar a instância de ligação antes de a configuração estar concluída, provavelmente não conseguirá ver os mapeamentos que criou anteriormente.

Os destinatários da notificação por e-mail que escolheu receberão notificações por e-mail sobre o estado da configuração caso existam erros.

Selecione Concluído para sair do assistente.

Desativar turnos abertos, pedidos de turnos abertos, pedidos de troca e pedidos de folga

Importante

Siga estes passos apenas se escolher qualquer uma das seguintes opções para desativar turnos abertos, pedidos de turno abertos, pedidos de troca ou pedidos de folga no assistente. A conclusão deste passo oculta a capacidade em Turnos.

  • Turnos abertos: os utilizadores de turnos não verão dados do WFM Blue Yonder
  • Pedidos de troca: a funcionalidade está desativada para todos os utilizadores
  • Pedidos de folga: a funcionalidade está desativada para todos os utilizadores

Sem este segundo passo, os utilizadores continuarão a ver a capacidade em Turnos e receberão uma mensagem de erro "operação não suportada" se tentarem utilizá-la.

Para ocultar turnos abertos, pedidos de troca e pedidos de folga em Turnos, utilize o tipo de recurso agendamento da Graph API para definir os seguintes parâmetros false para cada equipa que mapeou para uma instância do WFM Blue Yonder:

  • Turnos abertos: openShiftsEnabled
  • Pedidos de troca: swapShiftsRequestsEnabled
  • Pedidos de folga: timeOffRequestsEnabled

Para ocultar pedidos de turnos abertos em Turnos, aceda a Definições em Turnos e, em seguida, desative a definição Abrir turnos .

Gerir a sua instância de ligação e ligação

Depois de configurar uma ligação, pode gerir e efetuar alterações à mesma no centro de administração do Microsoft 365 ou através do PowerShell.

Utilizar o centro de administração do Microsoft 365

A página Consola de Gestão do Conector lista cada instância de ligação e ligação que configurou, juntamente com informações como o estado de funcionamento e os detalhes do intervalo de sincronização. Também pode aceder ao assistente para criar novas ligações e instâncias de ligação e fazer alterações a qualquer uma das suas existentes. Por exemplo, pode atualizar as definições de sincronização e os mapeamentos de equipa.

Para saber mais, consulte Utilizar o centro de administração do Microsoft 365 para gerir a sua ligação de Turnos à Blue Yonder Workforce Management.

Utilizar o PowerShell

Pode utilizar o PowerShell para ver um relatório de erros, alterar as definições de ligação, desativar a sincronização e muito mais. Para obter orientações passo a passo, consulte Utilizar o PowerShell para gerir a sua ligação de Turnos à Gestão da Força de Trabalho Blue Yonder.