Cenário: facilitar a localização das informações com Microsoft Syntex

Utilize o Syntex para facilitar a localização e utilização de documentos empresariais e informações de funcionários armazenados em bibliotecas de documentos.

Funcionalidades utilizadas:

• Modelos de processamento de documentos
• Arquivo de termos
• Procurar
• Viva Topics

Políticas e procedimentos

A sua organização redigi e armazena políticas e procedimentos em alguns documentos grandes no SharePoint ou em vários documentos mais pequenos, tudo numa biblioteca de documentos que normalmente tem uma estrutura de pastas bem definida.

Os utilizadores experientes podem saber onde está a política ou o procedimento que precisam de referenciar para fazerem o seu trabalho de forma eficaz. No entanto, os novos utilizadores ou utilizadores que não se focam regularmente numa política específica podem não saber onde procurar.

Ao utilizar o Syntex e o arquivo de termos do SharePoint, uma vez que as políticas são adicionadas à biblioteca e o Syntex processado pode atribuir o termo correto. Em seguida, os utilizadores podem filtrar ou pesquisar com estes termos ou os seus sinónimos.

Os termos também podem ser utilizados para gerar tópicos no Viva Topics. A IA de Viva Topics curação irá, em seguida, gerar tópicos para estes termos e associar ficheiros etiquetados com o termo.

Em vez de navegarem numa estrutura de pastas, os utilizadores podem procurar sinónimos ou nomes alternativos, conforme definido no tópico, e ver a política ou procedimento adequados.

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