Planejar o conteúdo

A Pesquisa da Microsoft ajuda os usuários a encontrar conteúdo relevante. A Pesquisa da Microsoft é uma maneira segura de pesquisar tanto na intranet quanto no conteúdo da Web. Esse tipo de integração em toda a Web e organização está disponível somente na Microsoft.

Os administradores de pesquisa usam seu conhecimento da organização e de seus usuários para tornar mais fácil para os usuários encontrarem conteúdo relevante.

Etapa 1: identifique as informações que seus usuários precisam

Descubra o que seus usuários estão procurando e torne-o facilmente detectável. Aqui estão algumas ideias para descobrir de quais informações os usuários precisam:

• Use os registros de pesquisa da intranet para saber quais sites e páginas recebem mais tráfego.
• Saiba quais aplicativos, sites e ferramentas são usados diariamente ou semanalmente.
• Encontre links diretos para benefícios dos funcionários.
• Encontre políticas e processos dos quais os usuários precisam estar cientes.
• Decida "quem" e "como" os usuários devem entrar em contato com o Suporte.
• Obtenha informações necessárias de forma recorrente, sazonalmente ou com base em ciclos de negócios; por exemplo, pessoas que procuram ferramentas para reservar tempo livre ou atualizações financeiras trimestrais.
• Colete políticas para usuários regionais ou móveis, como benefícios que variam de acordo com o local.
• Determine sites internos e informações para pesquisas na Web comuns; por exemplo, tráfego, informações sobre transporte público, clima local, descontos disponíveis de parceiros corporativos e programas de saúde e condicionamento físico.
• Encontre informações sobre eventos, conferências ou confraternizações patrocinados pela empresa.
• Pesquise sobre questões comuns de TI, RH e suporte, além de perguntas frequentes (FAQs) e respostas.

Etapa 2: Use SMEs (Especialistas no Assunto) e usuários

Em uma organização, os usuários pesquisam uma ampla variedade de tópicos, desde os mais simples, como endereços de escritório e benefícios para funcionários, até tópicos complexos, como novos processos de trabalho, informações técnicas e conteúdo de instruções de como fazer. Criar ou encontrar uma variedade tão ampla de conteúdo requer conhecimento e experiência em diferentes campos, assuntos e tecnologias, e um administrador de Pesquisa pode não ter a experiência ou o conhecimento necessários. Os administradores devem usar a experiência e o conhecimento de outras pessoas na organização para dimensionar a quantidade de conteúdo disponível sem recursos adicionais.

Usar SMEs

Use SMEs na organização, incluindo especialistas de RH, suporte, vendas, tecnologia e outras áreas-chave. Para permitir que seus especialistas no assunto (SMEs) contribuam com conteúdo diretamente, adicione-os como editores de pesquisa.

Envolva seus usuários

Peça aos usuários para sugerir recursos para os quais criar indicadores. Além de sugerir conteúdo, peça aos usuários que relatem erros, como links desfeitos ou inválidos.

Etapa 3: Melhore a localização do conteúdo com as Respostas

Na Pesquisa da Microsoft, o administrador de Pesquisa cria Indicadores e Acrônimos para melhorar a localização do conteúdo. Cada um desses tipos de resposta inclui um título, uma descrição e um conjunto de palavras-chave que a acionam.

Títulos e descrições

As pessoas usam títulos e descrições para determinar se o resultado responde à consulta de pesquisa ou se é necessário tentar uma pesquisa diferente. Os títulos e descrições devem refletir o objetivo principal do resultado. Um bom exemplo de um título pode ser "Auxílio para custear cuidados infantis", com uma descrição - "Saiba mais sobre auxílios para ajudar a pagar os custos de cuidados infantis". Isso informa aos usuários que pesquisam por "babá" que há benefícios de auxílio monetário disponíveis, e fornece um link para descobrir mais.

Palavras-chave

Palavras-chave são os termos que as pessoas na sua organização usam para encontrar conteúdo relevante. Associar adequadamente as palavras-chave aos resultados de pesquisa facilita a localização de conteúdo relevante. A Pesquisa da Microsoft sugere palavras-chave com base no título e na URL do seu conteúdo. Para identificar palavras-chave adicionais, comece respondendo a estas perguntas:

• Quais termos de pesquisa são usados para encontrar as informações que você identificou?
• Use qualquer taxonomia existente que sua organização tenha, bem como variações, acrônimos, assuntos e tópicos relacionados.
• Que outras variações ou palavras as pessoas usam para falar sobre essa informação?
• Use sua equipe de suporte para determinar essas palavras-chave.

Por exemplo, se você estiver criando um resultado com um link para uma ferramenta para enviar solicitações de férias, palavras-chave como "férias" e "enviar solicitação de férias" são boas opções para incluir. Você também pode descobrir que as pessoas em sua organização usam "feriado" ou "folga" para descrever ou pesquisar por informações relacionadas a férias. Adicionar palavras-chave como "feriado", "folga", "enviar solicitação de feriado" e "solicitar folga" torna mais fácil para mais usuários encontrarem o conteúdo relevante.

Palavras-chave reservadas

Uma palavra-chave reservada é um termo ou frase única que aciona um resultado. Ao contrário de outras palavras-chave, uma palavra-chave reservada pode ser associada a apenas um resultado. Use as palavras-chave reservadas com parcimônia, para permitir que a Pesquisa da Microsoft aprenda com base no uso.

Por exemplo, se você criar um indicador para um site para enviar suas horas e adicionar "registrar horas" como uma palavra-chave reservada, os usuários em sua organização que pesquisarem por "registrar horas" verão o site como o único indicador na caixa de Pesquisa da Microsoft.

Usando palavras-chave para agrupar conteúdo relacionado

Se você quiser que os usuários encontrem conjuntos de conteúdo relacionado quando pesquisarem por um termo, tente usar a mesma palavra-chave para todo o conteúdo relacionado. Por exemplo, se você estiver adicionando resultados sobre processos e ferramentas relacionadas a alterações em status de vida, inclua uma palavra-chave como "casamento" para agrupar os resultados sobre atualização de benefícios, informações fiscais e alterações de nome e alias.

Configurações de pesquisa

Use as configurações de pesquisa para adaptar seu conteúdo e alcançar grupos específicos de usuários. A Pesquisa da Microsoft possui as seguintes configurações que oferecem controle adicional sobre quando um resultado de pesquisa é exibido e quem o vê.

• Datas: Defina uma data de início e uma data de término para controlar quando o conteúdo é disponibilizado ou indisponível. Por exemplo, um material sensível ao tempo aparece nos resultados da pesquisa quando é relevante.
• País/região: Selecione países ou regiões para que apenas os usuários nesses locais vejam o conteúdo. Por exemplo, as informações específicas de cada país aparecem nos resultados da pesquisa apenas nesses países.
• Grupos: use as configurações de grupos para disponibilizar um resultado apenas para membros de um grupo selecionado. Por exemplo, se você estiver criando sites que pertencem apenas a funcionários do departamento de RH, você poderá mapear essa configuração para o grupo de segurança de RH apropriado.
• Sistema operacional & dispositivo: Selecione tipos de dispositivos ou sistemas operacionais para que somente os usuários que pesquisam nesses dispositivos ou que usam esses sistemas vejam esse indicador.
• Variações segmentadas: use essa configuração para variar o conteúdo do indicador com base no dispositivo e no local de um usuário.

Etapa 4: teste seu conteúdo

Depois de criar Indicadores e Acrônimos, é importante verificar se:

• O Indicador ou Acrônimo correto aparece.
• Todo o conteúdo agrupado usando palavras-chave aparece junto com o planejado.
• Nenhum resultado inesperado aparece no resultado da pesquisa.
• O Indicador ou a Sigla tem informações suficientes.

Usuários e especialistas no assunto (SMEs) que contribuíram para a criação de conteúdo podem ajudar a testar e validar o resultado de pesquisa.

Etapa 5: use insights para revisar e atualizar periodicamente

É importante que informações confiáveis, como Indicadores e acrônimos, sejam mantidas atualizadas.

• Corrigir ou remover URLs quebradas ou inválidas.
• Remova favoritos ou acrônimos que não são mais relevantes.
• Verifique se há alterações na ferramenta, no nome do site ou no nome da equipe.
• Considere se o Indicador ou Acrônimo é autoritativo o suficiente ou precisa de uma descrição mais clara.

A Pesquisa da Microsoft fornece estatísticas de uso para Indicadores e Acrônimos. As estatísticas de uso mostram como os usuários estão interagindo com os resultados da pesquisa e se os usuários estão encontrando o que estão procurando ou se há alguma lacuna no conteúdo disponível. Isso ajuda o administrador a monitorar o desempenho e tomar as ações apropriadas para ajustar os resultados da pesquisa.

Obtenha detalhes sobre Indicadores e Acrônimos

Veja quantos favoritos e acrônimos foram publicados, agendados ou sugeridos. Use o dashboard para ver os totais de Indicadores ou Acrônimos por status:

• Publicado: o número de resultados publicados que estão disponíveis para os usuários.
• Agendado: o número de resultados agendados no pipeline de publicação.
• Sugerido: o número de sugestões dos usuários.

Indicadores e acrônimos sugeridos são um bom indicador de lacunas no seu conteúdo. Eles ajudam você a entender o que os usuários estão procurando e não encontrando. Isso pode indicar que você precisa criar mais Indicadores ou Acrônimos ou que precisa atualizar seu conteúdo existente usando melhores palavras-chave, palavras-chave reservadas e cadeias de caracteres de pesquisa para melhorar a descoberta do conteúdo.

Examine as principais consultas de pesquisa

Descubra quais pesquisas geraram mais impressões nos últimos 90 dias. Uma impressão refere-se a quantas vezes uma página foi visualizada em um resultado de pesquisa. O cartão Principais Consultas mostra as 25 principais pesquisas de usuários para cada tipo de resultado, com o número total de pesquisas e sua taxa de cliques (CTR). Use esse relatório para identificar o volume da consulta de pesquisa e determinar consultas com atividade de pesquisa alta e baixa.

A contagem de pesquisa baixa pode indicar insatisfação do usuário porque os usuários não estão procurando esse conteúdo de pesquisa ou estão usando palavras-chave diferentes para localizar esse conteúdo. A CTR mostra com que frequência os usuários selecionam os resultados promovidos e indica qual a utilidade das suas regras e resultados de consulta para os usuários. Uma CTR baixa indica que os usuários estão encontrando o conteúdo, mas estão determinando que o conteúdo não atende à pesquisa. Nesses casos, os administradores podem decidir revisar o conteúdo e garantir que corresponda à pesquisa do usuário, atualizando títulos, descrições e palavras-chave para alinhá-lo às consultas de pesquisa do usuário.